Obsługa frachtu oraz zlecenia z monitoringiem w roli zleceniodawcy
Zaktualizowano 15/1/25
przez
Ania
Kto może skorzystać z tej funkcji? Funkcja dostępna dla użytkowników linii produktowej CargoON i spedycji (TFF - Trans for Forwarders). |
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak dodać ofertę frachtu z wymogiem monitoringu
- jak dodać zlecenie z wymogiem monitoringu
- jak wygląda obsługa zadania transportowego
Visibility Monitoring to produkt, który umożliwia monitorowanie transportów w czasie rzeczywistym. Pozwala na monitorowanie lokalizacji pojazdów oraz statusu realizacji zleceń za pomocą systemów GPS.
Dzięki bieżącym informacjom zyskujesz bezpieczeństwo i kontrolę, w razie potrzeby możesz szybko reagować na nieprzewidziane zdarzenia na drodze.
Dzięki bieżącym informacjom zyskujesz bezpieczeństwo i kontrolę, w razie potrzeby możesz szybko reagować na nieprzewidziane zdarzenia na drodze.
Cały proces obsługi Monitoringu zaczyna się w momencie dodawania oferty frachtu lub w momencie dodania zlecenia.
Dodanie oferty frachtu z wymogiem monitoringu
- Na Platformie wybierz opcję Dodaj fracht.
- Uzupełnij formularz frachtu, pola obowiązkowe oznaczone są gwiazdką.
- Rozwiń opcję - Pokaż inne wymagania.
- W sekcji Szczegóły pojazdu, zaznacz opcję Monitoring GPS, aby włączyć, wybierz opcję - Wymagany jeśli technicznie możliwy (przesuń suwak na kolor zielony)
- Po uzupełnieniu formularza - Opublikuj fracht.
Wybranie opcji monitoring w ofercie oznacza, że Zleceniodawca wymaga monitoringu, jeśli będzie istnieć techniczna możliwość po stronie przewoźnika na udostępnienie sygnału GPS, monitoring zostanie automatycznie podpięty.
Zgoda na monitoring pojawia się w momencie akceptacji oferty frachtu lub akceptacji warunków zlecenia.
- Dodana oferta będzie widoczna na Platformie, w kolumnie informacje o pojeździe będzie widoczny wymóg monitoringu.
- Dodatkowo w oknie ze szczegółami oferty, w sekcji Wymagania pojazdu, będzie widoczna informacja Monitoring pojazdu GPS - wymagany jeśli technicznie możliwy.
- Status swojej oferty możesz śledzić w module Frachty, w zakładce Dodane.
- Status Wybierz przewoźnika oznacza, że otrzymałeś odpowiedź na swoją ofertę, którą możesz zaakceptować, odrzucić lub zakończyć negocjacje.
- Po akceptacji oferty, fracht trafi do zakładki Zaakceptowane.
- Po akceptacji frachtu, przejdź do obsługi zlecenia.
Dodanie nowego zlecenia
Dodanie nowego zlecenia na Platformie (bez akceptacji oferty frachtu) - sprawdź szczegóły.
Obsługa zlecenia po akceptacji frachtu
Po akceptacji oferty frachtu na Platformie, zostało utworzone zlecenie. W menu wybierz moduł Zlecenia, następnie wybierz zakładkę Wysłane/Bieżące (w zależności od linii produktowej), na liście znajduje się zlecenie, które może mieć status:
- W przygotowaniu, w oknie ze szczegółami możesz wybrać opcję:
1. Dodaj warunki zlecenia - możesz od razu uzupełnić wszystkie wymagane informacje w zleceniu.
- Następnie kliknij w przycisk Wyślij zlecenie.
2. Poproś o informacje wstępne oznacza, że przed wysłaniem warunków zlecenia, możesz poprosić zleceniobiorcę o podanie informacji, które wybierzesz np. numer rejestracyjny pojazdu.
- Wskaż informacje wstępne, których oczekujesz od zleceniobiorcy, przesuwając suwak.
- Następnie kliknij w przycisk Wyślij prośbę.
- W module Zlecenia, w zakładce Bieżące/Wysłane (w zależności od linii produktowej) na liście pojawi się zlecenie o statusie Oczekuje na informacje wstępne, w oknie ze szczegółami zlecenia, w zakładce Historia zmian będą dostępne wszystkie informacje.
- Po uzupełnieniu i wysłaniu informacji wstępnych przez zleceniobiorcę, status zlecenia zmieni się na Uzupełnij warunki zlecenia.
- Dodaj warunki zlecenia, uzupełnij formularz i wyślij do zleceniobiorcy.
- Status zlecenia zmieni się na Oczekuje na potwierdzenie.
- Jeśli Twój zleceniobiorca zaakceptuje i uzupełni warunki zlecenia status zmieni się na Oczekuje na uzupełnienie danych operacji. Ten status pojawi się jeśli w ofercie został podany przedział czasowy operacji dłuższy niż 3h. Skutkuje to koniecznością dokładnego wskazania daty i godziny tych operacji spośród dostępnych dla przedziału godzin.
