Gestión de reservas

Actualizado 17/6/24 por Katarzyna

¿Quién puede utilizar esta función?

Función disponible para usuarios de la línea de productos CargoON que tengan el producto Dock Scheduler y acceso al módulo Horarios.

Del artículo aprenderás:

  • cómo gestionar las reservas,
  • cómo añadir una reserva para un transportista,
  • cómo editar y eliminar una reserva.

El módulo de Horarios (Dock Scheduler) es un sistema de gestión de reservas y franjas horarias, así como de los horarios de carga y descarga en tu almacén. El sistema implica la automatización de las operaciones de almacén y se centra en la optimización de los procesos por parte del cargador.

Reserva creada a partir de una franja horaria

Cuando se crea una franja horaria y el transportista o cargador selecciona una fecha y hora de reserva, se añade una pre-reserva a tu horario.

Más información sobre franjas horarias en el artículo Gestión de franjas horarias.
  1. Ve al horario de tu almacén para encontrar la pre-reserva.

Una pre-reserva indica que el transportista ha seleccionado una fecha y hora para la reserva, pero no ha facilitado un número de vehículo. La reserva no estará confirmada hasta que el transportista rellene el formulario de reserva con el número de vehículo.
  1. Haz clic en el icono de los tres puntos para:
  • cambiar la fecha y el lugar de la reserva,
  • editar los datos,
  • eliminar una reserva.

Si no deseas realizar ninguna de las acciones anteriores, espera a que el transportista añada los datos del vehículo a la reserva.

  1. Una vez que el transportista haya introducido los datos del vehículo, el estado de la reserva cambiará a Confirmado. Haz clic en el icono de los tres puntos para:
  • Confirmar llegada,
  • Rechazar la carga (indique el motivo del rechazo),
  • Cambiar la fecha y el lugar de la reserva (fecha, hora, muelle o tipo de operación),
  • Editar los datos (detalles del conductor y del vehículo, así como las observaciones del expedidor - visibles para el transportista, o comentarios internos - visibles sólo para los colaboradores, archivos adjuntos),
  • Eliminar una reserva (acción irreversible).
  1. Haz clic en una reserva concreta para ver sus detalles.
    En la ventana de detalles, puedes confirmar la llegada del vehículo - Confirmar llegada - o editar los datos, añadir comentarios o rechazar la carga. Encontrarás estas acciones haciendo clic en el botón Más.

Añadir una reserva como cargador

También puedes añadir tú mismo una reserva a tu agenda.

  1. Mueve el cursor del ratón sobre una fecha disponible en la agenda y haz clic sobre ella.
  1. Rellena los datos del formulario para añadir una reserva.
  • Nº de referencia externa - campo opcional. Puedes añadir el número más tarde o cambiarlo utilizando la opción de edición de reservas.
  • Tipo de operación - carga o descarga.
  • Transportista - selecciónala de la lista.
  • Tipo de operación - El tiempo de operación por defecto se establece automáticamente, pero puede modificarse.
  • Nº de vehículo - campo obligatorio.
  • Nº de semirremolque
  • Datos del conductor - también puedes añadir un segundo conductor.
  • Observaciones internas (no visible para el transportista) - aquí puedes introducir información relevante para los empleados de tu empresa.
  • Anexos - añade cualquier documento importante.
Aprende a manejar los archivos adjuntos en la sección Gestión de archivos adjuntos de reservas.

Cuando hayas completado los detalles, haz clic en Guardar.

Se enviará una notificación al transportista cuando se cree una reserva.

Gestión de reservas

Una vez confirmada una reserva, puedes confirmarla y cambiar su estado desde el programa seleccionando el icono de los tres puntos situado junto a la reserva o en la ventana de detalles de la reserva.

  1. Haz clic en la reserva elegida para abrir la ventana.
  • La reserva preparada está a la espera de que se confirme la llegada del vehículo al almacén.
  • Una vez confirmada la llegada, puede rechazar la carga/descarga o iniciar la carga/descarga.
  • Una vez finalizada la operación, completa la carga/descarga.
  • Cuando el vehículo abandona la zona del almacén, selecciona el estado Confirmar salida.

