Import von Frachten aus einer CSV-Datei

Aktualisiert 5/3/26 durch Katarzyna

Wer kann diese Funktion nutzen?

Die Funktion steht allen Nutzern der Trans.eu-Plattform und CargoON zur Verfügung, die Zugriff auf den CSV-Frachtimporter haben.

Der Importer ermöglicht das schnelle Hinzufügen mehrerer Frachten gleichzeitig mit einer CSV-, XLS- oder XLSX-Datei. Sie können entscheiden, wie die Frachten veröffentlicht werden: auf der Börse, an ausgewählte Frachtführer, durch automatische Regeln oder auf festen Routen.

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • wie man Frachten aus einer CSV-, XLS- oder XLSX-Datei importiert,
  • wie man Spalten zuordnet (Daten-Mapping),
  • wie man die automatische Datenvervollständigung nutzt.

Frachtimport

  1. Klicken Sie auf Fracht hinzufügen.
  2. Wählen Sie Importieren Sie Frachten aus CSV.
  3. Fügen Sie die vorbereitete Datei im CSV-, XLS- oder XLSX-Format hinzu (Sie können eine Vorlage verwenden).
  4. Überprüfen Sie im Schritt Anpassen der Frachtdaten, ob alle erforderlichen Felder korrekt zugeordnet sind. Wenn das System sie nicht automatisch zugeordnet hat, wählen Sie die richtigen Felder aus der Liste aus. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Wählen Sie im Abschnitt Veröffentlichungsparameter den Veröffentlichungsmodus aus:
  • Börsen - geben Sie an, an welche Börse (z. B. Trans.eu-Börse, private Börsen) die Frachtangebote gehen sollen. Füllen Sie die erforderlichen Daten aus (Empfänger, Zahlungsfrist, Kontaktperson).
  • An ausgewählte - Frachten gehen direkt an die angegebenen Frachtführer. Füllen Sie die erforderlichen Daten aus (Empfänger, Zahlungsfrist, Kontaktperson),
  • Automatische Regeln - das System veröffentlicht Frachten gemäß zuvor konfigurierten Regeln.
  • Feste Routen - der Importer kann die Fracht einer bestehenden festen Route zuordnen.
Wenn Sie in der Datei angeben: Routen-ID, Empfänger-Office-ID und Fahrzeugkennzeichen, ordnet das System die Fracht der festen Route zu und akzeptiert das Angebot automatisch.
Jede feste Route hat eine eindeutige Routen-ID. Dies ist ein Systemcode. Wenn Sie keinen Zugriff darauf haben, wenden Sie sich an Ihren Firmenbetreuer oder die Person, die für die Konfiguration fester Routen verantwortlich ist.
  • Entwurf - importierte Frachten werden als Entwürfe gespeichert und müssen manuell im Modul Frachten → Hinzugefügt veröffentlicht werden.

Wenn Sie Frachten auf unterschiedliche Weise veröffentlichen möchten, deaktivieren Sie die Option Alle Frachten im selben Modus veröffentlichen.

  1. Nach Abschluss des Imports erhalten Sie eine Benachrichtigung und eine Zusammenfassung des Frachtimports.
  2. Alle erfolgreich importierten Frachten finden Sie im Modul Frachten im Tab Hinzugefügt.

Automatische Annahme bei Veröffentlichungen auf festen Routen

Wenn Sie die Routen-ID und die Office-ID des Empfängers angeben, wird das Angebot an den angegebenen Frachtführer gesendet. Er kann es manuell annehmen oder es wird automatisch nach der im Vertrag angegebenen Zeit angenommen (stille Bestätigung).

Wenn Sie zusätzlich das Fahrzeugkennzeichen angeben, wird das System sofort: 

  • die Fracht annehmen,
  • den Auftrag erstellen und bestätigen,
  • das Kennzeichen in den Details speichern.

Der Auftrag ist dann bereit für die weitere Bearbeitung 

Wörterbuchwert-Mapping

Das Mapping von Werten ermöglicht es, Daten aus Ihrer Datei automatisch in die auf der Plattform gültigen Werte umzuwandeln.

Bei nachfolgenden Importen erkennt das System den angegebenen Wert automatisch und wendet die richtige Zuordnung an.

