Gestion des créneaux horaires

Mis à jours 14/5/24 par Katarzyna

Qui peut utiliser cette fonction ?

Fonction disponible pour les utilisateurs de la gamme de produits CargoON disposant du produit Dock Scheduler et d'un accès au module Horaires.

Grâce à cet article, vous saurez :

  • comment ajouter un créneau horaire pour un transporteur,
  • comment gérer une créneau horaire.

Le module Horaires (au sein du produit Dock Scheduler) est un système de gestion des réservations, des créneaux horaires et des horaires de chargement et déchargement dans l'entrepôt.

How do I add time slots for a carrier?

Les créneaux horaires permettent aux transporteurs de réserver une date et une heure pour réserver un véhicule.

  1. Dans le module Horaires, cliquez sur le bouton Ajouter un créneau horaire.
  1. Remplissez les informations requises dans le formulaire ouvert pour ajouter un créneau horaire :
  • Entrepôt - sélectionnez l'entrepôt dont vous souhaitez partager l'horaire,
  • Type d'opération (chargement ou déchargement),
  • Transporteur - sélectionnez le transporteur avec lequel vous souhaitez partager le créneau horaire.
Vous pouvez partager un créneau horaire avec un transporteur qui ne possède pas de compte sur la plateforme Trans.eu. Apprenez-en davantage dans cet article.

Vous pouvez également remplir des champs optionnels :

  • Numéro de référence externe
  • Nombre de créneaux horaires - vous pouvez ajouter plusieurs créneaux horaires en même temps.
  • Quai - vous pouvez choisir un quai particulier à réserver par le transporteur.
  • Sélectionnez la date du créneau horaire (il peut être d'un ou plusieurs jours) et précisez l'heure de l'opération.
Lors du paramétrage du créneau horaire, l'option heures de travail du quai est automatiquement sélectionnée. Si vous la désélectionnez, vous devrez saisir les heures.
  • Saisissez l'adresse de chargement ou de déchargement (selon le type d'opération que vous avez sélectionné ci-dessus, les détails de l'entrepôt seront renseignés automatiquement).
  • Remarques de l'expéditeur - un endroit où vous pouvez ajouter des informations pour le transporteur.
  • Pièces jointes - vous pouvez joindre tous les documents nécessaires si vous avez sélectionné cette option dans le modèle de réservation.
Apprenez-en davantage sur la gestion des pièces jointes ici.

Après avoir rempli le formulaire, cliquez sur Enregistrer.

Si vous sélectionnez Créer le prochain créneau horaire, le formulaire restera ouvert pour que vous puissiez compléter les détails du nouveau créneau horaire.

Le créneau horaire a été créé et envoyé au transporteur.

Gestion des créneaux horaires

  1. Si vous souhaitez voir une liste des créneaux horaires, cliquez sur la flèche à côté du Calendrier des horaires et sélectionnez Créneaux horaires.
  1. La vue des créneaux horaires affiche tous les créneaux en attente de réservation par le transporteur pour l'entrepôt sélectionné.

  1. Tant que le transporteur n'a pas effectué de réservation pour le créneau horaire émis, vous pouvez la modifier ou la supprimer. Pour cela, sélectionnez le créneau horaire dans la liste, cliquez sur l'icône à trois points et sélectionnez votre option.

Si vous souhaitez voir quelles entreprises n'ont pas effectué de réservation alors qu'elles ont reçu des créneaux horaires, utilisez les options pour filtrer et rechercher les créneaux horaires expirés. Sélectionnez FILTRES, puis choisissez les paramètres qui vous intéressent, cochez la case Afficher les résultats expirés et cliquez sur Afficher les résultats.

Lorsque le transporteur effectue une réservation dans votre entrepôt en utilisant le créneau horaire, cela devient une réservation. Vous pouvez le retrouver dans le planning des réservations ou dans la liste des réservations. Depuis les deux vues, vous pouvez accéder à la gestion des réservations.

En savoir plus sur la gestion des réservations ici.

Saviez-vous que...
Un créneau horaire est également automatiquement créé dans votre entrepôt en fonction d'une commande existante dans le module Commandes. Si
- lors d'une Commande, votre entrepôt se trouve à un point de déchargement ou de chargement,
- il existe un créneau horaire disponible en entrepôt à la date sélectionnée de la Commande.

Si les deux conditions sont remplies, une icône apparaîtra dans la colonne Créneau horaire (module Commandes) pour indiquer que le créneau horaire a été ajouté avec succès, et le transporteur recevra un e-mail l'informant que le créneau horaire a été ajouté.

Si l'itinéraire d'une même commande comprend plusieurs emplacements qui sont votre entrepôt en même temps, alors la commande créera automatiquement un créneau horaire pour chacun de ces entrepôts.

Le transporteur peut effectuer une réservation via un créneau horaire dans le délai spécifié dans ce créneau.

Si vous supprimez une réservation provenant d'un créneau horaire, ce créneau sera restauré. Si le créneau horaire n'est pas expiré, il est possible d'effectuer une autre réservation. Si le temps est écoulé, cette option n'est plus disponible.


Comment avons-nous fait ?

UP!
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