Comptes employés

Mis à jours 20/10/21 par Ania

Ajout d'un employé

Un nouvel employé peut être ajouté de deux manières :

  1. Ajouter un employé via Trans.eu
  • Cliquez sur les trois lignes horizontales en haut à droite

  • Le-dit blanc cadre apparaîtra sur le côté droit. Cliquez sur Ajouter un employé

  • Fournissez un numéro de TVA de l'entreprise pour laquelle vous travaillez afin de l'identifier, puis complétez les coordonnées de votre salarié

L'adresse e-mail de l'employé doit être une nouvelle adresse qui n'a pas été enregistrée sur la plateforme auparavant.

  • Après avoir complété les données, cliquez sur Créer un compte

  • Accepter le règlement général de protection des données (RGPD)
  • Un message avec des instructions sur la façon de se connecter pour la première fois est envoyé à l'adresse e-mail de l'employé fournie lors de l'inscription sur la Plateforme Trans.eu
  • Un message avec une demande d'activation du nouveau compte est envoyé à l'adresse e-mail de la personne gérant le compte de l'entreprise
  • Une fois que l'utilisateur autorisé active le compte, il sera possible de l'utiliser

Par défaut, le rôle d'un nouvel employé est Utilisateur régulier et il/elle bénéficie d'un Accès complet, tandis que le compte est configuré pour être visible par les autres utilisateurs. Si vous souhaitez savoir comment modifier les rôles et les accès d'un salarié, cliquez ici.

  1. Ajouter un employé dans l'onglet Mon entreprise
Seul un utilisateur ou un administrateur autorisé peut ajouter de nouveaux employés et gérer leurs comptes. Cliquez ici, pour en savoir plus sur les rôles et les accès dans votre entreprise.

Cliquez sur l'icône photo > Mon entreprise > Employés > Ajouter un employé

  • Remplissez les détails de l'employé :

Sélectionnez une position, par ex. chauffeur [la sélection de cette fonction permet à l'employé d'utiliser l'application TransTask].

L'ajout d'un poste aidera vos contracteurs à déterminer quelle personne ils peuvent contacter pour leurs besoins spécifiques.

Entrer l'adresse e-mail

L'adresse e-mail de l'employé doit être une nouvelle adresse qui n'a pas été enregistrée sur la plateforme auparavant.

Sélectionnez le type de compte

Un employé caché ne pourra pas être recherché dans le système.

Chaque employé utilisant la plateforme doit avoir son propre compte.

Si tous les détails ont été complétés, cliquez sur le bouton Suivant.

Rôles et accès

Seul un utilisateur ayant le rôle d'administrateur peut ajouter de nouveaux employés et gérer ses comptes.
Vous pouvez sauter cette étape lors de la création d'un compte et y revenir plus tard en utilisant l'option Gérer les employés dans le module Mon Entreprise
  • Après avoir fourni les détails de l'utilisateur, vous verrez la fenêtre Rôles et accès.

Décidez des droits que votre employé doit avoir :

  • dans la gestion des données de votre entreprise - par défaut, le nouveau compte est défini en tant qu'utilisateur régulier. 
  • dans le processus de prise en charge du fret. Activez-le en cliquant à droite pour afficher les options possibles.
  • vous pouvez sélectionner le compte technique (gratuit). Pour se faire, vous devez modifier vos droits en tant qu'administrateur.
  • vous pouvez marquer le compte de l'employé comme compte conducteur.

Cliquez sur Suivant

Remplir des données supplémentaires

L'onglet Détails supplémentaires est un endroit où vous pouvez éventuellement entrer les détails de votre employé, par exemple les autorisations ADR ou permis de conduire, ainsi que numéro de téléphone de contact, responsabilités et connaissance des langues étrangères.

Vous pouvez sauter cette étape lors de la création d'un compte et y revenir plus tard en utilisant l'option Gérer les employés dans le module Mon Entreprise
  • Cliquez sur Enregistrer pour terminer le processus d'ajout d'un nouvel employé.

Activation de compte

Un compte peut être activé par l'administrateur de la société.

