Import frachtów za pomocą pliku CSV

Zaktualizowano 23/10/24 przez Jakub

Kto może skorzystać z tej funkcji?

Funkcja dostępna dla wszystkich użytkowników Platformy Trans.eu i CargoON.

Import frachtów za pomocą plików, znacznie skraca i usprawnia pracę. Dzięki dodatkowym funkcjonalnościom, takim jak mapowanie wartości słownikowych, będziesz w stanie szybko i efektywnie dostosować swoje wartości w pliku, do tych obsługiwanych przez Platformę Trans.eu. Dzięki temu nie będziesz musiał ich każdorazowo poprawiać przy następnych importach, wartości podmienią się automatycznie.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • jak importować frachty na platformę Trans.eu za pomocą pliku .csv, .xls bądź .xlsx
  • jak zmapować wartość słownikową

Import frachtów krok po kroku. Zapoznaj się jak zaimportować fracht z pliku .csv, .xls, .xlsx

38 STEPS

1. Z poziomu Dodaj fracht przejdź do opcji: Importuj frachty z CSV.

Step 1 image

2. Poprzednio tak wyglądało okno importu frachtów. Sam proces jest prosty i przejrzysty, natomiast wymaga przygotowania pliku w konkretnym formacie i zgodnie z określonym szablonem.

Step 2 image

3. To często sprowadza się do manualnej pracy, a tego rodzaju operacje wiążą się z dużymi nakładami czasowymi bądź osobowymi, generując niepotrzebne koszty.

Step 3 image

4. Wychodząc na przeciw oczekiwaniom naszych obecnych oraz przyszłych Klientów, dostarczamy odświeżony Smart Importer frachtów.

Step 4 image

5. Dzięki elastycznemu podejściu do formatu oraz składni pliku usprawniamy proces publikacji dużej ilości frachtów. Ponadto dodajemy kilka udogodnień, które pozytywnie wpłyną na efektywność pracowników operacyjnych.

Step 5 image

6. Na ramę okna, w prawym górnym rogu, wyciągamy, dostępny na każdym etapie procesu, odnośnik do Pomocy, gdzie w artykule instruktażowym, krok po kroku, przeprowadzimy Cię przez nowy proces importu frachtów.

Step 6 image

7. Nasz Smart Importer obsłuży poza formatem CSV również formaty: XLS i XLSX, dostosowując się do wszystkich dostępnych na rynku, systemów TMS.

Step 7 image

8. Załadowanie pliku, już w pełni automatycznie, przeniesie Cię do kolejnego kroku - Dopasowanie danych frachtów.

Step 8 image

9. W taki sposób zachowa się Smart Importer frachtów, jeśli zaczytany plik będzie zgodny ze wcześniej obsługiwanym szablonem pliku .csv lub zapamiętanym przez Ciebie mapowaniem pliku. O mapowaniu pliku, powiemy w dalszej części.

Step 9 image

10. W następujący sposób zachowa się okno Smart Importera, w przypadku gdy zaczytany plik, będzie niezgodny ze wcześniej obsługiwanym schematem .csv lub posiadać będzie zupełnie odmienną składnię (np. inne nazwy kolumn i/lub inną kolejność kolumn).

Step 10 image

11. W panelu po lewej stronie umieszczono listę kontrolną obowiązkowych do dopasowania parametrów frachtów, które stanowią niezbędne minimum, umożliwiające opublikowanie/zapisanie importowanych frachtów.

Step 11 image

12. Kliknięcie w określoną kolumnę, dla przykładu o nazwie "Data Z", pozwoli przyporządkować zawarte w niej dane do odpowiedniego parametru po stronie platformy, w tym konkretnym przypadku, parametru obowiązkowego, którym jest "Data załadunku".

