Obsługa zleceń w roli zleceniobiorcy

Zaktualizowano 19/3/24 przez Ania

Kto może skorzystać z tej funkcji?

Funkcja dostępna dla użytkowników linii produktowej przewoźników (TFC - Trans for Carriers) i spedycji  (TFF - Trans for Forwarders)

Z tego artykułu dowiesz się, jak zrealizować proces obsługi zlecenia transportowego.

Obsługa zlecenia

Kolejnym krokiem po akceptacji frachtu, jest wysłanie zlecenia z uzupełnionymi warunkami przez zleceniodawcę.

  1. Z menu wybierz moduł Zlecenia
  • W zakładce Bieżące/ Otrzymane ( w zależności od linii produktowej) kliknij w zlecenie o statusie W przygotowaniu.

  • Status zlecenia Uzupełnij informację wstępne, oznacza, że Twój zleceniobiorca poprosił Cię o wysłanie konkretnych informacji, jeszcze przed wysłaniem warunków zlecenia.
  • Jeśli zleceniodawca nie wybierze opcji "Poproś o informację wstępne", w tym miejscu pojawi się zlecenie o statusie Potwierdź warunki.

  1. Kliknij w przycisk Uzupełnij informacje wstępne.
  2. W oknie uzupełnij informacje, o które poprosił zleceniodawca i potwierdź przyciskiem Wyślij.

  • Status zlecenia zmieni się na Oczekuje na warunki, to oznacza, że Twój zleceniodawca powinien uzupełnić warunki zlecenia.

  1. Zleceniodawca uzupełnił i wysłał do Ciebie warunki zlecenia, status zmienił się na Potwierdź warunki.
  • Kliknij w przycisk Zobacz warunki

  1. Uzupełnij zlecenie.
  • Wprowadź dane kierowcy i pojazdu
  • Dodatkowo możesz określić klasę emisji spalin pojazdu
  • W celu zwiększenia bezpieczeństwa, możesz wprowadzić dodatkowy identyfikator - "słowo klucz", które kierowca poda gdy dojedzie w miejsce załadunku lub rozładunku
  • Potwierdzenie operacji z aplikacji Loads4Driver (statusowanie manualne etapu realizacji transportu)

Zleceniobiorca/ Przewoźnik ma do wyboru następujące opcje:

Przekazuje bezpośrednio do zleceniodawcy
- wybór tej opcji to zgoda Przewoźnika, na przekazywanie przez kierowcę informacji statusowych o załadunku i rozładunku
- kierowca za pomocą aplikacji mobilnej Loads4Driver będzie miał możliwość zmiany statusu zadnia transportowego/zlecenia

Nie przekazuj do zleceniodawcy
- wybór tej opcji to brak zgody, aby kierowca za pomocą aplikacji mobilnej Loads4Driver przekazywał informacje o statusie zadania transportowego/zlecenia

W oknie ze szczegółami oferty, pojawi się nowa zakładka Szczegóły transportu - to w tym miejscu będą dostępne wszystkie informacje dotyczące szczegółowych informacji o zleceniu, dostęp do tych informacji mają zleceniodawcy, którzy posiadają dostęp do produktu DOE.
W przypadku braku dostępu nie będą oni otrzymywali na bieżąco informacji o statusie i realizacji zlecenia.

  1. Jeśli w ofercie został podany przedział czasowy dłuższy niż 3h, pojawi się status - Oczekuje na potwierdzenie dat operacji, skutkuje to koniecznością dokładnego wskazania daty i godziny spośród dostępnych dla przedziału.
  • Kliknij w przycisk Edytuj daty operacji

  • Doprecyzuj daty i godziny
  • Zapisz wprowadzone zmiany

  1. Status Oczekuje na podanie danych transportu informuje, że brakuje w zleceniu informacji tj. dane pojazdu oraz dane kierowcy, które należy podać.
  • Kliknij w przycisk Uzupełnij dane transportu - wprowadź dane i zapisz.

