Bearbeitung von Aufträgen als Auftraggeber

Aktualisiert 19/3/24 durch Ania

Wer kann diese Funktion nutzen?

Funktion verfügbar für Benutzer der CargoON-Produktlinie und Spediteure (TFF – Trans for Forwarders)

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den gesamten Prozess von der Veröffentlichung und Annahme eines Frachtangebots bis zur Erstellung und Ausführung eines Transportauftrags abwickeln.

Was ist der Sichtbarkeitsstatus?
Dabei handelt es sich um eine Funktionalität, die den digitalen Informations- und Dokumentenfluss auf der Plattform unterstützt und es beiden Transaktionsparteien ermöglicht, Informationen über den Fortschritt des Transportauftrags in Echtzeit auszutauschen.
Die durchgängige Auftragsabwicklung erfolgt in einem System, das den Auftragnehmern einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle Informationen über den Auftragsstatus, seine Details und zugehörige Dokumente – Beförderungsnachweise – ermöglicht.

Ein Frachtangebot hinzufügen

  1. Geben Sie Fracht ein über den grünen Button Fracht hinzufügen

  1. Füllen Sie das Frachtformular aus

Beispiel für ein Frachtangebot:

Fahrzeuganforderungen: Fahrzeugaufbau – Muldenkipper, Tragfähigkeit – 15 Tonnen

Wenn im Frachtangebot die Kapazität und das Gesamtgewicht des Fahrzeugs angegeben sind
z.B. Fahrzeugkapazität: 15 t, in den Ladungsangaben, Gesamtgewicht: 12 t, Preis pro Tonne: 100 EUR, ungefährer Frachtwert: 1200 EUR

  • Frachten über den grünen Button veröffentlichen

  1. Das veröffentlichte Frachtangebot mit dem Status Warten auf Angebote wird auf der Registerkarte Hinzugefügt des Frachtmoduls platziert.

  1. Der Status Frachtführer auswählen bedeutet, dass jemand auf Ihr Angebot geantwortet hat. Klicken Sie auf das Angebot in der Liste, um ein Fenster mit Details zu öffnen.
  • Entscheiden Sie, ob Sie das Angebot annehmen, ablehnen oder die Verhandlungen beenden möchten
  • Akzeptieren Sie das Angebot mit dem grünen Button

  1. Nach der Annahme erscheint das Frachtangebot auf der Registerkarte Angenommen im Modul Frachten.

Auftragsabwicklung mit dem Produkt Sichtbarkeitsstatus

Sobald die Fracht auf der Plattform akzeptiert wurde, kann der Auftrag ausgefüllt und an den Auftragnehmer gesendet werden.

  1. Wählen Sie im linken Menü das Modul Aufträge aus
  • Klicken Sie unter der Registerkarte Aktiv (wenn Sie über die Produktlinie CargoON verfügen) auf den Auftrag mit dem Status Auftragsbedingungen festlegen und senden.
  • Klicken Sie unter der Registerkarte Gesendet (wenn Sie über die Produktlinie für Spediteure – TFF – Trans for Forwarders verfügen) auf den Auftrag mit dem Status Auftragsbedingungen festlegen und senden.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingungen anfordern hinzufügen

  1. Füllen Sie die Auftragsbedingungen aus
  • Hier können Sie die erforderlichen Unterlagen auswählen, die der Auftragnehmer später beifügen muss
  1. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Zur Annahme senden.

Der Status ändert sich, während Ihr Auftrag bearbeitet wird, sodass Sie den Überblick behalten können, in welchem Stadium sich Ihr Auftrag befindet.

  1. Sobald der Auftrag gesendet wurde, wird sie in der Liste der Aufträge auf der Registerkarte Aktiv/Gesendet (abhängig von Ihrer Produktlinie) mit dem Status Warten auf Annahme angezeigt.

  1. Wenn Ihr Auftragnehmer die Auftragsbedingungen akzeptiert und abschließt, ändert sich der Status.
  • Der Status Warten auf Betriebstermine bedeutet, dass der im Angebot angegebene Zeitrahmen zu lang ist. Der Auftraggeber hat die genauen Termine und Uhrzeiten anzugeben
  • Im Fenster mit den Bestelldetails erscheint ein zusätzlicher Reiter (Transportdetails), in dem laufend Informationen zum Auftragsstatus aktualisiert werden.
  1. Wenn der Auftragnehmer Termine und Zeiten für die Vorgänge angegeben hat, ändert sich der Auftragsstatus zu:
  • Warten auf Transportdaten – wenn Ihr Auftragnehmer im Auftrag keine Daten angegeben hat, z. B. Fahrzeugdaten oder Fahrerdaten

  • Warten auf Beginn – wenn alle erforderlichen Daten vom Auftragnehmer in dem Auftrag angegeben wurden