Step 12 image

13. Zmapowana kolumna, oraz adekwatna pozycja na liście kontrolnej podświetlone zostaną kolorem zielonym.

Step 13 image

14. Zmapowany zgodnie z wymaganiami plik aktywuje opcje Zapisz jako szablon.

Step 14 image

15. W oknie zapisywania szablonu wystarczy już tylko nadać unikalną nazwę dla szablonu, a następnie zapisać go.

Step 15 image

16. Zapisany szablon pojawi się w lewym górnym rogu, na liście szablonów dopasowań i dostępny będzie dla wszystkich użytkowników w danej firmie.

Step 16 image

17. Smart Importer zawsze, w pierwszej kolejności po zaczytaniu pliku - jeśli to tylko możliwe - podejmuje próbę auto dopasowania do jednego z zapisanych szablonów.

Step 17 image

18. Kolejnym krokiem jest Podsumowanie importu.

Step 18 image

19. Znaczącym udogodnieniem jest możliwość wprowadzania zmian dla poszczególnych parametrów frachtów, bezpośrednio w oknie importu frachtów.

Step 19 image

20. To szczególnie przydatne w sytuacji, gdy zaimportowany plik zawiera błędy.

Step 20 image

21. Przefiltrowanie listy z użyciem zaznaczonej opcji Pokaż tylko frachty z błędami, pozwoli sprawnie je poprawić.

Step 21 image

22. Dla przykładu, klikając w określone aktywne pole, wywołamy okno umożliwiające wprowadzenie zmian w obszarze określonych parametrów frachtu.

Step 22 image

23. W wywołanym oknie, klikając w dane pole, możesz wprowadzić również zmiany dotyczące, kodu pocztowego, miasta ulicy oraz numeru.

Step 23 image

24. W Podsumowaniu importu masz również możliwość zmapowania swoich wartości obsługiwane przez Platformę Trans.eu.

Step 24 image

25. Potwierdź zapisanie wartości przyciskiem Zapisz wartość słownikową.

Step 25 image

26. Zmapowaną wartość pojawi się w Ustawieniach w module Importowanie frachtów.

Step 26 image

27. Wyjątek stanowi format daty, dla którego zastosowano domyślne mapowanie. Podlega ono edycji natomiast nie tworzy kolejnej wartości słownikowej, a nadpisuje istniejącą.

Step 27 image

28. W odświeżonej wersji Importera, pojawił się krok publikacji frachtów, gdzie wszystkie frachty możesz opublikować w ten sam sposób.

Step 28 image

29. Domyślnie włączona opcja: Wszystkie frachty opublikuj w tym samym trybie pozwala Ci publikować ładunki w konkretnym, dostępnym dla zleceniodawcy trybie.

Step 29 image

30. Odznaczenie tej opcji uruchamia nowe możliwości. Pojawia się lista frachtów z możliwością wyboru kilku pozycji z listy.

Step 30 image

31. Dla których następnie możesz wybrać jeden z dostępnych dla zleceniodawcy trybów publikacji.

Step 31 image

32. W tym miejscu osadzono opcję zapisania zaimportowanych frachtów w formie kopii roboczej, które niezmiennie podlegać będą manualnej publikacji.

Step 32 image

33. Przechodząc dalej, w ten sposób na liście zobaczysz przypisane do poszczególnych frachtów odpowiednie tryby publikacji.

Step 33 image

34. Klikając Importuj frachty, rozpoczyna się zarówno proces importu jak i publikacji lub tworzenia kopi roboczej, który może być kontynuowany w tle.

Step 34 image

35. Dotychczas, trwający proces importu frachtów uniemożliwiał wszystkim użytkownikom danej firmy rozpoczęcie kolejnego importu, aż do czasu zakończenia bieżącego, zabierając cenny czas. Nowa wersja importera rozwiązuje ten problem.