  1. Klicken Sie auf das Avatar in der oberen rechten Ecke.
  2. Gehen Sie zu: Einstellungen → Frachtimport.
  3. Öffnen Sie den Tab Wörterbuchwert-Mapping.
  4. Klicken Sie auf Wörterbuchwert hinzufügen.

Füllen Sie die Felder aus:

  • Frachtdatenkategorie – wählen Sie aus der Liste (z. B. Aufbautyp),
  • Suchen – geben Sie den Wert aus Ihrer Datei ein,
  • Ersetzen durch – wählen Sie den im System gültigen Wert aus.
  1. Klicken Sie auf Speichern.

Von nun an wird das System den angegebenen Wert bei jedem nachfolgenden Import automatisch ersetzen. Die eingegebenen Werte werden für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gespeichert.

Das Datumsformat hat ein Standard-Mapping. Sie können es bearbeiten, aber das Ändern überschreibt den vorhandenen Wert (erstellt keinen neuen Wörterbucheintrag).

Mapping während des Imports

Sie können das Mapping auch direkt während des Dateiimports hinzufügen:

  1. Klicken Sie im Schritt Importzusammenfassung auf den Wert, den Sie ändern möchten.
  2. Wählen Sie den entsprechenden Wert aus der Liste aus.
  3. Speichern Sie als Wörterbuchwert.

Die Änderung wird gespeichert und auch bei zukünftigen Importen angewendet.

Alle gespeicherten Mappings finden Sie unter: Einstellungen → Frachtimport → Wörterbuchwert-Mapping

Dort können Sie:

  • bestehende Werte bearbeiten,
  • sie löschen,
  • neue hinzufügen.

Automatische Datenvervollständigung

Die automatische Vervollständigung ermöglicht es, Standardwerte festzulegen, die das System beim Import von Frachten automatisch vervollständigt.

Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal dieselben Daten in der Datei eingeben.

  1. Klicken Sie auf das Avatar in der oberen rechten Ecke.
  2. Gehen Sie zu: Einstellungen → Frachtimport.
  3. Öffnen Sie den Tab Automatische Datenvervollständigung.
  4. Klicken Sie auf Standarddaten hinzufügen.
  5. Füllen Sie die Felder aus:
    • Frachtdatenkategorie – wählen Sie das Feld aus, das automatisch vervollständigt werden soll (z. B. Fahrzeugkennzeichen)
    • Vervollständigen als – geben Sie den Standardwert ein,
    • Für den Anpassungsvorlage – wählen Sie aus, ob die Einstellung für die Standardanpassung oder eine bestimmte Vorlage gelten soll, die im Importer gespeichert ist.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Von nun an wird das System das angegebene Feld beim Import von Dateien automatisch vervollständigen.

Wenn das Feld in der Datei leer ist, füllt das System es automatisch mit dem zuvor definierten Standardwert aus.

FAQ

Welche Felder sind beim Import von Frachten erforderlich?

Sie können die Beschreibung der Felder in der Datei Importerdaten überprüfen

Warum wurden nicht alle Frachten importiert?

Der Frachtimporteur verarbeitet nur korrekt erkannte Frachten. Wenn bei einer von ihnen ein Fehler auftritt, wird eine Benachrichtigung in der Importzusammenfassung angezeigt. Sie können die falschen Werte direkt im Importerfenster korrigieren und dann zum Abschnitt Veröffentlichungsparameter wechseln.

Was bedeutet die Meldung "Keine Fracht wird importiert"?

Dies bedeutet, dass der Importer keine Position in der Datei als gültige Fracht erkannt hat. Korrigieren Sie die Daten in der Datei (z. B. erforderliche Felder und Formate) und versuchen Sie erneut, sie zu importieren.

Kann ich dieselbe Datei mehrmals importieren?

Das System erlaubt nicht das mehrfache Hinzufügen derselben Datei. Wenn Sie den Import erneut durchführen möchten, nehmen Sie Änderungen an der Datei vor (z. B. speichern Sie sie unter einem anderen Namen oder aktualisieren Sie die Daten) und importieren Sie sie erneut.

Beeinflusst die Zeitzone des Benutzers die angezeigten Daten und Uhrzeiten?

Nein. Daten und Uhrzeiten werden entsprechend der Ortszeit des Lade- und Entladeortes angezeigt. Alle Benutzer sehen dieselben Werte, unabhängig von der Zeitzone, in der sie sich befinden.

