Gestione delle prenotazioni
Aggiornato 22/10/24
di
Katarzyna
Chi può usare questa funzione? Funzione disponibile per gli utenti della linea di prodotti CargoON che hanno il prodotto Dock Scheduler e l’accesso al modulo Schedules. |
Da questo articolo imparerai:
- come gestire le prenotazioni
- come aggiungere una prenotazione per un vettore
- come modificare ed eliminare una prenotazione.
Il sistema prevede l’automazione delle operazioni di magazzino e si concentra sull’ottimizzazione dei processi dal lato dello spedizioniere.
Prenotazione creata da uno slot temporale
Quando crei uno slot temporale e il vettore o lo spedizioniere seleziona una data e un orario per la prenotazione, viene aggiunta una pre-prenotazione al tuo programma.
- Vai al programma del tuo magazzino per trovare la pre-prenotazione.
- Fai clic sull’icona dei tre puntini per:
- cambiare la data e il luogo della prenotazione,
- modificare i dati,
- eliminare una prenotazione.
Se non desideri eseguire nessuna delle azioni sopra elencate, attendi che il vettore aggiunga i dettagli del veicolo alla prenotazione.
- Una volta che il vettore ha inserito i dettagli del veicolo, lo stato della prenotazione cambierà in Confermata. Fai clic sull’icona dei tre puntini per:
- Confermare l’arrivo,
- Rifiutare il carico (fornire il motivo del rifiuto)
- Cambiare la data e il luogo della prenotazione (data, ora, banchina o tipo di operazione),
- Modificare i dati (dettagli di conducente e veicolo, nonché le osservazioni dello spedizioniere - visibili al vettore, o i commenti interni - visibili solo ai collaboratori, allegati).
- Eliminare una prenotazione (azione irreversibile)
- Fai clic su una determinata prenotazione per visualizzarne i dettagli.
Nella finestra dei dettagli, puoi confermare l’arrivo del veicolo - Conferma arrivo - o modificare i dati, aggiungere commenti o rifiutare il carico. Puoi trovare queste azioni facendo clic sul pulsante Altro.
Aggiungi una prenotazione come spedizioniere
Puoi anche aggiungere una prenotazione al tuo programma da solo.
- Nel modulo Orari, fare clic sul pulsante Aggiungi prenotazione.
- Completate i dettagli del modulo per aggiungere una prenotazione.
- Numero di riferimento esterno - campo opzionale. È possibile aggiungere il numero in un secondo momento o modificarlo utilizzando l'opzione di modifica della prenotazione
- Dock - campo obbligatorio. Selezionare un valore dall'elenco.
- Tipo di operazione - carico o scarico.
- Vettore - selezionare dall'elenco.
- Ora dell'operazione - l'ora dell'operazione predefinita è impostata automaticamente, ma può essere modificata.
- Data di prenotazione - dopo aver selezionato un bacino, verrà visualizzato il programma orario per il giorno selezionato.
- N. veicolo - campo obbligatorio.
- N. semirimorchio
- Nome completo dell'autista (e altri dati aggiuntivi in base alle impostazioni del modello di prenotazione) - è possibile aggiungere anche un secondo autista.
- Inoltro - l'opzione è attivata automaticamente e consente di inoltrare la prenotazione ai vettori successivi. Può essere disattivata.
- Osservazioni del mittente (la vostra azienda)
- Osservazioni interne (non visibili per il vettore) - qui è possibile inserire informazioni rilevanti per i dipendenti della propria azienda.
- Allegati: qui è possibile caricare eventuali documenti importanti.
Quando hai completato i dettagli, clicca su Salva.
Quando viene creata una prenotazione, il vettore riceverà una notifica e una prima prenotazione apparirà nella vostra agenda.
Gestione della prenotazione
Una volta confermata una prenotazione, puoi confermare e cambiare il suo stato dal programma selezionando l'icona dei tre puntini accanto alla prenotazione o nella finestra dei dettagli della prenotazione.
- Clicca sulla prenotazione scelta per aprire la finestra.
- La prenotazione preparata è in attesa della conferma dell'arrivo del veicolo al sito del magazzino.
- Una volta confermato l'arrivo, puoi rifiutare il carico/scarico o iniziare il carico/scarico.
- Una volta completata l'operazione, completa il carico/scarico.
- Quando il veicolo lascia l'area del magazzino, seleziona lo stato di Conferma partenza.
Gestione flessibile dello stato delle prenotazioni
Questa opzione è disponibile per gli utenti con i seguenti ruoli. Accesso completo, Responsabile Dock Scheduler, Responsabile magazzino, Gestione merci, Gestione ordini. |
- Per modificare lo stato della prenotazione.
- Cliccare sulla prenotazione per visualizzarne i dettagli.
- Fare clic su Cambia accanto allo stato della prenotazione.
- Selezionare lo stato che si desidera modificare dall'elenco a discesa.
Esempio: Lo stato della prenotazione "Partenza" è stato modificato in: "Caricamento in corso".
Il vettore viene informato in tempo reale delle modifiche apportate alla prenotazione sul proprio lato del Dock Scheduler.
- Nella finestra dei dettagli della prenotazione, sotto il pulsante Altro, sono disponibili le seguenti opzioni.
Rifiuta il carico e Cancella prenotazione - entrambe le opzioni sono disponibili per ogni stato di prenotazione.
- È possibile modificare lo stato della prenotazione con una data passata. Selezionare Prenotazioni dal menu in alto, quindi impostare l'intervallo di date che interessa utilizzando il filtro.
Esempio:
Per modificare lo stato della prenotazione, abbiamo selezionato la prenotazione del 17 maggio 2024 con lo stato "Non caricato". Dopo aver fatto clic sulla prenotazione nella finestra dei dettagli, abbiamo cambiato lo stato in "Partenza".
Dopo aver modificato la finestra dei dettagli, anche lo stato della prenotazione è cambiato nell'elenco:
Modifica una prenotazione
È possibile modificare le prenotazioni senza cancellarle.
Il trasportatore verrà informato di eventuali modifiche apportate tramite una notifica sulla Piattaforma e via e-mail.
- Nel modulo Prenotazioni, clicca sull'icona dei tre puntini nella prenotazione che desideri modificare e seleziona Cambia data prenotazione e luogo.
- Nella finestra Modifica prenotazione, puoi cambiare quanto segue:
- dock,
- tempo di operazione,
- data - utilizzando l'opzione a discesa del calendario,
- tempo di prenotazione.
- Una volta apportate le modifiche, clicca su Salva.
- La prenotazione apparirà nel programma al tempo appena specificato, sia dal tuo lato che dal lato del trasportatore.
Modifica dell'orario della prenotazione con la funzionalità Drag & Drop
È possibile modificare l'orario della prenotazione spostandolo con il mouse nel calendario delle prenotazioni.
- Vai sulla prenotazione per la quale desideri cambiare l'orario e tieni premuto il tasto sinistro del mouse. Trascina la prenotazione nella posizione desiderata. Gli spazi liberi sono evidenziati in verde.
Quindi clicca sul tasto verde Sposta la prenotazione per confermare l'operazione.
La prenotazione può anche essere spostata alla pagina successiva del programma:
- Tutte le modifiche vengono salvate automaticamente nel cassetto con i dettagli e la cronologia delle prenotazioni.
- È possibile estendere l'orario della prenotazione all'interno di un dock:
Puoi spostare prenotazioni in ritardo, ma ricorda che devono terminare più tardi dell'orario attuale.
Puoi cambiare lo stato di una prenotazione fino allo stato In attesa.
Il trasportatore può spostare le prenotazioni all'interno di uno slot temporale.
