Traitement des commandes en tant que donneur d'ordre

Mis à jours 6/9/24 par Ania

​Qui peut utiliser cette fonction ?​

Cette fonction est accessible aux utilisateurs de la gamme de produits CargoON et affréteurs (TFF - Trans for Forwarders).

Grâce à cet article, vous saurez comment traiter un ordre de transport.

Qu'est-ce que le statut de visibilité ?

Il s'agit d'une fonctionnalité qui prend en charge le flux numérique d'informations et de documents sur la plateforme, permettant aux deux parties de la transaction de partager en permanence des informations sur l'avancement de l'exécution d'un ordre de transport. Le traitement de la commande du début à la fin s'effectue au sein d'un seul système, offrant aux deux parties un accès rapide et facile à toutes les informations sur l'état d'exécution, ses détails et les documents de transport qui l'accompagnent.
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Gérer une commande avec le produit Visibility Status​ (Statut de visibilité)

Après avoir accepté un fret sur la Plateforme, accédez au module Commandes, où vous pouvez ajouter des conditions de demande ou demander à votre contractant les données d'exécution de la saisie.

Sur la Plateforme, vous pouvez raccourcir le processus grâce à l'option supplémentaire d'Envoi automatique des commandes - en savoir plus.

Le statut changera au cours de l'exécution de la commande, vous permettant de suivre l'étape de la commande en temps réel.
  1. Sélectionnez le module Commandes dans le menu de gauche.
  • ​dans la liste de l'onglet Actif/Expédié (selon la gamme de produits), cliquez sur la commande ayant le statut En préparation.

  1. ​Dans la fenêtre des détails de la commande, vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :​

Option 1

​Ajoutez des conditions de demande - vous pouvez immédiatement remplir toutes les informations requises dans la commande.​

  • Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer la demande.​

Option 2

Demandez les données d'exécution de la saisie - cela signifie qu'avant d'envoyer les conditions de la demande, vous pouvez demander au contractant de fournir les informations de votre choix, par exemple, numéro d'immatriculation du véhicule. Cette option donne au client l'assurance que la commande sera exécutée par le transporteur et qu'elle n'est pas sous-traitée. La vérification préalable offre une plus grande sécurité.

  • ​Indiquez les données d'exécution de saisie que vous attendez du contractant en déplaçant le curseur.​
  • Sélectionnez le client, puis cliquez sur le bouton Envoyer la demande.

  • Dans le module Commandes, dans l'onglet Actif/Expédié (selon la ligne de produits), une commande avec le statut En attente des données d'exécution de la saisie apparaît dans la liste ; dans la fenêtre avec le détail de la commande, dans l'onglet Historique des modifications, toutes les informations sont disponibles.

  1. Après avoir complété et envoyé les données d'exécution de la saisie par le contractant, le statut de la commande passera à Fournir les conditions de la commande.
  • Toutes les informations seront disponibles dans la fenêtre des détails de la commande, dans les onglets Conditions de commande et Historique des modifications.

  1. Remplissez les conditions de la demande et envoyez-les au contractant.

  • Le statut de la commande passera à En attente d'acceptation.

  1. If your contractor accepts and completes the order conditions, the status will change.
  • The status Awaiting operation details means that a too broad time frame was provided in the offer, and the client needs to specify the exact dates and times.
  • Click on the option - Edit operation dates.

  • Specify the data in the window, then confirm with the Save button.

  1. If the contractor specifies the dates and times of the operation, the status of the order will change.
  • Awaiting transport data - if your contractor has not completed the data in the order, i.e. vehicle details, driver details.

An additional Transport details tab will appear in the window with the order details, where information about the stage of the order will be continuously updated. Additionally, there will be the Changes history tab where you can find all the information regarding the changes made.

  • The status Waiting to start appears if all the necessary data have been completed in the order by the contractor.

  1. The order status will change to On the way to loading 30 minutes before the previously specified loading time.

  1. On loading means that the contractor has confirmed arrival at the loading site.

  1. After loading the contractor sets off. Then the order status will change to En route.

  1. The On unloading status means that the contractor has confirmed reaching the unloading place.

  1. The status Waiting for required documents means that the contractor should add the documents that were required in the terms of the order.
  • If no additional documents were required in the terms of the order, the order status immediately changes to the next one.
  • In the Transport details tab, the task status changes to Finished.

  1. The Confirm order completion status means that the contractor has added the required documents, which can be found in the order details window in the Attachments tab, or no documents have been indicated, but the transport has just been completed.
  2. Use the green button to Confirm delivery.

  1. After confirmation, the order status changes to Completed.

Additionally, in the Changes history tab you will find all information regarding events in the order.

Handling an order without the Visibility Status product

The order handling process described above in steps 1-6 is the same (as with the Visibility Status product enabled). If the product is not enabled, there is no access to detailed information. A detailed description is provided below.

  1. Once all the data is completed, the order will be waiting to be started.
  • If you do not have access to Visibility Status, in the transport details tab you will see information about the lack of access to the summary and that the order status is available only to owners of the Visibility Status product.
  • At this stage, information gathered and disclosed as part of your product plan will not be available (excluding data related to the actual transport execution and the settlement of the order).

  1. Attachments added by the contractor will not be visible.

  1. The Changes history tab will not contain information previously gathered and disclosed as part of your product plan (excluding data related to the actual transport execution and the settlement of the order).

Comment avons-nous fait ?

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