Obsługa zleceń w roli zleceniodawcy

Zaktualizowano 6/9/24 przez Ania

Kto może skorzystać z tej funkcji?

Funkcja dostępna dla użytkowników linii produktowej  CargoON i spedycji (TFF - Trans for Forwarders)

Z tego artykułu dowiesz się, jak obsłużyć realizację zlecenia transportowego.

Czym jest Visibility Status?

To funkcjonalność, która wspiera cyfrowy obieg informacji oraz dokumentów na Platformie, dzięki temu obie strony transakcji, na bieżąco dzielą się informacjami na temat przebiegu realizacji zlecenia transportowego. Obsługa zlecenia od początku do końca odbywa się w jednym systemie, dzięki czemu kontrahenci mają szybki i łatwy dostęp do wszystkich informacji o statusie realizacji, jej szczegółach oraz towarzyszących jej dokumentach - dowodach przewozu.
Dodanie oferty frachtu - dowiedz się więcej.
Dodanie zlecenia na Platformę - dowiedz się więcej.

Obsługa zlecenia z produktem Visibility Status

Po akceptacji frachtu na Platformie, przejdź do modułu zlecenia, w którym możesz dodać warunki zlecenia lub poprosić o informacje wstępne swojego zleceniobiorcę.

Na Platformie możesz skrócić proces, dzięki dodatkowej opcji Automatycznej wysyłki zleceń - dowiedz się więcej.

W trakcie realizacji zlecenia będą zmieniały się statusy, dzięki temu na bieżąco możesz śledzić informację, na jakim etapie jest dane zlecenie.
  1. Z menu po lewej stronie wybierz Moduł Zlecenia.
  • na liście w zakładce Bieżące/Wysłane (w zależności od linii produktowej) kliknij w zlecenie o statusie W przygotowaniu.

  1. W oknie ze szczegółami zlecenia możesz wybrać opcję:

Opcja 1

Dodaj warunki zlecenia - możesz od razu uzupełnić wszystkie wymagane informacje w zleceniu.

  • Następnie kliknij w przycisk Wyślij zlecenie.

Opcja 2

Poproś o informacje wstępne - oznacza, że przed wysłaniem warunków zlecenia, możesz poprosić zleceniobiorcę o podanie informacji, które wybierzesz np. numer rejestracyjny pojazdu. Opcja ta daje zleceniodawcy pewność, że zlecenie zostanie wykonane przez przewoźnika i nie jest to podzlecenie. Wcześniejsze weryfikacja daje większe bezpieczeństwo.

  • Wskaż informacje wstępne, których oczekujesz od zleceniobiorcy, przesuwając suwak.
  • Wybierz zleceniodawcę, następnie kliknij w przycisk Wyślij prośbę.

  • W module Zlecenia, w zakładce Bieżące/Wysłane (w zależności od linii produktowej) na liście pojawi się zlecenie o statusie Oczekuje na informacje wstępne, w oknie ze szczegółami zlecenia, w zakładce Historia zmian będą dostępne wszystkie informacje.

  1. Po uzupełnieniu i wysłaniu informacji wstępnych przez zleceniobiorcę, status zlecenia zmieni się na Uzupełnij warunki zlecenia.
  • W oknie ze szczegółami zlecenia, w zakładce warunki zlecenia oraz Historia zmian dostępne będą wszystkie informacje.

  1.  Uzupełnij warunki zlecenia i wyślij do zleceniobiorcy.

  • Status zlecenia zmieni się na Oczekuje na potwierdzenie.

  1. Jeśli Twój zleceniobiorca zaakceptuje i uzupełni warunki zlecenia status zmieni się.
  • Status Oczekuje na podanie dat operacji oznacza, że w ofercie został podany zbyt duży przedział czasowy, zleceniodawca po swojej stronie musi określić dokładne daty i godziny.
  • Kliknij w opcję - Edytuj daty operacji.

  • Doprecyzuj dane w oknie, następnie potwierdź przyciskiem Zapisz.

  1. Jeśli zleceniobiorca dookreśli daty i godziny operacji, status zlecenia zmieni się.
  • Oczekuje na podanie danych transportu, jeśli Twój zleceniobiorca nie uzupełnił w zleceniu danych tj. dane pojazdu, dane kierowcy.

W oknie ze szczegółami zlecenia pojawi się dodatkowa zakładka Szczegóły transportu, w której na bieżąco będą pojawiały się informację dotyczące etapu zlecenia oraz zakładka Historia zmian, w której znajdziesz wszystkie informacje.

  • Oczekuje na rozpoczęcie, jeśli wszystkie potrzebne dane zostały uzupełnione w zleceniu przez zleceniobiorcę.

  1. Status zlecenia zmieni się na W drodze na załadunek, nastąpi to 30 minut przed podaną wcześniej godziną załadunku.

  1. Status Na załadunku oznacza, że zleceniobiorca potwierdził, że dotarł na miejsce załadunku.

  1. Po skończonym załadunku nasz zleceniobiorca rusza w drogę, status zlecenia zmieni się na nowy W realizacji.

  1. Status Na Rozładunku oznacza, że nasz zleceniobiorca potwierdził, że dotarł na miejsce rozładunku.

  1. Status Oczekuje na wymagane dokumenty oznacza, że teraz zleceniobiorca powinien dodać dokumenty, które wymagane były w warunkach zlecenia.
  • Jeśli w warunkach zlecenia nie były wymagane dodatkowe dokumenty status zlecenia zmienia się od razu na kolejny.
  • W zakładce Szczegóły transportu status zadania zmienia się na Zakończony.

  1. Status Potwierdź realizację oznacza, że zleceniobiorca dodał wymagane dokumenty, które znajdziesz w oknie ze szczegółami zlecenia w zakładce Załączniki lub nie zostały wskazane żadne dokumenty, ale po prostu transport się zakończył.
  2. Za pomocą zielonego przycisku Potwierdź realizację zlecenia.

  1. Po potwierdzeniu status zlecenia zmienia się na Zrealizowane.

Dodatkowo w zakładce Historia zmian znajdziesz wszystkie informację dotyczące zdarzeń w zleceniu.

Obsługa zlecenia bez produktu Visibility Status

Proces obsługi zlecenia opisany wyżej, dokładnie kroki 1-6 opisane są takie same (jak z włączonym produktem Visibility Status). Brak włączonego produktu, to brak dostępu do szczegółowych informacji, poniżej znajduje się szczegółowy opis.

  1. Po uzupełnieniu wszystkich danych, zlecenie będzie oczekiwało na rozpoczęcie
  • Jeśli nie posiadasz włączonego dostępu do Visibility Status w zakładce szczegóły transportu zobaczysz informację o braku dostępu do podsumowania oraz status zlecenia dostępny tylko dla posiadaczy produktu Visibility Status.
  • Na tym etapie nie będą dostępne informację dotychczas zgromadzone i ujawnione w ramach posiadanego planu produktowego( z wykluczeniem danych o samej realizacji transportu oraz rozliczeniu zlecenia).

  1. Załączniki dodane przez zleceniobiorcę nie będą dostępne.

  1. W zakładce historia zmian nie będą dostępne informację dotychczas zgromadzone i ujawnione w ramach posiadanego planu produktowego( z wykluczeniem danych o samej realizacji transportu oraz rozliczeniu zlecenia).

Na ile ten materiał był pomocny

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)