Obsługa zleceń w roli zleceniodawcy
Zaktualizowano 28/9/23
przez
Ania
Kto może skorzystać z tej funkcji? Funkcja dostępna dla użytkowników linii produktowej CargoON i spedycji (TFF - Trans for Forwarders) |
Z tego artykułu dowiesz się, jak obsłużyć cały proces od wystawienia i akceptacji oferty frachtu, po dodanie i realizację zlecenia transportowego
Czym jest Visibility Status?
To funkcjonalność, która wspiera cyfrowy obieg informacji oraz dokumentów na Platformie, dzięki temu obie strony transakcji, na bieżąco dzielą się informacjami na temat przebiegu realizacji zlecenia transportowego.
Obsługa zlecenia od początku do końca odbywa się w jednym systemie, dzięki czemu kontrahenci mają szybki i łatwy dostęp do wszystkich informacji o statusie realizacji, jej szczegółach oraz towarzyszących jej dokumentach - dowodach przewozu.
To funkcjonalność, która wspiera cyfrowy obieg informacji oraz dokumentów na Platformie, dzięki temu obie strony transakcji, na bieżąco dzielą się informacjami na temat przebiegu realizacji zlecenia transportowego.
Obsługa zlecenia od początku do końca odbywa się w jednym systemie, dzięki czemu kontrahenci mają szybki i łatwy dostęp do wszystkich informacji o statusie realizacji, jej szczegółach oraz towarzyszących jej dokumentach - dowodach przewozu.
Dodanie oferty frachtu
- Za pomocą zielonego przycisku Dodaj fracht
- Uzupełnij formularz frachtu
Przykładowa oferta frachtu:
Wymagania pojazdu: typ pojazdu - Wywrotka, ładowność 15 ton
Jeśli w ofercie frachtu, podana została ładowność pojazdu, oraz waga całkowita
np. ładowność pojazdu 15 t, w szczegółach ładunku waga całkowita 12 t, stawka za tonę 100 PLN, przybliżona wartość frachtu wyniesie 1200 PLN
np. ładowność pojazdu 15 t, w szczegółach ładunku waga całkowita 12 t, stawka za tonę 100 PLN, przybliżona wartość frachtu wyniesie 1200 PLN
- Za pomocą zielonego przycisku Opublikuj fracht
- Opublikowana oferta frachtu o statusie Oczekuje na oferty, trafi do zakładki Dodane w Module Frachty
- Status Wybierz przewoźnika oznacza, że ktoś odpowiedział na Twoja ofertę. Kliknij w ofertę na liście aby zobaczyć okno ze szczegółami.
- Podejmij decyzję, ofertę możesz zaakceptować, odrzucić lub zakończyć negocjacje
- za pomocą zielonego przycisku Akceptuj ofertę
- Po akceptacji oferta frachtu trafi do zakładki Zaakceptowane w Module Frachty
Obsługa zlecenia z produktem Visibility Status
Po akceptacji frachtu na Platformie można uzupełnić i wysłać zlecenie do zleceniobiorcy.
Na Platformie możesz skrócić proces, dzięki dodatkowej opcji Automatycznej wysyłki zleceń - dowiedz się więcej.
- Z menu po lewej stronie wybierz Moduł Zlecenia
- na liście w zakładce Bieżące (jeśli posiadasz linię produktową CargoON) kliknij w zlecenie o statusie Uzupełnij zlecenie
- na liście w zakładce Wysłane (jeśli posiadasz linię produktową dla spedycji TFF - Trans for Forwarders) kliknij w zlecenie o statusie Uzupełnij zlecenie
- Kliknij w przycisk Dodaj warunki zlecenia
- Uzupełnij warunki zlecenia
- W tym miejscu możesz zaznaczyć wymagane dokumenty, które na późniejszym etapie będzie musiał załączyć zleceniobiorca
Możesz również skorzystać z szablonów zleceń - dowiedz się więcej.
- Kliknij w zielony przycisk Wyślij zlecenie do akceptacji
W trakcie realizacji zlecenia będą zmieniały się statusy, dzięki temu na bieżąco możesz śledzić informację, na jakim etapie jest dane zlecenie.
- Po wysłaniu zlecenie będzie widoczne na liście zleceń w zakładce Bieżące/ Wysłane (w zależności od linii produktowej, którą posiadasz)o statusie Oczekuje na potwierdzenie.
- Jeśli Twój zleceniobiorca zaakceptuje i uzupełni warunki zlecenia status zmieni się.
- Status Oczekuje na podanie dat operacji oznacza, że w ofercie został podany zbyt duży przedział czasowy, zleceniodawca po swojej stronie musi określić dokładne daty i godziny.
