Comptes employés

Mis à jours 31/1/24 par Małgorzata

Qui peut utiliser cette fonction ?

Cette fonction est accessible à tous les utilisateurs de la plateforme Trans.eu et de CargoON.

Grâce à cet article, vous apprendrez :

  • comment ajouter un compte d'employé
  • quels sont les rôles et les accès au compte de la Plateforme, qu'est-ce qu'un compte technique
  • comment modifier les paramètres d'un compte d'employé
  • comment activer ou supprimer un compte

Ajouter un compte employé sur le site Trans.eu

  1. Cliquez sur les trois lignes horizontales en haut à droite de la page.

  1. Cliquez sur Ajouter un employé dans le menu élargi.

  1. Saisissez le numéro d'identification fiscale de l'entreprise pour laquelle vous travaillez afin de l'identifier, puis indiquez les coordonnées de votre employé.
Utiliser une adresse électronique qui n'a jamais été enregistrée sur la Plateforme.
  1. Remplissez les détails et cliquez sur Créer un compte.

  1. Accepter la déclaration de données personnelles (RGPD).
  • Le message contenant les instructions pour la première connexion à la plateforme Trans.eu sera envoyé à l'adresse électronique fournie lors de l'enregistrement de l'employé.
  • Un message contenant une demande d'activation d'un nouveau compte sera envoyé à l'adresse électronique de la personne qui gère le compte de l'entreprise.
  • Une fois activé par l'utilisateur autorisé, le compte est prêt à être utilisé.
Par défaut, un nouvel employé se voit attribuer le rôle d'utilisateur basique avec un accès complet, et son compte est visible par les autres utilisateurs. Si vous souhaitez savoir comment modifier les rôles et les accès des employés, cliquez ici.

Ajouter un compte d'employé dans l'onglet Mon entreprise

Seul l'utilisateur autorisé ou l'administrateur peut ajouter de nouveaux employés et gérer leurs comptes. Cliquez ici pour en savoir plus sur les rôles et les accès dans une entreprise.
  1. Naviguez vers l'onglet Employés dans le module Mon entreprise et cliquez sur le bouton Ajouter un employé.

  1. Complétez les données relatives à l'employé :
  • Saisissez : le prénom, le nom et l'adresse e-mail.
Utiliser une adresse e-mail qui n'a jamais été enregistrée sur la Plateforme
  • Sélectionnez une position, par exemple "conducteur" (le choix de cette fonction vous permet d'utiliser l'application mobile Loads4DRIVER).
L'ajout de ce poste permettra à vos contractants d'identifier la personne à laquelle ils peuvent s'adresser pour certaines questions.

  1. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l'étape suivante.
Chaque employé utilisant la plateforme doit avoir son propre compte.

Rôles et accès

Vous pouvez sauter cette étape lors de la création d'un compte et y revenir plus tard, lorsque le compte est créé, en utilisant l'option Gérer l'employé dans le module Mon entreprise.

Décidez des autorisations dont l'employé doit disposer :

  1. Sélectionnez le rôle d'administrateur pour définir l'accès aux options de gestion de l'entreprise et de ses employés. Vous avez le choix entre :
  • Administrateur : parcourt et gère la liste des employés, les données de l'entreprise, les documents et le plan des produits.
  • Utilisateur normal : parcourt uniquement la liste des employés. Cette option est sélectionnée par défaut.
  • Accès refusé : aucun accès à la liste des employés et aux autres données de l'entreprise.

  1. Sélectionnez le rôle opérationnel pour spécifier l'accès de l'utilisateur aux fonctionnalités de la plateforme. En fonction de la ligne de produits, vous pouvez voir une liste différente d'options disponibles, qui sera détaillée.
  2. Sélectionnez les autorisations que l'utilisateur doit avoir dans le cadre du rôle sélectionné.
Déplacez le curseur de la souris sur l'autorisation sélectionnée pour afficher la fenêtre contenant une brève explication.

  1. Sélectionnez le type de compte :
  • Visible : les utilisateurs d'autres entreprises peuvent trouver le profil de cet employé sur le Messenger ou dans les détails de votre entreprise. Les informations personnelles et de contact seront affichées.
  • Caché : toutes les données de cet employé sont cachées et ne sont pas visibles pour les autres utilisateurs de la plateforme lors d'une recherche dans le Messenger.

  1. Cliquez sur le bouton Suivant.
  2. Complétez les données supplémentaires (facultatif) :
  • Détails du conducteur et Permis de conduire -> vous verrez ces données si le poste sélectionné précédemment est "conducteur".
  • Données personnelles.
  • Données professionnelles.
Vous pouvez sauter cette étape lors de la création d'un compte et y revenir plus tard, lorsque le compte est créé, en utilisant l'option Gérer l'employé dans le module Mon entreprise.

  1. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la procédure d'ajout d'un nouvel employé.
  2. Un nouvel enregistrement de l'employé ajouté s'affiche en haut de la liste, ainsi qu'un message confirmant que l'utilisateur a été ajouté correctement.

