Ajout et vérification des coûts supplémentaires

Mis à jours 12/6/26 par Katarzyna

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Cette fonctionnalité est disponible pour tous les utilisateurs de la plateforme Trans.eu.

Exigences d'accès : Un statut de visibilité ou de surveillance de la visibilité est requis (sur au moins un transport).

Dans cet article, vous apprendrez :

  • qui et quand peut ajouter un coût supplémentaire à une commande,
  • à quoi ressemble le processus d'ajout de coûts,
  • comment l'autre partie vérifie le coût,
  • Que se passe-t-il une fois le coût accepté ou refusé ?

Cette fonctionnalité permet aux deux parties à une commande d'ajouter et de vérifier des coûts supplémentaires.

Ajouter un coût supplémentaire

Chacune des parties à la commande peut ajouter des frais supplémentaires.

  1. Ouvrir les détails de la commande.
  2. Allez dans l'onglet Coûts .
  3. Cliquez sur Ajouter un coût .
  4. Remplir:
  • le nom du coût,
  • la catégorie,
  • la valeur (montant ou pourcentage)
  1. Attribuer le coût au mode de transport sélectionné (facultatif).
  2. Ajouter des pièces jointes et un commentaire (facultatif).
  3. Économisez l'argent.

Une fois l'enregistrement effectué, le coût est envoyé à l'autre partie pour vérification.

Vérification des coûts par l'autre partie

Si l'autre partie ajoute des frais, vous les verrez dans l'onglet « Frais » des détails de la commande.

  1. Ouvrir les détails de la commande.
  2. Allez dans l'onglet Coûts .
  3. Sélectionnez une des options :
  • Accepter – le coût sera comptabilisé et réglé.
  • Rejeter – le coût ne sera pas comptabilisé et recevra le statut « Rejeté ».

Une fois un prix accepté, il ne peut plus être modifié.

Ajout d'un coût facturé au client

Si vous souhaitez augmenter le montant de la commande, par exemple en accordant au transporteur une compensation supplémentaire pour sa flexibilité, sa rapidité d'exécution ou en réglant une majoration convenue, vous pouvez ajouter vous-même les frais imputés à votre entreprise. Ces frais sont automatiquement validés par le système et ne nécessitent aucune intervention du transporteur.

Comment puis-je ajouter un coût à la charge du client ?

Une fois que le transporteur a accepté la commande :

  1. Ouvrir les détails de la commande.
  2. Allez dans l'onglet Coûts .
  3. Cliquez sur Ajouter un coût .
  4. Dans le formulaire de création des coûts, dans le champ spécifiant la partie facturée du coût, sélectionnez Partie commanditaire .
  5. Après avoir sélectionné cette option, le système configurera automatiquement :
    • la catégorie de coût à Frais supplémentaires ,
    • la méthode de règlement à ajouter à la valeur totale de la commande .
    Ces paramètres sont définis automatiquement et ne peuvent pas être modifiés.
  6. Saisissez le nom et la valeur du coût. Vous pouvez indiquer un montant ou un pourcentage de la valeur du fret, par exemple une prime de flexibilité ou une majoration pour des arrangements opérationnels supplémentaires.
  7. Fournir des informations supplémentaires :
    • indiquer le transport auquel le coût s'applique (pour les commandes couvrant plusieurs transports),
    • sélectionnez la devise,
    • Ajouter des pièces jointes.
  8. Cliquez sur Envoyer .
    Le coût sera automatiquement vérifié et approuvé par le système. Sa valeur sera immédiatement ajoutée au montant total de la commande. Le transporteur n'a pas besoin d'approuver ce coût et ne recevra aucune notification à ce sujet.
Le client peut ajouter, modifier ou supprimer ces frais jusqu'à la clôture de la commande. Une fois la commande confirmée et clôturée, il ne sera plus possible de supprimer ces frais supplémentaires.

FAQ

Un coût rejeté peut-il être comptabilisé à nouveau ?

Oui. Un coût rejeté peut être comptabilisé à nouveau sans créer de nouvel élément.

Un prix peut-il être modifié après acceptation ?

Non. Une fois accepté, le prix ne peut plus être modifié.

L'autre partie peut-elle ajouter ses propres frais ?

Oui. L'autre partie peut ajouter ses propres frais à titre de postes distincts, lesquels seront soumis à votre vérification et à votre éventuelle acceptation ou refus.

À quelle étape d'une commande peut-on ajouter des frais ?

À n'importe quel stade, même après la finalisation et après l'archivage de la commande.

Des frais non résolus empêchent-ils la clôture de la commande ?

Non. La commande peut être clôturée même s'il reste des frais non résolus.

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