Import von Frachten aus einer CSV-Datei

Aktualisiert 23/10/24 durch Jakub

Wer kann diese Funktion nutzen?

  • Die Funktion steht allen Nutzern der Trans.eu-Plattform und CargoON zur Verfügung.

Der Import von Frachten mithilfe von Dateien verkürzt und rationalisiert die Arbeit erheblich. Dank zusätzlicher Funktionalitäten, wie der Zuordnung von Wörterbuchwerten, können Sie Ihre Werte in der Datei schnell und effektiv an die von der Trans.eu-Plattform unterstützten Werte anpassen. Dadurch müssen Sie sie bei späteren Importen nicht jedes Mal korrigieren, die Werte ändern sich automatisch.

Aus diesem Artikel erfahren Sie:

  • wie man Fracht mithilfe einer CSV-, XLS- oder XLSX-Datei auf die Trans.eu-Plattform importiert
  • wie man einen Wörterbuchwert zuordnet
​Frachtimport Schritt für Schritt. Erfahren Sie, wie man Fracht aus einer csv-, xls- oder xlsx-Datei importiert.

38 STEPS

1. Wählen Sie auf der Ebene Fracht hinzufügen die Option: Frachten aus CSV importieren.

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2. Bisher sah das Dialogfenster für den Frachtimport so aus. Der Prozess selbst ist einfach und klar, erfordert jedoch die Vorbereitung der Datei in einem bestimmten Format und nach einer bestimmten Vorlage.

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3. Dies läuft oft auf manuelle Arbeit hinaus, und diese Art von Vorgängen ist mit großem Zeit- oder Personalaufwand verbunden und verursacht unnötige Kosten.

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4. Um die Erwartungen unserer derzeitigen und zukünftigen Kunden zu erfüllen, bieten wir einen überarbeiteten Smart Freight Importer an.

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5. Dank einer flexiblen Herangehensweise an das Format und die Syntax der Datei rationalisieren wir den Prozess der Veröffentlichung einer großen Anzahl von Frachten. Darüber hinaus fügen wir mehrere Erleichterungen.

Step 5 image

6. Auf dem Dialogfensterrahmen, in der oberen rechten Ecke, befindet sich ein Link zur Hilfe, der in jeder Prozessphase verfügbar ist, wo wir Sie in einem Anleitungsartikel Schritt für Schritt durch den neuen Prozess des Frachtimports führen.

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7. Neben dem CSV-Format unterstützt unser Smart Importer auch das XLS- und XLSX-Format und passt sich an alle auf dem Markt erhältlichen TMS-Systeme an.

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8. Das Laden der Datei, das bereits vollautomatisch abläuft, führt Sie zum nächsten Schritt - dem Abgleich der Frachtdaten.

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9. So verhält sich der Smart Freight Importer, wenn die hochgeladene Datei einer zuvor unterstützten .csv-Dateivorlage oder einem von Ihnen gespeicherten Datei-Mapping entspricht. Wir werden in einem späteren Abschnitt über das Datei-Mapping sprechen.

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10. So verhält sich das Smart-Importer-Dialogfenster, wenn die hochgeladene Datei nicht dem zuvor unterstützten .csv-Schema entspricht oder eine völlig andere Syntax aufweist (z. B. andere Spaltennamen und/oder eine andere Spaltenreihenfolge).

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11. Der Bereich auf der linken Seite enthält eine Checkliste der abzugleichenden obligatorischen Frachtparameter, die für die Veröffentlichung/Speicherung importierter Frachten mindestens erforderlich sind.

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12. Durch Anklicken einer bestimmten Spalte, z. B. "Datum Z", können die darin enthaltenen Daten dem entsprechenden Parameter auf der Plattformseite zugeordnet werden, in diesem Fall dem obligatorischen Parameter, dem "Datum der Beladung".

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13. Die gemappte Spalte und die entsprechende Position auf der Checkliste werden grün hervorgehoben.

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14. Eine anforderungsgemäß gemappte Datei aktiviert die Option Als Vorlage speichern.

