Gestion des réservations
Mis à jours 2/6/26
par
Katarzyna
- Réservation créée à partir d'un créneau horaire
- Ajouter une réservation en tant qu'expéditeur
- Gestion des réservations
- Détermination de l'emplacement de chargement et de déchargement
- Gestion flexible du statut de réservation
- Modifier une réservation
- Modifiez l'heure de réservation grâce à la fonction glisser-déposer.
Qui peut utiliser cette fonction ? Fonction disponible pour les utilisateurs de la gamme de produits CargoON qui possèdent le produit Dock Scheduler et ont accès au module Schedules . |
Vous apprendrez dans cet article :
- comment gérer les réservations,
- comment ajouter une réservation pour un transporteur,
- Comment modifier et supprimer une réservation.
Le système prévoit l'automatisation des opérations d'entrepôt et vise à optimiser les processus du côté de l'expéditeur.
Réservation créée à partir d'un créneau horaire
Lorsque vous créez un créneau horaire et que le transporteur ou l'expéditeur sélectionne une date et une heure de réservation, une pré-réservation est ajoutée à votre planning.
- Consultez le planning de votre entrepôt pour trouver la pré-réservation.
- Cliquez sur l'icône à trois points pour :
- modifier la date et le lieu de la réservation,
- modifier les données,
- Supprimer une réservation.
Si vous ne souhaitez effectuer aucune des actions ci-dessus, veuillez attendre que le transporteur ajoute les détails du véhicule à la réservation.
- Une fois que le transporteur aura saisi les informations relatives au véhicule, le statut de la réservation passera à « Confirmée » . Cliquez sur l’icône à trois points pour :
- Confirmer l'arrivée,
- Refus de chargement (indiquer le motif du refus)
- Modifier la date et le lieu de la réservation (date, heure, quai ou type d'opération),
- Modifier les données (informations sur le conducteur et le véhicule, ainsi que les remarques de l'expéditeur - visibles par le transporteur, ou les commentaires internes - visibles uniquement par les collègues, pièces jointes).
- Supprimer une réservation (action irréversible)
- Cliquez sur une réservation pour afficher ses détails.
Dans la fenêtre de détails, vous pouvez confirmer l'arrivée du véhicule ( « Confirmer l'arrivée »), modifier les données, ajouter des commentaires ou refuser le chargement. Ces actions sont accessibles en cliquant sur le bouton « Plus » .
Ajouter une réservation en tant qu'expéditeur
Vous pouvez également ajouter vous-même une réservation à votre agenda.
- Dans le module Plannings , cliquez sur le bouton Ajouter une réservation .
- Remplissez les champs du formulaire pour ajouter une réservation.
- Numéro de référence externe - champ facultatif. Vous pouvez ajouter ce numéro ultérieurement ou le modifier via l’option « Modifier la réservation ».
- Dock - champ obligatoire. Sélectionnez une valeur dans la liste.
- Type d'opération : chargement ou déchargement.
- Opérateur - sélectionnez-le dans la liste.
- Durée de fonctionnement - La durée de fonctionnement par défaut est définie automatiquement, mais elle peut être modifiée.
- Date de réservation - après avoir sélectionné un quai, l'horaire horaire pour la journée sélectionnée s'affichera ici.
- Numéro d'immatriculation du véhicule - champ obligatoire.
- Semi-remorque n°
- Nom complet du conducteur (et autres données supplémentaires selon les paramètres du modèle de réservation ) - vous pouvez également ajouter un deuxième conducteur.
- L'option « Transfert » est activée par défaut, vous permettant de transférer la réservation aux transporteurs suivants. Vous pouvez la désactiver.
- Remarques de l'expéditeur (Votre entreprise)
- Remarques internes (non visibles pour le transporteur) - vous pouvez saisir ici des informations pertinentes pour les employés de votre entreprise.
- Pièces jointes - Veuillez télécharger ici tous les documents importants.
Une fois les informations complétées, cliquez sur Enregistrer .
Lorsqu'une réservation est créée, le transporteur reçoit une notification et une réservation initiale apparaît dans votre planning.
Gestion des réservations
Une fois la réservation confirmée, vous pouvez la confirmer et modifier son statut directement dans le planning en sélectionnant l'icône à trois points située à côté de la réservation ou dans la fenêtre des détails de la réservation.
- Cliquez sur la réservation choisie pour ouvrir la fenêtre.
- La réservation est en attente de confirmation de l'arrivée du véhicule sur le site de l'entrepôt.