Podanie daty i godziny jest wskazane, aby system mógł wyliczyć predykcję czasu dojazdu, czyli wskaźnik informujący czy pojazd dotrze na czas do miejsca rozładunku.
- Kliknij w przycisk Uzupełnij dane operacji
- W oknie doprecyzuj datę i godzinę załadunku i rozładunku, następnie zapisz zmiany.
- Po uzupełnieniu danych pojawi się kolejny status Oczekuje na podanie danych transportu informuje, że brakuje w zleceniu informacji tj. dane pojazdu oraz dane kierowcy (ten status pojawi się, jeśli we wcześniejszych krokach dane nie zostały podane).
- Dane powinien uzupełnić Twój zleceniobiorca, jeśli otrzymałeś te dane wcześniej od Przewoźnika możesz je uzupełnić.
- Jeśli wszystkie dane w zleceniu zostały uzupełnione, pojawi się nowy status Oczekuje na rozpoczęcie.
Obsługa zadania transportowego po stronie zleceniodawcy
- W module Realizowane Transporty wybierz zakładkę Nowe, na liście mogą pojawić się zadania, w których należy uzupełnić odpowiednie dane (jeśli nie zostały one uzupełnione wcześniej w module zlecenia).
Uzupełnienie danych w zleceniu zostało opisane wyżej - sprawdź szczegóły.
Na podstawie uzupełnionych danych pojazdu dokonamy weryfikacji w systemach partnerskich czy monitoring GPS jest technicznie możliwy.
- Po weryfikacji może pojawić się okno z informacją o możliwości monitorowania transportu, kliknij w opcję Wyraź zgodę na GPS.
- Podejmij decyzję, czy chcesz aby monitoring został włączony.
- Zadanie zostanie przeniesione do zakładki Aktywne, w której na bieżąco będą pojawiały się informacje o aktualnym stanie zadania, aż do momentu zakończenia transportu.
- Status zadania zmieni się na Oczekuje na rozpoczęcie oznacza, że czas do aktywacji pobierania sygnału jeszcze nie minął.
- Status zadania zmieni się na W drodze na załadunek na określony czas przed załadunkiem.
- Kliknij w wybrany transport na liście, aby zobaczyć szczegółowe informacje.
- W trakcie trwania transportu, w poszczególnych zakładkach: Informacje, Mapa, Operacje, Historia będą pojawiały się odpowiednie komunikaty i informacje.
- Kolejny status zadania - Na załadunku pojawi się, jeśli na podstawie danych GPS ustalimy, że auto wjedzie w strefę załadunku lub na podstawie manualnego potwierdzenia.
- Na Platformie pojawi się informacja ile czasu kierowca spędził na miejscu załadunku (oczekiwanie na wjazd - czekanie w kolejce, załadunek, oczekiwanie na dokumenty).
- Kolejny status zadania - W drodze pojawi się, jeśli na podstawie sygnału GPS auto wyjedzie z miejsca załadunku lub na podstawie manualnego potwierdzenia w zleceniu.
- Na Platformie pojawi się informacja gdzie obecnie znajduje się pojazd oraz jaką trasę wykonał już kierowca.
- W trakcie trwania transportu na liście zadań może pojawić się Alert informujący o zdarzeniu wymagającym uwagi.
- W oknie ze szczegółami zadania przejdź do sekcji Wymaga uwagi, aby sprawdzić informacje.
- Dodatkowo na Platformie może pojawić się powiadomienie (ikona dzwonka) informujące o zdarzeniu.
- Po zapoznaniu się i weryfikacji z danym komunikatem, możesz go Archiwizować, aby nie wyświetlał się na głównej stronie, kliknij w znak x.
- Może pojawić się również status W drodze na rozładunek - pojawi się gdy pojazd znajdzie się w niedalekiej odległości od miejsca rozładunku (nie ma możliwości manualnego potwierdzenia).
- Kolejny status zadania - Na rozładunku pojawi się, jeśli na podstawie danych GPS pojazd wjedzie w strefę rozładunku lub na podstawie manualnego potwierdzenia w zleceniu.
- Na Platformie pojawi się informacja ile czasu kierowca spędził na miejscu rozładunku (oczekiwania na wyjazd - czekanie w kolejce, rozładunek, oczekiwanie na dokumenty).
- W zakładce Zakończone pojawią się wszystkie wykonane zadania transportowe, dodatkowo na liście dostępne są informacje tj:
- Status wykonania przedstawia informacje czy kierowca dojechał na miejsce operacji na czas lub z jakim opóźnieniem.
- Zastrzeżenia czy do realizowanego zadania zgłoszone zostały uwagi.
- Uwagi automatyczne prezentujące informacje podsumowujące zdarzenia, które system rozpoznał w trakcie realizacji transportu.
- Sposób monitorowania na podstawie jakich źródeł transport był monitorowany.
- W oknie ze szczegółami zadania, możesz sprawdzić całą historię zdarzeń, które miały miejsce w trakcie transportu wraz ze szczegółami.
- W zakładce Archiwum pojawią się wszystkie zrealizowane transporty z potwierdzonych przez załadowcę zleceń.
