Zarządzanie awizacją
Zaktualizowano 22/10/24
przez
Katarzyna
Kto może skorzystać z tej funkcji? Funkcja dostępna dla użytkowników linii produktowej CargoON i posiadających dodatek Dock Scheduler oraz dostęp do modułu Harmonogramy. |
Z artykułu dowiesz się:
- jak zarządzać awizacją,
- jak dodać awizację dla przewoźnika
- jak edytować i usunąć awizację.
System polega na automatyzacji operacji magazynowych i koncentruje się na optymalizacji procesów po stronie załadowcy
Awizacja utworzona z okna czasowego
Jeśli wystawiłeś okno czasowe, a przewoźnik lub załadowca wybrał termin i godzinę awizacji, w Twoim harmonogramie powstała Wstępna awizacja.
- Przejdź do harmonogramu danego magazynu, by odnaleźć wstępną awizację.
- Kliknij w ikoną trzech kropek, aby:
- zmienić datę i miejsce awizacji,
- edytować dane,
- usunąć awizację.
Jeśli nie chcesz wykonywać żadnej z powyższych akcji, poczekaj, aż przewoźnik doda dane pojazdu do awizacji.
- Gdy przewoźnik wprowadzi dane pojazdu, status awizacji zmieni się na Potwierdzona awizacja. Kliknij w ikonę trzech kropek, aby:
- Potwierdzić przyjazd,
- Odmówić załadunku (podaj powód odmowy,
- Zmienić datę i miejsce awizacji (datę, godzinę, stanowisko lub typ operacji),
- Edytować dane (dane kierowcy, pojazdu, oraz uwagi załadowcy - widoczne dla przewoźnika, lub uwag wewnętrznych - widocznych tylko dla współpracowników, dodać załączniki),
- Usunąć awizację (nieodwracalnie).
- Po kliknięciu na wybraną awizację wyświetlisz jej szczegóły.
W oknie ze szczegółami możesz potwierdzić przyjazd pojazdu - Potwierdź przyjazd lub edytować dane, uwagi albo odmówić załadunku. Te akcje znajdziesz pod przyciskiem Więcej.
Dodawanie awizacji przez załadowcę
Możesz także samodzielnie dodać awizację do swojego harmonogramu.
- W module Harmonogramy, kliknij w przycisk Dodaj awizację.
- Uzupełnij dane w formularzu dodawania awizacji.
- Zewnętrzny numer referencyjny - pole nieobowiązkowe. Numer możesz dodać później a także zmienić go za pomocą opcji edycji awizacji.
- Stanowisko - wybierz z listy. Pole obowiązkowe.
- Typ operacji - załadunek lub rozładunek.
- Przewoźnik - wybierz z listy
- Czas operacji - automatycznie ustawiony jest domyślny czas operacji, ale możesz go zmienić.
- Data awizacji - po określeniu stanowiska w tym miejscu wyświetli się godzinowy harmonogram, dla wybranego dnia.
- Nr pojazdu - dane obowiązkowe.
- Nr naczepy.
- Imię i nazwisko kierowcy (oraz inne dodatkowe dane wg. ustawień szablonu awizacji) - możesz także dodać drugiego kierowcę.
- Przekazywanie - opcja włączona automatycznie, umożliwiająca przekazanie awizacji kolejnym przewoźnikom. Możesz ją wyłączyć.
- Uwagi załadowcy (Twojej firmy)
- Uwagi wewnętrzne (niewidoczne dla przewoźnika) - możesz wprowadzić tu istotne informacje dla pracowników twojej firmy.
- Załączniki - dodaj ważne dokumenty.O tym jak włączyć opcję dodawania załączników, przeczytasz w artykule: Obsługa załączników.
Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz.
Po utworzeniu awizacji, przewoźnik otrzyma powiadomienie, a wstępna awizacji pojawi się w Twoim harmonogramie.
Zarządzanie awizacją
Kiedy awizacja zostanie potwierdzona możesz potwierdzać i zmieniać jej statusy z poziomu harmonogramu, wybierając ikonę 3 kropek przy awizacji lub w oknie z jej szczegółami.
