Importer des frets à partir d'un fichier CSV

Mis à jours 23/10/24 par Jakub

Qui peut utiliser cette fonction ?

Fonction disponible pour tous les utilisateurs de la plateforme Trans.eu et de CargoON.

L'importation de frets à l'aide de fichiers raccourcit et rationalise considérablement le travail. Grâce à des fonctionnalités supplémentaires, telles que la cartographie des valeurs du dictionnaire, vous pourrez adapter rapidement et efficacement vos valeurs dans le fichier à celles prises en charge par la plateforme Trans.eu. Ainsi, vous ne devrez pas les corriger à chaque fois lors d'importations ultérieures, les valeurs seront modifiées automatiquement.

À partir de cet article, vous apprendrez :

  • comment importer des frets sur la plateforme Trans.eu à l'aide d'un fichier .csv, .xls ou .xlsx
  • comment cartographier une valeur de dictionnaire

Importation de fret étape par étape. Découvrez comment importer du fret à partir d'un fichier .csv, .xls ou .xlsx

38 STEPS

1. From Add freight, go to Import freight from CSV.

Step 1 image

2. Previously, this was the freight import window. The process itself is simple and clear, but it requires the preparation of a file in a specific format and according to a specific template.

Step 2 image

3. This often comes down to manual work, and this type of operation is associated with large expenditures of time or personnel, generating unnecessary costs.

Step 3 image

4. In order to meet the expectations of our existing and future customers, we offer you a refreshed Smart Freight Importer.

Step 4 image

5. Thanks to a flexible approach to the format and syntax of the file, we streamline the process of posting a large number of freight. In addition, we are adding some features that will have a positive impact on the efficiency of operational employees.

Step 5 image

6. On the window frame, in the upper right corner, we pull out the link to Help, available at every stage of the process, where by means of an instructional article we will guide you step by step through the new process of importing freight.

Step 6 image

7. In addition to the CSV format, our Smart Importer will also support XLS and XLSX formats, adapting to all TMS systems available on the market.

Step 7 image

8. Uploading the file, now fully automatically, will take you to the next step – Matching freight data.

Step 8 image

9. This is how Smart Freight Importer behaves if the uploaded file matches a previously supported .csv file template or a file mapping you have stored. We will talk about file mapping in a later section.

Step 9 image

10. The Smart Importer window will behave in the following way if the uploaded file does not conform to the previously supported .csv file template or has a completely different syntax (e.g. different column names and/or a different column order).

Step 10 image

11. In the left-hand panel, there is a checklist of mandatory freight parameters to be adjusted, which are the minimum necessary to post/save imported freight.

Step 11 image

12. Clicking on a specific column, for example ‘Date Z’, will allow you to assign the data contained in it to the appropriate parameter on the platform side, in this particular case, the mandatory parameter, i.e. ‘Date of loading’.

Step 12 image

13. The mapped column and the corresponding position on the checklist will be highlighted in green.

Step 13 image

14. A file mapped as required activates the Save as Template option.

Step 14 image

15. In the Save Template window, all you have to do is give the template a unique name and then save it.

Step 15 image

16. The saved template will appear in the top left corner on the list of match templates and will be available to all users in the company.

Step 16 image

17. Smart Importer always, as a first step after reading the file, if possible, attempts to auto-match with one of the stored templates.

Step 17 image

18. The next step is the Import Summary.

Step 18 image

19. A significant convenience is the ability to make changes for individual freight parameters directly in the freight import window.

Step 19 image

20. This is particularly useful if the imported file contains errors.

Step 20 image

21. Filtering the list using the option Show only freights with errors will allow you to quickly correct them.

Step 21 image

22. For example, clicking on a specific active field will bring up a window that allows you to make changes in the area of specific freight parameters.

Step 22 image

23. In the window that opens, by clicking on the field, you can also make changes to the postal code, city, street and number.

Step 23 image

24. In the Import Summary, you also have the option to map your values supported by the Trans.eu Platform.

Step 24 image

25. Confirm saving the values with the Save dictionary value button.

Step 25 image

26. The mapped value will appear in the Settings in the Freight import module.

Step 26 image

27. The exception is the date format, for which the default mapping is applied. It is editable but does not create another dictionary value, instead it overwrites the existing one.

Step 27 image

28. In the refreshed version of Importer, there is now a step for posting freights, where you can post all freights in the same way.

Step 28 image

29. The default option enabled: Publish all freights in the same mode allows you to publish loads in a specific mode available to the client.

