Traitement du fret et des commandes avec suivi en tant que client

Mis à jours 15/1/25 par Ania

Qui peut utiliser cette fonction ?

Cette fonction est accessible aux utilisateurs de la ligne de produits CargoON et aux affréteurs (TFF - Trans for Forwarders).

Grâce à cet article vous saurez :

  • comment créer une offre de fret avec une exigence de suivi
  • comment créer une commande avec une exigence de suivi
  • comment fonctionne le traitement des tâches de transport

Visibility Monitoring est un produit qui vous permet de suivre les transports en temps réel. Il vous permet de surveiller l'emplacement des véhicules et l'état des commandes à l'aide de systèmes GPS. Grâce à des informations actualisées, vous gagnez en sécurité et en contrôle, et vous pouvez réagir rapidement à des événements imprévus sur la route si nécessaire.

L'ensemble du processus de gestion du suivi commence lors de la création d'une offre de fret ou lors de la création d'une commande.

Création d'une offre de fret avec obligation de suivi

  1. Sur la plateforme, sélectionnez l'option Créer un fret.
  2. Remplissez le formulaire de fret. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque.

  • Développez l'option Afficher d'autres exigences.
  • Dans la section Détails du véhicule, sélectionnez l'option Surveillance GPS. Pour l'activer, sélectionnez Requis si techniquement possible (déplacez le curseur pour que le champ devienne vert).
  1. Après avoir rempli le formulaire, cliquez sur Publier le fret.
La sélection de l'option de surveillance dans l'offre signifie que le client demande une surveillance. Si le transporteur a la possibilité technique de fournir un signal GPS, la surveillance sera automatiquement activée.

Le consentement au suivi apparaît au moment de l'acceptation de l'offre de fret ou de l'acceptation des conditions de la commande.

  1. L'offre ajoutée sera visible sur la plateforme et l'exigence de suivi sera affichée dans la colonne d'information du véhicule.
  • De plus, dans la section Suivi de l'envoi : obligatoire si techniquement possible avec les détails de l'offre, dans la section Exigences relatives au véhicule, vous verrez la note Suivi de l'envoi : obligatoire si techniquement possible.
  1. Vous pouvez suivre l'état de votre offre dans le module Fret, dans l'onglet Ajoutés.
  2. Le statut Choisir le transporteur signifie que vous avez reçu une réponse à votre offre. Vous pouvez l'accepter, la rejeter ou mettre fin aux négociations.
  • Une fois l'offre acceptée, le fret passe à l'onglet Acceptés.

  1. Après avoir accepté le fret, passez au traitement de la commande.

Création d'une nouvelle commande

Créer une nouvelle commande sur la plateforme (sans accepter l'offre de fret) - voir les détails.

Traitement de la commande après l'acceptation du fret

Après avoir accepté l'offre de fret sur la plateforme, une commande a été créée. Dans le menu, sélectionnez le module Commandes, puis l'onglet Envoyés/Actifs (en fonction de la ligne de produits). Dans la liste, vous trouverez la commande, qui peut avoir l'un des statuts suivants :

  1. En préparation. Dans la fenêtre de détails, vous pouvez sélectionner l'option suivante :

1. Ajouter les conditions de la demande - vous pouvez ici remplir toutes les informations requises concernant la commande.

  • Cliquez ensuite sur Envoyer la commande.

2. Demander les données d'exécution d'entrée. Ce statut signifie qu'avant d'envoyer les conditions de la commande, vous pouvez demander à le contractant de fournir certaines informations nécessaires, par exemple le numéro d'immatriculation du véhicule.

  • Marquez les données d'exécution que vous attendez du contractant en déplaçant le curseur.
  • Cliquez ensuite sur Envoyer la demande.

  1. Dans le module Commandes, dans l'onglet Actif/Envoyé (en fonction de la ligne de produit), une commande avec le statut En attente de données d'exécution de saisie apparaîtra sur la liste. Toutes les informations seront disponibles dans la fenêtre des détails de la commande dans l'onglet Historique des modifications.
  1. Une fois que le contractant a rempli et envoyé les données d'exécution de la saisie, l'état de la commande passe au statut Fournir les conditions de la commande.
  1. Ajoutez les conditions de la demande, complétez le formulaire et envoyez-le au contractant.
  1. Le statut de la commande devient En attente de confirmation.

  1. Si votre contractant accepte et remplit les conditions de la commande, l'état devient En attente des détails de l'opération. Ce statut apparaîtra si l'offre comprend une plage horaire pour les opérations de plus de 3 heures. Il est alors nécessaire d'indiquer précisément la date et l'heure de ces opérations parmi les plages horaires disponibles dans l'intervalle spécifié.
Il est recommandé d'indiquer la date et l'heure afin que le système puisse calculer l'heure d'arrivée prévue, c'est-à-dire un indicateur permettant de savoir si le véhicule arrivera à l'heure au lieu de déchargement.