  1. Der Auftragsstatus ändert sich auf Unterwegs zum Laden, dies geschieht 30 Minuten vor der zuvor angegebenen Ladezeit.

  1. Der Status Beim Verladen bedeutet, dass der Auftragnehmer die Ankunft am Ladeort bestätigt hat

  1. Nach der Verladung beginnt unser Auftragnehmer mit der Fahrt, der Status des Auftrags ändert sich auf Unterwegs.

  1. Der Status Bei Entladung bedeutet, dass der Auftragnehmer die Ankunft am Entladeort bestätigt hat

  1. Der Status Erforderlichen Dokumente werden erwartet bedeutet, dass der Auftragnehmer nun die gemäß den Auftragsbedingungen erforderlichen Dokumente hochladen sollte.
  • Sofern in den Auftragsbedingungen keine weiteren Unterlagen erforderlich waren, wechselt der Auftragsstatus sofort in den nächsten Status
  • Auf der Registerkarte „Transportdetails“ ändert sich der Status der Aufgabe in Erledigt.

  1. Der Status Warten auf Annahme bedeutet, dass der Auftragnehmer die erforderlichen Dokumente hinzugefügt hat, die im Fenster Auftragsdetails unter der Registerkarte Anhänge zu finden sind, oder dass keine Dokumente hochgeladen wurden und die Lieferung einfach abgeschlossen wurde.
  2. Bestätigen Sie die Lieferung mit der grünen Schaltfläche

  1. Nach der Bestätigung wird der Status des Auftrags auf Abgeschlossen geändert.
  2. Alle Informationen zu den Auftragsereignissen finden Sie auch im Reiter Verlauf. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um weitere Details anzuzeigen.

Auftragsabwicklung ohne Produkt Sichtbarkeitsstatus

Sobald die Fracht auf der Plattform akzeptiert wurde (der Vorgang ist im obigen Artikel beschrieben), muss der Auftrag ausgefüllt und an den Auftragnehmer gesendet werden.

  1. Wählen Sie im linken Menü das Modul Aufträge aus
  • Klicken Sie unter der Registerkarte Aktiv (wenn Sie über die Produktlinie CargoON verfügen) auf den Auftrag mit dem Status Auftragsbedingungen festlegen und senden.
  • Klicken Sie unter der Registerkarte „Gesendet“ (wenn Sie über die Produktlinie für Spediteure – TFF – Trans for Forwarders verfügen) auf die Bestellung mit dem Status Auftragsbedingungen festlegen und senden.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingungen anfordern hinzufügen.
  1. Füllen Sie die Auftragsbedingungen aus
  • Hier können Sie die erforderlichen Unterlagen auswählen, die der Auftragnehmer später beifügen soll
  1. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Zur Annahme senden.

  1. Sobald der Auftrag gesendet wurde, wird sie in der Liste der Aufträge auf der Registerkarte Aktiv/Gesendet (abhängig von Ihrer Produktlinie) mit dem Status Warten auf Annahme angezeigt.

  1. Wenn Ihr Auftragnehmer die Auftragsbedingungen akzeptiert und abschließt, ändert sich der Status.
  • Der Status Warten auf Betriebstermine bedeutet, dass der im Angebot angegebene Zeitrahmen zu lang ist. Der Auftraggeber hat die genauen Termine und Uhrzeiten anzugeben

  1. Wenn der Auftragnehmer Termine und Zeiten für die Vorgänge angegeben hat, ändert sich der Auftragsstatus zu:
  • Warten auf Transportdaten – wenn Ihr Auftragnehmer im Auftrag keine Daten angegeben hat, z. B. Fahrzeugdaten oder Fahrerdaten

  1. Sobald alle Daten eingegeben wurden, steht der Auftrag Auf Beginn warten.
  • Wenn Sie den Zugriff auf den Sichtbarkeitsstatus nicht aktiviert haben, werden auf der Registerkarte „Transportdetails“ Informationen über keinen Zugriff auf die Zusammenfassung und den Status angezeigt: Dieser Status ist nur für Abonnenten des Produkts „Sichtbarkeitsstatus“ verfügbar
  • Die bereits im Rahmen Ihres Produktplans gesammelten und weitergegebenen Informationen sind zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar (mit Ausnahme der Daten, die den Versand selbst und die Auftragserfüllung betreffen).

  1. Vom Auftragnehmer hinzugefügte Anlagen sind nicht verfügbar.

  1. Die Registerkarte Verlauf enthält nicht die Informationen, die bereits im Rahmen Ihres Produktplans erfasst und weitergegeben wurden (mit Ausnahme der Daten zur Sendung selbst und zur Auftragsabwicklung).

    The Changes history tab does not include the information already collected and shared as part of your product plan (except for data concerning the shipment itself and the order fulfillment)

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