Step 29 image

30. Unchecking this option opens up new possibilities. A freight list appears with the option to select multiple items from the list.

Step 30 image

31. You can then choose one of the posting modes available to the client.

Step 31 image

32. Embedded here is the option to save imported freight as a draft copy, which will invariably be subject to manual posting.

Step 32 image

33. Moving on, you will see the corresponding posting modes assigned to each freight in the list.

Step 33 image

34. By clicking Import freight, you start both the import process and the posting or draft copy process, which can continue in the background.

Step 34 image

35. Until now, the ongoing freight import process prevented all users of a given company from starting another import until the current one was completed, all the while taking up valuable time. The new version of the Importer solves this problem.

Step 35 image

36. You will receive a notification when the import is complete. By clicking it, you will be taken to the Summary.

Step 36 image

37. The Freight Import Summary appears.

Step 37 image

38. Finally, the imported freights are added to the list of Added Freights with appropriate statuses.

Step 38 image

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2306929/importer-fracht-w---EN-2

Données sur les importations de fret et les importateurs

Description détaillée des champs disponibles dans le fichier de données de l'importateur.

Développez la flèche à côté du bouton Ajouter du fret et sélectionnez l'option Importer des frets depuis CSV.

  1. Ajoutez le fichier préparé et passez à l'étape suivante.

  1. Dans Correspondance des données de fret, vous pouvez facilement ajuster les valeurs de votre fichier pour qu'elles correspondent aux valeurs requises par la plateforme Trans.eu. Le dictionnaire intégré sera utile pour identifier rapidement quel champ de la plateforme correspond à votre colonne dans le fichier.
Les dates et heures sont présentées dans l'heure locale du lieu de chargement et de déchargement. Chaque utilisateur voit les mêmes dates et heures pour un fret donné, quel que soit son fuseau horaire.

Dans le résumé de l'importation, vous trouverez des informations détaillées.
  • Exemple 1
  1. Tous les frets seront importés. Cliquez sur Suivant et accédez aux paramètres de publication.

  • Exemple 2

  1. Seuls les frets reconnus seront importés. Dans le tableau, vous verrez quels frets ont rencontré une erreur. Vous pouvez corriger les mauvaises valeurs directement dans la fenêtre d'importation, cliquer sur Suivant et aller dans Paramètres de publication.

  1. Complétez la date de paiement, les destinataires et les personnes de contact, et confirmez en cliquant sur le bouton Importer le fret.
Si vous souhaitez publier les frets de différentes manières, décochez la case Publier tous les frets dans le même mode.

Vous pouvez publier tous les frets importés dans le même mode, publier chacun d'eux séparément ou en sélectionner certains.

Vous pouvez publier des frets à partir d'un fichier vers des règles automatiques. Cochez Règles de publication automatique et Importer du fret.

Step 6 image

Le statut de l'importation sera visible sur la plateforme.

Toutes les notifications sont disponibles sous l'icône en forme de cloche.

Vous recevrez une notification lorsque l'importation sera terminée.

Vous verrez également le résumé.

  • Exemple 3

  1. Aucun fret ne sera importé. Veuillez corriger votre fichier et réessayer.

  • Exemple 4

  1. Format de fichier invalide. Veuillez vérifier votre fichier et réessayer.

À noter

- Il n'est pas possible d'ajouter plusieurs fois le même fichier.
- L'utilisation de fonctions contraires aux conditions d'utilisation (par exemple duplication d'offres) peut entraîner la perte de la possibilité d'importer des offres.

Cartographier les valeurs du dictionnaire

Dans le résumé de l'importation, vous pouvez utiliser l'option pour cartographier les valeurs de vos colonnes.

  1. Cliquez sur le champ approprié et sélectionnez une valeur dans la liste.
  1. Confirmez l'enregistrement de la valeur en appuyant sur le bouton Enregistrer la valeur du dictionnaire.

Cette modification s'applique à tous les fichiers importés à l'avenir. Si une valeur donnée est reconnue, elle sera automatiquement remplacée par la valeur du dictionnaire sélectionnée.

La valeur cartographiée apparaîtra dans les paramètres du module Importation de fret.

Vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter des valeurs de dictionnaire ici.

L'exception est le format de la date, qui utilise la correspondance par défaut. Il est modifiable, mais il ne crée pas de nouvelle valeur dans le dictionnaire, il supprime la valeur existante.

Les valeurs saisies seront enregistrées sur le compte de l'entreprise, ce qui signifie que la base de données des valeurs du dictionnaire est partagée et que chaque employé peut les ajouter.

Comment avons-nous fait ?

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