Fracht- und Auftragsabwicklung mit Überwachung als Auftraggeber
Aktualisiert 15/1/25
durch
Ania
Wer kann diese Funktion nutzen ? Diese Funktion steht den Nutzern der CargoON-Produktlinie und den Spediteuren (TFF - Trans for Forwarders) zur Verfügung. |
Aus diesem Beitrag werden Sie lernen:
- wie Sie ein Frachtangebot mit einer Überwachungsanforderung erstellen
- wie Sie einen Auftrag mit einem Überwachungsbedarf erstellen
- wie die Abwicklung von Transportaufgaben funktioniert
Visibility Monitoring ist ein Produkt, mit dem Sie Transporte in Echtzeit verfolgen können. Es ermöglicht Ihnen, den Standort von Fahrzeugen und den Status von Aufträgen mithilfe von GPS-Systemen zu überwachen. Mit aktuellen Informationen gewinnen Sie Sicherheit und Kontrolle und können bei Bedarf schnell auf unvorhergesehene Ereignisse auf der Straße reagieren.
Der gesamte Prozess der Verwaltung der Überwachung beginnt bei der Erstellung eines Frachtangebots oder bei der Erstellung eines Auftrags.
Erstellung eines Frachtangebots mit einer Überwachungsanforderung
- Wählen Sie auf der Plattform die Option Fracht erstellen.
- Füllen Sie das Frachtformular aus. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
- Erweitern Sie die Option Andere Anforderungen anzeigen.
- Wählen Sie im Abschnitt Fahrzeugdetails die Option GPS-Überwachung. Um sie zu aktivieren, wählen Sie Erforderlich, wenn technisch möglich (bewegen Sie den Schieberegler, damit das Feld grün wird).
- Nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben, klicken Sie auf Fracht veröffentlichen.
Die Auswahl der Überwachungsoption im Angebot bedeutet, dass der Kunde die Überwachung wünscht. Wenn es auf Seiten des Betreibers eine technische Möglichkeit gibt, ein GPS-Signal bereitzustellen, wird die Überwachung automatisch aktiviert.
Die Zustimmung zur Überwachung erfolgt zum Zeitpunkt der Annahme des Frachtangebots oder der Annahme der Auftragsbedingungen.
- Das hinzugefügte Angebot wird auf der Plattform angezeigt, und der Überwachungsbedarf wird in der Spalte Fahrzeuginformationen angezeigt.
- Zusätzlich finden Sie im Abschnitt Fahrzeuganforderungen unter Sendungsverfolgung: erforderlich, wenn technisch möglich mit Angebotsdetails den Hinweis Sendungsverfolgung: erforderlich, wenn technisch möglich.
- Sie können den Status Ihres Angebots im Modul Frachten auf der Registerkarte Hinzugefügte verfolgen.
- Der Status „ Frachtführer auswählen“ bedeutet, dass Sie eine Antwort auf Ihr Angebot erhalten haben. Sie können es annehmen, ablehnen oder die Verhandlungen beenden.
- Sobald das Angebot angenommen ist, wird die Fracht auf der Registerkarte Angenommen angezeigt.
- Nachdem Sie die Fracht angenommen haben, gehen Sie zur Bearbeitung der Bestellung über.
Erstellen eines neuen Auftrags
Erstellung eines neuen Auftrags auf der Plattform (ohne Annahme des Frachtangebots) - Überprüfung der Details.
Abwicklung des Auftrags nach Annahme der Fracht
Nachdem Sie das Frachtangebot auf der Plattform angenommen haben, wurde ein Auftrag erstellt. Wählen Sie im Menü das Modul „Aufträge“ und dann die Registerkarte „Gesendet/Aktiv“ (je nach Produktlinie). In der Liste finden Sie den Auftrag, der einen der folgenden Stati haben kann:
- In Vorbereitung. Im Detailfenster können Sie die folgende Option wählen:
1. Auftragsbedingungen hinzufügen - hier können Sie alle erforderlichen Informationen zum Auftrag eingeben.
- Klicken Sie dann auf Bestellung senden.
