Tramitar órdenes como ordenante
Actualizado 19/3/24
por
Ania
¿Quién puede utilizar esta función? Función disponible para usuarios de la línea de productos CargoON y transitarios (TFF - Trans for Forwarders) |
En este artículo aprenderás a gestionar todo el proceso, desde la publicación y aceptación de una oferta de transporte hasta la adición y ejecución de una orden de transporte.
¿Qué es Visibility Status? Es una funcionalidad que soporta el flujo digital de información y documentos en la Plataforma, permitiendo a ambas partes de la transacción intercambiar información sobre el progreso de la orden de transporte en tiempo real. La tramitación integral de la orden tiene lugar en un único sistema, que ofrece a los contratistas un acceso rápido y sencillo a toda la información sobre el estado de la orden, sus detalles y los documentos relacionados - pruebas de transporte.
Añadir una oferta de carga
- Añadir carga con el botón verde.
- Rellena el formulario de carga.
Ejemplo de oferta de carga:
Requisitos del vehículo: tipo de carrocería - volquete, capacidad - 15 toneladas
Si la oferta de carga especifica la capacidad y el peso total del vehículo por ejemplo, capacidad del vehículo: 15 t, en los detalles de la carga, peso total: 12 t, tarifa por tonelada: 100 EUR, valor aproximado de la carga: 1200 EUR
- Publicar carga con el botón verde
- La oferta de carga publicada con el estado Esperando ofertas se coloca en la pestaña Añadido del Módulo de Cargas.
- El estado Seleccionar transportista significa que alguien ha respondido a tu oferta. Haz clic en la oferta de la lista para abrir una ventana con los detalles.
- Decide si acepta la oferta, la rechaza o pone fin a las negociaciones
- Acepta la oferta con el botón verde
- Una vez aceptada, la oferta de carga aparece en la pestaña Aceptado del módulo Cargas.
Gestión de órdenes con el producto Visibility Status
Una vez aceptada la carga en la Plataforma, se puede cumplimentar la orden y enviarla al contratista.
- Selecciona el módulo Órdenes en el menú de la izquierda.
- en la pestaña Activo (si tienes la línea de productos CargoON), haz clic en la orden con el estado Establecer y enviar condiciones de la orden
- en la pestaña Enviado (si tienes la línea de productos para transitarios - TFF - Trans for Forwarders), haz clic en el pedido con el estado Establecer y enviar condiciones de pedido
- haz clic en el botón Añadir condiciones de solicitud
- Rellena las condiciones de la orden.
- Aquí puedes seleccionar los documentos necesarios que el contratista deberá adjuntar posteriormente
- Haz clic en el botón verde Enviar para aceptación.
Los estados cambian a medida que se procesa el pedido, por lo que podrás saber en qué fase se encuentra.
- Una vez enviado el pedido, aparecerá en la lista de pedidos de la pestaña Activo/Enviado (según la línea de productos que tenga) con el estado En espera de aceptación.
- Cuando el contratista acepta y completa las condiciones del pedido, el estado cambia.
- El estado Esperando fechas de operaciones significa que el plazo especificado en la oferta es demasiado largo; el ordenante debe especificar las fechas y horas exactas.
- En la ventana que contiene los detalles del pedido aparecerá una pestaña adicional (Detalles del transporte), donde se actualiza continuamente la información sobre el estado del pedido.
- Si el contratista ha especificado fechas y horas para las operaciones, el estado de la orden cambia a:
- A la espera de los datos de transporte - si tu contratista no ha facilitado ningún dato en el pedido, es decir, datos del vehículo o del conductor.
- A la espera de empezar - si el contratista ha facilitado todos los datos necesarios en el pedido.
- El estado del pedido cambiará a En camino de carga, esto ocurrirá 30 minutos antes de la hora de carga especificada previamente.
- El estado En carga significa que el contratista ha confirmado la llegada al lugar de carga.
- Tras la carga, nuestro contratista inicia el viaje, el estado del pedido cambia a En ruta
- El estado En descarga significa que el contratista ha confirmado la llegada al lugar de descarga.
- El estado Esperando los documentos requeridos significa que el contratista debe cargar ahora los documentos requeridos por las condiciones de la orden.
- Si las condiciones del pedido no requerían documentos adicionales, el estado del pedido cambia inmediatamente al siguiente estado
- En la pestaña Detalles del transporte, el estado de la tarea cambia a Finalizado.
- El estado En espera de aceptación significa que el contratista ha añadido los documentos requeridos, que se pueden encontrar en la ventana de detalles del pedido en la pestaña Anexos, o que no se ha cargado ningún documento y simplemente se ha completado el envío.
- Confirma la entrega con el botón verde
- Tras la confirmación, el estado de la orden cambia a Completada.
- También puedes encontrar toda la información sobre los eventos del pedido en la pestaña Historial de cambios. Haz clic en el icono de la flecha para ver más detalles.
Gestión de las órdenes sin el producto Visibility Status
Una vez aceptada la carga en la Plataforma (el proceso se describe en el artículo anterior), hay que cumplimentar el pedido y enviarlo al contratista.
- Selecciona el módulo Órdenes en el menú de la izquierda
- en la pestaña Activo (si tiene la línea de productos CargoON), haz clic en la orden con el estado Establecer y enviar condiciones de la orden
- en la pestaña Enviado (si tienes la línea de productos para transitarios - TFF - Trans for Forwarders), haz clic en el pedido con el estado Establecer y enviar condiciones de pedido
- haz clic en el botón Añadir condiciones de solicitud
- Rellena las condiciones del pedido
- Aquí puedes seleccionar los documentos necesarios que el contratista deberá incluir posteriormente
- Haz clic en el botón verde Enviar para aceptación
- Una vez enviado el pedido, será visible en la lista de pedidos en la pestaña Activo/Enviado (dependiendo de la línea de productos que tengas) con el estado En espera de aceptación.
- Cuando el contratista acepta y completa las condiciones del pedido, el estado cambia.
- El estado Esperando fechas de operaciones significa que el plazo especificado en la oferta es demasiado largo; el ordenante debe especificar las fechas y horas exactas
- Si el contratista ha especificado fechas y horas para las operaciones, el estado de la orden cambia a:
- A la espera de datos de transporte - si el contratista no ha facilitado ningún dato en la orden, es decir, datos del vehículo o datos del conductor.
- Una vez facilitados todos los datos, el pedido estará a la espera de iniciarse.
- si no tienes habilitado el acceso a Visibility Status, en la pestaña Detalles del transporte se mostrará la información sobre la falta de acceso al resumen y el estado: Este estado sólo está disponible para los suscriptores del producto Visibility Status
- la información ya recopilada y compartida como parte de tu plan de producto no estará disponible en esta fase (excepto los datos relativos al envío en sí y a la ejecución del pedido)
- Los anexos añadidos por el contratista no están disponibles.
- La pestaña Historial de cambios no incluye la información ya recopilada y compartida como parte de tu plan de producto (excepto los datos relativos al envío en sí y a la realización del pedido).
