TfC Suivi des charges
Mis à jours 12/2/24
par
Ania
La surveillance des véhicules est devenue une norme. La bonne supervision du transport permet de déterminer rapidement l'emplacement du véhicule, de vérifier la qualité, la sécurité et les délais de livraison, de contrôler en permanence les retards attendus résultant d'événements routiers. Les entreprises effectuant des transports internationaux ont la possibilité de régler précisément les déplacements des chauffeurs à l'étranger (heure de passage des frontières). Il permet de vérifier le travail du conducteur pour éviter d’imposer à l’entreprise les frais de pénalités résultant de sa négligence. Dans les contacts avec les sous-traitants, cela améliore la communication et augmente la crédibilité du transporteur. Sur la nouvelle plate-forme Trans.eu, il existe un module qui assure un suivi efficace de vos tâches et le partage d'informations avec vos sous-traitants.
Comment fonctionne la surveillance du transporteur ?
À l'aide de la plateforme, l'expéditeur peut vous demander de fournir un suivi de véhicule pour suivre l'itinéraire du transport en continu. Cependant, c'est à vous de décider si vous souhaitez partager les données de votre véhicule avec l'expéditeur. N'oubliez pas que les données de localisation sont partagées avec l'expéditeur uniquement pendant la durée de la tâche. Après son achèvement, l'expéditeur ne verra que l'itinéraire et les événements sélectionnés enregistrés aux fins de cette tâche.
Pour profiter pleinement des possibilités offertes par le module Suivi des véhicules, suivez ces étapes:
- enregistrer les informations complètes sur votre flotte – plus de détail dans cet article
- créer des comptes pour vos chauffeurs – voir comment le faire ici
- installez l’application TransTask sur les téléphones des chauffeurs
Accepter et gérer la tâche de suivi de véhicule
Voici trois possibilités :
- Une tâche de suivi créée manuellement par l'expéditeur (sans fret)
- votre expéditeur peut vous envoyer une tâche de suivi de votre cargaison
- dans les notifications, sous l'icône de la cloche, vous verrez le message “La tâche de suvi nécessite votre approbation”
- cliquez sur la notification et le système vous redirigera directement vers la tâche, qui se trouve dans le nouvel onglet du module de suivi
- prenez connaissance de la tâche et prenez une décision
- Tâche de suivi comme exigence dans l'orde de transport
- votre expéditeur peut vous envoyer un ordre, dans lequel il a marqué l'option de surveillance obligatoire
- après avoir accepté l'ordre de transport dans le module de suivi, dans le nouvel onglet vous trouverez la tâche de suivi
- Tâche de suivi après l'acceptation du fret
- si le fret a été accepté sur la plate-forme, votre expéditeur peut vous envoyer une tâche de suivi
- choisissez le module de suivi dans le menu de gauche
- allez à longlet Nouveau
- cliquez sur la ligne de la tâche pour voir les détails et prendre une décision
- pour rejeter la tâche de suivi, appuyer sur le bouton rouge
- indiquer au client la raison
- la tâche se classera sous l'onglet "Archive" et votre contractant recevra une réponse
- si vous êtes d'accord, acceptez la tâche
- remplir les données
- saisir les données des véhicules destinés à la tâche (vous pourrez modifier les données du véhicule par la suite). Votre client sera automatiquement informé des numéros d'immatriculation des véhicules affectés à cette tâche
- si les véhicules sont équipés de dispositifs télématiques, indiquer lequel d'entre eux sera consacré à la géolocalisation
- sur la base des données de l'appareil indiqué, le système calculera le temps estimé d'exécution de la tâche et signalera automatiquement les retards prévus
- Indiquez le nom conducteur qui sera responsable de la tâche. Votre client sera automatiquement informé du conducteur affecté à cette tâche, mais toute communication concernant le transport sera adressée à la personne responsable de l'exécution du transport dans votre entreprise
- Confirmer la tâche avec le bouton vert : Accepter la tâche
Si le véhicule n'est pas équipé d'un système de compte rendu de position, la position du véhicule peut être signalée sur la base de la localisation fournie par l'application TransTask ou par le système télématique mobile inséré dans le véhicule/charge pour la durée de la tâche unique.
Si vous choisissez l'option de télématique mobile, sélectionnez votre fournisseur dans la liste, connectez-vous et sélectionnez votre véhicule - voir ici pour plus d'informations sur la manière de procéder. Si votre fournisseur de services télématiques ne figure pas dans la liste, veuillez contacter le service clientèle.
Règles sur le suivi sur la plate-forme Trans.eu
- Dans le menu de gauche, sélectionnez le module de suivi des chargements expédiés, dans la liste du nouvel onglet, vous pouvez voir la tâche avec le statut "prêt à être exécuté" ainsi que l'heure de début du suivi
- Le signal télématique des dispositifs associés à la tâche sera mis à la disposition du donneur d'ordre 30 minutes avant le début de son exécution (le délai de préavis est défini dans la configuration de l'entreprise et peut être fixé séparément pour chaque tâche de surveillance)
- Allez dans l'onglet actif, dans la liste vous verrez le nouveau statut de la tâche "en route".
- vous recevrez dorénavant toutes les informations sur ce qui se passe avec ce véhicule
- tandis que votre client recevra des informations en temps réel sur l'état du transport et la position du véhicule
- cliquez sur la ligne d'offre pour voir des informations détaillées sur les événements
Informations du conducteur visibles dans la plate-forme
Le conducteur de l'application TransTask recevra une liste de tâches liées au transport, les lieux et les dates des opérations. Le conducteur pourra confirmer l'acceptation des tâches individuelles et pourra rendre compte en permanence de l'exécution des opérations individuelles, de la survenance d'événements affectant l'exécution du transport et des retards prévus en raison de la situation sur la route.
- si quelque chose d'inattendu se produit sur l'itinéraire, votre chauffeur peut utiliser l'application TransTask pour vous envoyer des informations.
- vous recevrez une alerte avec une description de l'incident et des informations sur le retard prévu du conducteur
- Des informations sur l'incident seront également envoyées à votre donneur d'ordre
- Vous pouvez marquer une alerte comme lu au moyen du point orange
Grâce à l'application, le conducteur peut également confirmer:
- l'arrivée dans la zone de déchargement
- votre donneur d'ordre peut également consulter les informations
- achèvement d'une tâche
- le statut de la tâche passera à terminée
Partage des données de localisation dans une tâche :
- est interrompue (arrêtée) lorsque le véhicule entre et reste dans la dernière zone de déchargement prévue pendant une période de temps définie (30 minutes) ou lorsqu'il quitte la zone
- de plus, le système terminera automatiquement la tâche et cessera de partager le signal avec l'expéditeur si 24 heures après l'achèvement prévu de l'opération dans la dernière zone de déchargement, le système, sur la base des données de localisation, ne détecte pas la présence d'un véhicule dans cette zone
- la tâche de surveillance terminée est envoyée dans l'onglet archive et vous pouvez toujours y voir son état d'avancement
Grâce à la possibilité de surveiller le chargement, votre client a rapidement accès à des informations actualisées sur ce qui se passe avec sa cargaison.