  • Sélectionnez Compléter le détail des opérations.

  • Dans la fenêtre, indiquez la date et l'heure du chargement et du déchargement. Enregistrer les modifications.

  1. Une fois les données complétées, l'état suivant En attente des données requises pour le transport apparaît. Il indique qu'il manque à la commande des informations telles que les détails du véhicule et du chauffeur (ce statut apparaît si les données n'ont pas été fournies au cours des étapes précédentes).  
  • Votre contractant doit fournir ces informations, mais si vous avez déjà reçu ces informations du transporteur, vous pouvez les compléter vous-même.
  1. Si toutes les données de la commande ont été complétées, un nouveau statut apparaît : En attente de démarrage.

Gestion des tâches de transport par le client

  1. Dans le module Transports en cours de réalisation, sélectionnez l'onglet Nouveau. La liste peut inclure des tâches pour lesquelles les données pertinentes doivent être complétées (si elles n'ont pas été complétées précédemment dans le module de commande).
Compléter les données de la commande décrit ci-dessus - vérifier les détails.
Sur la base des informations fournies sur le véhicule, nous vérifierons dans les systèmes partenaires si la surveillance par GPS est techniquement possible.

  1. Après vérification, une fenêtre peut apparaître avec des informations sur la possibilité de suivre le transport. Cliquez sur l'option Consentement au GPS.

  • Décidez si vous voulez que la surveillance soit activée.

  1. La tâche sera déplacée vers l'onglet Actif, où des mises à jour en temps réel sur l'état actuel de la tâche apparaissent jusqu'à ce que le transport soit terminé.
  2. Le statut de la tâche passe à Attente de démarrage, ce qui signifie que le délai d'activation du signal n'est pas encore écoulé.
  3. L'état de la commande passe à En attente de la confirmation de l'arrivée pour le chargement - à l'heure spécifiée avant le chargement.

  • Cliquez sur le transport sélectionné dans la liste pour obtenir des informations détaillées.
  • Pendant le transport, les messages/informations apparaissent dans les onglets suivants : Informations, Carte, Opérations, Historique.
  1. Un autre statut de tâche, En attente de la confirmation du chargement, apparaît si, sur la base des données GPS, nous déterminons que le véhicule entrera dans la zone de chargement ou sur la base d'une confirmation manuelle.
  • La plateforme affichera des informations sur le temps passé par le chauffeur dans la zone de chargement (attente d'entrée - attente dans la file, chargement, attente des documents).
  1. Un autre statut de tâche, En route, apparaît si le véhicule quitte le site de chargement sur la base du signal GPS ou d'une confirmation manuelle dans la commande. 
  • La plateforme affiche des informations sur la position actuelle du véhicule et sur l'itinéraire déjà parcouru par le chauffeur.

  1. Pendant le transport, une alerte peut apparaître dans la liste des tâches pour signaler un événement nécessitant une attention particulière.
  • Dans la fenêtre des détails de la tâche, allez dans la section Attention requise pour vérifier l'information.
  • En outre, une notification (icône de cloche) peut apparaître sur la Plateforme pour signaler l'événement.
  • Après avoir examiné et vérifié un message, vous pouvez l'archiver pour qu'il n'apparaisse pas sur la page principale. Pour ce faire, cliquez sur X.

  1. Le statut En attente de confirmation de l'arrivée pour le déchargement peut également apparaître - il apparaît lorsque le véhicule est proche du lieu de déchargement (il n'y a pas de possibilité de confirmation manuelle).

  1. Un autre statut de tâche, En attente de la confirmation du déchargement, apparaîtra si, sur la base des données GPS, le véhicule entre dans la zone de déchargement ou sur la base d'une confirmation manuelle dans la commande.
  • La plateforme affichera des informations sur le temps que le chauffeur a passé à décharger (attente d'entrée - attente dans la file, déchargement, attente de documents).
  1. Dans l'onglet Terminé, vous trouverez les tâches de transport qui ont été accomplies. En outre, la liste comprend les informations suivantes :
  • Le statut d'achèvement indique si le chauffeur est arrivé à l'heure ou en retard.
  • Les réclamations concernant la tâche signalée (le cas échéant).
  • Les commentaires automatiques résumant les événements reconnus par le système pendant le transport.
  • Les sources de suivi - spécifie les dispositifs utilisés pour le suivi du transport.
  • Dans la fenêtre des détails de la tâche, vous pouvez consulter l'historique complet des événements qui se sont produits pendant le transport ainsi que les détails.
  1. L'onglet Archivés affiche toutes les commandes terminées et confirmées par l'expéditeur.

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