Zarządzanie negocjacjami ofert frachtów - zleceniodawca
Kto może skorzystać z tej funkcji? Funkcja jest dostępna dla użytkowników Platformy Trans.eu linii produktowej Trans For Forwarders (TFF) i CargoON. |
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak wyznaczać osoby kontaktowe do negocjacji
- jak monitorować i prowadzić negocjacje
- jak przejmować negocjacje
- jak korzystać z historii negocjacji
Wyznaczanie Osób Kontaktowych do Negocjacji
Jednym z kluczowych elementów efektywnego zarządzania negocjacjami jest odpowiednie wyznaczenie osób odpowiedzialnych za kontakt z przewoźnikami:
- Wybór osób kontaktowych podczas publikacji frachtu: Gdy publikujesz nową ofertę frachtu, masz możliwość wyznaczenia konkretnych osób kontaktowych z Twojej firmy. Tylko te wyznaczone osoby będą mogły negocjować cenę i warunki z przewoźnikiem.
- Możliwość wyłączenia własnego nazwiska: Jako osoba publikująca fracht, możesz odznaczyć swoje nazwisko z listy osób kontaktowych. Dzięki temu przewoźnicy nie będą kontaktować się bezpośrednio z Tobą w sprawie tej oferty, a negocjacje poprowadzą wskazane przez Ciebie inne osoby z firmy. Jeśli odznaczysz siebie i wskażesz innych, na liście ofert widoczne będzie nazwisko osoby zaznaczonej jako pierwszej.
- Wielu negocjatorów dla jednej oferty: Możesz wskazać kilka osób kontaktowych dla jednej oferty frachtu. W takim przypadku przewoźnik będzie mógł wybrać, z którą z tych osób chce negocjować.
- Edycja osób kontaktowych po publikacji: Zmiana osób kontaktowych jest możliwa w module Frachty, w zakładce Dodane. Możesz to zrobić w dwóch miejscach:
-Na liście ofert, w kolumnie Pracownik;
-Po kliknięciu w wybraną ofertę i rozwinięciu widoku dodatkowych informacji, w zakładce Szczegóły, w sekcji Osoby kontaktowe.
Monitorowanie i Prowadzenie Negocjacji
Platforma Trans.eu umożliwia efektywne monitorowanie i prowadzenie negocjacji:
Równoległe negocjacje: Możesz prowadzić równolegle negocjacje tej samej oferty z więcej niż jednym przewoźnikiem. Każda z wyznaczonych osób kontaktowych może niezależnie negocjować z przewoźnikami.
Widoczność negocjacji w firmie:
- W module Frachty, w zakładce Dodane, znajdziesz swoje opublikowane oferty.
- Po kliknięciu w wybraną ofertę, w zakładce Negocjacje, zobaczysz dwie sekcje:
- Moje negocjacje: znajdziesz tu oferty cenowe, które otrzymałeś od przewoźników. Z tego poziomu możesz negocjować ze wszystkimi zainteresowanymi przewoźnikami.
- Pozostałe negocjacje: zobaczysz tu oferty, które otrzymał ktoś inny z Twojej firmy. Możesz kliknąć w tę sekcję, aby zobaczyć, kto inny z Twojej firmy negocjuje fracht i którzy przewoźnicy przesłali oferty. Ważne jest, że inni negocjatorzy widzą, kto negocjuje, oraz za jaką stawkę, ale nie widzą rozmów ani warunków negocjacji prowadzonych przez innych.
Prywatność negocjacji: Osoby z Twojej firmy, które nie zostały oznaczone jako osoby kontaktowe, nie widzą, kto i z kim negocjuje w trakcie trwania negocjacji.
Przejmowanie negocjacji przez innego pracownika firmy
Mechanizm zarządzania negocjacjami jest zaprojektowany tak, aby umożliwić elastyczne reagowanie na różne sytuacje.
Przejęcie negocjacji przez inną osobę z firmy: Mechanizm przejmowania negocjacji umożliwia osobom wskazanym do prowadzenia negocjacji, posiadającym odpowiednie uprawnienia (z firm TFF i CargoON), przejęcie rozpoczętych negocjacji prowadzonych przez innych użytkowników.
Uprawnienia można zmienić wchodząc w moduł Moja firma > Zarządzaj pracownikiem > Ustawienia konta i zaznaczając opcję: Przejmowanie negocjacji współpracowników.
Warianty przejęcia:
- Przejęcie może nastąpić z wykluczeniem poprzedniego negocjatora (gdy np. niedoświadczony pracownik prowadził negocjacje niekorzystnie dla firmy, a bardziej doświadczona osoba przejmuje, wykluczając pierwszego pracownika z dalszego procesu).
- Drugi wariant to przejęcie bez wykluczenia (gdy np. negocjator zakończył dzień pracy lub z przyczyn losowych nie może kontynuować, a jeśli osoba przejmująca nie zakończy rozmów, pierwotny negocjator może je kontynuować).
Przejęcie negocjacji
- W module Frachty, w zakładce Dodane, znajdź opublikowaną ofertę, której negocjacje chcesz przejąć.
- Po kliknięciu w wybraną ofertę, w zakładce Negocjacje, przejdź do sekcji Pozostałe negocjacje. Zobaczysz tu, kto inny z Twojej firmy negocjuje fracht i którzy przewoźnicy przesłali oferty.
- kliknij przycisk Przejmij negocjacje.
- podejmij decyzję, czy chcesz wykluczyć użytkownika ze swojej firmy z dalszych negocjacji, czy jedynie czasowo go zastąpić.
Powiadomienie o przejęciu: Jeśli negocjacje, które prowadziłeś, zostaną przejęte przez inną osobę, otrzymasz o tym powiadomienie.
Przejmowanie własnych negocjacji: Jeżeli chcesz zrezygnować z prowadzenia negocjacji, nie możesz wskazać osoby, która przejmie ją od ciebie. Możesz jedynie odpisać się z listy osób kontaktowych, przerywając prowadzone już negocjacje.
Historia Negocjacji
Po zakończeniu negocjacji, Platforma Trans.eu zapewnia dostęp do ich historii:
- Dostępność warunków po akceptacji: Po zaakceptowaniu oferty, ustalone warunki są publicznie dostępne dla wszystkich pracowników Twojej firmy.
- Prywatność niezaakceptowanych ofert: Wszystkie pozostałe oferty, składane przez inne osoby kontaktowe, które nie wygrały, pozostają prywatne.
Oferty, które znalazły przewoźnika, znajdziesz w zakładce Zaakceptowane w module Frachty.
Oferty, których publikacja nie zakończyła się sukcesem, trafiają do zakładki Archiwum w module
Szczegóły historii:
- W zakładce Negocjacje zaakceptowanej oferty zobaczysz informację, kto wygrał daną ofertę wraz ze stawką – ta informacja jest dostępna dla wszystkich pracowników Twojej firmy.
- W sekcji Moje negocjacje znajdziesz wszystkie swoje negocjacje. Kliknij w ikonę zegara, aby zobaczyć szczegółowy przebieg Twoich negocjacji.
- W sekcji Pozostałe negocjacje zobaczysz negocjacje prowadzone przez inne osoby kontaktowe z Twojej firmy, ale ich szczegóły pozostają prywatne.
Szczegółowy przebieg swoich negocjacji z przewoźnikami możesz również zobaczyć z poziomu komunikatora, otwierając rozmowę i klikając ikonę zegara.
