Konta pracowników

Zaktualizowano 22/10/24 przez Małgorzata

Kto może skorzystać z tej funkcji?

Funkcja dostępna dla wszystkich użytkowników Platformy Trans.eu i CargoON.

Z tego artykułu dowiedz się:

  • jak dodać konto pracownika
  • jakie są role i dostępy na koncie Platformy, czym jest konto techniczne
  • jak zmienić ustawienia na koncie pracownika
  • jak aktywować lub usuwać konto

Dodanie konta pracownika za pośrednictwem strony internetowej Trans.eu 

  1. Kliknij w trzy poziome kreski, po prawej, górnej stronie ekranu.

  1. Zobaczysz rozwinięte menu. Kliknij Dodaj konto do firmy.

  1. Podaj numer NIP firmy, w której pracujesz aby ją zidentyfikować, a następnie uzupełnij dane dotyczące Twojego pracownika.
Użyj adres e-mail, który nigdy wcześniej nie był zarejestrowany na Platformie.
  1. Uzupełnij dane, a następnie kliknij Utwórz konto.

  1. Zaakceptuj oświadczenie ws. Danych Osobowych (RODO).
  • Na podany w czasie rejestracji pracownika adres e-mail, zostanie wysłana wiadomość z instrukcją pierwszego logowania do Platformy Trans.eu.
  • Na adres e-mail osoby zarządzającej kontem firmy zostanie wysłana wiadomość z prośbą o aktywację nowego konta.
  • Gdy użytkownik uprawniony aktywuje konto, będzie można z niego korzystać.
Domyślnie rola dla nowego pracownika to Użytkownik podstawowy, nadany mu dostęp to Pełen dostęp, a konto ustawione jest jako widoczne dla innych użytkowników. Jeśli chcesz wiedzieć, w jaki sposób zmienić role i dostępny dla pracownika, kliknij tutaj. 

Dodawanie konta pracownika w zakładce Moja firma

Dodawać nowych pracowników oraz zarządzać ich kontami może tylko użytkownik uprawniony lub administrator. Kliknij tutaj, by dowiedzieć się więcej o rolach i dostępach w firmie.
  1. Otwórz moduł Moja firma, zakładka Pracownicy i kliknij w przycisk Dodaj pracownika.

  1. Uzupełnij Dane pracownika:
  • Wprowadź: Imię, nazwisko oraz e-mail.
Użyj adres e-mail, który nigdy wcześniej nie był zarejestrowany na Platformie.
  • Wybierz stanowisko, np. kierowca (wybranie tej funkcji daje możliwość skorzystania z aplikacji mobilnej Loads4DRIVER).
Dodanie stanowiska pomoże Twoim kontrahentom określić, do której osoby mogą zwracać się z konkretnymi potrzebami.

  1. Kliknij przycisk Następny, aby przejść do kolejnego kroku.
Każdy pracownik korzystający z Platformy powinien mieć własne konto.

Role i dostępy

Możesz pominąć ten krok podczas tworzenia konta i wrócić do niego później, już po utworzeniu konta, korzystając z opcji Zarządzaj pracownikiem w module Moja firma.  

Zdecyduj, jakie uprawnienia ma mieć pracownik:

  1. Wybierz Rolę administracyjną, aby zdecydować o dostępie do opcji zarządzania firmą i jej pracownikami. Do wyboru masz:
  • Administrator: przeglądanie i zarządzanie listą pracowników, danymi firmy, dokumentami oraz planem produktowym.
  • Użytkownik podstawowy: tylko przeglądanie listy pracowników. Ta opcja jest zaznaczona domyślnie.
  • Brak dostępu: brak dostępu do listy pracowników i pozostałych danych firmy.

  1. Wybierz Rolę operacyjną, aby określić dostęp użytkownika do funkcjonalności w Platformie. W zależności od linii produktowej możesz zobaczyć inną listę dostępnych opcji, która będzie poszerzana.