Was passiert, wenn in der Datei erforderliche Daten fehlen?

Das System informiert über Fehler in der Importzusammenfassung. Frachten mit fehlenden oder falschen Daten werden nicht importiert.

Kann ich Frachten in verschiedenen Modi in einer Datei veröffentlichen?

Ja. Um dies zu tun, deaktivieren Sie die Option Alle Frachten im selben Modus veröffentlichen und wählen Sie den Veröffentlichungsmodus separat für jeden Eintrag aus.

Was passiert, wenn das System die Fracht nicht der festen Route zuordnet?

Die Fracht wird nicht automatisch angenommen. Sie wird als Entwurf gespeichert und erfordert manuelle Bearbeitung und Veröffentlichung.

Was passiert, wenn ich kein Kennzeichen angebe?

Die Fracht kann importiert werden, wird jedoch nicht automatisch im Modus Feste Routen angenommen.

Sind Mapping und automatische Vervollständigung für alle Mitarbeiter gemeinsam?

Ja. Die Einstellungen werden auf Unternehmensebene gespeichert und gelten für alle Benutzer.

Was ist eine Anpassungsvorlage im Importer?

Eine Anpassungsvorlage speichert die Zuordnung von Spalten aus der Datei zu Feldern im System. Auf diese Weise müssen Sie beim nächsten Import nicht dieselben Spalten erneut zuordnen.

Können mehrere Vorlagen vorhanden sein?

Ja. Sie können verschiedene Anpassungsvorlagen speichern und je nach Dateityp verwenden.

Funktioniert die automatische Vervollständigung für eine bestimmte Vorlage?

Beim Hinzufügen von Standarddaten können Sie angeben, ob sie für die Standardanpassung oder eine bestimmte Vorlage gelten sollen.

Zusätzliche Anleitung

Intelligenter Frachtimporteur

38 STEPS

1. Gehen Sie von Fracht hinzufügen zu Importieren Sie Frachten aus CSV.

2. So sah das Fenster für den Frachtimport früher aus. Der Prozess ist einfach und klar, erfordert jedoch die Vorbereitung der Datei in einem bestimmten Format und gemäß einer bestimmten Vorlage.

3. Dies führt häufig zu manueller Arbeit, und solche Operationen erfordern viel Zeit oder Personal und verursachen unnötige Kosten.

4. Um den Erwartungen unserer aktuellen und zukünftigen Kunden gerecht zu werden, bieten wir einen aktualisierten Smart Importer für Frachten an.

5. Dank eines flexiblen Ansatzes für das Dateiformat und die Syntax verbessern wir den Prozess der Veröffentlichung großer Mengen von Frachten. Darüber hinaus fügen wir einige Funktionen hinzu, die sich positiv auf die Effizienz der Mitarbeiter auswirken.

6. Im oberen rechten Rahmen des Fensters finden Sie einen Link zur Hilfe, der in jedem Schritt des Prozesses verfügbar ist. In einem Anleitungsartikel führen wir Sie Schritt für Schritt durch den neuen Frachtimportprozess.

7. Unser Smart Importer unterstützt neben dem CSV-Format auch die Formate XLS und XLSX, und passt sich an alle auf dem Markt verfügbaren TMS-Systeme an.

8. Das Laden der Datei führt Sie automatisch zum nächsten Schritt - Anpassen der Frachtdaten.

9. So verhält sich der Smart Importer, wenn die geladene Datei mit der zuvor unterstützten .csv-Dateivorlage oder dem von Ihnen gespeicherten Dateimapping übereinstimmt. Wir werden später über das Dateimapping sprechen.

10. So verhält sich das Smart Importer-Fenster, wenn die geladene Datei nicht mit dem zuvor unterstützten .csv-Schema übereinstimmt oder eine völlig andere Syntax aufweist (z. B. andere Spaltennamen und/oder andere Spaltenreihenfolge).

11. Im linken Bedienfeld befindet sich eine Checkliste mit obligatorischen Frachtparametern, die das erforderliche Minimum darstellen, um importierte Frachten zu veröffentlichen/speichern.

