Fracht- und Auftragsabwicklung mit Überwachung als Auftragnehmer
Aktualisiert 15/1/25
durch
Ania
Wer kann diese Funktion nutzen ? Diese Funktion steht den Nutzern der Produktlinien für Frachtführer (TFC - Trans for Carriers) und Spediteure (TFF - Trans for Forwarders) zur Verfügung. |
In diesem Beitrag werden Sie lernen:
- wie Sie ein Frachtangebot mit einer Überwachungsanforderung annehmen
- wie die Auftragsabwicklung funktioniert
- wie die Abwicklung von Transportaufträgen funktioniert
Sichtbarkeitsüberwachung ist ein Produkt, mit dem Sie Fahrzeuge in Echtzeit verfolgen können. Es ermöglicht Ihnen, den Standort von Fahrzeugen und den Status von Aufträgen mithilfe von GPS-Systemen zu überwachen. Mit aktuellen Informationen gewinnen Sie Sicherheit und Kontrolle, und Sie können bei Bedarf schnell auf unvorhergesehene Ereignisse auf der Straße reagieren.
Annahme eines Frachtangebots mit einer Überwachungspflicht
Wenn Sie auf der Plattform ein Angebot finden, das Sie interessiert, prüfen Sie die Bedingungen und entscheiden Sie, ob das Angebot Ihren Anforderungen entspricht.
- Klicken Sie auf die Angebotszeile, und auf der linken Seite erscheint ein Fenster mit Details.
- Die Fahrzeuganforderungen umfassen die Informationen Sendungsverfolgung: Erforderlich, wenn technisch möglich. Dies bedeutet, dass der Kunde möchte, dass der Transport über GPS-Systeme überwacht wird.
Nach der Annahme des Angebots mit dieser Anforderung und der Angabe der Fahrzeug- oder Sattelauflieger-Kennzeichen für diesen Transport wird das Trans.eu-System die technische Möglichkeit der Überwachung dieser Fahrzeuge durch unsere Partner - GPS-Integratoren - prüfen.
- Wenn das Angebot Ihren Bedingungen entspricht, können Sie es annehmen.
- Sobald das Angebot angenommen wurde, wird es auf die Registerkarte „In Verhandlung und unter Beobachtung“ verschoben. Es wird auf die Entscheidung des Kunden warten.
- Nachdem der Kunde das Angebot angenommen hat, wird es auf der Registerkarte Angenommen angezeigt.
- Sobald die Fracht angenommen ist, bereitet der Kunde den Auftrag vor.
Auftragsabwicklung durch den Auftragnehmer
- Wählen Sie im Modul Bestellungen die Registerkarte Aktiv/Erhalten (je nach Produktlinie). In der Liste finden Sie die Bestellung, die den folgenden Status haben kann:
1. Eingabedaten für die Ausführung bereitstellen. Dieser Status bedeutet, dass Ihr Kunde Sie gebeten hat, einige spezifische Informationen bereitzustellen, bevor die Auftragsbedingungen gesendet werden.
- Wählen Sie Eingabe Ausführungsdaten vorsehen.
- Füllen Sie die Daten aus und klicken Sie auf Senden.
- Der Status des Auftrags ändert sich in Erwartung von Auftragsbedingungen, was bedeutet, dass der Kunde die Auftragsbedingungen ausfüllen sollte.
2. In Vorbereitung. Dieser Status bedeutet, dass der Kunde die Auftragsbedingungen noch nicht gesendet hat (der Status wird angezeigt, wenn der Kunde die Option „Ausführungsdaten bereitstellen“ nicht ausgewählt hat).
- Sobald der Kunde die Auftragsbedingungen ausgefüllt und an Sie gesendet hat, ändert sich der Status in „Bedingungen bestätigen“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingungen anzeigen.
- Füllen Sie die Daten im Auftrag aus und bestätigen Sie die Bedingungen.
- Wenn das Angebot eine Zeitspanne für Vorgänge vorsieht, die länger als 3 Stunden dauern, erscheint der Status „Warten auf Vorgangsdetails“, was zur Folge hat, dass das Datum und die Uhrzeit dieser Vorgänge aus den verfügbaren Optionen innerhalb der Zeitspanne genau angegeben werden müssen.
Die Angabe von Datum und Uhrzeit wird empfohlen, damit das System eine Vorhersage der Ankunftszeit berechnen kann, d. h. einen Indikator, der angibt, ob das Fahrzeug rechtzeitig an der Entladestelle eintreffen wird.
- Wählen Sie Details zu Vorgängen vervollständigen.
- Geben Sie das Datum und die Uhrzeit des Be- und Entladens an und speichern Sie die Änderungen.
- Der Status „Erforderliche Informationen für die Transportdurchführung stehen noch aus“ zeigt an, dass Informationen wie Fahrzeug- und Fahrerdetails im Auftrag fehlen und nachgereicht werden müssen. Dieser Status wird angezeigt, wenn die Details nicht in den vorherigen Schritten eingegeben wurden.
- Wählen Sie Transportdetails vervollständigen.
