Konta pracowników

Zaktualizowano 9/3/23 przez Jakub

Dodanie pracownika

Dodanie nowego pracownika możliwe jest na dwa sposoby:

  1. Dodanie pracownika za pośrednictwem strony internetowej Trans.eu 
  • Kliknij w trzy poziome kreski, po prawej, górnej stronie ekranu

  • Po lewej stronie pojawi się tzw. biała szuflada. Kliknij na Dodaj konto do firmy

  • Podaj numer NIP firmy, w której pracujesz aby ją zidentyfikować, a następnie uzupełnij dane dotyczące Twojego pracownika

Adres e-mail musi być nowym adresem, który nigdy wcześniej nie był zarejestrowany na Platformie.

  • Po uzupełnieniu danych kliknij w Utwórz konto

  • Zaakceptuj oświadczenie ws. Danych Osobowych (RODO)
  • Na podany w czasie rejestracji pracownika adres e-mail, została wysłana wiadomość z instrukcją pierwszego logowania do Platformy Trans.eu
  • Na adres e-mail osoby zarządzającej kontem firmy została wysłana wiadomość z prośbą o aktywację nowego konta
  • Gdy użytkownik uprawniony aktywuje konto, będzie można z niego korzystać

Domyślnie rola dla nowego pracownika to Użytkownik podstawowy, nadany mu dostęp to Pełen dostęp, a konto ustawione jest jako widoczne dla innych użytkowników. Jeśli chcesz wiedzieć, w jaki sposób zmienić role i dostępny dla pracownika, kliknij tutaj. 

  1. Dodawanie pracownika w zakładce Moja firma
Dodawać nowych pracowników oraz zarządzać ich kontami może tylko użytkownik uprawniony lub administrator. Kliknij tutaj, by dowiedzieć się więcej o rolach i dostępach w firmie.

  • Otwórz zakładkę Pracownicy i kliknij w przycisk Dodaj pracownika.

  • Uzupełnij Dane pracownika:

Wybierz stanowisko, np. kierowca [wybranie tej funkcji daje możliwość skorzystania z Aplikacji TransTask]

Dodanie stanowiska pomoże Twoim kontrahentom określić, do której osoby mogą zwracać się z konkretnymi potrzebami.

Wpisz adres e-mail

Adres e-mail musi być nowym adresem, który nigdy wcześniej nie był zarejestrowany na Platformie.

Wybierz typ konta

Ukryty pracownik nie będzie mógł być wyszukany w systemie.

Każdy pracownik korzystający z Platformy powinien mieć własne konto.

Jeśli wszystkie dane zostały uzupełnione, kliknij w przycisk Następny.

Role i dostępy

Dodawać nowych pracowników oraz zarządzać ich kontami może tylko użytkownik z rolą administratora.
Możesz pominąć ten krok podczas tworzenia konta  i wrócić do niego później, już po utworzeniu konta, korzystając z opcji Zarządzaj pracownikiem w module Moja firma.  
  • Po uzupełnieniu Danych pracownika zobaczysz okno Role i dostępy.

Zdecyduj, jakie uprawnienia ma mieć Twój pracownik:

  • w zarządzaniu danymi Twojej firmy - domyślnie nowe konto ustawione jako Użytkownik podstawowy.  
  • w procesie obsługi frachtów. Kliknij na przełącznik po prawej stronie, by wyświetlić możliwe opcje.
  • możesz wybrać Konto techniczne (bezpłatne) w tym celu należy zmienić uprawnienia na Administratora
  • możesz oznaczyć konto pracownika, jako konto dla kierowcy.

Kliknij w Następny

Uzupełnianie dodatkowych danych 

Zakładka Dodatkowe dane to miejsce, w którym możesz, opcjonalnie, wpisać szczegóły dotyczące Twojego pracownika m.in. uprawnienia ADR, czy licencje kierowcy oraz telefon kontaktowy, odpowiedzialności, znajomość języków obcych. 

Możesz pominąć ten krok i wrócić do niego później, już po utworzeniu konta, korzystając z opcji Zarządzaj pracownikiem w module Moja firma.
  • Kliknij Zapisz, aby zakończyć proces dodawania nowego pracownika.

Zmiana administratora konta firmowego

Nadawanie i odbieranie ról może wykonać tylko użytkownik posiadający rolę Administratora. Przy koncie firmowym może być więcej takich osób. Jeśli chcesz zamienić administratora konta firmowego :

  1. Otwórz moduł Moja firma.
  2. Kliknij na symbol trzech kropek przy wybranym pracowniku i zaznacz opcję: Zarządzaj pracownikiem.
  3. Wybierz zakładkę Ustawienia konta i zmień rolę pracownika z Administrator na Użytkownik podstawowy (jeśli chcesz mu pozostawić możliwość wglądu w listę pracowników) lub Brak dostępu (tym samym odbierzesz mu wszystkie uprawnienia w zarządzaniu danymi Twojej firmy). Kliknij Zapisz.
  4. Następnie wybierz z listy innego pracownika, któremu chcesz nadać rolę Administratora.
Jeśli nie posiadasz roli Administratora przy koncie firmowym i nie masz możliwości kontaktu z osobą, która tę rolę posiada - zgłoś się po pomoc do naszej Obsługi Klienta: Kontakt z Trans.eu.

Użytkownik uprawniony

Przeglądając listę pracowników w module Moja firma możesz dostrzec przy jednym z nich symbol tarczy podpisany Użytkownik uprawniony.