Pour activer un compte employé, cliquez sur :

  • Mon entreprise > Employés > Activer à côté de l'employé dont le compte nécessite une activation.

Suppression de compte

Le compte peut être activé par un employé ayant le rôle d'administrateur.

Pour se faire, sélectionnez les éléments suivants :

  •  Mon entreprise > Employés > nom complet de votre employé

Plus > Supprimer l'employé

  • Le processus étant irréversible, il vous sera demandé de confirmer votre décision.

Supprimer son propre compte

Si vous êtes un employé et que vous souhaitez supprimer vous-même votre compte du profil de l'entreprise, veuillez contacter le service client de la plateforme Trans.eu.

Tel : +33 (0) 9 75 18 15 76   e-mail : info.fr@trans.eu

Modification des données dans le compte de l'employé

Les données peuvent être modifiées par un employé ayant le rôle d'administrateur dans l'entreprise.

Cette action peut être réalisée de deux manières :

  1. Cliquez sur :

Mon entreprise > Employés > compte de l'employé > trois points à côté du compte de l'employé > Gérer l'employé

  1. Cliquez sur
  • Mon entreprise > Employés > Cliquez sur le compte de l'employé > Cela affichera les détails de la personne.

  • En savoir plus > Gérer les employés

À l'étape suivante, vous pouvez modifier ou compléter les données de l'employé à l'aide de trois onglets :

Données d'utilisateur

Données personnelles

Le changement de nom, prénom et adresse e-mail nécessite une autorisation. Pour se faire, veuillez contacter notre service client. Nous sommes disponibles pour vous aider du Lundi au Vendredi de 8:00 à 16:00. Assistance téléphonique : +33 (0) 9 75 18 15 76.

Données professionnelles

  • Sélectionnez le poste de votre employé
Spécifier le poste aidera vos sous-traitants à identifier à quelle personne ils peuvent s'adresser pour des problèmes particuliers.
    • Chauffeur
    • Autre position - entrez la manuellement.

Vous pouvez également renseigner des informations telles que le service, les responsabilités ou les compétences linguistiques. Cependant, ces champs ne sont pas obligatoires.

Détails du chauffeur

Découvrez comment créer un compte chauffeur en cliquant ici.

Si vous avez sélectionné le poste de Chauffeur pour un employé, vous aurez la possibilité de remplir l'onglet Détails du chauffeur, où vous pourrez ajouter des détails tels que les autorisations ADR ou les permis de conduire.

Cependant, ces données ne sont pas obligatoires et vous pouvez les compléter ultérieurement.

Paramètres du compte

Type de compte - un employé masqué ne pourra pas être recherché dans le système

Rôles et accès des employés

Décidez des droits que votre employé doit avoir :

  • dans la gestion des données de votre entreprise - par défaut, le nouveau compte est défini en tant qu'utilisateur régulier. 
  • dans le processus de prise en charge du fret. Activez-le en cliquant à droite pour afficher les options possibles.

Compte technique gratuit

Celui-ci peut être soit créé pour un nouvel employé, soit affecté à un employé existant. Il est important de se rappeler qu'un compte technique :

  • rreste caché, ce qui signifie que les autres utilisateurs de la plateforme ne pourront le rechercher dans le système
  • n'a pas accès à l'Echange, Frets, Commandes et Messenger
  1. Compte technique pour un nouvel employé - pour le créer, vous devez suivre les instructions pour ajouter un employé - allez à l'article et utilisez la méthode no. 2.
  2. Modification de l'accès et des autorisations sur le compte d'employé existant - peut être effectuée par l'utilisateur avec les privilèges d'administrateur - dans le coin supérieur droit de l'écran, accédez à l'onglet Mon entreprise sous votre profil.

Cliquez sur Gérer l'employé à côté d'une personne donnée dans la liste.

Dans la fenêtre suivante, accédez à l'onglet Paramètres du compte.

Activez le curseur d'accès ou assurez-vous qu'il est activé. Attribuez ensuite le rôle d'Administrateur, accordez les autorisations de compte technique (gratuit) et sauvegardez.


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