Verwaltung der Buchungen

Aktualisiert 24/7/24 durch Katarzyna

Wer kann diese Funktion nutzen?

Funktion verfügbar für Benutzer der CargoON-Produktlinie, die das Produkt Dock Scheduler und Zugang zum Modul Schedules haben.

In diesem Beitrag erfahren Sie mehr darüber:

  • wie man Buchungen verwaltet,
  • wie man eine Buchung für einen Frachtführer hinzufügt,
  • wie Sie eine Buchung bearbeiten und löschen können.

Das Modul Schedules (Dock Scheduler) ist ein System zur Verwaltung von Buchungen und Zeitfenstern sowie des Be- und Entladeplans in Ihrem Lager. Das System umfasst die Automatisierung von Lagerabläufen und konzentriert sich auf die Optimierung von Prozessen auf Seiten der Verlader.

Aus einem Zeitfenster erstellte Buchung

Wenn Sie ein Zeitfenster erstellen und der Spediteur oder Verlader ein Buchungsdatum und eine Buchungszeit auswählt, wird eine Vorbuchung zu Ihrem Zeitplan hinzugefügt.

Weitere Informationen zu Zeitfenstern finden Sie im Artikel Zeitfenster-Management.
  1. Gehen Sie zu Ihrem Lagerplan, um die Vorbuchung zu finden.

Eine Vorbuchung bedeutet, dass der Frachtführer ein Datum und eine Uhrzeit für die Buchung ausgewählt hat, aber keine Fahrzeugnummer angegeben hat. Die Buchung wird erst bestätigt, wenn der Frachtführer das Buchungsformular mit der Fahrzeugnummer ausfüllt.
  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, um:
  • das Datum und den Ort der Buchung zu ändern,
  • Daten zu bearbeiten,
  • eine Buchung zu löschen.

Wenn Sie keine der oben genannten Aktionen durchführen möchten, warten Sie, bis das Transportunternehmen die Fahrzeugdetails zur Buchung hinzufügt.

  1. Sobald der Spediteur die Fahrzeugdaten eingegeben hat, ändert sich der Buchungsstatus zu Bestätigt. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um:
  • die Ankunft zu bestätigen,
  • die Verladung zu verweigern (Grund für die Verweigerung angeben)
  • das Datum und den Ort der Buchung zu ändern (Datum, Uhrzeit, Anlegestelle oder Betriebsart),
  • Daten zu bearbeiten (Fahrer- und Fahrzeugdetails sowie Bemerkungen des Verladers - sichtbar für den Spediteur, oder interne Bemerkungen - nur für Mitarbeiter sichtbar, Anhänge).
  • eine Buchung zu löschen (unwiderrufliche Aktion)
  1. Klicken Sie auf eine bestimmte Buchung, um ihre Details anzuzeigen.
    Im Detailfenster können Sie die Ankunft des Fahrzeugs bestätigen - Ankunft bestätigen - oder die Daten bearbeiten, Kommentare hinzufügen oder das Laden verweigern. Sie finden diese Aktionen, indem Sie auf die Schaltfläche "Mehr" klicken.

Eine Buchung als Versender hinzufügen

Sie können auch selbst eine Buchung zu Ihrem Zeitplan hinzufügen.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen freien Termin im Kalender und klicken Sie darauf.
  1. Füllen Sie die Details im Formular aus, um eine Buchung hinzuzufügen.
  • Externe Referenz-Nr. - optionales Feld. Sie können die Nummer später hinzufügen oder ändern, indem Sie die Option "Buchung bearbeiten" verwenden.
  • Art des Vorgangs - Be- oder Entladen.
  • Frachtführer - wählen Sie aus der Liste.
  • Betriebsart - Die Standardbetriebszeit wird automatisch eingestellt, kann aber geändert werden.
  • Fahrzeug-Nr. - Pflichtfeld.
  • Sattelauflieger Nr.
  • Fahrerdaten - Sie können auch einen zweiten Fahrer hinzufügen.
  • Interne Bemerkungen (nicht sichtbar für Frachtführer) - hier können Sie relevante Informationen für Mitarbeiter Ihres Unternehmens eingeben.
  • Anhänge - fügen Sie alle wichtigen Dokumente hinzu.
Wie Sie mit Anhängen umgehen, erfahren Sie im Beitrag Bearbeitung von Anhängen in Buchungen und Zeitfenstern durch den Verlader.

Wenn Sie die Angaben vervollständigt haben, klicken Sie auf Speichern.

Bei der Erstellung einer Buchung wird eine Benachrichtigung an den Frachtführer gesendet.

Verwaltung der Buchungen

Sobald eine Buchung bestätigt wurde, können Sie ihren Status aus dem Zeitplan heraus bestätigen und ändern, indem Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben der Buchung oder im Fenster mit den Buchungsdetails klicken.

  1. Klicken Sie auf die gewünschte Buchung, um das Fenster zu öffnen.
  • Die vorbereitete Buchung wartet auf die Bestätigung der Ankunft des Fahrzeugs am Lagerstandort.
  • Nach Bestätigung der Ankunft können Sie das Be-/Entladen ablehnen oder mit dem Be-/Entladen beginnen.
  • Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, beenden Sie das Be-/Entladen.
  • Wenn das Fahrzeug den Lagerbereich verlässt, wählen Sie den Status "Abfahrt bestätigen".

