Importer des frets à partir d'un fichier CSV

Mis à jours 27/11/23 par Jakub

Qui peut utiliser cette fonction ?

Fonction disponible pour tous les utilisateurs de la plateforme Trans.eu et de CargoON.

À partir de cet article, vous apprendrez :

  • comment importer des frets sur la plateforme Trans.eu à l'aide d'un fichier .csv, .xls ou .xlsx

Importation de fret étape par étape

Découvrez comment importer du fret à partir d'un fichier .csv, .xls ou .xlsx

35 STEPS

1. Under "Add freight", navigate to the option: Import freights from CSV.

Step 1 image

2. This is what the freight import window looked like before. The process itself is simple and clear, however, it requires preparation of a file in a specific format and according to a defined template.

Step 2 image

3. This often involves manual work and such operations take a lot of time or manpower, which generates unnecessary costs.

Step 3 image

4. To meet the expectations of our current and future Customers, we come with a refreshed Smart Importer of freights.

Step 4 image

5. With a flexible approach to the format and syntax of the file, we are enhancing the process of publishing a large number of freights.

Step 5 image

6. Moreover, we are adding several improvements that will have a positive impact on the efficiency of operational staff.

Step 6 image

7. In the window frame, in the upper right corner, we have placed a link to the Help Center, available at any stage of the process, where you will be guided step by step through the new process of freight import.

Step 7 image

8. In addition to the CSV format, our Smart Importer will also support XLS and XLSX formats, adapted to all TMS systems available on the market.

Step 8 image

9. Once the file is loaded, you will automatically be taken to the next step - Freight data matching.

Step 9 image

10. This is what the Smart Importer of freights will do if the loaded file matches a previously supported .csv file template or a file mapping you have saved. File mapping is explained in a later section.

Step 10 image

11. This is what the Smart Importer window will look like if the loaded file is incompatible with the previously supported .csv schema or has a completely different syntax (e.g. different column names and/or different column order).

Step 11 image

12. In the left panel, there is a checklist of mandatory freight parameters, which is the absolute minimum required to publish/save imported freights.

Step 12 image

13. By clicking on a particular column, e.g. "Date from", you will be able to associate the data it contains with the corresponding parameter on the platform, in this particular case - the mandatory "Loading date" parameter.

Step 13 image

14. The mapped column and the corresponding item in the checklist will be highlighted in green.

Step 14 image

15. Once the file is mapped according to the requirements, the Save as template option is enabled.

Step 15 image

16. Finally, in the save template window, enter a unique name for the template and save it.

Step 16 image

17. The saved template will appear in the upper left corner of the list of matching templates. It will be available to all users in the company.

Step 17 image

18. The first thing Smart Importer always does after loading a file is to try to automatically match it to one of the saved templates, if possible.

Step 18 image

19. Import summary is the next step.

Step 19 image

20. A significant improvement is the possibility to make changes to individual freight parameters directly in the freight import window.

Step 20 image

21. This is especially useful when the imported file contains errors.

Step 21 image

22. By filtering the list with the Show only freights with errors option checked, you can correct them efficiently.

Step 22 image

23. For example, a window allowing you to make changes to given freight parameters will appear when you click on any active field.

Step 23 image

24. By clicking on a field in the window, you can also make changes to the postal code, street, city and number.

Step 24 image

25. In the updated version of the Importer, there is a step of publishing freights, where you can publish all freights in the same way.

Step 25 image

26. Publish all freights in the same mode is the option enabled by default, which allows you to publish freights in a given mode available to the ordering party.

Step 26 image

27. Deselecting this option activates new features. A list of freights will appear with the possibility of selecting several items from the list.

Step 27 image

28. Then you can choose for them one of the publication modes available to the ordering party.

Step 28 image

29. An option to save a draft copy of imported freights, which will always be published manually, is embedded here.

Step 29 image

30. As you move down the list, you will see the corresponding publication modes assigned to each freight.

Step 30 image

31. Clicking Import freights starts both the import process and the publication or creation of a draft copy, which can continue in the background.

Step 31 image

32. Previously, the ongoing freight import process prevented all users of a given company from starting another import until the current one was completed, which consumed valuable time. The new version of the importer solves this problem.

Step 32 image

33. When the import is finished, you will receive a notification. Click on it to view the summary.

Step 33 image

34. The Freight import summary will be displayed.

Step 34 image

35. The imported freights are eventually included in the list of Added freights with the respective statuses.

Step 35 image

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

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Importation de fret sur la plateforme Trans.eu à l'aide d'un fichier .csv, .xls ou .xlsx

Développez la flèche à côté du bouton Ajouter du fret et sélectionnez l'option Importer des frets depuis CSV.

  1. Ajoutez le fichier préparé et passez à l'étape suivante.

  1. Dans Correspondance des données de fret, vous pouvez facilement ajuster les valeurs de votre fichier pour qu'elles correspondent aux valeurs requises par la plateforme Trans.eu. Le dictionnaire intégré sera utile pour identifier rapidement quel champ de la plateforme correspond à votre colonne dans le fichier.

Dans le résumé de l'importation, vous trouverez des informations détaillées.
  • Exemple 1

  1. Tous les frets seront importés. Cliquez sur Suivant et accédez aux paramètres de publication.

  • Exemple 2

  1. Seuls les frets reconnus seront importés. Dans le tableau, vous verrez quels frets ont rencontré une erreur. Vous pouvez corriger les mauvaises valeurs directement dans la fenêtre d'importation, cliquer sur Suivant et aller dans Paramètres de publication.

  1. Complétez la date de paiement, les destinataires et les personnes de contact, et confirmez en cliquant sur le bouton Importer le fret.
Si vous souhaitez publier les frets de différentes manières, décochez la case Publier tous les plombs dans le même mode.

Vous pouvez publier tous les frets importés dans le même mode, publier chacun d'eux séparément ou en sélectionner certains.

Vous pouvez publier des frets à partir d'un fichier vers des règles automatiques. Cochez Règles de publication automatique et Importer du fret.

Step 6 image

Le statut de l'importation sera visible sur la plateforme.

Toutes les notifications sont disponibles sous l'icône en forme de cloche.

Vous recevrez une notification lorsque l'importation sera terminée.

Ainsi que le résumé.

  • Exemple 3

  1. Aucun fret ne sera importé. Veuillez corriger votre fichier et réessayer.

  • Exemple 4

  1. Format de fichier invalide. Veuillez vérifier votre fichier et réessayer.

Souvenez-vous !

- Il n'est pas possible d'ajouter plusieurs fois le même fichier.
- L'utilisation de fonctions contraires aux conditions d'utilisation (par exemple duplication d'offres) peut entraîner la perte de la possibilité d'importer des offres.

Comment avons-nous fait ?

UP!
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