- Aby przejść do okna, kliknij w wybraną awizację.
- Gotowa awizacja czeka na potwierdzenie przyjazdu pojazdu na teren magazynu.
- Po potwierdzeniu przyjazdu, możesz odmówić załadunku/rozładunku lub rozpocząć załadunek/rozładunek.
- Po wykonaniu operacji zakończ załadunek/rozładunek.
- Gdy pojazd opuści teren magazynu wybierz status Potwierdź wyjazd.
Elastyczne zarządzanie stanem awizacji
Opcja jest dostępna dla użytkowników w roli: Pełny dostęp, Manager Dock Scheduler, Manager Magazynu, Zarządzanie frachtami, Zarządzanie zleceniami. |
Elastyczne zarządzanie stanem awizacji pozwala na dowolną zmianę statusu potwierdzonej awizacji. Jest to przydatne w przypadku pomyłek, zachodzących zmian lub innych problemów.
- Aby zmienić stan awizacji:
- Kliknij w wybraną awizację, by wejść w jej szczegóły.
- Przy statusie awizacji kliknij Zmień.
- Wybierz status awizacji, na który chcesz zmienić, z rozwijanej listy.
Przykład: Status awizacji "Wyjazd" został zmieniony na: "W trakcie załadunku".
Przewoźnik o zmianach jest informowany na bieżąco w awizacji po swojej stronie Dock Schedulera.
- W oknie ze szczegółami awizacji pod przyciskiem Więcej znajdziesz opcje:
Odmowa załadunku oraz Usuń - obie opcje są dostępne dla każdego statusu awizacji.
- Możesz zmienić stan awizacji z przeszłą datą. Wybierz z górnego menu Awizacje a następnie ustaw, za pomocą filtra, interesujący cię zakres dat.
Przykład:
Do zmiany stanu awizacji wybraliśmy awizację z 25.04.2024 o statusie "Brak pojazdu". Po kliknięciu w awizację w oknie ze szczegółami zmieniamy status na "Wyjazd".
Po zmianie w oknie ze szczegółami, status awizacji zmienił się również na liście:
Edycja awizacji
Możesz edytować awizację bez konieczności jej usuwania.
O każdej Twojej zmianie poinformujemy Przewoźnika powiadomieniem w Platformie oraz mailem.
- W module Harmonogramy w awizacji, którą chcesz edytować, kliknij w ikonę trzech kropek i wybierz Zmień datę i miejsce awizacji.
- W oknie Edycja awizacji możesz zmienić:
- stanowisko,
- czas operacji,
- datę, dzięki opcji rozwijanego kalendarza,
- godzinę awizacji.
- Gdy wprowadzisz zmiany, kliknij Zapisz
- Awizacja automatycznie pojawi się w nowo określonym czasie w Harmonogramie - zarówno po Twojej stronie, jak i po stronie Przewoźnika.
Edycja czasu awizacji z wykorzystaniem funkcji Drag&Drop
Możesz edytować czas awizacji poprzez przesunięcie jej na harmonogramie awizacji za pomocą myszki.
- Kliknij lewym przyciskiem myszy na awizację, której czas chcesz zmienić. Przeciągnij awizację i upuść w wybranym miejscu. Wolne miejsca podświetlą się na zielono.
Następnie kliknij w przycisk Przenieś awizację, aby potwierdzić operację.
Awizację możesz również przenieść na kolejną stronę harmonogramu:
- Wszystkie zmiany automatycznie zapiszą się w szufladzie w szczegółach i w historii awizacji.
- Możesz wydłużyć czas awizacji w obrębie stanowiska:
Możesz przenosić opóźnione awizacje, ale pamiętaj, że muszą się one skończyć później niż aktualna godzina.
Możesz zmieniać awizacje wielokrotnie do statusu Oczekuje włącznie.
Przewoźnik może przenosić awizacje w obrębie okna czasowego.