Flexible Verwaltung des Buchungsstatus

Diese Option ist für Benutzer mit den folgenden Funktionen verfügbar:

Voller Zugriff, Dock Scheduler Manager, Lagerhausmanager, Frachtmanagement, Auftragsmanagement.

Die flexible Verwaltung des Buchungsstatus ermöglicht eine beliebige Änderung des Status einer bestätigten Buchung. Dies ist nützlich im Falle von Fehlern, Änderungen oder anderen Problemen.

Eine Statusänderung ist im Falle einer Vorbuchung nicht möglich.

  1. Um den Buchungsstatus zu ändern:
  • Klicken Sie auf die Buchung, um die Details zu sehen.
  • Klicken Sie auf Ändern neben dem Buchungsstatus.
  • Wählen Sie aus der Auswahlliste den Status aus, in den Sie wechseln möchten.

Beispiel: Der Buchungsstatus "Abreise" wurde geändert in: "Beladen in Arbeit"

Alle vorgenommenen Änderungen werden in der Registerkarte Buchungsverlauf gespeichert. Der Frachtführer wird über die Änderungen in Echtzeit in der Buchung auf seiner Seite des Dock Schedulers informiert.

  1. Im Fenster mit den Buchungsdetails finden Sie unter der Schaltfläche Mehr die folgenden Optionen:

Ablehnung laden und Buchung löschen - beide Optionen sind für jeden Buchungsstatus verfügbar.

  1. Sie können den Buchungsstatus mit einem vergangenen Datum ändern. Wählen Sie Buchungen im oberen Menü und legen Sie dann den gewünschten Datumsbereich mithilfe des Filters fest.

Beispiel:

Um den Buchungsstatus zu ändern, haben wir die Buchung vom 17. Mai 2024 mit dem Status "Nicht geladen" ausgewählt. Nachdem wir im Detailfenster auf die Buchung geklickt haben, haben wir den Status auf "Abreise" geändert.

Nach der Änderung des Detailfensters wurde auch der Buchungsstatus in der Liste geändert:

Eine Buchung bearbeiten

Es ist möglich, Buchungen zu bearbeiten, ohne sie zu löschen.

Der Frachtführer wird durch eine Benachrichtigung auf der Plattform und per E-Mail über alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen informiert.

Sie können die Buchungszeit manuell bearbeiten oder die im letzten Abschnitt dieses Artikels beschriebene "Drag & Drop"-Funktion verwenden.
  1. Klicken Sie im Modul Zeitpläne auf das Symbol mit den drei Punkten in der Buchung, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Buchungsdatum und -ort ändern.

  1. Im Fenster Buchung bearbeiten können Sie Folgendes ändern:
  • Dock,
  • Arbeitszeit,
  • Datum - über die Kalender-Dropdown-Option,
  • Buchungszeit.

  1. Wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.
  1. Die Buchung erscheint im Zeitplan zu der neu festgelegten Zeit, sowohl auf Ihrer Seite als auch auf der Seite des Frachtführers.
Sollten zum gewählten Datum keine Buchungszeiten verfügbar sein, werden Sie direkt im Bearbeitungsfenster darauf hingewiesen.

Wenn an dem gewählten Tag keine Plätze mehr frei sind, werden Sie direkt im Bearbeitungsfenster darauf hingewiesen.
Sie können eine Buchung oder ein Zeitfenster löschen. Der Betreiber wird darüber per E-Mail und auf der Plattform informiert. Das Löschen der Buchung ist eine unwiderrufliche Aktion.

Buchungszeit mit Drag & Drop-Funktionalität bearbeiten

Es ist möglich, die Buchungszeit zu ändern, indem Sie sie mit der Maus im Buchungsplan verschieben.

  1. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Buchung, für die Sie die Uhrzeit ändern möchten. Ziehen Sie die Buchung an die gewünschte Stelle. Freie Plätze werden grün hervorgehoben.
    Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Buchung verschieben, um den Vorgang zu bestätigen.

Die Buchung kann auch auf die nächste Seite des Zeitplans verschoben werden:

Wenn Sie eine Buchung auf einen freien Platz verschieben, der kürzer ist als die Buchung, wird die Zeit automatisch verkürzt. Wenn Sie es sich anders überlegen und zur vorherigen Betriebszeit zurückkehren möchten, wird die Buchungszeit nicht wieder in den ursprünglichen Zustand versetzt.

  1. Alle Änderungen werden automatisch in der Registerkarte mit den Details und dem Buchungsverlauf gespeichert.
  1. Sie können die Buchungszeit innerhalb eines Docks verlängern:
Es ist nicht möglich, eine Buchung außerhalb der Betriebszeit eines Lagers oder eines Docks zu verschieben. Auch bei gesperrten oder deaktivierten Docks ist dies nicht möglich. Sie können verspätete Buchungen verschieben, aber beachten Sie, dass sie später als die aktuelle Zeit enden müssen. Sie können den Status einer Buchung bis hin zum Status " Offen" ändern. Der Frachtführer kann Buchungen innerhalb eines Zeitfensters verschieben.

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