Dostępne role operacyjne:

  • Pełen dostęp - Użytkownik ma dostęp do wszystkich funkcjonalności w posiadanych produktach.
  • Zarządzanie frachtami - Użytkownik ma pełny dostęp do operacji na frachtach, może obsługiwać zlecenia i zarządzać bazą kontrahentów oraz flotą firmy.
  • Zarządzanie zleceniami - Użytkownik ma pełny dostęp do operacji na zleceniach i frachtach, może korzystać z zadań monitoringu i zarządzać bazą kontrahentów firmy.
  • Kierowca - Użytkownik ma dostęp tylko do aplikacji mobilnej loads4DRIVER.
  • Konto techniczne (bezpłatne) - Użytkownik ma możliwość wystawiania ocen, zarządzania flotą oraz może korzystać z zadań monitoringu. Posiada dostęp do rozliczeń z kontrahentami, do faktoringu, windykacji i finansowania. Konto tego użytkownika nie jest uwzględniane w opłatach za stanowisko. Konto techniczne jest dostępne tylko dla użytkownika z rolą Administratora.
  • Brak dostępu - Użytkownik nie ma dostępu do funkcji operacyjnych Platformy.
Kliknij, aby rozwinąć listę ról operacyjnych dla Dock Scheduler:
Manager Dock Scheduler - Pełna obsługa zarządzania firmą, magazynami i ich harmonogramami, zarządzanie procesem awizacji z perspektywy załadowcy oraz możliwość awizowania się jako przewoźnik u innych załadowców korzystających z produktu Dock Scheduler.
Manager magazynu - Tworzy i zarządza harmonogramami pracy magazynów. Posiada uprawnienia do przydzielania okien czasowych oraz zarządzania awizacjami utworzonymi przez przewoźników.
Magazynier - Przegląda harmonogramy załadunku, potwierdza rozpoczęcie i zakończenie operacji.
Ochroniarz - Przegląda listę awizacji, potwierdza zgodność danych z awizacją, oznacza przyjazd i wyjazd z miejsca operacji.
Awizujący - Możliwość awizowania się u załadowców korzystających z produktu Dock Scheduler oraz zarządzania swoimi awizacjami jako przewoźnik.

  1. Zaznacz, jakie uprawnienia w ramach wybranej roli, ma posiadać użytkownik.

W ramach poszczególnych ról operacyjnych dostępne są poniższe uprawnienia:

  • Zamawianie produktów Platformy - użytkownik może zamawiać produkty dostępne na Platformie Trans.eu.
  • Przeglądanie danych finansowych - Użytkownik ma dostęp do faktur wystawianych przez Trans.eu, do zestawień bilingów i opłat za stanowiska oraz do szczegółów wykupionego abonamentu.
  • Wstrzymywanie współpracy z kontrahentami - użytkownik ma możliwość wstrzymywania i wznawiania współpracy z innymi firmami (moduł Kontrahenci).
  • Przejmowanie negocjacji współpracowników - użytkownik może przejmować negocjacje frachtów opublikowanych przez innych użytkowników jego firmy.
  • Zarządzanie giełdą prywatną - użytkownik ma możliwość zarządzania członkami giełdy prywatnej swojej firmy oraz posiada uprawnienia do wysyłania zaproszeń do giełdy prywatnej.
Po najechaniu kursorem myszy na wybrane uprawnienie, pojawi się okno z krótkim wyjaśnieniem.

  1. Wybierz Typ konta:
  • Widoczne: użytkownicy innych firm będą mogli znaleźć profil tego pracownika np. na Komunikatorze lub w informacjach o Twojej firmie. Widoczne będą dane osobowe i kontaktowe.
  • Ukryte: wszystkie dane tego pracownika zostaną ukryte i nie będą widoczne dla innych użytkowników Platformy podczas wyszukiwania w Komunikatorze.

  1. Kliknij przycisk Następny.
  2. Uzupełnij Dodatkowe dane (opcjonalnie):
  • Szczegóły kierowcy i Licencja kierowcy -> zobaczysz te jeśli wybrane wcześniej stanowisko to kierowca.
  • Dane osobowe.
  • Kompetencje.
Możesz pominąć ten krok i wrócić do niego później, już po utworzeniu konta, korzystając z opcji Zarządzaj pracownikiem w module Moja firma.

  1. Kliknij Zapisz, aby zakończyć proces dodawania nowego pracownika.
  2. Zobaczysz nowy wiersz dodanego pracownika na górze listy oraz komunikat potwierdzający poprawne dodanie użytkownika.

Zmiana administratora konta firmowego

Nadawanie i odbieranie ról może wykonać tylko użytkownik posiadający rolę Administratora. Przy koncie firmowym może być więcej takich osób. Jeśli chcesz zamienić administratora konta firmowego:

  1. Otwórz moduł Moja firma, zakładka Pracownicy.
  2. Kliknij na symbol trzech kropek przy wybranym pracowniku i zaznacz opcję: Zarządzaj pracownikiem.

