Gestion des négociations sur le fret - Principal
Qui peut utiliser cette fonction ? La fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs de la Plateforme Trans.eu de la ligne de produits Trans For Forwarders (TFF) et CargoON. |
Cet article vous expliquera :
- comment assigner les personnes de contact pour les négociations
- comment superviser et mener les négociations
- comment reprendre des négociations
- comment utiliser l'historique des négociations
Désignation des personnes de contact pour les négociations
L'un des éléments clés d'une gestion efficace des négociations est l'assignation appropriée des personnes chargées des contacts avec les transporteurs :
- Sélection des personnes de contact lors de la publication de l'offre de fret : Lorsque vous publiez une nouvelle offre de fret, vous pouvez désigner des personnes de contact spécifiques au sein de votre entreprise. Seules ces personnes désignées pourront négocier le prix et les conditions avec le transporteur.
- Possibilité d'exclure votre propre nom : en tant que personne publiant le fret, vous pouvez décocher votre nom de la liste des personnes de contact. Ainsi, les transporteurs ne vous contacteront pas directement au sujet de cette offre et les négociations seront menées par d'autres personnes de l'entreprise que vous indiquez. Si vous vous décochez et que vous désignez d'autres personnes, le nom de la personne marquée comme première sera visible dans la liste des offres.
- Plusieurs négociateurs pour une même offre : Vous pouvez désigner plusieurs personnes de contact pour une offre de fret. Dans ce cas, le transporteur pourra choisir avec qui il souhaite négocier.
- Modification des personnes de contact après la publication : La modification des personnes de contact est possible dans le module Frets, dans l'onglet Ajoutés. Vous pouvez le faire à deux endroits :
- Dans la liste des offres, dans la colonne Employé ;
- Après avoir cliqué sur l'offre sélectionnée et développé la vue des informations supplémentaires, dans l'onglet Détails, dans la section Personnes de contact.
Suivi et gestion des négociations
La plateforme Trans.eu permet un suivi et une gestion efficaces des négociations :
Négociations parallèles : Vous pouvez mener des négociations parallèles pour la même offre avec plus d'un transporteur. Chaque personne de contact désignée peut négocier indépendamment avec les transporteurs.
Visibilité des négociations dans l'entreprise :
- Dans le module Frets, dans l'onglet Ajoutés vous trouverez vos offres publiées.
- Après avoir cliqué sur l'offre sélectionnée, dans l'onglet Négociations, vous verrez deux sections :
- Mes négociations : vous trouverez ici les offres de prix que vous avez reçues des transporteurs. À partir de là, vous pouvez négocier avec tous les transporteurs intéressés.
- Autres négociations : vous y trouverez les offres reçues par une autre personne de votre entreprise. Vous pouvez cliquer sur cette section pour voir qui d'autre dans votre entreprise négocie le fret et quels transporteurs ont soumis des offres. Il est important que les autres négociateurs voient qui négocie et à quel tarif, mais ils ne voient pas les conversations ou les conditions des négociations menées par d'autres.
Confidentialité des négociations : Les personnes de votre entreprise qui ne sont pas désignées comme personnes de contact ne voient pas qui négocie avec qui pendant les négociations.
Prise en charge des négociations par un autre employé de l'entreprise
Le mécanisme de gestion des négociations est conçu pour permettre une réponse flexible à différentes situations.
Prise en charge des négociations par une autre personne de l'entreprise : le mécanisme de reprise des négociations permet aux personnes désignées pour mener les négociations, avec les autorisations appropriées (des entreprises TFF et CargoON), de reprendre les négociations en cours menées par d'autres utilisateurs.
Les autorisations peuvent être modifiées en allant dans le module Mon entreprise > Gérer l'employé > Paramètres du compte et en cochant l'option : Reprendre les négociations des collègues.
Variantes de reprise :
- La reprise peut se faire avec l'exclusion du négociateur précédent (par exemple, lorsqu'un employé inexpérimenté négociait de manière défavorable pour l'entreprise et qu'une personne plus expérimentée prend le relais, excluant le premier employé de la suite du processus).
- La deuxième variante est une reprise sans exclusion (par exemple, lorsque le négociateur a terminé sa journée de travail ou ne peut pas continuer pour des raisons différentes, et si la personne qui prend le relais ne termine pas les conversations, le négociateur d'origine peut les poursuivre).
Reprise des négociations
- Dans le module Fret, dans l'onglet Ajoutés, recherchez l'offre publiée dont vous souhaitez reprendre les négociations.
- Après avoir cliqué sur l'offre sélectionnée, dans l'onglet Négociations, allez dans la section Autres négociations. Vous y verrez qui d'autre dans votre entreprise négocie le fret et quels transporteurs ont soumis des offres.
- Cliquez sur le bouton Reprendre les négociations.
- décidez si vous souhaitez exclure un utilisateur de votre entreprise de toute négociation ultérieure ou simplement le remplacer temporairement.
Notification de reprise : Si les négociations que vous meniez sont reprises par une autre personne, vous recevrez une notification à ce sujet.
Reprendre ses propres négociations : Si vous souhaitez renoncer à mener des négociations, vous ne pouvez pas indiquer la personne qui les reprendra à votre place. Vous pouvez seulement vous désinscrire de la liste des personnes de contact, ce qui interrompt les négociations en cours.
Historique des négociations
Une fois les négociations terminées, la plateforme Trans.eu donne accès à leur historique :
- Disponibilité des conditions après acceptation : Après acceptation de l'offre, les conditions convenues sont accessibles à tous les employés de votre entreprise.
- Confidentialité des offres non acceptées : Toutes les autres offres soumises par d'autres personnes de contact qui n'ont pas été retenues restent privées.
Les offres qui ont trouvé un transporteur peuvent être consultées dans l'onglet Acceptés du module Fret.
Les offres dont la publication n'a pas abouti se trouvent dans l'onglet Archive du même module.
Détails de l'historique :
- Dans l'onglet Négociations de l'offre acceptée, vous verrez des informations sur la personne qui a remporté l'offre ainsi que le tarif - ces informations sont accessibles à tous les employés de votre entreprise.
- Dans la section Mes négociations, vous trouverez toutes vos négociations. Cliquez sur l'icône de l'horloge pour voir le déroulement détaillé de vos négociations.
- Dans la section Autres négociations, vous verrez les négociations menées par d'autres personnes de contact de votre entreprise, mais leurs détails restent privés.
Vous pouvez également voir le détail de vos négociations avec les transporteurs via le Messenger, en ouvrant la conversation et en cliquant sur l'icône de l'horloge.