- Dès confirmation de votre arrivée, vous pouvez refuser le chargement/déchargement ou commencer le chargement/déchargement.
- Une fois l'opération terminée, procédez au chargement/déchargement.
- Lorsque le véhicule quitte la zone de l'entrepôt, sélectionnez « Confirmer le statut de départ ».
Détermination de l'emplacement de chargement et de déchargement
Si vous avez uniquement spécifié le lieu de l'opération dans l'entrepôt lors de la création du créneau horaire, vous pouvez également ajouter l'adresse de la deuxième opération après la réservation initiale du transporteur.
Vous pouvez également modifier une adresse précédemment ajoutée (à l'exception de l'adresse d'exploitation attribuée à votre entrepôt).
- Ouvrir la réservation sélectionnée.
- Cliquez sur Plus et sélectionnez Modifier la date et le lieu de réservation .
- Complétez l'adresse manquante (ou modifiez celle existante).
- Cliquez sur Enregistrer les modifications .
Toutes les modifications sont enregistrées dans l'historique des réservations et des créneaux horaires.
Si la réservation a été créée à partir d'une commande, les adresses sont extraites directement de la commande et ne peuvent pas être modifiées.
Gestion flexible du statut de réservation
Cette option est disponible pour les utilisateurs ayant les rôles suivants : Accès complet, Gestionnaire de planification des quais, Gestionnaire d'entrepôt, Gestion du fret, Gestion des commandes. |
La gestion flexible du statut des réservations permet de modifier le statut d'une réservation confirmée. Ceci s'avère utile en cas d'erreurs, de modifications ou d'autres problèmes.
- Pour modifier le statut de la réservation :
- Cliquez sur la réservation pour en afficher les détails.
- Cliquez sur Modifier à côté du statut de la réservation.
- Sélectionnez le statut vers lequel vous souhaitez passer dans la liste déroulante.
Exemple : Le statut de réservation « Départ » a été modifié en : « Chargement en cours »
Le transporteur est informé en temps réel des modifications apportées à la réservation sur son côté du Dock Scheduler.
- Dans la fenêtre des détails de la réservation, sous le bouton Plus , vous trouverez les options suivantes :
Refus de chargement et suppression de la réservation : ces deux options sont disponibles pour chaque statut de réservation.
- Vous pouvez modifier le statut d'une réservation antérieure. Sélectionnez « Réservations » dans le menu du haut, puis définissez la période souhaitée à l'aide du filtre.
Exemple:
Pour modifier le statut de la réservation, nous avons sélectionné celle du 17 mai 2024 dont le statut était « Non chargée ». Après avoir cliqué sur la réservation dans la fenêtre de détails, nous avons changé son statut en « Départ ».
Après avoir modifié la fenêtre de détails, le statut de la réservation a également changé dans la liste :
Modifier une réservation
Il est possible de modifier les réservations sans les supprimer.
L’opérateur sera informé de toute modification que vous apporterez par une notification sur la Plateforme et par e-mail.
- Dans le module Plannings , cliquez sur l'icône à trois points de la réservation que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier la date et le lieu de la réservation.
- Dans la fenêtre Modifier la réservation , vous pouvez modifier les éléments suivants :
- quai,
- durée de fonctionnement,
- date - en utilisant l'option de menu déroulant calendrier,
- heure de réservation.
- Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer .
- La réservation apparaîtra dans le planning à la nouvelle heure spécifiée, aussi bien de votre côté que du côté du transporteur.
Modifiez l'heure de réservation grâce à la fonction glisser-déposer.
Il est possible de modifier l'heure de réservation en la déplaçant à l'aide de la souris dans le calendrier des réservations.
- Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la réservation dont vous souhaitez modifier l'horaire. Faites glisser la réservation vers l'emplacement souhaité. Les créneaux disponibles sont surlignés en vert.
Cliquez ensuite sur le bouton « Déplacer la réservation » pour confirmer l’opération.
La réservation peut également être déplacée vers la page suivante du planning :
- Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées dans le tiroir avec les détails et l'historique des réservations.
- Vous pouvez prolonger la durée de réservation à l'intérieur d'un quai :
Vous pouvez déplacer les réservations reportées, mais n'oubliez pas qu'elles doivent se terminer après l'heure actuelle.
Vous pouvez modifier le statut d'une réservation jusqu'au statut « En attente » inclus.
Le transporteur peut déplacer les réservations à l'intérieur d'un créneau horaire.
