Добавяне и проверка на прикачени файлове

Обновено 27/3/25 от Ania

За кого е тази функция?

Тази функция е достъпна за всички потребители на  Trans.eu Plaftotm и CargoON.

От тази статия ще научите:

  • как да посочите необходимите документи при добавяне на поръчка
  • как да проверите получените документи
  • как да приемате или отхвърляте документи
Когато добавяте нова поръчка, можете да посочите какви документи искате да получите от контрагента след завършване на поръчката.

Добавяне на поръчка от контрагента

  1. Попълнете формуляра за поръчка:
  • полетата, маркирани със звездичка, са задължителни,
  • изберете необходимите документи, които трябва да бъдат предоставени след завършване на поръчката.
  1. Изпращане на поръчката

Приемане на поръчката от превозвача

  1. Прочетете условията на поръчката и вземете решение. Можете да приемете или отхвърлите поръчката.
  2. След приемане на условията, статусът на поръчката ще се промени на  По пътя за товарене

Можете да проследявате цялата история на поръчките в прозореца с подробни данни за поръчките в раздел История на промените.

Изпращане на документи от превозвача

  1. След като разтоварването приключи и се потвърди, статуса на поръчката ще се промени на:
  • От страна на контрагенти - Изчакване на необходимите документи. 
  •  От страна на превозвача - Попълнете необходимите документи.
  1. За да добавите документи в прозореца с подробни данни за поръчката, изберете раздел  Прикачени файлове, след което изберете  Липсващи.
  • Изберете Изпращане на файл до необходимия документ.

  • Подаване на документ:  изберете файл, задайте видимост, по желание можете да добавите  описание.
  • Изпратете документа.

  1. Добавеният прикачен файл ще бъде видим в раздел Добавени със следната информация: Прикаченият файл очаква проверка от Товародателя.

Проверка на документи от контрагента

  1. Отидете в прозореца с подробни данни за поръчката, за да потвърдите документите.
  2. Изберете раздел Прикачени файлове, след което Чакащи.
  3. Кликнете върху прикачения файл, за да го изтеглите. Потвърдете го.

Приемане на прикачения файл от контрагента

  1. След положителна проверка на документа приемете прикачения файл с помощта на зелената икона.

  1. След като бъде одобрен, документът ще отиде в раздел Проверени.

  1. След приемане на прикачените файлове, статуса на поръчката ще се промени на:
  • От страна на контрагента - Потвърдете доставката 
  • От страна на превозвача - В очакване на потвърждение

  1. За да завършите процеса на поръчка, Потвърдете доставката. Статусът на поръчката ще се промени на Завършена (също и за превозвача).

Отхвърляне на прикачени файлове от контрагента

  1. В случай на отхвърляне, добавете коментар с информация за причината за отхвърлянето и потвърдете с бутона Отхвърляне на прикачения файл.

  1. Контрагентът ще получи известие (под иконата на звънеца), че прикаченият файл е отхвърлен.

  1. Информацията за отхвърлянето заедно с коментара е видима в подробностите за поръчката в раздел  Прикачени файлове, след това Проверени.

  1.  В раздел Хронология на промените ще видите, че прикаченият файл е бил отхвърлен.

Добавяне на допълнителни документи от превозвача

Превозвачът и контрагенът могат да добавят допълнителни документи към поръчката, като кликнат върху Добавяне на прикачен файл и следват инструкциите.

  1. Ако искате да добавите допълнителни документи, отидете в раздел Прикачени файлове и щракнете върху Добавяне на прикачен файл.

  1. Изберете типа на документа от списъка.
  2. Задайте видимостта му и го изпратете на контрагента.

  1. Информация за добавения документ ще се появи в раздел Хронология на промените.

Колко полезен беше този материал?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)