2. Eingabe von Ausführungsdaten verlangen. Dieser Status bedeutet, dass Sie den Auftragnehmer vor dem Senden der Auftragsbedingungen auffordern können, einige notwendige Informationen, z. B. das Fahrzeugkennzeichen, anzugeben.
- Markieren Sie die Daten zur Auftragsausführung, die Sie vom Auftragnehmer erwarten, indem Sie den Schieberegler bewegen.
- Klicken Sie dann auf Anfrage senden.
- Im Modul Aufträge erscheint auf der Registerkarte Aktiv/Sendet (je nach Produktlinie) ein Auftrag mit dem Status Ausführungsdaten warten auf Eingabe in der Liste. Alle Informationen sind im Fenster Auftragsdetails auf der Registerkarte Änderungsverlauf verfügbar.
- Nachdem der Auftragnehmer die Eingabe der Ausführungsdaten abgeschlossen und abgesendet hat, ändert sich der Auftragsstatus in „Auftragsbedingungen bereitstellen“.
- Fügen Sie die Auftragsbedingungen hinzu, füllen Sie das Formular aus und senden Sie es an den Auftragnehmer.
- Der Status der Bestellung ändert sich in Warten auf Bestätigung.
- Wenn Ihr Auftragnehmer die Auftragsbedingungen akzeptiert und ausfüllt, ändert sich der Status in „Warten auf Einsatzdetails“. Dieser Status erscheint, wenn das Angebot einen Zeitrahmen für Arbeiten enthält, die länger als 3 Stunden dauern. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, das Datum und die Uhrzeit dieser Arbeiten aus den verfügbaren Zeitrahmen innerhalb des angegebenen Bereichs genau anzugeben.
Die Angabe von Datum und Uhrzeit wird empfohlen, damit das System eine Vorhersage der Ankunftszeit berechnen kann, d. h. einen Indikator, der angibt, ob das Fahrzeug rechtzeitig an der Entladestelle eintreffen wird.
- Wählen Sie Details zu Vorgängen vervollständigen.
- Geben Sie in dem Fenster das Datum und die Uhrzeit des Be- und Entladens an. Speichern Sie die Änderungen.
- Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, erscheint der nächste Status Erforderliche Daten für den Transport werden erwartet. Er zeigt an, dass dem Auftrag Informationen wie Fahrzeug- und Fahrerdetails fehlen (dieser Status erscheint, wenn die Daten in den vorherigen Schritten nicht angegeben wurden).
- Ihr Auftragnehmer sollte diese Informationen bereitstellen, aber wenn Sie diese Angaben bereits vom Frachtführer erhalten haben, können Sie sie selbst ausfüllen.
- Wenn alle Daten des Auftrags abgeschlossen sind, wird ein neuer Status angezeigt: Wartet auf den Start.
Bearbeitung von Transportaufgaben durch den Auftraggeber
- Wählen Sie im Modul Transporte in Realisierung die Registerkarte Neu. Die Liste kann Aufgaben enthalten, für die die relevanten Daten vervollständigt werden müssen (wenn sie nicht zuvor im Auftragsmodul vervollständigt wurden).
Das Ausfüllen der Daten erfolgt in der oben beschriebenen Reihenfolge - überprüfen Sie die Details.
Anhand der angegebenen Fahrzeugdaten prüfen wir in den Partnersystemen, ob eine GPS-Überwachung technisch möglich ist.
- Nach der Überprüfung kann ein Fenster mit Informationen über die Möglichkeit der Überwachung des Transports erscheinen. Klicken Sie auf die Option Zustimmung zu GPS.
- Entscheiden Sie, ob Sie die Überwachung einschalten wollen.