- w oknie ze szczegółami zlecenia pojawi się dodatkowa zakładka Szczegóły transportu, w której na bieżąco będą pojawiały się informację dotyczące etapu zlecenia
- Jeśli zleceniobiorca dookreśli daty i godziny operacji, status zlecenia zmieni się na:
- Oczekuje na podanie danych transportu, jeśli Twój zleceniobiorca nie uzupełnił w zleceniu danych tj. dane pojazdu, dane kierowcy
- Oczekuje na rozpoczęcie, jeśli wszystkie potrzebne dane zostały uzupełnione w zleceniu przez zleceniobiorcę
- Status zlecenia zmieni się na W drodze na załadunek, nastąpi to 30 minut przed podaną wcześniej godziną załadunku
- Status Na załadunku oznacza, że zleceniobiorca potwierdził, że dotarł na miejsce załadunku
- Po załadunku nasz zleceniobiorca rusza w drogę, status zlecenia zmieni się na nowy W realizacji
- Status Na Rozładunku oznacza, że nasz zleceniobiorca potwierdził, że dotarł na miejsce rozładunku
- Status Oczekuje na wymagane dokumenty oznacza, że teraz zleceniobiorca powinien dodać dokumenty, które wymagane były w warunkach zlecenia.
- Jeśli w warunkach zlecenia nie były wymagane dodatkowe dokumenty status zlecenia zmienia się od razu na kolejny
- W zakładce Szczegóły transportu status zadania zmienia się na Zakończony
- Status Oczekuje na Potwierdzenie oznacza, że zleceniobiorca dodał wymagane dokumenty, które znajdziesz w oknie ze szczegółami zlecenia w zakładce Załączniki lub nie zostały wskazane żadne dokumenty, ale po prostu transport się zakończył
- Za pomocą zielonego przycisku Potwierdź realizację zlecenia
- Zrealizowane zlecenie możesz ocenić, jako zleceniodawca masz na to 30 dni
- Po potwierdzeniu status zlecenia zmienia się na Zrealizowane
- Dodatkowo w zakładce Historia zmian znajdziesz wszystkie informację dotyczące zdarzeń w zleceniu, jeśli chcesz zobaczyć więcej szczegółów kliknij w ikonkę strzałki
Obsługa zlecenia bez produktu Visibility Status
Po akceptacji frachtu (proces został opisany w artykule powyżej) na Platformie można uzupełnić i wysłać zlecenie do zleceniobiorcy.
- Z menu po lewej stronie wybierz Moduł Zlecenia
- na liście w zakładce Bieżące (jeśli posiadasz linię produktową CargoON) kliknij w zlecenie o statusie Potwierdź warunki
- na liście w zakładce Wysłane (jeśli posiadasz linię produktową dla spedycji TFF - Trans for Forwarders) kliknij w zlecenie o statusie Potwierdź warunki
- wybierz zlecenie o statusie Uzupełnij zlecenie
- Kliknij w przycisk Dodaj warunki zlecenia
- Uzupełnij warunki zlecenia
- W tym miejscu możesz zaznaczyć wymagane dokumenty, które na późniejszym etapie będzie musiał załączyć zleceniobiorca
- Kliknij w zielony przycisk Wyślij zlecenie do akceptacji
- Po wysłaniu zlecenie będzie widoczne na liście zleceń w zakładce Bieżące/Wysłane (w zależności od linii produktowej, którą posiadasz) o statusie Oczekuje na potwierdzenie.
- Jeśli Twój zleceniobiorca zaakceptuje i uzupełni warunki zlecenia status zmieni się.
- Status Oczekuje na podanie dat operacji oznacza, że w ofercie został podany zbyt duży przedział czasowy, zleceniodawca po swojej stronie musi określić dokładne daty i godziny.
- Jeśli zleceniobiorca dookreśli daty i godziny operacji, status zlecenia zmieni się na:
- Oczekuje na podanie danych transportu, jeśli Twój zleceniobiorca nie uzupełnił w zleceniu danych tj. dane pojazdu, dane kierowcy.
- Po uzupełnieniu wszystkich danych, zlecenie będzie oczekiwało na rozpoczęcie
- natomiast jeśli nie posiadasz włączonego dostępu do Visibility Status w zakładce szczegóły transportu zobaczysz informację o braku dostępu do podsumowania oraz status zlecenia dostępny tylko dla posiadaczy produktu Visibility Status
- na tym etapie nie będą dostępne informację dotychczas zgromadzone i ujawnione w ramach posiadanego planu produktowego( z wykluczeniem danych o samej realizacji transportu oraz rozliczeniu zlecenia)
- Załączniki dodane przez zleceniobiorcę nie będą dostępne.
- W zakładce historia zmian nie będą dostępne informację dotychczas zgromadzone i ujawnione w ramach posiadanego planu produktowego( z wykluczeniem danych o samej realizacji transportu oraz rozliczeniu zlecenia)
