Importazione di carichi da un file CSV

Aggiornato 23/10/24 di Jakub

Chi può utilizzare questa funzione?

  • La funzione è disponibile per tutti gli utenti della piattaforma Trans.eu e di CargoON.

L'importazione di merci tramite file abbrevia e semplifica significativamente il lavoro. Grazie alle funzionalità aggiuntive, come il mapping dei valori del dizionario, sarai in grado di adattare rapidamente ed efficacemente i tuoi valori nel file a quelli supportati dalla piattaforma Trans.eu. Grazie a questo, non dovrai correggerli ogni volta durante importazioni successive, i valori cambieranno automaticamente.

Da questo articolo imparerai:

  • come importare merci sulla piattaforma Trans.eu utilizzando un file .csv, .xls o .xlsx
  • come mappare un valore del dizionario

Importare merci passo dopo passo. Scopri come importare merci da un file .csv, .xls, .xlsx

38 STEPS

1. From Add freight, go to Import freight from CSV.

Step 1 image

2. Previously, this was the freight import window. The process itself is simple and clear, but it requires the preparation of a file in a specific format and according to a specific template.

Step 2 image

3. This often comes down to manual work, and this type of operation is associated with large expenditures of time or personnel, generating unnecessary costs.

Step 3 image

4. In order to meet the expectations of our existing and future customers, we offer you a refreshed Smart Freight Importer.

Step 4 image

5. Thanks to a flexible approach to the format and syntax of the file, we streamline the process of posting a large number of freight. In addition, we are adding some features that will have a positive impact on the efficiency of operational employees.

Step 5 image

6. On the window frame, in the upper right corner, we pull out the link to Help, available at every stage of the process, where by means of an instructional article we will guide you step by step through the new process of importing freight.

Step 6 image

7. In addition to the CSV format, our Smart Importer will also support XLS and XLSX formats, adapting to all TMS systems available on the market.

Step 7 image

8. Uploading the file, now fully automatically, will take you to the next step – Matching freight data.

Step 8 image

9. This is how Smart Freight Importer behaves if the uploaded file matches a previously supported .csv file template or a file mapping you have stored. We will talk about file mapping in a later section.

Step 9 image

10. The Smart Importer window will behave in the following way if the uploaded file does not conform to the previously supported .csv file template or has a completely different syntax (e.g. different column names and/or a different column order).

Step 10 image

11. In the left-hand panel, there is a checklist of mandatory freight parameters to be adjusted, which are the minimum necessary to post/save imported freight.

Step 11 image

12. Clicking on a specific column, for example ‘Date Z’, will allow you to assign the data contained in it to the appropriate parameter on the platform side, in this particular case, the mandatory parameter, i.e. ‘Date of loading’.

Step 12 image

13. The mapped column and the corresponding position on the checklist will be highlighted in green.

Step 13 image

14. A file mapped as required activates the Save as Template option.

Step 14 image

15. In the Save Template window, all you have to do is give the template a unique name and then save it.

Step 15 image

16. The saved template will appear in the top left corner on the list of match templates and will be available to all users in the company.

Step 16 image

17. Smart Importer always, as a first step after reading the file, if possible, attempts to auto-match with one of the stored templates.

Step 17 image

18. The next step is the Import Summary.

Step 18 image

19. A significant convenience is the ability to make changes for individual freight parameters directly in the freight import window.

Step 19 image

20. This is particularly useful if the imported file contains errors.

Step 20 image

21. Filtering the list using the option Show only freights with errors will allow you to quickly correct them.

Step 21 image

22. For example, clicking on a specific active field will bring up a window that allows you to make changes in the area of specific freight parameters.

Step 22 image

23. In the window that opens, by clicking on the field, you can also make changes to the postal code, city, street and number.

Step 23 image

24. In the Import Summary, you also have the option to map your values supported by the Trans.eu Platform.

Step 24 image

25. Confirm saving the values with the Save dictionary value button.

Step 25 image

26. The mapped value will appear in the Settings in the Freight import module.

Step 26 image

27. The exception is the date format, for which the default mapping is applied. It is editable but does not create another dictionary value, instead it overwrites the existing one.

Step 27 image

28. In the refreshed version of Importer, there is now a step for posting freights, where you can post all freights in the same way.

Step 28 image

29. The default option enabled: Publish all freights in the same mode allows you to publish loads in a specific mode available to the client.

