Ajout et vérification de pièces jointes

Mis à jours 27/3/25 par Ania

Qui peut utiliser cette fonction ?

Cette fonction est accessible à tous les utilisateurs de la plateforme Trans.eu et de CargoON.

Grâce à cet article, vous saurez :

  • comment spécifier les documents requis lors de l'ajout d'une commande
  • comment vérifier les documents reçus
  • comment accepter ou refuser des documents

Lors de l'ajout d'une nouvelle commande, vous pouvez spécifier les documents que vous souhaitez recevoir du contractant une fois la commande terminée.

Ajout d'une commande par le contractant

  1. Remplir le formulaire de commande :
  • les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires,
  • sélectionner les documents à fournir une fois la commande terminée.
  1. Envoyer la commande

Acceptation de la commande par le transporteur

  1. Lisez les conditions de la commande et prenez une décision. Vous pouvez accepter ou refuser la commande.
  2. Une fois les conditions acceptées, le statut de la commande passe à En cours de chargement.

Vous pouvez suivre l'ensemble de l'historique de la commande dans la fenêtre des détails de la commande, dans l'onglet "Historique des modifications"

Envoi de documents par le transporteur

  1. Une fois le déchargement terminé et confirmé, l'état de la commande passera :
  • Pour le contractant - Attente des documents requis.
  • Pour le transporteur - Remplir les documents requis.
  1. Pour ajouter des documents dans la fenêtre des détails de la commande, sélectionnez l'onglet Pièces jointes, puis cliquez sur Manquant.
    • Sélectionnez Envoyer le fichier à côté du document requis.

  • Soumettre un document : choisir le fichier, définir la visibilité, ajouter éventuellement une description.
  • Envoyer le document.

  1. La pièce jointe ajoutée sera visible dans l'onglet Ajouté avec les informations suivantes : La pièce jointe est en attente de vérification par l'expéditeur.

Vérification des documents par le contractant

  1. Accédez à la fenêtre des détails de la commande pour vérifier les documents.
  2. Sélectionnez l'onglet Pièces jointes, puis En attente.
  3. Cliquez sur la pièce jointe pour la télécharger. Vérifiez-la.

Acceptation de la pièce jointe par le contractant

  1. Après vérification positive du document, acceptez la pièce jointe à l'aide de l'icône verte.

  1. Une fois approuvé, le document sera placé dans l'onglet Vérifiées.

  1. Après avoir accepté les pièces jointes, le statut de la commande sera modifié :
  • Pour le contractant - Confirmation de la livraison
  • Pour le transporteur - En attente de confirmation

  1. Pour terminer le processus de commande, confirmez la livraison. Le statut de la commande passe à Terminé (également pour le transporteur).

Refus de la pièce jointe par le contractant

  1. En cas de refus, ajoutez un commentaire contenant des informations sur le motif du refus et confirmez en cliquant sur le bouton Refuser la pièce jointe.

  1. Le contractant recevra une notification (sous l'icône de la cloche) indiquant que la pièce jointe a été refusée.

  1. Les informations relatives au refus ainsi que le commentaire sont visibles dans les détails de la commande dans l'onglet Pièces jointes, puis Vérifiées.

  1. Dans l'onglet Historique des modifications, vous verrez que la pièce jointe a été refusée.

Ajout de documents supplémentaires par le transporteur

Le transporteur et le contractant peuvent ajouter des documents supplémentaires à la commande en cliquant sur Ajouter une pièce jointe et en suivant les instructions.

  1. Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires, allez dans l'onglet Pièces jointes et cliquez sur Ajouter une pièce jointe.

  1. Sélectionnez le type de document dans la liste.
  2. Définissez sa visibilité et envoyez-le au contractant.

  1. Des informations sur le document ajouté apparaissent dans l'onglet Historique des modifications.

Comment avons-nous fait ?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)