Verwaltung der Buchungen(de)

Aktualisiert 14/5/24 durch Katarzyna

Wer kann diese Funktion nutzen?

Funktion verfügbar für Benutzer der CargoON-Produktlinie, die das Produkt Dock Scheduler und Zugang zum Modul zeitpläne haben.

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • wie man Buchungen verwaltet,
  • wie man eine Buchung für eine Frachtführer hinzufügt,
  • wie man eine Buchung bearbeitet und löschen kann.
Das Modul Zeitpläne (Dock Scheduler) ist ein System zur Verwaltung von Buchungen und Zeitfenstern sowie des Be- und Entladeplans in Ihrem Lager.
Das System umfasst die Automatisierung von Lagerabläufen und konzentriert sich auf die Optimierung von Prozessen auf Seiten der Verlader.

Aus einem Zeitfenster erstellte Buchung

Wenn Sie ein Zeitfenster erstellen und der Frachtführer oder Verlader ein Buchungsdatum und eine Buchungszeit auswählt, wird eine Vorbuchung zu Ihrem Zeitplan hinzugefügt.

Weitere Informationen zu Zeitfenstern finden Sie im Artikel Zeitfensterverwaltung.
  1. Gehen Sie zu Ihrem Lagerplan, um die Vorbuchung zu finden.

Eine Vorbuchung bedeutet, dass der Frachtführer ein Datum und eine Uhrzeit für die Buchung ausgewählt, aber noch keine Fahrzeugnummer angegeben hat. Die Buchung wird erst bestätigt, wenn der Beförderer das Buchungsformular mit der Fahrzeugnummer ausfüllt.
  1. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um:
  • das Datum und den Ort der Buchung zu ändern,
  • Daten zu bearbeiten,
  • eine Buchung zu löschen.

Wenn Sie keine der oben genannten Aktionen durchführen möchten, warten Sie, bis das Transportunternehmen die Fahrzeugdetails zur Buchung hinzufügt.

  1. Sobald der Frachtführer die Fahrzeugdaten eingegeben hat, ändert sich der Buchungsstatus in Bestätigt. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um:
  • Bestätigen Sie die Ankunft,
  • Verladung ablehnen (Grund der Ablehnung angeben)
  • Ändern Sie das Buchungsdatum und den Ort (Datum, Uhrzeit, Dock oder Betriebsart),
  • Daten bearbeiten (Fahrer- und Fahrzeugdetails sowie Bemerkungen des Verladers - sichtbar für den Frachtführer, oder interne Bemerkungen - nur für Mitarbeiter sichtbar, Anhänge).
  • Löschen einer Buchung (nicht umkehrbare Aktion)
  1. Klicken Sie auf eine bestimmte Buchung, um deren Details anzuzeigen.
    Im Detailfenster können Sie die Ankunft des Fahrzeugs bestätigen - Ankunft bestätigen - oder die Daten bearbeiten, Kommentare hinzufügen oder das Laden verweigern. Sie finden diese Aktionen, indem Sie auf die Schaltfläche Mehr klicken.

Eine Buchung als Verlader hinzufügen

Sie können auch selbst eine Buchung zu Ihrem Zeitplan hinzufügen.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen freien Termin im Kalender und klicken Sie darauf.
  1. Füllen Sie die Angaben im Formular aus, um eine Buchung hinzuzufügen.
  • Externe Referenz-Nr. - optionales Feld. Sie können die Nummer später hinzufügen oder ändern, indem Sie die Option "Buchung bearbeiten" verwenden.
  • Vorgangsart - Be- oder Entladen.
  • Frachtführer - wählen Sie aus der Liste aus.
  • Vorgangsart - Die Standardvorgangszeit wird automatisch eingestellt, kann aber geändert werden.
  • Fahrzeug-Nr. - Pflichtfeld.
  • Kfz Nr. des Aufliegers
  • Fahrerdaten - Sie können auch einen zweiten Fahrer hinzufügen.
  • Interne Bemerkungen (für Frachtführer nicht sichtbar) - hier können Sie relevante Informationen für Mitarbeiter Ihres Unternehmens eingeben.
  • Anhänge - fügen Sie wichtige Dokumente hinzu.
Wie Sie mit Anhängen umgehen, erfahren Sie im Abschnitt Umgang mit Anhängen.

