Gestión de anexos en reservas y franjas horarias por parte del cargador

Actualizado 19/6/24 por Katarzyna

¿Quién puede utilizar esta función?

Función disponible para los usuarios de la línea de productos CargoON y aquellos que tengan el producto Dock Scheduler y acceso al módulo Horarios.

En este artículo aprenderás a:

  • activar la adición de archivos adjuntos en una plantilla de reserva,
  • añadir y gestionar archivos adjuntos en las reservas,
  • añadir y gestionar archivos adjuntos en franjas horarias.

Anexos en la plantilla de reserva básica

Para poder añadir anexos a las reservas y franjas horarias, esta función debe estar seleccionada en una plantilla de reserva para el almacén correspondiente.

La plantilla de reserva es un formulario que debe cumplimentar el transportista en el momento de la reserva. Los datos y parámetros a cumplimentar son esenciales para el cargador. La Plataforma proporciona la plantilla básica (por defecto). La opción de añadir anexos está configurada por defecto.
  1. Ve al módulo Horarios.

  1. Haz clic en tu avatar y ve a Configuración.

  1. En la pestaña Plantillas de reservas, haz clic en Vista previa junto a la plantilla: Básica

  1. En la sección Anexos, ya está marcada la opción para que el remitente y el transportista puedan añadir anexos.

Habilitar archivos adjuntos en una plantilla de reserva

Al crear una nueva plantilla de reserva, debes configurar la opción para añadir archivos adjuntos por tu cuenta.

  1. Ve al módulo Horarios, haz clic en tu avatar y selecciona Configuración.

  1. En la ventana Configuración, selecciona la pestaña Horarios y las Plantillas de reserva. Haz clic en Añadir plantilla.

  1. Completa los datos de la reserva. En la sección Anexos, puedes seleccionar:
  • la opción de que tanto el cargador como el transportista añadan anexos,
  • la opción de que sólo el cargador añada anexos,
  • la opción de que sólo el transportista añada anexos.

Los archivos adjuntos en las plantillas sólo pueden habilitarse como opcionales.

Haz clic en Guardar plantilla de reserva una vez que hayas rellenado la plantilla.

Añadir anexos a las reservas

Los archivos adjuntos se pueden cargar al añadir o editar una reserva.

Ejemplo - Cuando tanto el cargador como el transportista pueden añadir archivos adjuntos

  1. En Horarios, selecciona una fecha disponible y haz clic en ella para añadir una reserva.
  1. En la ventana de añadir reserva, la sección de archivos adjuntos se encuentra en la parte inferior. Para añadir archivos adjuntos, arrástrelos o haz clic en ellos.

  1. Los archivos cargados se encuentran en la parte inferior de la ventana. Haz clic en Guardar.
Puedes añadir más de 1 archivo. El tamaño total de los archivos no debe superar los 30 MB. Se admiten todas las extensiones de archivo. Los archivos adjuntos se ordenan del más reciente al más antiguo.

  1. Haz clic en la reserva añadida para ver sus detalles. Selecciona la pestaña Documentos adjuntos.

Los archivos cargados se encuentran en la sección Documentos adjuntos del remitente (tu empresa). Puedes descargarlos haciendo clic en el símbolo de la flecha.

La reserva se ha enviado al transportista que también tiene la posibilidad de añadir anexos. Los archivos adjuntos añadidos por el transportista se almacenan en la ventana de reserva, en la pestaña Archivos adjuntos, en la sección Documentos adjuntos del transportista.

Cuando en la configuración de una plantilla de reserva sólo se permite al cargador añadir archivos adjuntos, el transportista puede ver y descargar tus archivos adjuntos, pero no puede añadir los suyos propios.
Del mismo modo, si solo se permite al transportista añadir archivos adjuntos, tú puedes verlos y descargarlos, pero no puedes añadir los suyos propios.

Añadir archivos adjuntos al editar una reserva

Se pueden añadir archivos adjuntos a la reserva mientras se está editando.

  1. En la ventana con los datos de la reserva, selecciona Más y Editar datos.

  1. En la ventana Editar reserva, puedes:
  • añadir archivos adjuntos
  • descargar tus anexos (haciendo clic en el icono de la flecha)
  • descargar los anexos del transportista (haciendo clic en el icono de la flecha)
  • suprimir tus anexos (haciendo clic en el icono de la papelera)

Al eliminar un archivo, aparece una ventana emergente para confirmar la acción.

Si surge algún problema al cargar los archivos, se te notificará mediante un mensaje.

Añadir anexos en una franja horaria

  1. En el módulo Horarios, haz clic en Más y selecciona: Añadir franja horaria.

  1. La sección Archivos adjuntos se encuentra en la parte inferior de la plantilla.
  1. Una vez cargados los archivos adjuntos, haz clic en Guardar.

  1. Los archivos adjuntos que haya añadido estarán disponibles en la ventana de detalles de la reserva, en la pestaña Documentos adjuntos.
    Si el transportista añade sus anexos, éstos se muestran en el mismo lugar.

Al hacer clic en el nombre del archivo, se abre en una nueva pestaña del navegador.

¿Como lo hicimos?

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