Step 35 image

36. Po zakończonym imporcie otrzymasz powiadomienie. Klikając na nie, zostaniesz przeniesiony do podsumowania.

Step 36 image

37. Pojawi się Podsumowanie importu frachtów.

Step 37 image

38. Finalnie zaimportowane frachty trafiają na listę Frachtów Dodanych z odpowiednimi statusami.

Step 38 image

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2306900/Smart-importer-fracht-w-2

Import frachtów i dane importera

Szczegółowy opis pól dostępny w pliku Dane importera.

Rozwiń strzałkę przy przycisku Dodaj fracht, a następnie wybierz opcję Importuj frachty z CSV.

  1. Dodaj przygotowany plik, a następnie przejdź dalej.

  1. W kroku Dopasowanie danych frachtu możesz w łatwy sposób dostosować wartości ze swojego pliku do wartości wymaganych przez Platformę Trans.eu. Pomocny w tym będzie wbudowany słownik, który pozwoli w szybki sposób wskazać jakie pole na Platformie opisuje Twoja kolumna w pliku.
Daty i godziny prezentowane są w czasie lokalnym miejsca załadunku i rozładunku. Każdy użytkownik widzi takie same daty i godziny danego frachtu, niezależnie od tego, w jakiej strefie czasowej się znajduje.

W podsumowaniu importu - dostępne są szczegółowe informacje.

  • Przykład 1
  1. Wszystkie frachty zostaną zaimportowane. Przejdź dalej do Parametrów publikacji.

  • Przykład 2

  1. Tylko rozpoznane frachty zostaną zaimportowane. W tabeli otrzymasz informacje, przy którym z frachtów wystąpił błąd. Możesz poprawić błędne wartości bezpośrednio w oknie importera i Przejść dalej do Parametrów publikacji.

  1. Uzupełnij Termin płatności, Odbiorcy oraz Osoby kontaktowe, a następnie potwierdź przyciskiem Importuj frachty.
Jeśli chcesz opublikować frachty na różne sposoby, odznacz opcję Wszystkie frachty opublikuj w tym samym trybie.

Zaimportowane frachty możesz opublikować wszystkie w tym samym trybie, każdy osobno lub wybrać kilka.

Możesz opublikować frachty z pliku do reguł automatycznych. Zaznacz Reguły automatyczne i Importuj frachty.

Stan importu widoczny będzie na platformie.

Pod ikoną dzwoneczka dostępne są wszystkie powiadomienia.

Po zakończeniu importu otrzymasz powiadomienie.

Oraz podsumowanie.

  • Przykład 3

  1. Żaden fracht nie zostanie zaimportowany. Popraw swój plik i spróbuj ponownie.

  • Przykład 4

  1. Nieprawidłowy format pliku. Sprawdź swój plik i spróbuj ponownie.

Pamiętaj!

- Nie ma możliwości dodania tego samego pliku kilka razy.
- Wykorzystywanie funkcji niezgodnie z regulaminem (np. powielanie ofert) może skutkować odebraniem możliwości importu ofert.

Mapowanie wartości słownikowych

W Podsumowaniu importu masz możliwość zmapowania swoich wartości kolumn.

  1. Kliknij odpowiednie pole i wybierz wartość z listy.
  1. Potwierdź zapisanie wartości przyciskiem Zapisz wartość słownikową.

Zmiana dotyczy wszystkich importowanych w przyszłości plików, gdzie w przypadku rozpoznania danej wartości, nastąpi automatyczna zamiana na wybraną wartość słownikową.

Zmapowaną wartość pojawi się w Ustawieniach w module Importowanie frachtów.

Możesz tu edytować, usuwać lub dodawać wartości słownikowe.

Wyjątek stanowi format daty, dla którego zastosowano domyślne mapowanie. Podlega ono edycji natomiast nie tworzy kolejnej wartości słownikowej, a nadpisuje istniejącą.

Wprowadzone wartości zostaną zapisane na koncie firmy, co oznacza, że baza wartości słownikowych jest współdzielona i każdy z pracowników może je dodawać.

Na ile ten materiał był pomocny

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)