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15. Im Dialogfenster, in dem die Vorlage gespeichert wird, müssen Sie der Vorlage lediglich einen eindeutigen Namen geben und sie dann speichern.

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16. Die gespeicherte Vorlage erscheint in der linken oberen Ecke in der Liste der passenden Vorlagen und steht allen Benutzern im Unternehmen zur Verfügung.

Step 16 image

17. Smart Importer versucht immer, wenn möglich, nach dem Hochladen der Datei automatisch eine der gespeicherten Vorlagen auszuwählen.

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18. Der nächste Schritt ist die Importzusammenfassung.

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19. Eine wesentliche Verbesserung ist die Möglichkeit, Änderungen für einzelne Frachtparameter direkt im Frachtimportfenster vorzunehmen.

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20. Dies ist besonders nützlich, wenn die importierte Datei Fehler enthält.

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21. Wenn Sie die Liste mit der Option Nur fehlerhafte Frachten anzeigen filtern, können diese schnell korrigiert werden.

Step 21 image

22. Wenn Sie beispielsweise auf ein bestimmtes aktives Feld klicken, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie Änderungen im Bereich bestimmter Frachtparameter vornehmen können.

Step 22 image

23. Im geöffneten Fenster können Sie durch Anklicken des Feldes auch Änderungen an Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer vornehmen.

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24. In der Importzusammenfassung haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre von der Trans.eu-Plattform unterstützten Werte zu mappen.

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25. Bestätigen Sie das Speichern des Wertes mit der Schaltfläche Wörterbuchwert speichern.

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26. Der gemappte Wert wird in den Einstellungen im Modul Frachtimport angezeigt.

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27. Die Ausnahme ist das Datumsformat, für das die Standardzuordnung angewendet wird. Er ist editierbar, erstellt aber keinen weiteren Wörterbuchwert, sondern überschreibt den vorhandenen.

Step 27 image

28. In der aktualisierten Version des Importers gibt es einen Schritt zur Veröffentlichung von Frachten, in dem Sie alle Frachten auf die gleiche Weise veröffentlichen können.

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29. Die standardmäßig aktivierte Option: Alle Frachten im gleichen Modus veröffentlichen ermöglicht es Ihnen, Frachten in dem für den Auftraggeber verfügbaren Modus zu veröffentlichen.

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30. Wenn Sie diese Option abwählen, werden neue Möglichkeiten aktiviert. Es erscheint eine Frachtliste mit der Option, mehrere Positionen aus der Liste auszuwählen.

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31. Sie können dann einen der für den Auftraggeber verfügbaren Veröffentlichungsmodi auswählen.

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32. Hier haben Sie die Möglichkeit, die importierten Frachten in Form einer Arbeitskopie zu speichern, die immer manuell veröffentlicht werden müssen.

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33. Im weiteren Verlauf sehen Sie die entsprechenden Veröffentlichungsmodi, die jeder Fracht in der Liste zugewiesen sind.

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34. Wenn Sie auf Fracht importieren klicken, starten Sie sowohl den Importvorgang als auch den Prozess der Veröffentlichung oder der Erstellung einer Arbeitskopie, der im Hintergrund fortgesetzt werden kann.

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35. Bisher verhinderte der laufende Frachtimportprozess, dass alle Benutzer eines Unternehmens einen weiteren Import starten konnten, bis der aktuelle abgeschlossen war, was wertvolle Zeit in Anspruch nahm. Die neue Version des Importers löst dieses Prob

Step 35 image

36. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Import abgeschlossen ist. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zur Zusammenfassung.

Step 36 image

37. Die Zusammenfassung des Frachtimports wird angezeigt.

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38. Abschließend werden die importierten Frachten mit dem entsprechenden Status in die Liste der hinzugefügten Frachten aufgenommen.

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Fracht Import and Importdaten

​​Eine detaillierte Beschreibung der in der Import-Datendatei verfügbaren Felder.

Importieren von Fracht mithilfe einer csv-, xls- oder xlsx-Datei in die Trans.eu-Plattform

Erweitern Sie den Pfeil neben der Schaltfläche Fracht hinzufügen und wählen Sie dann Fracht aus CSV importieren aus.

