Réservations et créneaux horaires reçus

Mis à jours 13/5/24 par Katarzyna

Qui peut utiliser cette fonction ?

Cette fonction est accessible aux utilisateurs de la gamme de produits pour affréteurs (TFF - Trans for Forwarders) et transporteurs (TFC - Trans for Carriers) ayant accès au module Réservations.

À partir de cet article, vous saurez :

  • ce que contient le module Réservations
  • comment faire une réservation dans un créneau horaire reçu
  • comment partager une réservation avec le chauffeur dans l'application Loads4DRIVER

Le module Réservations fait partie du Dock Scheduler, un système de gestion des créneaux horaires (réservations) et des horaires de chargement et de déchargement. Si vous recevez un créneau horaire ou une réservation du donneur d'ordre, ce module sera également activé sur votre compte.

Lorsque vous recevez pour la première fois un créneau horaire ou une réservation de la part de l'expéditeur, vous êtes invité dans le module Réservations à accepter les conditions générales de Dock Scheduler.
  1. Allez dans le module Réservations.

Le module se compose de trois onglets :

  • Créneaux horaires - liste des créneaux horaires qui vous sont attribués par l'expéditeur
  • Mes réservations - une liste des réservations qui vous sont attribuées ou sélectionnées par vous dans le créneau horaire alloué
  • Planning - vue du planning journalier de vos plages horaires et réservations

Gestion de la disposition des colonnes
Dans l'onglet Réservations, vous pouvez gérer la disposition des colonnes comme vous le souhaitez - choisir quelles colonnes seront affichées et dans quel ordre. Dans le coin supérieur droit du tableau, cliquez sur le symbole des 3 points pour sélectionner les colonnes qui vous intéressent.

Si vous souhaitez modifier l'ordre des colonnes affichées, faites-les glisser à l'endroit souhaité

Réservation dans le créneau horaire attribué

Lorsque vous recevrez un nouveau créneau horaire, nous vous en informerons :

  • par e-mail en précisant le créneau horaire,
  • via une notification sur la Plateforme Trans.eu.
    1. In the Time slots tab, click the Add booking button.
      If you click on the platform on the notification about a new time slot, you will be taken directly to booking details. If you want to add booking via email you receive, click on the Add booking link in it.
    1. In the form for adding a booking, select the date and time of the booking.
      You can also select the dock (any dock is selected by default).

    Click Next.
    1. In the next step, add vehicle and driver details. Click Add booking.
    You can skip adding the vehicle number and add booking without it. Then the booking status will change to: complete data. Your space in the warehouse will be booked, but until you complete the data with the vehicle number, the booking will not be confirmed.

    You can edit booking with the Complete data status in My bookings and Schedule tabs.
    The booking has been added. It can be found in My bookings and Schedule tabs. In these places you can also check changes in the status of your bookings.
    ​Please remove the rest of the text and graphics from this H2

Cliquez sur la notification pour accéder au créneau horaire. Vous pouvez également le faire dans l'e-mail reçu. Il vous suffit de cliquer sur le lien Réserver.

  1. Vous serez redirigé vers le tiroir du créneau horaire. Vérifiez les détails et cliquez sur le bouton Ajouter une réservation.
  1. Sélectionnez l'heure de la réservation qui vous convient et cliquez sur Suivant.

  1. Remplissez les détails du véhicule et du chauffeur. Une fois terminé, cliquez sur Ajouter une réservation.

La réservation avec le statut Données complètes peut être modifiée dans les onglets Mes réservations et Planning.

Changement des réservations et des créneaux horaires

Lorsque l'expéditeur apporte des modifications à un créneau horaire ou à une réservation, vous recevrez une notification par e-mail et sur la Plateforme.

La nouvelle date de réservation apparaîtra automatiquement dans l'onglet Calendrier.

De même, si l'expéditeur supprime une réservation ou un créneau horaire, nous vous en informerons par un message e-mail et une notification sur la Plateforme :

Lorsque vous cliquez sur la notification, un message s'affiche :

Rechercher et filtrer dans les listes de plages horaires et de réservations

Dans les deux onglets - Plages horaires et Mes réservations - vous pouvez trouver rapidement les informations recherchées en utilisant l'outil de recherche et les filtres.

  1. L'outil de recherche fonctionne immédiatement, c'est-à-dire que lorsqu'une partie d'un mot-clé est saisie, il filtre les plages horaires et les réservations qui incluent la phrase dans l'une des colonnes : quai, entrepôt, numéro de véhicule et de semi-remorque, chauffeur.

  1. Pour filtrer les plages horaires ou les réservations souhaitées, cliquez sur le bouton FILTRES, sélectionnez vos critères de filtrage et cliquez sur Afficher les résultats.

  1. Les filtres introduits seront visibles sous le champ de recherche. Cliquez sur le symbole "x" à côté du filtre pour supprimer ce critère de filtrage.

Partager une réservation avec le chauffeur dans l'application Loads4DRIVER

Souhaitez-vous partager automatiquement les détails de la réservation avec vos chauffeurs ? Cette option est disponible dès maintenant. Il garantit que vos chauffeurs disposent des données nécessaires à portée de main pour effectuer les réservations.

Les détails du conducteur peuvent être ajoutés de deux manières :
1) lors de la création d'une réservation dans l'onglet Plages horaires
2) en modifiant les détails d'une réservation existante sous l'onglet Mes réservations

Uzupełnij dane awizacji
  1. Remplissez les coordonnées de votre chauffeur : nom complet et numéro de téléphone avec l'indicatif régional correct.
  2. Cochez Partage des données de réservation dans l'application Loads4DRIVER.
  3. Si vous souhaitez que le chauffeur reçoive un SMS, cochez également l'option Envoyer un SMS.
  4. Confirmez les données saisies en cliquant sur le bouton Ajouter une réservation (ou Enregistrer les modifications si vous avez déjà modifié une réservation existante).

Votre chauffeur devrait recevoir un SMS le redirigeant pour télécharger l'application TransTask sur son téléphone avec un code à usage unique pour accéder à la réservation.


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