Wenn Sie die Details ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern.

Wenn eine Buchung erstellt wurde, wird eine Benachrichtigung an den Frachtführer gesendet.

Verwaltung der Buchungen

Sobald eine Buchung bestätigt wurde, können Sie ihren Status aus dem Zeitplan heraus bestätigen und ändern, indem Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben der Buchung oder im Fenster mit den Buchungsdetails klicken.

  1. Klicken Sie auf die gewünschte Buchung, um das Fenster zu öffnen.
  • Die vorbereitete Buchung wartet auf die Bestätigung der Ankunft des Fahrzeugs am Lagerstandort.
  • Nach der Bestätigung der Ankunft können Sie das Be-/Entladen ablehnen oder mit dem Be-/Entladen beginnen.
  • Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, schließen Sie die Be-/Entladung ab.
  • Wenn das Fahrzeug den Lagerbereich verlässt, wählen Sie den Status Abfahrt bestätigen.

Eine Buchung bearbeiten

Es ist möglich, Buchungen zu bearbeiten, ohne sie zu löschen.

Der Frachtführer wird durch eine Benachrichtigung auf der Plattform und per E-Mail über alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen informiert.

Sie können die Buchungszeit manuell bearbeiten oder die im letzten Abschnitt dieses Artikels beschriebene Drag & Drop-Funktion verwenden.
  1. Klicken Sie im Modul Zeitpläne auf das Symbol mit den drei Punkten in der Buchung, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Buchungsdatum und -ort ändern.

  1. Im Fenster Buchung bearbeiten können Sie Folgendes ändern:
  • Dock,
  • Betriebszeit,
  • Datum - über die Kalender-Dropdown-Option,
  • Buchungszeit.

  1. Wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.
  1. Die Buchung erscheint im Zeitplan zum neu festgelegten Zeitpunkt, sowohl auf Ihrer Seite als auch auf der Seite des Frachtführers.
Sollten zum gewählten Datum keine Buchungszeiten verfügbar sein, werden Sie direkt im Bearbeitungsfenster darauf hingewiesen.

Wenn an dem gewählten Tag keine Plätze mehr frei sind, werden Sie direkt im Bearbeitungsfenster darauf hingewiesen.
Sie können eine Buchung oder ein Zeitfenster löschen. Der Frachtführer wird darüber per E-Mail und auf der Plattform informiert. Die Löschung der Buchung ist eine unwiderrufliche Handlung.

Buchungszeit mit Drag & Drop-Funktionalität bearbeiten

Es ist möglich, die Buchungszeit zu bearbeiten, indem man sie mit der Maus im Buchungsplan verschiebt.

  1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Buchung, für die Sie die Uhrzeit ändern möchten. Ziehen Sie die Buchung an die gewünschte Stelle. Freie Plätze werden grün hervorgehoben.

    Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Buchung verschieben, um den Vorgang zu bestätigen.

Die Buchung kann auch auf die nächste Seite des Zeitplans verschoben werden:

Wenn Sie eine Buchung auf einen freien Platz verschieben, der kürzer ist als die Buchung, wird die Zeit automatisch verkürzt. Wenn Sie es sich anders überlegen und zur vorherigen Betriebszeit zurückkehren möchten, wird die Buchungszeit nicht wieder in den ursprünglichen Zustand versetzt.

  1. Alle Änderungen werden automatisch in der Schublade mit den Details und der Buchungshistorie gespeichert.
  1. Sie können die Buchungszeit innerhalb eines Docks verlängern:
Es ist nicht möglich, eine Buchung außerhalb der Betriebszeit eines Lagers oder eines Docks zu verschieben. Auch bei gesperrten oder deaktivierten Docks ist dies nicht möglich.
Sie können verspätete Buchungen verschieben, aber beachten Sie, dass sie später als die aktuelle Zeit enden müssen.
Sie können den Status einer Buchung bis hin zum Status "Ausstehend" ändern.

Der Frachtführer kann Buchungen innerhalb eines Zeitfensters verschieben.


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