Importación de cargas desde un archivo CSV

Actualizado 16/7/24 por Jakub

¿Quién puede utilizar esta función?

Función disponible para todos los usuarios de la Plataforma Trans.eu y CargoON.

La importación de cargas mediante ficheros acorta y agiliza considerablemente el trabajo. Gracias a funcionalidades adicionales, como la asignación de valores del diccionario, podrás adaptar rápidamente y eficazmente los valores del archivo a los admitidos por la Plataforma Trans.eu. Gracias a ello, no tendrás que corregirlos cada vez durante las importaciones posteriores, los valores cambiarán automáticamente.

En este artículo aprenderás a:

  • cómo importar cargas a la plataforma Trans.eu utilizando un archivo .csv, .xls o .xlsx
  • cómo asignar el valor de un diccionario

Importar cargas paso a paso. Aprende a importar cargas desde un archivo .csv, .xls, .xlsx.

35 STEPS

1. Under "Add freight", navigate to the option: Import freights from CSV.

Step 1 image

2. This is what the freight import window looked like before. The process itself is simple and clear, however, it requires preparation of a file in a specific format and according to a defined template.

Step 2 image

3. This often involves manual work and such operations take a lot of time or manpower, which generates unnecessary costs.

Step 3 image

4. To meet the expectations of our current and future Customers, we come with a refreshed Smart Importer of freights.

Step 4 image

5. With a flexible approach to the format and syntax of the file, we are enhancing the process of publishing a large number of freights.

Step 5 image

6. Moreover, we are adding several improvements that will have a positive impact on the efficiency of operational staff.

Step 6 image

7. In the window frame, in the upper right corner, we have placed a link to the Help Center, available at any stage of the process, where you will be guided step by step through the new process of freight import.

Step 7 image

8. In addition to the CSV format, our Smart Importer will also support XLS and XLSX formats, adapted to all TMS systems available on the market.

Step 8 image

9. Once the file is loaded, you will automatically be taken to the next step - Freight data matching.

Step 9 image

10. This is what the Smart Importer of freights will do if the loaded file matches a previously supported .csv file template or a file mapping you have saved. File mapping is explained in a later section.

Step 10 image

11. This is what the Smart Importer window will look like if the loaded file is incompatible with the previously supported .csv schema or has a completely different syntax (e.g. different column names and/or different column order).

Step 11 image

12. In the left panel, there is a checklist of mandatory freight parameters, which is the absolute minimum required to publish/save imported freights.

Step 12 image

13. By clicking on a particular column, e.g. "Date from", you will be able to associate the data it contains with the corresponding parameter on the platform, in this particular case - the mandatory "Loading date" parameter.

Step 13 image

14. The mapped column and the corresponding item in the checklist will be highlighted in green.

Step 14 image

15. Once the file is mapped according to the requirements, the Save as template option is enabled.

Step 15 image

16. Finally, in the save template window, enter a unique name for the template and save it.

Step 16 image

17. The saved template will appear in the upper left corner of the list of matching templates. It will be available to all users in the company.

Step 17 image

18. The first thing Smart Importer always does after loading a file is to try to automatically match it to one of the saved templates, if possible.

Step 18 image

19. Import summary is the next step.

Step 19 image

20. A significant improvement is the possibility to make changes to individual freight parameters directly in the freight import window.

Step 20 image

21. This is especially useful when the imported file contains errors.

Step 21 image

22. By filtering the list with the Show only freights with errors option checked, you can correct them efficiently.

Step 22 image

23. For example, a window allowing you to make changes to given freight parameters will appear when you click on any active field.

Step 23 image

24. By clicking on a field in the window, you can also make changes to the postal code, street, city and number.

Step 24 image

25. In the updated version of the Importer, there is a step of publishing freights, where you can publish all freights in the same way.

Step 25 image

26. Publish all freights in the same mode is the option enabled by default, which allows you to publish freights in a given mode available to the ordering party.

Step 26 image

27. Deselecting this option activates new features. A list of freights will appear with the possibility of selecting several items from the list.