- Vervollständigen Sie die Angaben zu Fahrer und Fahrzeug und speichern Sie dann.
Anhand der angegebenen Fahrzeugdaten prüfen wir in Partnersystemen, ob eine GPS-Überwachung technisch möglich ist.
Abwicklung der Transportaufgabe durch den Auftragnehmer
- Wählen Sie im Modul Transporte in Ausführung die Registerkarte Neu. Die Liste kann Aufgaben enthalten, bei denen einige Daten vervollständigt werden müssen, wenn sie nicht im Auftrag angegeben wurden.
Das Ausfüllen der Daten erfolgt in der oben beschriebenen Reihenfolge - überprüfen Sie die Details.
Anhand der angegebenen Fahrzeugdaten prüfen wir in Partnersystemen, ob eine GPS-Überwachung technisch möglich ist. Es besteht auch die Möglichkeit, eine GPS-Überwachung über die Loads4Driver-Anwendung zu erhalten, wenn der Fahrer dort sein Konto hat.
- Die Überwachung wird automatisch angeschlossen, wenn dies technisch möglich ist. Die Standortverfolgung beginnt etwa eine Stunde (je nach Anbieter des GPS-Signals) vor der geplanten Ladezeit oder deren manueller Bestätigung.
- Sie erhalten dazu eine Benachrichtigung wie in der Abbildung unten. Sie können auch der Verarbeitung von Fahrzeug- und Fahrerdaten für zukünftige Transporte zustimmen.
- Die Aufgabe wird auf die Registerkarte „Aktiv“ verschoben, wo in Echtzeit der aktuelle Status der Aufgabe angezeigt wird, bis der Transport abgeschlossen ist.
- Der Status der Aufgabe ändert sich in Warten auf den Start, was bedeutet, dass die Zeit für die Signalaktivierung noch nicht verstrichen ist.
- Der Status des Auftrags ändert sich in Warten auf die Bestätigung des Eintreffens zum Verladen zum angegebenen Zeitpunkt vor dem Verladen.
- Klicken Sie auf den ausgewählten Transport in der Liste, um detaillierte Informationen zu erhalten.
- Während des Transports erscheinen die Nachrichten/Informationen/Daten auf den folgenden Registerkarten: Informationen, Karte, Vorgänge, Verlauf.
- Ein weiterer Auftragsstatus, Warten auf Bestätigung der Beladung, erscheint, wenn wir aufgrund von GPS-Daten oder manueller Bestätigung im Auftrag feststellen, dass das Fahrzeug in die Ladezone einfahren wird.
- Die Plattform zeigt an, wie viel Zeit der Fahrer mit dem Beladen verbracht hat (Warten auf die Einfahrt - Warten in der Schlange, Beladen, Warten auf Dokumente).
- Ein weiterer Auftragsstatus, Unterwegs, erscheint, wenn das Fahrzeug die Ladestelle aufgrund des GPS-Signals oder aufgrund einer manuellen Bestätigung im Auftrag verlässt.
- Die Plattform zeigt Informationen über den aktuellen Standort des Fahrzeugs und die Route an, die der Fahrer bereits zurückgelegt hat.
- Während des Transports kann in der Aufgabenliste eine Warnung erscheinen, die über das Ereignis informiert.
- Gehen Sie im Fenster Aufgabendetails zum Abschnitt Erfordert Aufmerksamkeit, um die Informationen zu überprüfen.
- Zusätzlich erhalten Sie eine Benachrichtigung (Glockensymbol) auf der Plattform, die Sie über das Ereignis informiert.
- Nachdem Sie eine Nachricht geprüft und bestätigt haben, können Sie sie archivieren, damit sie nicht auf der Hauptseite erscheint. Klicken Sie dazu auf X.
- Auf der Registerkarte Karte können Sie den aktuellen Standort des Fahrzeugs überprüfen.
- Ein weiterer Aufgabenstatus, Warten auf Bestätigung der Entladung, wird angezeigt, wenn das Fahrzeug aufgrund von GPS-Daten oder manueller Bestätigung im Auftrag in die Entladezone einfährt.
- Die Plattform zeigt an, wie viel Zeit der Fahrer mit dem Entladen verbracht hat (Warten auf die Einfahrt - Warten in der Schlange, Entladen, Warten auf Dokumente).
- Auf der Registerkarte Erledigt finden Sie Transportaufgaben, die erledigt und per GPS-Signal bestätigt wurden. Außerdem enthält die Liste die folgenden Informationen:
- Der Erledigungsstatus zeigt an, ob der Fahrer pünktlich oder mit Verspätung am Be- oder Entladeort eingetroffen ist.
- Reklamationen bezüglich der gemeldeten Aufgabe (falls vorhanden).
- Automatische Kommentare, die einzelne Elemente/Abschnitte des Transports anzeigen.
- Überwachungsquellen - Geräte, die für die Verfolgung des Transports verwendet werden.
- Im Fenster Aufgabendetails können Sie die gesamte Historie einsehen.
- Auf der Registerkarte Archiv werden alle vom Versender abgeschlossenen und bestätigten Aufträge mit einer Zusammenfassung des Transports angezeigt.