- Die Aufgabe wird auf die Registerkarte „Aktiv“ verschoben, wo in Echtzeit der aktuelle Status der Aufgabe angezeigt wird, bis der Transport abgeschlossen ist.
- Der Status der Aufgabe ändert sich in Warten auf den Start, was bedeutet, dass die Zeit für die Signalaktivierung noch nicht verstrichen ist.
- Der Auftragsstatus ändert sich in Warten auf die Bestätigung der Ankunft zum Verladen - zum angegebenen Zeitpunkt vor dem Verladen.
- Klicken Sie auf den ausgewählten Transport in der Liste, um detaillierte Informationen zu erhalten.
- Während des Transports erscheinen die Meldungen/Informationen auf den folgenden Registerkarten: Informationen, Karte, Vorgänge, Verlauf.
- Ein weiterer Aufgabenstatus, Warten auf Bestätigung der Beladung, wird angezeigt, wenn wir anhand von GPS-Daten feststellen, dass das Fahrzeug in die Ladezone einfahren wird, oder aufgrund einer manuellen Bestätigung.
- Die Plattform zeigt an, wie viel Zeit der Fahrer an der Ladestelle verbracht hat (Warten auf Einfahrt - Warten in der Schlange, Laden, Warten auf Dokumente).
- Ein weiterer Auftragsstatus, Unterwegs, erscheint, wenn das Fahrzeug die Ladestelle aufgrund des GPS-Signals oder aufgrund einer manuellen Bestätigung im Auftrag verlässt.
- Die Plattform zeigt Informationen über den aktuellen Standort des Fahrzeugs und die vom Fahrer bereits zurückgelegte Strecke an.
- Während des Transports kann eine Warnung auf der Aufgabenliste erscheinen, die über ein Ereignis informiert, das Aufmerksamkeit erfordert.
- Gehen Sie im Fenster mit den Aufgabendetails zum Abschnitt „Aufmerksamkeit erforderlich“, um die Informationen zu überprüfen.
- Zusätzlich kann eine Benachrichtigung (Glockensymbol) auf der Plattform erscheinen, die über das Ereignis informiert.
- Nachdem Sie eine Nachricht geprüft und bestätigt haben, können Sie sie archivieren, damit sie nicht auf der Hauptseite erscheint. Klicken Sie dazu auf X.
- Der Status Warten auf Bestätigung der Ankunft zum Entladen kann ebenfalls erscheinen - er erscheint, wenn sich das Fahrzeug in der Nähe des Entladeortes befindet (es gibt keine Möglichkeit der manuellen Bestätigung).
- Ein weiterer Aufgabenstatus, Warten auf Bestätigung der Entladung, wird angezeigt, wenn das Fahrzeug aufgrund von GPS-Daten in die Entladezone einfährt oder aufgrund einer manuellen Bestätigung im Auftrag.
- Die Plattform zeigt an, wie viel Zeit der Fahrer mit dem Entladen verbracht hat (Warten auf die Einfahrt - Warten in der Schlange, Entladen, Warten auf Dokumente).
- Auf der Registerkarte Erledigt finden Sie die erledigten Transportaufgaben. Außerdem enthält die Liste die folgenden Informationen:
- Der Erledigungsstatus zeigt an, ob der Fahrer pünktlich angekommen ist oder sich verspätet hat.
- Reklamationen bezüglich der gemeldeten Aufgabe (falls vorhanden).
- Automatische Kommentare, die Ereignisse zusammenfassen, die das System während des Transports erkannt hat.
- Überwachungsquellen - gibt die Geräte an, die für die Überwachung des Transports verwendet werden.
- Im Fenster Aufgabendetails können Sie den gesamten Verlauf der Ereignisse, die während des Transports aufgetreten sind, zusammen mit den Details überprüfen.
- Auf der Registerkarte Archiv werden alle abgeschlossenen und vom Versender bestätigten Aufträge angezeigt.