Modifier l'administrateur du compte de l'entreprise

L'attribution et la suppression de rôles ne peuvent être effectuées que par un utilisateur ayant le rôle d'administrateur. Il peut y avoir plus d'une personne avec ce rôle sous le compte d'une entreprise. Si vous souhaitez modifier l'administrateur du compte :

  1. Accédez à l'onglet Employés sous le module Mon entreprise.
  2. Cliquez sur le symbole à trois points situé à côté de l'employé choisi et sélectionnez l'option Gérer l'employé.

  1. Sous l'onglet Paramètres du compte, sélectionnez le rôle administratif approprié :
  • Administrateur - pour permettre à l'employé de gérer l'entreprise et ses employés.
  • Utilisateur normal - pour permettre à l'utilisateur de consulter la liste des employés.
  • Accès refusé - pour supprimer toutes les autorisations de gestion des données de l'entreprise.
  1. Cliquez sur Enregistrer.
Si vous n'avez pas le rôle d'administrateur dans le compte de votre entreprise et que vous n'avez pas de contact avec la personne ayant ce rôle, veuillez contacter notre service clientèle pour obtenir de l'aide.

Modifier les données d'un compte employé

Les données peuvent être modifiées par un employé ayant le rôle d'administrateur.
  1. Accédez à l'onglet Employés sous le module Mon entreprise.
  2. Cliquez sur le symbole à trois points situé à côté de l'employé choisi et sélectionnez l'option Gérer l'employé.

Une fenêtre de gestion de l'employé s'affiche, contenant trois onglets :

Données de l'utilisateur :

  • Données de base : peuvent être modifiées en contactant le service clientèle de Trans.eu, e-mail : info.fr@trans.eu, téléphone : +33 975 181 576.
  • Données personnelles : modifier les numéros de téléphone, la date de naissance et la civilité.
  • Données professionnelles : préciser le poste, le département, les responsabilités et les langues étrangères.

Paramètres du compte : définir les rôles, les accès et les autorisations décrits ici.

Détails du conducteur : cet onglet est visible par les employés ayant le statut de conducteur. Les coordonnées et le permis du conducteur peuvent être saisis ici.

Compte technique gratuit

Le compte peut être créé pour un nouvel employé ou attribué à un employé existant. Veuillez noter que le compte technique :

  • reste caché, ce qui signifie que l'employé n'est pas visible pour les autres utilisateurs de la plateforme lorsqu'ils effectuent des recherches dans le Messenger,
  • ne comprend pas l'accès à la bourse, aux frets, aux ordres et au Messenger,
  • aucun frais n'est facturé pour toute activité sur ce compte.

Compte technique pour un nouvel employé - pour le créer, suivez les instructions pour ajouter un employé comme décrit ici.

Modifier l'accès et les autorisations d'un compte d'employé existant - peut être effectué par un utilisateur disposant des privilèges d'administrateur.

  1. Accédez à l'onglet Employés dans le module Mon entreprise.
  2. Cliquez sur le symbole à trois points situé à côté de l'employé choisi et sélectionnez l'option Gérer l'employé.

  1. Une fenêtre de gestion de l'employé s'affiche. Allez dans l'onglet Paramètres du compte.
  2. Attribuez le rôle d'administrateur.
  3. Dans la section Rôle opérationnel, sélectionnez : Compte technique (gratuit) et cliquez sur Enregistrer.

Le compte technique (gratuit) est maintenant attribué à votre employé.

Utilisateur autorisé

Lorsque vous parcourez la liste des employés dans le module Mon entreprise, déplacez le curseur de la souris sur un symbole de bouclier à côté de l'un d'entre eux pour voir le texte : Utilisateur autorisé.

Cela signifie que cet utilisateur a enregistré l'entreprise sur la Plateforme et l'a fait passer par le processus d'autorisation. Cette personne est également le représentant principal de votre entreprise lorsqu'elle contacte Trans.eu (y compris pour des questions telles que la résiliation du contrat avec Trans.eu).

Activation du compte

Un compte peut être activé par un employé ayant le rôle d'administrateur.

Accédez à l'onglet Employés sous le module Mon entreprise. Cliquez sur le bouton Activer à côté de l'employé que vous souhaitez activer et confirmez l'activation du compte.

Suppression du compte

Un compte peut être supprimé par un employé ayant le rôle d'administrateur.

Pour supprimer le compte d'un employé :

  1. Allez à l'onglet Employés sous le module Mon entreprise et entrez dans la ligne contenant le nom de la personne choisie.
  2. Une fenêtre contenant des détails s'affiche. Cliquez sur Plus, puis sur Supprimer l'employé.
  1. Confirmez votre décision en cliquant sur Supprimer l'employé.

Suppression de votre propre compte

Si vous êtes un employé et que vous souhaitez supprimer votre compte du profil de votre entreprise, veuillez contacter le service clientèle de la plateforme Trans.eu.

Téléphone: +33 (0) 975 181 576, e-mail: info.fr@trans.eu


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