Archive des ordres de transport

Mis à jours 8/1/24 par Ania

Qui peut utiliser cette fonction ?

  • Fonction disponible pour tous les utilisateurs de la plateforme Trans.eu et CargoON.

Grâce à cet article, vous apprendrez :

  • les options d'archivage
  • comment filtrer et rechercher des ordres de transport dans les archives

Comment archiver automatiquement les ordres de transport

Lorsqu'un ordre de transport est déplacé vers l'onglet Archives :

  • si l'exécution de l'ordre de transport est confirmé et que 180 jours se sont écoulés depuis son achèvement, l'ordre de transport est automatiquement déplacé vers l'onglet Archives avec le statut Terminé
  • si l'exécution de la commande n'est pas confirmée et que 180 jours se sont écoulés depuis son achèvement, la commande est automatiquement déplacée vers l'archive avec le statut Archivé

  • si un ordre de transport est annulé par le donneur d'ordre, il est automatiquement déplacé vers les Archives avec le statut Annulé

Exception
Si un ordre de transport est créé à la suite d'une transaction conclue/fret accepté, mais n'a pas été confirmé et évalué pendant 120 jours, il est automatiquement déplacé vers les Archives avec le statut Archivé.

Dans l'onglet Historique des modifications, des informations apparaîtront indiquant que l'ordre de transport a été automatiquement archivé.

Comment archiver les ordres de transport manuellement

Pour déplacer manuellement un ordre de transport vers l'onglet Archives, effectuez les étapes suivantes sur la Plateforme :

  • sélectionnez le module Ordres de transport dans le menu de gauche
  • allez dans l'onglet Actif (si vous disposez de la gamme de produits CargoON) et sélectionnez dans la liste un ordre de transport avec le statut Terminé (c'est-à-dire dont l'exécution a été confirmée)
  • allez dans l'onglet Envoyé (si vous disposez de la gamme de produits TFF - Trans for Forwarders) et sélectionnez dans la liste un ordre de transport avec le statut Terminé (c'est-à-dire dont l'exécution a été confirmée)

Rappelez-vous !
- si vous êtes le Donneur d'ordre, vous pouvez archiver vous-même l'ordre de transport en cliquant sur le bouton Passer aux archives
- l'option est disponible lorsque l'ordre de transport a le statut Terminé

  • l'ordre de transport va directement dans l'onglet Archives
  • l'onglet Historique des modifications contient des informations sur l'utilisateur qui a archivé l'ordre de transport

Comment filtrer les ordres de transport dans les archives

  1. Pour utiliser l'option de filtrage, procédez comme suit sur la Plateforme :
  • sélectionnez le module Ordres de transport dans le menu de gauche
  • allez dans l'onglet Archives
  • cliquez sur l'option Filtres

  • saisissez les données par lesquelles vous souhaitez filtrer les ordres de transport
  • validez avec le bouton vert "Afficher les résultats" pour voir le résultat

  1. Statuts des ordres de transport dans les archives :
  • terminés - ordres de transport pour lesquels l'utilisateur confirme que le service a été fourni
  • archivés - ordres de transport qui ont été automatiquement déplacés vers les archives
  • annulés - ordres de transport qui ont été immédiatement déplacés vers l'onglet archives après l'annulation

Rechercher des ordres de transport dans les archives

Pour utiliser l'option de recherche, dans la case avec l'icône en forme de loupe, saisissez les données par lesquelles vous souhaitez rechercher :

  • numéro de commande
  • contractant
  • numéro de fret
  • personne de contact
  • lieu de chargement et de déchargement
  • numéro de référence

Après avoir saisi les données, le résultat de la recherche apparaîtra dans la liste.


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