Gestion des frets envoyés
Mis à jours 7/11/23
par
Ania
Qui peut utiliser cette fonction ?
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Grâce à cet article, vous saurez :
- quels sont les types de frets,
- comment gérer les frets publiés,
- comment filtrer et trier les frets,
- comment négocier les frets publiés,
- comment ajouter des notes internes aux frets.
Types d'offres de fret
Dans le module Fret vous trouverez les onglets suivants :
- Dans l'onglet Ajoutés, vous trouverez :
- tous les frets publiés par vous et par votre entreprise,
- les brouillons avec une date de chargement future.
Dans cet onglet, vous trouverez des filtres :
Actif - offres avec le statut :
- Choisissez le transporteur,
- En attente d'offres,
- Initialement accepté.
En cours de négociation - offres avec le statut :
- Choisissez le transporteur,
- Initialement accepté.
- L'onglet Reçus est disponible pour les lignes TFF et TFC. Vous ne trouverez ici que les offres de fret publiées pour des itinéraires fixes.
- Dans l'onglet Acceptés en tant que donneur d'ordre, vous trouverez toutes les offres de fret qui se sont terminées par une transaction officielle sur la plateforme.
- Dans l'onglet Archivés, vous ne trouverez que les frets ajoutés par votre entreprise, qui répondent aux critères suivants :
- la publication est terminée,
- les négociations n'ont pas abouti,
- les brouillons avec des dates de déchargement passées.
Gestion des frets publiés
Dans l'onglet Ajoutés, vous pouvez :
- négocier et suivre les négociations en cours pour tous les frets de l'entreprise dans l'onglet Négociations, accessible via les détails de l'offre
- ajouter ou supprimer une personne responsable du fret directement de la liste. Cliquez simplement sur l'icône en forme de crayon qui apparaîtra dans la colonne PERSONNE RESPONSABLE à côté du nom et du prénom
- effectuer des opérations sur des offres avec des statuts appropriés. Ces opérations comprennent l'actualisation, la copie, l'édition et la publication, la suppression ainsi que l'archivage de l'offre
Filtrage et tri des frets
Dans l'onglet Ajoutés, vous pouvez utiliser un moteur de recherche et des FILTRES étendus, qui vous permettront d'atteindre rapidement une offre spécifique.
Vous pouvez trier les colonnes sur lesquelles une icône de main apparaîtra au survol.
Négocier les frets publiés
Dans l'onglet Ajoutés, en cliquant sur un élément spécifique de la liste, puis en accédant à la fenêtre des détails de l'onglet Négociations, vous pouvez :
- Négocier les tarifs avec les transporteurs. Pour cela, dans le champ TARIF, modifiez le montant proposé par le transporteur et cliquez sur Envoyer.
- Acceptez l'offre du transporteur en cliquant sur Accepter.
- Rejetez l'offre du transporteur en cliquant sur Rejeter.
- Terminez les négociations avec un expéditeur en cliquant sur Terminer les négociations.
Une fois les actions de l'offre terminées, vous pouvez laisser une note avec les informations dans l'onglet Détails.
Note interne
La note interne peut être ajoutée par une personne ayant un accès complet à la plateforme ou par la personne de contact/responsable d'une offre donnée.
- Pour ajouter une note interne, accédez au module Fret et à l'onglet Ajouté ou Accepté. Sélectionnez ensuite une offre dans la liste, trouvez la section Note interne dans l'onglet Détails et cliquez sur Ajouter. Saisissez le texte et enregistrez.
- La note interne peut être modifiée en cliquant sur l'icône du crayon ou supprimée à l'aide de l'icône de la croix.
- La personne responsable du côté du donneur d'ordre peut laisser une note interne dans laquelle elle peut ajouter
- des informations détaillées pour aider d'autres personnes à travailler avec une entreprise particulière à l'avenir
- des informations sur l'état d'avancement des négociations, les raisons pour lesquelles ils ont choisi un transporteur plutôt qu'un autre pour exécuter la commande
- des arrangements supplémentaires avec le contractant, par exemple, le chauffeur doit présenter des documents supplémentaires à l'arrivée
- d'autres informations qu'ils jugent importantes et nécessaires au sein de l'organisation
Cette option garantit que tous les employés de l'entreprise ont accès à toutes les informations. Lorsqu'un employé est absent, il n'est pas le seul à avoir accès à l'information, qu'il a peut-être déjà notée ailleurs ou qu'il n'a pas notée du tout, se fiant à sa propre mémoire.
