Gestión de reservas
Actualizado 22/10/24
por
Katarzyna
¿Quién puede utilizar esta función? Función disponible para usuarios de la línea de productos CargoON que tengan el producto Dock Scheduler y acceso al módulo Horarios. |
Del artículo aprenderás:
- cómo gestionar las reservas,
- cómo añadir una reserva para un transportista,
- cómo editar y eliminar una reserva.
Reserva creada a partir de una franja horaria
Cuando se crea una franja horaria y el transportista o cargador selecciona una fecha y hora de reserva, se añade una pre-reserva a tu horario.
- Ve al horario de tu almacén para encontrar la pre-reserva.
- Haz clic en el icono de los tres puntos para:
- cambiar la fecha y el lugar de la reserva,
- editar los datos,
- eliminar una reserva.
Si no deseas realizar ninguna de las acciones anteriores, espera a que el transportista añada los datos del vehículo a la reserva.
- Una vez que el transportista haya introducido los datos del vehículo, el estado de la reserva cambiará a Confirmado. Haz clic en el icono de los tres puntos para:
- Confirmar llegada,
- Rechazar la carga (indique el motivo del rechazo),
- Cambiar la fecha y el lugar de la reserva (fecha, hora, muelle o tipo de operación),
- Editar los datos (detalles del conductor y del vehículo, así como las observaciones del expedidor - visibles para el transportista, o comentarios internos - visibles sólo para los colaboradores, archivos adjuntos),
- Eliminar una reserva (acción irreversible).
- Haz clic en una reserva concreta para ver sus detalles.
En la ventana de detalles, puedes confirmar la llegada del vehículo - Confirmar llegada - o editar los datos, añadir comentarios o rechazar la carga. Encontrarás estas acciones haciendo clic en el botón Más.
Añadir una reserva como cargador
También puedes añadir tú mismo una reserva a tu agenda.
- En el módulo Horarios, haz clic en el botón Añadir reserva.
- Rellena los datos del formulario para añadir una reserva.
- Nº de referencia externa - campo opcional. Puedes añadir el número más tarde o cambiarlo utilizando la opción de edición de reservas.
- Muelle - campo obligatorio. Selecciona un valor de la lista.
- Tipo de operación - carga o descarga.
- Transportista - selecciónala de la lista.
- Tiempo de operación - El tiempo de operación por defecto se establece automáticamente, pero puede modificarse.
- Fecha de reserva - después de seleccionar un muelle, aquí se mostrará el horario para el día seleccionado.
- Nº de vehículo - campo obligatorio.
- Nº de semirremolque
- Nombre completo del conductor (y otros datos adicionales según la configuración de la plantilla de reserva) - también puede añadir un segundo conductor.
- Reenvío - la opción se activa automáticamente, lo que le permite reenviar la reserva a los siguientes transportistas. Se puede desactivar.
- Observaciones del transportista (Tu empresa)
- Observaciones internas (no visible para el transportista) - aquí puedes introducir información relevante para los empleados de tu empresa.
- Archivos adjuntos - carga aquí cualquier documento importante.
Cuando hayas completado los detalles, haz clic en Guardar.
Cuando se cree una reserva, el transportista recibirá una notificación y aparecerá una reserva inicial en tu agenda.
Gestión de reservas
Una vez confirmada una reserva, puedes confirmarla y cambiar su estado desde el planning seleccionando el icono de los tres puntos situado junto a la reserva o en la ventana de detalles de la reserva.
- Haz clic en la reserva elegida para abrir la ventana.
- La reserva preparada está a la espera de que se confirme la llegada del vehículo al almacén.
- Una vez confirmada la llegada, puede rechazar la carga/descarga o iniciar la carga/descarga.
- Una vez finalizada la operación, completa la carga/descarga.
- Cuando el vehículo abandona la zona del almacén, selecciona el estado Confirmar salida.
Gestión flexible del estado de las reservas
Esta opción está disponible para los usuarios con los siguientes roles: Acceso total, gestor de programación de muelles, gestor de almacenes, gestión de cargas, gestión de pedidos. |
La gestión flexible del estado de las reservas permite modificar el estado de una reserva confirmada. Esto es útil en caso de errores, cambios u otros problemas.
- Para cambiar el estado de la reserva:
- Haz clic en la reserva para ver sus detalles.
- Haz clic en Cambiar junto al estado de la reserva.
- Selecciona en la lista desplegable el estado al que deseas cambiar.
Ejemplo: El estado de la reserva "Salida" se ha cambiado a: "Carga en curso"
El transportista es informado de los cambios en tiempo real en la reserva en su lado del Dock Scheduler.
- En la ventana de detalles de la reserva, debajo del botón Más, encontrarás las siguientes opciones.
Rechazo de carga y Borrar reserva - ambas opciones están disponibles para cada estado de reserva.
- Puedes cambiar el estado de la reserva con una fecha pasada. Selecciona Reservas en el menú superior y, a continuación, establece el intervalo de fechas que te interesa mediante el filtro.
Ejemplo:
Para cambiar el estado de la reserva, seleccionamos la reserva del 17 de mayo de 2024 con el estado "Sin cargar". Tras hacer clic en la reserva en la ventana de detalles, cambiamos el estado a "Salida".
Después de cambiar la ventana de detalles, el estado de la reserva también cambió en la lista:
Editar una reserva
Es posible editar reservas sin eliminarlas.
El transportista será informado de cualquier cambio que realice mediante una notificación en la Plataforma y por correo electrónico.
- En el módulo Horarios, haz clic en el icono de los tres puntos de la reserva que deseas editar y selecciona Cambiar fecha y lugar de reserva.
- En la ventana Editar reserva, puedes cambiar lo siguiente:
- muelle,
- hora de la operación,
- fecha - utilizando la opción desplegable del calendario,
- hora de la reserva.
- Una vez realizados los cambios, haz clic en Guardar.
- La reserva aparecerá en el Programa a la nueva hora especificada, tanto para tí como para el transportista.
Editar la hora de reserva con la función de arrastrar y soltar (Drag & Drop)
Es posible editar la hora de reserva moviéndola con el ratón en el calendario de reservas.
- Haz clic con el botón izquierdo del ratón en la reserva cuya hora deseas modificar. Arrastra la reserva al lugar deseado. Los espacios libres se resaltan en verde.
A continuación, haz clic en el botón Mover reserva para confirmar la operación.
La reserva también puedes desplazarse a la página siguiente de la agenda:
- Todos los cambios se guardan automáticamente en el cajón con los detalles y el historial de reservas.
- Puedes ampliar el tiempo de reserva dentro de un muelle:
Puedes mover reservas retrasadas, pero recuerda que deben finalizar más tarde que la hora actual.
Puedes cambiar el estado de una reserva hasta el estado Pendiente.
El transportista puede mover reservas dentro de una franja horaria.
