Itinéraires fixes avec transporteurs
Mis à jours 3/4/25
par
Katarzyna
Qui peut utiliser cette fonction ? Le module est disponible pour tous les utilisateurs de CargoON et pour les utilisateurs de la ligne de produits TFF (Trans for Forwarders) qui ont activé le module complémentaire ARS - Solutions automatisant la publication d'offres de fret (itinéraires fixes et règles automatiques). |
Le module Itinéraires fixes avec transporteurs est destiné aux entreprises qui ont régulièrement besoin de transport sur des itinéraires répétitifs. Il permet une gestion efficace de la coopération (formes de coopération plus ou moins formelles et flexibles dans le cadre d'itinéraires fixes sans prix) et des contrats avec des transporteurs de confiance.
Grâce à cet article, vous apprendrez à :
- créer un itinéraire fixe,
- envoyer une offre d'itinéraire fixe aux transporteurs sélectionnés,
- négocier une offre d'itinéraire fixe avec les transporteurs,
- modifier les termes de l'offre d'itinéraire fixe.
Création d'un itinéraire fixe
- Pour créer un itinéraire fixe pour les transporteurs, sélectionnez le module Itinéraires fixes avec transporteurs sur la Plateforme.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un itinéraire.
- Complétez le formulaire d'ajout d'un itinéraire fixe en entrant :
- les informations requises (dans les champs marqués d'un astérisque) : nom de l'itinéraire fixe, lieux de chargement et de déchargement, taille et capacité du véhicule.
- en option, vous pouvez ajouter des informations sur le véhicule et les détails du chargement.
- Après avoir rempli le formulaire, cliquez sur Enregistrer l'itinéraire fixe ou sur Ajouter les conditions avec le transporteur si vous souhaitez envoyer immédiatement votre proposition au transporteur.
Envoi d'une offre d'itinéraire fixe
Si vous avez sélectionné Ajouter des conditions avec transporteur lors de la création d'un itinéraire fixe, vous serez automatiquement redirigé vers le formulaire d'ajout du transporteur.
Pour ajouter un transporteur à un itinéraire existant, sélectionnez-le dans le module Itinéraires fixes avec transporteurs, puis cliquez sur le bouton Ajouter un transporteur.
- Remplissez le formulaire pour ajouter le transporteur à l'itinéraire.
- Sélectionnez un transporteur dans la liste des contractants.
- Dans chacune des entreprises sélectionnées, vous pouvez désigner une personne de contact pour discuter des conditions d'un itinéraire fixe.
- Spécifiez les conditions de l'itinéraire fixe. Saisissez le numéro de référence, fixez le prix ou le tarif (vous pouvez activer l'option de négociation), sélectionnez le type de surcoût, indiquez la date limite de paiement du service et précisez la durée des conditions de coopération.
- En option, vous pouvez sélectionner le type de transport planifié (nécessaire, prévu, pas plus que).
Après avoir fait votre sélection, vous aurez la possibilité de planifier le transport de manière détaillée.
- En option, vous pouvez ajouter des conditions de commande.
- Si vous sélectionnez l'option Envoi automatique de la commande, l'acceptation du fret par le transporteur entraînera la création automatique d'une commande confirmée.
- Après avoir rempli le formulaire, cliquez sur l'un des deux boutons :
- Enregistrer et fermer (pour enregistrer l'offre en tant que brouillon)
- Envoyer au transporteur (pour envoyer immédiatement l'offre au transporteur)
- Vous trouverez les offres envoyées dans l'onglet En cours de négociation.
Négocier une offre
Après avoir examiné l'offre d'itinéraire fixe, le transporteur peut l'accepter, négocier ou rejeter les conditions proposées.
Si vous sélectionnez l'option Activer la négociation du prix avec le transporteur lors de la définition du prix de l'itinéraire, le contractant peut proposer son propre tarif. Une telle offre aura le statut Accepter ou négocier le prix.
- Cliquez sur l'offre dont le statut est Accepter ou négocier le prix.
- Vous pouvez accepter l'offre du transporteur (Accepter), la refuser (Refuser) ou faire une contre-offre en saisissant le tarif dans le champ prix et en cliquant sur Envoyer.
- Vous pouvez trouver les offres d'itinéraires fixes acceptées dans l'onglet Actif.
Modification des conditions de coopération avec une annexe
Si vous souhaitez effectuer d'autres modifications avec le même transporteur sur un itinéraire fixe et que vous utilisez l'option Ajouter un transporteur, de nouvelles conditions de coopération seront créées et vous ne maintiendrez pas la continuité.
Modifiez les conditions de coopération pour le transporteur sélectionné à l'aide de l'option annexe.
- Cliquez sur l'icône des documents.
- Dans le formulaire d'annexe au contrat, vous ne pouvez pas changer de transporteur, mais vous pouvez changer de personne de contact.
Dans la liste des transporteurs ayant reçu des conditions de coopération, les nouvelles conditions seront enregistrées comme un nouveau contrat distinct.
Les champs à remplir sont le numéro de référence et la durée de la coopération.
- Saisissez les modifications et cliquez sur le bouton Envoyer au transporteur.
- L'offre modifiée sera placée dans l'onglet Négocié.
- Une fois que le transporteur a accepté le contrat modifié, vous le trouverez dans l'onglet Valide.
Toutes les offres modifiées sont regroupées dans une liste déroulante, ce qui facilite le suivi de l'historique des modifications apportées aux conditions de coopération avec un transporteur spécifique.
Les contrats sont regroupés par date de début (de la plus proche à la plus éloignée), et la vue en liste réduite affiche les contrats valables un jour donné.
- Cliquez sur l'icône de la flèche pour dérouler la liste.
- La vue étendue affiche les prochaines versions planifiées (annexes) avec le statut En attente.
Conditions d'archivage de la coopération
- Pour archiver les conditions de coopération, cochez la case.