12. Durch Klicken auf eine bestimmte Spalte, z. B. "Datum von", können Sie die darin enthaltenen Daten einem entsprechenden Parameter auf der Plattform zuordnen, in diesem Fall einem obligatorischen Parameter, nämlich "Ladedatum".

13. Die gemappte Spalte und die entsprechende Position in der Checkliste werden grün hervorgehoben.

14. Eine Datei, die gemäß den Anforderungen gemappt wurde, aktiviert die Option Speichern als Vorlage.

15. Im Fenster zum Speichern der Vorlage müssen Sie nur einen eindeutigen Namen für die Vorlage angeben und sie dann speichern.

16. Die gespeicherte Vorlage wird im oberen linken Bereich in der Liste der Anpassungsvorlagen angezeigt und steht allen Benutzern des Unternehmens zur Verfügung.

17. Der Smart Importer versucht immer, die Datei automatisch an eine der gespeicherten Vorlagen anzupassen, wenn dies möglich ist.

18. Der nächste Schritt ist die Importzusammenfassung.

19. Eine bedeutende Verbesserung ist die Möglichkeit, Änderungen an einzelnen Frachtparametern direkt im Frachtimportfenster vorzunehmen.

20. Dies ist besonders nützlich, wenn die importierte Datei Fehler enthält.

21. Durch das Filtern der Liste mit der Option Nur Frachten mit Fehlern anzeigen können Sie diese schnell beheben.

22. Zum Beispiel können Sie durch Klicken auf ein bestimmtes aktives Feld ein Fenster öffnen, in dem Sie Änderungen an bestimmten Frachtparametern vornehmen können.

23. Im geöffneten Fenster können Sie durch Klicken auf ein bestimmtes Feld auch Änderungen an der Postleitzahl, der Stadt, der Straße und der Hausnummer vornehmen.

24. In der Importzusammenfassung können Sie auch Ihre Werte mappen, die von der Trans.eu-Plattform unterstützt werden.

25. Bestätigen Sie das Speichern des Werts mit der Schaltfläche Wörterbuchwert speichern.

26. Der gemappte Wert wird in den Einstellungen im Modul Frachtimport angezeigt.

27. Eine Ausnahme bildet das Datumsformat, für das ein Standard-Mapping verwendet wird. Es kann bearbeitet werden, erstellt jedoch keinen neuen Wörterbuchwert, sondern überschreibt den vorhandenen.

28. In der aktualisierten Version des Importers gibt es einen Schritt zur Veröffentlichung von Frachten, in dem Sie alle Frachten auf die gleiche Weise veröffentlichen können.

29. Die standardmäßig aktivierte Option: Alle Frachten im selben Modus veröffentlichen ermöglicht es Ihnen, Frachten in einem bestimmten Modus zu veröffentlichen, der für den Auftraggeber verfügbar ist.

30. Das Deaktivieren dieser Option eröffnet neue Möglichkeiten. Es wird eine Liste von Frachten angezeigt, aus der Sie mehrere Einträge auswählen können.

31. Für diese können Sie dann einen der verfügbaren Veröffentlichungsmodi auswählen, der für den Auftraggeber verfügbar ist.

32. Hier gibt es die Möglichkeit, importierte Frachten als Entwurf zu speichern, der manuell veröffentlicht werden muss.

33. Weiterhin sehen Sie in der Liste die entsprechenden Veröffentlichungsmodi, die den einzelnen Frachten zugeordnet sind.

34. Durch Klicken auf Frachten importieren wird sowohl der Import- als auch der Veröffentlichungsprozess oder das Erstellen eines Entwurfs gestartet, der im Hintergrund fortgesetzt werden kann.

35. Bisher verhinderte der laufende Frachtimportprozess, dass alle Benutzer eines Unternehmens einen weiteren Import starten, bis der aktuelle abgeschlossen war, was wertvolle Zeit in Anspruch nahm. Die neue Version des Importers löst dieses Problem.

36. Nach Abschluss des Imports erhalten Sie eine Benachrichtigung. Wenn Sie darauf klicken, werden Sie zur Zusammenfassung weitergeleitet.

37. Die Importzusammenfassung wird angezeigt.

38. Schließlich werden die importierten Frachten mit den entsprechenden Status zur Liste der hinzugefügten Frachten hinzugefügt.

https://www.iorad.com/player/2306900/Smart-importer-fracht-w

War dieses Material hilfreich?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)