Gestion des pièces jointes dans les réservations et les créneaux horaires par l'expéditeur
Mis à jours 3/8/26
par
Katarzyna
Qui peut utiliser cette fonction ? Fonction disponible pour les utilisateurs de la gamme de produits CargoON et ceux qui possèdent le produit Dock Scheduler et ont accès au module Schedules. |
Cet article vous apprendra comment :
- permettre l'ajout de pièces jointes dans un modèle de réservation,
- ajouter et gérer les pièces jointes aux réservations,
- Ajouter et gérer les pièces jointes par créneaux horaires.
Pièces jointes dans le modèle de réservation de base
Pour pouvoir ajouter des pièces jointes aux réservations et aux créneaux horaires, cette fonction doit être sélectionnée dans un modèle de réservation pour l'entrepôt concerné.
La plateforme propose un modèle de base (par défaut). L'option permettant d'ajouter des pièces jointes y est activée par défaut.
- Accédez au module « Plannings » .
- Cliquez sur votre avatar , puis accédez aux Paramètres .
- Sélectionnez « Plannings » . Dans l’onglet « Modèles de réservation » , cliquez sur « Aperçu » à côté du modèle : Basique
- Dans la section Pièces jointes , l'option permettant à l'expéditeur et au transporteur d'ajouter des pièces jointes est déjà cochée.
Activer les pièces jointes dans un modèle de réservation
Lors de la création d'un nouveau modèle de réservation, vous devez activer vous-même l'option permettant d'ajouter des pièces jointes.
- Accédez au module Emploi du temps , cliquez sur votre avatar et sélectionnez Paramètres .
- Dans la fenêtre Paramètres, sélectionnez l'onglet Plannings et les Modèles de réservation . Cliquez sur Ajouter un modèle .
- Complétez les détails de la réservation. Dans la section Pièces jointes , vous pouvez sélectionner :
- options permettant à l'expéditeur et au transporteur d'ajouter des pièces jointes,
- l'option permettant uniquement à l'expéditeur d'ajouter des pièces jointes,
- l'option permettant uniquement au transporteur d'ajouter des accessoires.
Cliquez sur « Enregistrer le modèle de réservation » une fois que vous avez rempli le modèle.
Ajouter des pièces jointes aux réservations
Il est possible de télécharger des pièces jointes lors de l'ajout ou de la modification d'une réservation.
Exemple – Lorsque l’expéditeur et le transporteur peuvent tous deux ajouter des pièces jointes
- Dans le calendrier, sélectionnez une date disponible et cliquez dessus pour ajouter une réservation.
- Dans la fenêtre d'ajout de réservation, la section des pièces jointes se trouve tout en bas. Pour ajouter des pièces jointes, faites glisser les fichiers ou cliquez dessus .
- Les fichiers téléchargés se trouvent en bas de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer .
Toutes les extensions de fichiers sont prises en charge.
Les pièces jointes sont triées de la plus récente à la plus ancienne.
- Cliquez sur la réservation ajoutée pour afficher ses détails. Sélectionnez l'onglet Pièces jointes .
Les fichiers téléchargés se trouvent dans la section « Pièces jointes de l’expéditeur » (votre entreprise) . Vous pouvez les télécharger en cliquant sur la flèche.
Les pièces jointes ajoutées par le transporteur sont stockées dans la fenêtre de réservation, sous l'onglet Pièces jointes, dans la section Pièces jointes du transporteur .
De même, si vous autorisez uniquement le transporteur à ajouter des pièces jointes, vous pourrez les consulter et les télécharger, mais vous ne pourrez pas ajouter vos propres pièces jointes.
Ajoutez des pièces jointes lors de la modification d'une réservation
Des pièces jointes peuvent être ajoutées à la réservation pendant sa modification.
- Dans la fenêtre contenant les détails de la réservation, sélectionnez Plus et Modifier les données .
- Dans la fenêtre Modifier la réservation, vous pouvez :
- ajouter des pièces jointes
- Téléchargez vos pièces jointes (en cliquant sur l'icône flèche).
- télécharger les pièces jointes du transporteur (en cliquant sur l'icône flèche)
- Supprimez vos pièces jointes (en cliquant sur l'icône de la corbeille).
Lors de la suppression d'un fichier, une fenêtre contextuelle apparaît pour confirmer l'action.
Ajouter des pièces jointes dans un créneau horaire
- Dans le module Plannings , cliquez sur Plus et sélectionnez : Ajouter un créneau horaire .
- La section Pièces jointes se trouve en bas du modèle.
- Une fois les pièces jointes téléchargées, cliquez sur Enregistrer .
- Les pièces jointes que vous avez ajoutées sont disponibles dans la fenêtre de détails de la réservation, sous l'onglet Pièces jointes .
Si le transporteur ajoute ses accessoires, ceux-ci s'affichent au même endroit.
Ajout de pièces jointes une fois l'opération d'entrepôt terminée
Vous pouvez également ajouter des pièces jointes à une réservation une fois l'opération d'entrepôt terminée, par exemple lorsque le véhicule a déjà quitté l'entrepôt et que vous souhaitez envoyer au chauffeur un document préparé en fonction du chargement final.
Pour activer cette option, elle doit d'abord être activée dans les paramètres de l'entrepôt par un utilisateur ayant le rôle de gestionnaire d'entrepôt :
- Dans la vue entrepôt, cliquez sur Plus et sélectionnez Paramètres de l'entrepôt .
- Accédez à l'onglet Processus de traitement des réservations .
- Activez l'option « Ajouter des pièces jointes après la finalisation de la réservation ».
À partir de ce moment, pour toute réservation dont l'opération d'entrepôt a déjà été effectuée, l'onglet Pièces jointes affichera le bouton Ajouter des pièces jointes .
- Ouvrir la réservation sélectionnée.
- Cliquez sur « Ajouter des pièces jointes » et téléchargez les fichiers requis.
Le transporteur peut également utiliser cette fonctionnalité pour ajouter des pièces jointes après la sortie du colis de l'entrepôt.
Pièces jointes dans les listes de créneaux horaires et de réservations
Vous pouvez activer la colonne facultative Pièces jointes dans la liste des créneaux horaires et dans la liste des réservations (dans les vues Horaires et Réservations ).
Cette colonne indique le nombre de pièces jointes ajoutées par le chargeur et par le transporteur. Cliquer sur ce nombre ouvre les détails de la réservation avec l'onglet « Pièces jointes » présélectionné, ce qui vous permet de vérifier rapidement si les fichiers requis ont été téléchargés.
