Добавяне и проверка на прикачени файлове

Обновено 10/11/26 от Ania

За кого е тази функция?

Тази функция е достъпна за всички потребители на  Trans.eu Plaftotm и CargoON.

От тази статия ще научите:

  • как да посочите необходимите документи и тяхната форма при добавяне на поръчка
  • как да проверите получените документи
  • как да приемате или отхвърляте документи
Когато добавяте нова поръчка, можете да посочите какви документи искате да получите от превозвача след завършване на поръчката и в каква форма: електронна версия, оригинал или и двете.

Добавяне на поръчка от контрагента

  1. Попълнете формуляра за поръчка:
  • полетата, маркирани със звездичка, са задължителни,
  • в Необходими документи изберете документите, които превозвачът трябва да предостави, и тяхната форма: електронни, оригинали или и двете.
  1. Изпращане на поръчката

Приемане на поръчката от превозвача

  1. Прочетете условията на поръчката и вземете решение. В Необходими документи виждате кои документи трябва да предоставите и в каква форма. Можете да приемете или отхвърлите поръчката.
  2. След приемане на условията, статусът на поръчката ще се промени на  По пътя за товарене

Можете да проследявате цялата история на поръчките в прозореца с подробни данни за поръчките в раздел История на промените.

Изпращане на документи от превозвача

  1. След като разтоварването приключи и се потвърди, статуса на поръчката ще се промени на:
  • От страна на контрагенти - Изчакване на необходимите документи. 
  •  От страна на превозвача - Попълнете необходимите документи.
  1. За да добавите документи в прозореца с подробни данни за поръчката, изберете раздел Прикачени файлове, след което Липсващи. Документите са групирани според транспорта. Разгънете транспорта.
  • До необходимия документ изберете иконата: Добави файл за електронна версия или Потвърди доставката на оригинала за оригинал.

  • Типът на документа, неговата форма и транспортът вече са избрани. За електронна версия изберете файл. По желание можете да добавите описание.
  • Изберете Изпрати.

  1. Добавеният прикачен файл ще бъде видим в раздел Добавени със следната информация: Прикаченият файл очаква проверка от Товародателя.

Проверка на документи от контрагента

  1. Отидете в прозореца с подробни данни за поръчката, за да потвърдите документите.
  2. Изберете раздел Прикачени файлове, след което Изчакващи. Документите са групирани според транспорта.
  3. Отворете електронния прикачен файл, за да го изтеглите. Проверете документа.

Приемане на прикачения файл от контрагента

  1. След положителна проверка приемете документа с помощта на зелената икона. При оригинал се отваря прозорец за потвърждение: потвърждавате, че документът е пълен, четлив и съответства на условията на поръчката. Можете да добавите Допълнителна бележка за контрагента. Изберете Потвърди документ.

  1. След като бъде одобрен, документът ще отиде в раздел Проверени.

  1. След приемане на прикачените файлове, статуса на поръчката ще се промени на:
  • От страна на контрагента - Потвърдете доставката 
  • От страна на превозвача - В очакване на потвърждение

  1. За да завършите процеса на поръчка, Потвърдете доставката. Статусът на поръчката ще се промени на Завършена (също и за превозвача).

Отхвърляне на прикачени файлове от контрагента

  1. В случай на отхвърляне изберете червената икона. Изберете причина за отхвърляне, въведете обяснение и изберете Отхвърли оригинала.

  1. Превозвачът ще получи известие (под иконата на камбанката), че прикаченият файл е отхвърлен. Лицето, което е добавило документа, и лицето за контакт по поръчката получават и съобщение в месинджъра.

  1. Причината за отхвърляне и обяснението са видими в подробностите за поръчката: раздел Прикачени файлове, след това Проверени. Изберете иконата на документа, за да ги видите.

  1.  В раздел Хронология на промените ще видите, че прикаченият файл е бил отхвърлен.

Добавяне на допълнителни документи от превозвача

Превозвачът и контрагенът могат да добавят допълнителни документи към поръчката, като кликнат върху Добавяне на прикачен файл и следват инструкциите.

  1. Ако искате да добавите допълнителни документи, отидете в раздел Прикачени файлове и щракнете върху Добавяне на прикачен файл.

  1. Изберете Електронен прикачен файл или Оригинален прикачен файл и типа на документа.
  2. По желание добавете описание и изберете Изпрати.

  1. Информация за добавения документ ще се появи в раздел Хронология на промените.

Колко полезен беше този материал?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)