  1. Laden Sie Ihre Datei hoch und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort

  1. Im Schritt Frachtdatenabgleich können Sie die Werte aus Ihrer Datei einfach an die von der Trans.eu-Plattform geforderten Werte anpassen. Das integrierte Wörterbuch hilft dabei, schnell anzuzeigen, welches Feld auf der Plattform Ihrer Spalte in der Datei entspricht.
Daten und Zeiten werden in der Ortszeit des Be- und Entladeortes angezeigt. Jeder Nutzer sieht die gleichen Daten und Zeiten für eine bestimmte Fracht, unabhängig davon, in welcher Zeitzone er sich befindet.

In der Zusammenfassung des Imports können Sie detaillierte Informationen einsehen.

  • Beispiel 1
  1. Alle Frachten werden importiert. Klicken Sie auf Weiter, um zu den Veröffentlichungsparametern zu gelangen.

  • Beispiel 2

  1. Es werden nur erkannte Frachten importiert. In der Tabelle erhalten Sie Informationen darüber, bei welchen Frachten der Fehler aufgetreten ist. Sie können falsche Werte direkt im Importfenster korrigieren und über Weiter zu den Veröffentlichungsparametern gelangen.

  1. Geben Sie Zahlungsdatum, Empfänger und Ansprechpartner ein und bestätigen Sie anschließend mit der Schaltfläche Fracht importieren.
Wenn Sie Frachten auf unterschiedliche Weise veröffentlichen möchten, deaktivieren Sie die Option Alle Frachten im gleichen Modus veröffentlichen.

Sie können alle importierten Frachten einzeln im gleichen Modus veröffentlichen oder mehrere davon auswählen.

Sie können Frachten aus einer Datei in automatische Regeln veröffentlichen. Wählen Sie Automatische Veröffentlichungsregeln und Fracht importieren.

Der Import-Status wird auf der Plattform sichtbar sein.

Klicken Sie auf das Glockensymbol, um alle Benachrichtigungen zu überprüfen.

Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Import abgeschlossen ist.

Sie sehen auch die Zusammenfassung.

  • Beispiel 3

  1. Es werden keine Frachten importiert. Korrigieren Sie Ihre Datei und versuchen Sie es erneut.

    No freights will be imported. Correct your file and try again.

  • Beispiel 4

  1. Falsches Dateiformat. Bitte überprüfen Sie Ihre Datei und versuchen Sie es erneut.

Bitte beachten

- Denken Sie daran, dass es nicht möglich ist, dieselbe Datei mehrmals hinzuzufügen.
- Eine bestimmungswidrige Nutzung der Funktion (z. B. Duplizieren von Angeboten) kann zum Entzug der Importmöglichkeit von Angeboten führen.

Wörterbuchwerte zuordnen

In der Zusammenfassung des Imports können Sie die Option zum Zuordnen Ihrer Spaltenwerte verwenden.

  1. Klicken Sie auf das entsprechende Feld und wählen Sie einen Wert aus der Liste aus.
  1. Bestätigen Sie das Speichern des Werts, indem Sie auf die Schaltfläche Wörterbuchwert speichern klicken.

Die Änderung gilt für alle in Zukunft importierten Dateien. Wenn ein bestimmter Wert erkannt wird, wird er automatisch durch den ausgewählten Wörterbuchwert ersetzt.

Der zugeordnete Wert wird in den Einstellungen im Modul Fracht importieren angezeigt.

Hier können Sie Wörterbuchwerte bearbeiten, löschen oder hinzufügen.

Die Ausnahme bildet das Datumsformat, das die Standardzuordnung verwendet. Es ist editierbar, erstellt jedoch keinen weiteren Wörterbuchwert, sondern überschreibt den vorhandenen.

Die eingegebenen Werte werden im Firmenkonto gespeichert, was bedeutet, dass die Datenbank der Wörterbuchwerte gemeinsam genutzt wird und jeder Mitarbeiter sie hinzufügen kann.

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