  • Uzupełnij i zapisz wprowadzone zmiany.

  • Po wprowadzeniu informacji, status zmieni się na - Oczekuje na rozpoczęcie.

  1. Status zlecenia zmieni się na - W drodze na załadunek, nastąpi to 30 minut przed podaną wcześniej godziną załadunku.

  1. Za pomocą przycisku Potwierdź dojazd na załadunek.
  • Wprowadź dane dotyczące daty i godziny faktycznego zaistnienia zdarzenia
  • Możesz podać również wagę, pole to nie jest obowiązkowe
  • Zapisz za pomocą przycisku Potwierdź

  1. Po zapisaniu danych, status zlecenia zmieni się na nowy - Na załadunku.

  • Za pomocą przycisku Potwierdź załadunek
  • Uzupełnij czas zakończenia załadunku
  • Dodatkowo możesz podać wagi, pole to nie jest obowiązkowe
  • Zapisz za pomocą przycisku Potwierdź

Ewidencja wag jest ważnym elementem, głównie dla zleceń rozliczanych za tonę, gdyż na ich podstawie możliwe jest poprawne ustalenie podstawy dla wyznaczenia końcowej wartości zlecenia.

  1. Kolejnym etapem po załadunku jest realizacja zlecenia, pojawi się nowy status - W realizacji.

  1. Za pomocą przycisku Potwierdź dojazd na rozładunek.
  • Wprowadź czas przyjazdu na rozładunek
  • Dodatkowo możesz wprowadzić wagę pojazdu, pole to nie jest obowiązkowe

  1. W zleceniu pojawi się nowy status - Na rozładunku.
  • W zakładce Szczegóły transportu dostępne będą wszystkie informację.
  • Za pomocą przycisku Potwierdź rozładunek.

  1. W oknie Potwierdź zakończenie rozładunku.
  • Wprowadź czas zakończenia rozładunku
  • Możesz wprowadzić wagi, nie jest to pole obowiązkowe
  • Musisz oznaczyć czy na rozładunku zgłoszono zastrzeżenia, jeśli tak to opisz jakie zastrzeżenia zostały zgłoszone
  • Zapisz za pomocą przycisku Potwierdź

  1. Status Uzupełnij wymagane dokumenty oznacza, że powinieneś dodać dokumenty, których wymagał zleceniodawca w wysłanych warunkach zlecenia.
  • W zakładce Szczegóły transportu status zadania zmienia się na Zakończony.

  • W zakładce Załączniki dodaj dokumenty.

  1. Po dodaniu dokumentów, status zlecenia zmieni się na - Oczekuje na potwierdzenie.
  • Jeśli zleceniodawca nie posiada dostępu do produktu Visibility Status, to jest ostatni status który zobaczysz. Status transportu zmieni się na zakończony.
  • Jeśli zleceniodawca posiada dostęp do produktu Visibility Status, zobaczysz także kolejne statusy zlecenia.

Czym jest Visibility Status?
To funkcjonalność, która wspiera cyfrowy obieg informacji oraz dokumentów na Platformie, dzięki temu obie strony transakcji, na bieżąco dzielą się informacjami na temat przebiegu realizacji zlecenia transportowego.
Obsługa zlecenia od początku do końca odbywa się w jednym systemie, dzięki czemu kontrahenci mają szybki i łatwy dostęp do wszystkich informacji o statusie realizacji, jej szczegółach oraz towarzyszących jej dokumentach - dowodach przewozu.

  1. Jeśli zleceniodawca potwierdzi realizację zlecenia zmieni ono status na - Zrealizowane.
  2. W zakładce Szczegóły transportu znajdziesz informacje dotyczące realizacji zlecenia.

  1. Dodatkowo w zakładce Historia zmian znajdziesz wszystkie informację dotyczące zdarzeń w zleceniu, jeśli chcesz zobaczyć więcej szczegółów kliknij w ikonkę strzałki.

Na ile ten materiał był pomocny

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)