Oznacza to, że ten użytkownik dokonał rejestracji firmy na Platformie oraz przeprowadził ją przez proces autoryzacji. Jest też głównym reprezentantem Twojej firmy w relacji z Trans.eu (także w takich tematach jak wypowiedzenie umowy z Trans.eu).

Użytkownik uprawniony wg Regulaminu
Reprezentant/Użytkownik Uprawniony - Użytkownik, który dokonał rejestracji Konta i przystąpił do procesu autoryzacji tego Konta na zasadach określonych w Regulaminie lub Użytkownik Pochodny, któremu został nadany status Reprezentanta/Użytkownika Uprawnionego. Reprezentant jest uprawniony do reprezentacji (np. jako pełnomocnik) Użytkownika, co najmniej w zakresie składania oświadczeń wiedzy i woli wobec Usługodawcy i może kontaktować się w imieniu Użytkownika z Usługodawcą we wszystkich sprawach związanych z Platformą. W razie braku adresu mailowego dla Użytkownika Uprawnionego komunikacja będzie kierowana na adres email wskazany przy danych ogólnych Użytkownika, ze skutkiem je doręczenia jak dla Reprezentanta.
Regulamin Platformy Trans.eu

Aktywacja konta

Aktywować konto może pracownik z rolą administratora.

Wejdź w moduł Moja firma. Przy pracowniku, którego chcesz aktywować kliknij w przycisk Aktywuj i potwierdź aktywację konta.

Usunięcie konta

Aktywować konto może Administrator firmy.

Aby to zrobić, wybierz kolejno:

  •   Moja firma > Pracownicy > imię i nazwisko swojego pracownika.

  • Więcej > Usuń konto pracownika

  • Proces jest nieodwracalny, dlatego zostaniesz jeszcze raz poproszony o potwierdzenie swojej decyzji. 

Usunięcie własnego konta 

Jeśli jesteś pracownikiem, który samodzielnie chce usunąć swoje konto z profilu firmy, skontaktuj się z Obsługą Klienta Platformy Trans.eu:

telefonicznie na numer + 48 71 734 17 00, lub mailowo na adres e-mail: info@trans.eu.

Zmiana danych na koncie pracownika

Zmieniać dane może pracownik z rolą administratora w firmie.

Zmienić dane można na dwa sposoby:

  1. Wejdź do modułu Moja firma i otwórz zakładkę Pracownicy. Najedź kursorem na wybranego pracownika i kliknij w symbol trzech pionowych kropek w prawej części wiersza. Następnie wybierz opcję Zarządzaj pracownikiem.

  1. Możesz też kliknąć na wybranego pracownika, co wywoła szufladę z informacjami o pracowniku. Kliknij w przycisk Więcej, a następnie w Zarządzaj pracownikiem.

Kolejnym krokiem jest możliwość zmiany lub uzupełnienia danych pracownika korzystając z trzech zakładek:

Dane użytkownika

Dane osobowe 

Zmiana imienia, nazwiska i adresu e-mail wymaga autoryzacji, dlatego należy skontaktować się z Działem Obsługi Klienta. Służymy informacją i pomocą od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 17:00 Infolinia +48 71 734 17 00

Dane zawodowe

  • Wybierz stanowisko swojego pracownika
Określenie stanowiska pomoże Twoim kontrahentom określić, do której osoby mogą zwracać się z konkretnymi potrzebami.
    • Kierowca 
    • Inne stanowisko - wpisz ręcznie jakie.

Możesz uzupełnić również informacje takie jak dział, odpowiedzialności, czy znajomość języków obcych. Pola te nie są jednak wymagane.

Ustawienia konta

Typ konta -  ukryty pracownik nie będzie mógł być wyszukany w systemie

Role i dostępy pracownika 

Zdecyduj, jakie uprawnienia ma mieć Twój pracownik:

  • w zarządzaniu danymi Twojej firmy - domyślnie nowe konto ustawione jako Użytkownik podstawowy.  
  • w procesie obsługi frachtów. Kliknij na przełącznik po prawej stronie, by wyświetlić możliwe opcje.

Kliknij Zakończ, by zakończyć etap zarządzania kontem pracownika.

Bezpłatne konto techniczne

Można utworzyć je zarówno dla nowego pracownika jak i przypisać już istniejącemu pracownikowi. Należy pamiętać, że konto techniczne:

  • pozostaje ukryte, co oznacza, że inni Użytkownicy platformy nie wyszukają go w systemie
  • nie posiada dostępu do Giełdy, Frachtów, Zleceń oraz Komunikatora
  1. Konto techniczne dla nowego pracownika - aby je utworzyć należy postępować zgodnie ze ścieżką dodawania pracownika - przejdź do artykułu i skorzystaj ze sposobu nr 2.
  2. Zmiana dostępów i uprawnień na istniejącym koncie pracownika - możliwa do wykonania przez Użytkownika z uprawnieniami Administratora - w tym celu w prawym górnym rogu ekranu z pozycji awatara przejdź do zakładki Moja firma.

Przy konkretnym pracowniku na liście wybierz Zarządzaj pracownikiem.

W kolejnym oknie przejdź do zakładki Ustawienia Konta.

Włącz lub upewnij się, że suwak dotyczący dostępu jest włączony. Następnie przypisz rolę Administratora , nadaj uprawnienia Konta technicznego (bezpłatnego) i Zapisz.

Na ile ten materiał był pomocny

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)