Step 29 image

30. Unchecking this option opens up new possibilities. A freight list appears with the option to select multiple items from the list.

Step 30 image

31. You can then choose one of the posting modes available to the client.

Step 31 image

32. Embedded here is the option to save imported freight as a draft copy, which will invariably be subject to manual posting.

Step 32 image

33. Moving on, you will see the corresponding posting modes assigned to each freight in the list.

Step 33 image

34. By clicking Import freight, you start both the import process and the posting or draft copy process, which can continue in the background.

Step 34 image

35. Until now, the ongoing freight import process prevented all users of a given company from starting another import until the current one was completed, all the while taking up valuable time. The new version of the Importer solves this problem.

Step 35 image

36. You will receive a notification when the import is complete. By clicking it, you will be taken to the Summary.

Step 36 image

37. The Freight Import Summary appears.

Step 37 image

38. Finally, the imported freights are added to the list of Added Freights with appropriate statuses.

Step 38 image

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2306929/importer-fracht-w---EN-2

Importazione di merci e dati dell'importatore

Una descrizione dettagliata dei campi disponibili nel file dati dell'importatore

Espandi la freccia accanto al pulsante Aggiungi merce, quindi seleziona Importa merci da CSV.

  1. Carica il tuo file e passa al passo successivo.

  1. Nel passo Corrispondenza dati di trasporto, puoi facilmente regolare i valori dal tuo file ai valori richiesti dalla piattaforma Trans.eu. Il dizionario incorporato sarà utile per indicare rapidamente quale campo sulla piattaforma corrisponde alla tua colonna nel file.
Date e orari sono presentati in ora locale del luogo di carico e scarico. Ogni utente vede le stesse date e orari per un determinato trasporto, indipendentemente dal fuso orario in cui si trova.

Nel Riepilogo dell'importazione puoi visualizzare informazioni dettagliate.

  • Esempio 1
  1. Tutte le merci verranno importate. Clicca su Avanti per passare ai Parametri di pubblicazione.

  • Esempio 2

  1. Saranno importate solo le merci riconosciute. Nella tabella riceverai informazioni su quali merci si è verificato l'errore. Puoi correggere i valori errati direttamente nella finestra di importazione e fare clic su Avanti per passare ai Parametri di pubblicazione.

  1. Completa i campi Data di pagamento, Destinatari e Persone di contatto, quindi conferma con il pulsante Importa merce.
Se vuoi pubblicare merci in modi diversi, deseleziona l'opzione Pubblica tutte le merci nello stesso modo.

Puoi pubblicare tutte le merci importate nello stesso modo, ognuna separatamente, o selezionarne diverse.

Puoi pubblicare merci da un file a regole automatiche. Seleziona Regole di pubblicazione automatica e Importa merce.

Lo stato dell'importazione sarà visibile sulla piattaforma.

Clicca sull'icona a campana per controllare tutte le notifiche.

Riceverai una notifica quando l'importazione sarà completa.

Vedrai anche il riepilogo.

  • Esempio 3

  1. Nessuna merce verrà importata. Correggi il tuo file e riprova.

  • Esempio 4

  1. Formato file non corretto. Controlla il tuo file e riprova.

Nota bene

- Ricorda che non è possibile aggiungere lo stesso file più volte.
- L'uso della funzione contrario alle normative (ad esempio, duplicazione di offerte) può comportare la revoca della possibilità di importare offerte.

Mappatura dei valori nel dizionario

Nel Riepilogo dell'importazione puoi utilizzare l'opzione per mappare i valori delle colonne.

  1. Fai clic sul campo appropriato e seleziona un valore dall'elenco.
  1. Conferma il salvataggio del valore premendo il pulsante Salva valore del dizionario.

La modifica si applica a tutti i file importati in futuro, dove se un determinato valore viene riconosciuto, sarà automaticamente sostituito con il valore del dizionario selezionato.

Il valore mappato apparirà in Impostazioni nel modulo Importazione merci.

Puoi modificare, eliminare o aggiungere valori del dizionario qui.

L'eccezione è il formato data, che utilizza la mappatura predefinita. È modificabile, tuttavia, non crea un altro valore del dizionario, ma sovrascrive quello esistente.

I valori inseriti saranno salvati sul conto aziendale, il che significa che il database dei valori del dizionario è condiviso e ogni dipendente può aggiungerli.

Come abbiamo fatto?

UP!
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