Step 27 image

28. Then you can choose for them one of the publication modes available to the ordering party.

Step 28 image

29. An option to save a draft copy of imported freights, which will always be published manually, is embedded here.

Step 29 image

30. As you move down the list, you will see the corresponding publication modes assigned to each freight.

Step 30 image

31. Clicking Import freights starts both the import process and the publication or creation of a draft copy, which can continue in the background.

Step 31 image

32. Previously, the ongoing freight import process prevented all users of a given company from starting another import until the current one was completed, which consumed valuable time. The new version of the importer solves this problem.

Step 32 image

33. When the import is finished, you will receive a notification. Click on it to view the summary.

Step 33 image

34. The Freight import summary will be displayed.

Step 34 image

35. The imported freights are eventually included in the list of Added freights with the respective statuses.

Step 35 image

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

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Datos de importación e importadores de mercancías

Descripción detallada de los campos disponibles en el fichero de datos del Importador.

Expande la flecha situada junto al botón Añadir carga y selecciona la opción Importar cargas desde CSV.

  1. Añade el archivo preparado y ve al paso siguiente.

  1. En Freight data matching puedes ajustar fácilmente los valores de tu archivo para que coincidan con los valores requeridos por la Plataforma Trans.eu. El diccionario incorporado te será útil para identificar rápidamente qué campo de la Plataforma se corresponde con tu columna en el fichero.
Las fechas y horas se presentan en la hora local del lugar de la carga y descarga. Todos los usuarios ven las mismas fechas y horas para una carga determinada, independientemente de su zona horaria.

En el resumen de importación encontrarás información detallada.
  • Ejemplo 1

  1. Todas las cargas serán importadas. Haz clic en Siguiente y ve a Parámetros de publicación.

  • Ejemplo 2

  1. Sólo se importarán las cargas reconocidas. En la tabla verás qué cargas han encontrado un error. Puedes corregir los valores erróneos directamente en la ventana del importador, haz clic en Siguiente y ve a Parámetros de publicación.

  1. Rellena la Fecha de pago, Destinatarios y Personas de contacto, y confirma con el botón Importar carga.
Si deseas publicar las cargas de varios modos, desmarca Publicar todas las cargas del mismo modo.

Puedes publicar todas las cargas importadas en el mismo modo, publicar cada una de ellas por separado o seleccionar algunas.

Puedes publicar cargas desde un fichero a reglas automáticas. Comprueba Reglas de publicación automática e Importar carga.

Step 6 image

El estado de la importación será visible en la plataforma.

Todas las notificaciones están disponibles bajo el icono de la campana.

Recibirás una notificación cuando la importación se haya completado.

También verás el resumen.

  • Ejemplo 3

  1. No se importarán cargas. Por favor, corrige tu archivo e inténtalo de nuevo

  • Ejemplo 4

  1. Formato de archivo no válido. Por favor, comprueba tu archivo e inténtalo de nuevo.

¡Recuerda!

- No es posible añadir el mismo archivo varias veces.
-
El uso de funciones contrarias a las condiciones de uso (por ejemplo, duplicar ofertas) puede hacer que se pierda la posibilidad de importar ofertas.

Asignación de valores del diccionario

En el resumen de importación puedes utilizar la opción para asignar los valores de tus columnas.

  1. Haz clic en el campo correspondiente y selecciona un valor de la lista.

  1. Confirma que guarda el valor pulsando el botón Guardar valor del diccionario.
El cambio se aplica a todos los archivos que se importen en el futuro, en los que si se reconoce un valor determinado, se sustituirá automáticamente por el valor del diccionario seleccionado.

El valor asignado aparecerá en Ajustes en el módulo Importar carga.

Aquí puedes editar, eliminar o añadir valores del diccionario.

La excepción es el formato de fecha, que utiliza la asignación por defecto. Es editable, sin embargo, no crea otro valor de diccionario, sino que sobrescribe el existente.

Los valores introducidos se guardarán en la cuenta de la empresa, lo que significa que la base de datos de valores del diccionario es compartida y cada empleado puede añadirlos.


¿Como lo hicimos?

UP!
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