Ajout et vérification de pièces jointes

Mis à jours 10/11/26 par Ania

Qui peut utiliser cette fonction ?

Cette fonction est accessible à tous les utilisateurs de la plateforme Trans.eu et de CargoON.

Grâce à cet article, vous saurez :

  • comment spécifier les documents requis et leur forme lors de l'ajout d'une commande
  • comment vérifier les documents reçus
  • comment accepter ou refuser des documents

Lors de l'ajout d'une nouvelle commande, vous pouvez spécifier les documents que vous souhaitez recevoir du transporteur une fois la commande terminée et sous quelle forme : version électronique, original ou les deux.

Ajout d'une commande par le contractant

  1. Remplir le formulaire de commande :
  • les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires,
  • dans Documents requis, sélectionner les documents que le transporteur doit fournir et leur forme : électroniques, originaux ou les deux.
  1. Envoyer la commande

Acceptation de la commande par le transporteur

  1. Lisez les conditions de la commande et prenez une décision. Dans Documents requis, vous voyez quels documents fournir et sous quelle forme. Vous pouvez accepter ou refuser la commande.
  2. Une fois les conditions acceptées, le statut de la commande passe à En cours de chargement.

Vous pouvez suivre l'ensemble de l'historique de la commande dans la fenêtre des détails de la commande, dans l'onglet "Historique des modifications"

Envoi de documents par le transporteur

  1. Une fois le déchargement terminé et confirmé, l'état de la commande passera :
  • Pour le contractant - Attente des documents requis.
  • Pour le transporteur - Remplir les documents requis.
  1. Pour ajouter des documents dans la fenêtre des détails de la commande, sélectionnez l'onglet Pièces jointes, puis Manquants. Les documents sont regroupés par transports. Dépliez le transport.
    • À côté du document requis, sélectionnez l'icône : Ajouter un fichier pour une version électronique ou Confirmer la livraison de l'original pour un original.

  • Le type de document, sa forme et le transport sont déjà sélectionnés. Pour une version électronique, choisissez un fichier. Vous pouvez ajouter une description.
  • Sélectionnez Envoyer.

  1. La pièce jointe ajoutée sera visible dans l'onglet Ajouté avec les informations suivantes : La pièce jointe est en attente de vérification par l'expéditeur.

Vérification des documents par le contractant

  1. Accédez à la fenêtre des détails de la commande pour vérifier les documents.
  2. Sélectionnez l'onglet Pièces jointes, puis En attente. Les documents sont regroupés par transports.
  3. Ouvrez une pièce jointe électronique pour la télécharger. Vérifiez le document.

Acceptation de la pièce jointe par le contractant

  1. Après vérification positive, acceptez le document à l'aide de l'icône verte. Pour un original, une fenêtre de confirmation s'ouvre : vous confirmez que le document est complet, lisible et conforme aux conditions de la commande. Vous pouvez ajouter une Note supplémentaire pour le contractant. Sélectionnez Confirmer le document.

  1. Une fois approuvé, le document sera placé dans l'onglet Vérifiées.

  1. Après avoir accepté les pièces jointes, le statut de la commande sera modifié :
  • Pour le contractant - Confirmation de la livraison
  • Pour le transporteur - En attente de confirmation

  1. Pour terminer le processus de commande, confirmez la livraison. Le statut de la commande passe à Terminé (également pour le transporteur).

Refus de la pièce jointe par le contractant

  1. En cas de refus, sélectionnez l'icône rouge. Sélectionnez le motif du rejet, saisissez une explication et sélectionnez Rejeter l'original.

  1. Le transporteur recevra une notification (sous l'icône de la cloche) indiquant que la pièce jointe a été refusée. La personne qui a ajouté le document et la personne de contact de la commande reçoivent également un message dans la messagerie.

  1. Le motif du rejet et l'explication sont visibles dans les détails de la commande : onglet Pièces jointes, puis Vérifiées. Sélectionnez l'icône du document pour les afficher.

  1. Dans l'onglet Historique des modifications, vous verrez que la pièce jointe a été refusée.

Ajout de documents supplémentaires par le transporteur

Le transporteur et le contractant peuvent ajouter des documents supplémentaires à la commande en cliquant sur Ajouter une pièce jointe et en suivant les instructions.

  1. Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires, allez dans l'onglet Pièces jointes et cliquez sur Ajouter une pièce jointe.

  1. Sélectionnez Pièce jointe électronique ou Pièce jointe originale et le type de document.
  2. Ajoutez éventuellement une description et sélectionnez Envoyer.

  1. Des informations sur le document ajouté apparaissent dans l'onglet Historique des modifications.

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