Gestión flexible del estado de las reservas

Esta opción está disponible para los usuarios con los siguientes roles:

Acceso total, gestor de programación de muelles, gestor de almacenes, gestión de cargas, gestión de pedidos.

La gestión flexible del estado de las reservas permite modificar el estado de una reserva confirmada. Esto es útil en caso de errores, cambios u otros problemas.

El cambio de estado no es posible en caso de pre-reserva.

  1. Para cambiar el estado de la reserva:
  • Haz clic en la reserva para ver sus detalles.
  • Haz clic en Cambiar junto al estado de la reserva.
  • Selecciona en la lista desplegable el estado al que deseas cambiar.

Ejemplo: El estado de la reserva "Salida" se ha cambiado a: "Carga en curso"

Todos los cambios realizados se guardan en la pestaña Historial de reservas.
El transportista es informado de los cambios en tiempo real en la reserva en su lado del Dock Scheduler.

  1. En la ventana de detalles de la reserva, debajo del botón Más, encontrarás las siguientes opciones.

Rechazo de carga y Borrar reserva - ambas opciones están disponibles para cada estado de reserva.

  1. Puedes cambiar el estado de la reserva con una fecha pasada. Selecciona Reservas en el menú superior y, a continuación, establece el intervalo de fechas que te interesa mediante el filtro.

Ejemplo:

Para cambiar el estado de la reserva, seleccionamos la reserva del 17 de mayo de 2024 con el estado "Sin cargar". Tras hacer clic en la reserva en la ventana de detalles, cambiamos el estado a "Salida".

Después de cambiar la ventana de detalles, el estado de la reserva también cambió en la lista:

Editar una reserva

Es posible editar reservas sin eliminarlas.

El transportista será informado de cualquier cambio que realice mediante una notificación en la Plataforma y por correo electrónico.

Puedes editar la hora de la reserva manualmente o utilizar la función de arrastrar y soltar descrita en la última sección de este artículo.
  1. En el módulo Horarios, haz clic en el icono de los tres puntos de la reserva que deseas editar y selecciona Cambiar fecha y lugar de reserva.

  1. En la ventana Editar reserva, puedes cambiar lo siguiente:
  • muelle,
  • hora de la operación,
  • fecha - utilizando la opción desplegable del calendario,
  • hora de la reserva.

  1. Una vez realizados los cambios, haz clic en Guardar.
  1. La reserva aparecerá en el Programa a la nueva hora especificada, tanto para tí como para el transportista.
Si no hay horarios de reserva disponibles en la fecha seleccionada, se te notificará directamente en la ventana de edición.

Si no hay plazas disponibles el día seleccionado, se te notificará directamente en la ventana de edición.
Puedes eliminar una reserva o una franja horaria. El transportista será notificado de ello por correo electrónico y en la Plataforma. La eliminación de la reserva es una acción irreversible.

Editar la hora de reserva con la función de arrastrar y soltar (Drag & Drop)

Es posible editar la hora de reserva moviéndola con el ratón en el calendario de reservas.

  1. Haz clic con el botón izquierdo del ratón en la reserva cuya hora deseas modificar. Arrastra la reserva al lugar deseado. Los espacios libres se resaltan en verde.
    A continuación, haz clic en el botón Mover reserva para confirmar la operación.

La reserva también puedes desplazarse a la página siguiente de la agenda:

Si mueves una reserva a una franja horaria libre más corta que la reserva, su tiempo se acortará automáticamente. Si cambias de opinión y decides volver a la hora de operación anterior, el tiempo de reserva no se restablecerá a su estado original.

  1. Todos los cambios se guardan automáticamente en el cajón con los detalles y el historial de reservas.
  1. Puedes ampliar el tiempo de reserva dentro de un muelle:
No es posible mover una reserva fuera del tiempo de operación de un almacén o un muelle. Tampoco es posible para muelles bloqueados o inhabilitados.
Puedes mover reservas retrasadas, pero recuerda que deben finalizar más tarde que la hora actual.
Puedes cambiar el estado de una reserva hasta el estado Pendiente.

El transportista puede mover reservas dentro de una franja horaria.


¿Como lo hicimos?

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