  1. Wybierz zakładkę Ustawienia konta, a następnie wybierz Rolę administracyjną dla danej osoby:
  • Administrator, jeśli chcesz nadać pracownikowi rolę zarządzającą firmą i jej pracownikami.
  • Użytkownik podstawowy, jeśli chcesz pozostawić użytkownikowi możliwość wglądu w listę pracowników.
  • Brak dostępu jeśli chcesz odebrać pracownikowi wszystkie uprawnienia w zarządzaniu danymi Twojej firmy.
  1. Kliknij Zapisz.
Jeśli nie posiadasz roli Administratora przy koncie firmowym i nie masz kontaktu z osobą, która tę rolę posiada, zgłoś się po pomoc do naszej Obsługi Klienta telefonicznie: + 48 71 734 17 00, lub mailowo na adres e-mail: info@trans.eu

Zmiana danych na koncie pracownika

Zmieniać dane może może pracownik z rolą administratora.
  1. Otwórz moduł Moja firma, zakładka Pracownicy.
  2. Kliknij na symbol trzech kropek przy wybranym pracowniku i zaznacz opcję: Zarządzaj pracownikiem.

Zobaczysz okno do zarządzania pracownikiem, w którym znajdują się trzy zakładki:

Dane użytkownika:

  • Dane podstawowe: zmienisz je, kontaktując się z Działem Obsługi Klienta Trans.eu Email: info@trans.eu, tel. 48 71 734 17 00.
  • Dane osobowe: zmienisz tu numery telefonów, datę urodzenia i formę grzecznościową.
  • Dane zawodowe: określisz stanowisko, dział, odpowiedzialność oraz języki obce.

Ustawienia konta: określisz tutaj role, dostępy i uprawnienia, opisane tutaj.

Dane kierowcy: ta zakładka widoczna jest w przypadku pracowników ze stanowiskiem kierowca. Wprowadzisz tu szczegóły kierowcy oraz jego licencje.

Bezpłatne konto techniczne

Można utworzyć je zarówno dla nowego pracownika jak i przypisać już istniejącemu pracownikowi. Należy pamiętać, że konto techniczne:

  • pozostaje ukryte, co oznacza, że pracownik nie będzie widoczny dla innych użytkowników Platformy podczas wyszukiwania w Komunikatorze,
  • nie posiada dostępu do Giełdy, Frachtów, Zleceń oraz Komunikatora,
  • za aktywność na tym koncie nie są naliczane opłaty stanowiskowe.

Konto techniczne dla nowego pracownika - aby je utworzyć postępuj zgodnie ze ścieżką dodawania pracownik, opisaną tutaj.

Zmiana dostępów i uprawnień na istniejącym koncie pracownika - jest możliwa do wykonania przez Użytkownika z uprawnieniami Administratora.

  1. Otwórz moduł Moja firma, zakładka Pracownicy.
  2. Kliknij na symbol trzech kropek przy wybranym pracowniku i zaznacz opcję: Zarządzaj pracownikiem.

  1. Zobaczysz okno do zarządzania pracownikiem, przejdź do zakładki Ustawienia Konta.
  2. Następnie przypisz rolę Administratora.
  3. W sekcji Rola operacyjna wybierz: Konto techniczne (bezpłatne) i kliknij Zapisz.

Konto techniczne (bezpłatne) zostało przypisane wybranemu pracownikowi.

Użytkownik uprawniony

Przeglądając listę pracowników w module Moja firma możesz zobaczyć przy jednym z nich symbol tarczy, a po najechaniu kursorem myszy napis: Użytkownik uprawniony.

Oznacza to, że ten użytkownik zarejestrował firmę na Platformie oraz przeprowadził ją przez proces autoryzacji. Jest też głównym reprezentantem Twojej firmy w relacji z Trans.eu (także w takich tematach jak wypowiedzenie umowy z Trans.eu).

Aktywacja konta

Aktywować konto może pracownik z rolą administratora.

Wejdź w moduł Moja firma, zakładka Pracownicy. Przy pracowniku, którego chcesz aktywować kliknij w przycisk Aktywuj i potwierdź aktywację konta.

Usunięcie konta

Usunąć konto może pracownik z rolą administratora.

Aby usunąć konto pracownika:

  1. Wejdź w moduł Moja firma, zakładka Pracownicy i w wiersz z imieniem i nazwiskiem wybranej osoby.
  2. Zobaczysz okno ze szczegółami. Kliknij Więcej, a następnie Usuń konto pracownika.
  1. Potwierdź swoją decyzję klikając Usuń konto pracownika.

Usunięcie własnego konta 

Jeśli chcesz usunąć swoje konto z profilu firmy, skontaktuj się z Obsługą Klienta Platformy Trans.eu telefonicznie: + 48 71 734 17 00, lub mailowo na adres e-mail: info@trans.eu.

Na ile ten materiał był pomocny

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)