Импортиране на товари от CSV файл

Обновено 23/10/24 от Jakub

За кого е тази функция?

Функцията е достъпна за всички потребители на Платформа Trans.eu и CargoON.

Импортирането на товари с помощта на файлове значително съкращава и рационализира работата. Благодарение на допълнителни функционалности, като картографиране на речникови стойности, вие ще можете бързо и ефективно да адаптирате вашите стойности във файла към тези, поддържани от платформата Trans.eu. Благодарение на това няма да се налага да ги коригирате всеки път при последващо импортиране, стойностите ще се променят автоматично.

От тази статия ще научите:

  • как да импортирате товари в платформата Trans.eu с помощта на .csv, .xls или .xlsx файл
  • как да картографирате стойност в речника
Импортиране на товари стъпка по стъпка. Научете как да импортирате товари от .csv, .xls, .xlsx файл.

38 STEPS

1. From Add freight, go to Import freight from CSV.

Step 1 image

2. Previously, this was the freight import window. The process itself is simple and clear, but it requires the preparation of a file in a specific format and according to a specific template.

Step 2 image

3. This often comes down to manual work, and this type of operation is associated with large expenditures of time or personnel, generating unnecessary costs.

Step 3 image

4. In order to meet the expectations of our existing and future customers, we offer you a refreshed Smart Freight Importer.

Step 4 image

5. Thanks to a flexible approach to the format and syntax of the file, we streamline the process of posting a large number of freight. In addition, we are adding some features that will have a positive impact on the efficiency of operational employees.

Step 5 image

6. On the window frame, in the upper right corner, we pull out the link to Help, available at every stage of the process, where by means of an instructional article we will guide you step by step through the new process of importing freight.

Step 6 image

7. In addition to the CSV format, our Smart Importer will also support XLS and XLSX formats, adapting to all TMS systems available on the market.

Step 7 image

8. Uploading the file, now fully automatically, will take you to the next step – Matching freight data.

Step 8 image

9. This is how Smart Freight Importer behaves if the uploaded file matches a previously supported .csv file template or a file mapping you have stored. We will talk about file mapping in a later section.

Step 9 image

10. The Smart Importer window will behave in the following way if the uploaded file does not conform to the previously supported .csv file template or has a completely different syntax (e.g. different column names and/or a different column order).

Step 10 image

11. In the left-hand panel, there is a checklist of mandatory freight parameters to be adjusted, which are the minimum necessary to post/save imported freight.

Step 11 image

12. Clicking on a specific column, for example ‘Date Z’, will allow you to assign the data contained in it to the appropriate parameter on the platform side, in this particular case, the mandatory parameter, i.e. ‘Date of loading’.

Step 12 image

13. The mapped column and the corresponding position on the checklist will be highlighted in green.

Step 13 image

14. A file mapped as required activates the Save as Template option.

Step 14 image

15. In the Save Template window, all you have to do is give the template a unique name and then save it.

Step 15 image

16. The saved template will appear in the top left corner on the list of match templates and will be available to all users in the company.

Step 16 image

17. Smart Importer always, as a first step after reading the file, if possible, attempts to auto-match with one of the stored templates.

Step 17 image

18. The next step is the Import Summary.

Step 18 image

19. A significant convenience is the ability to make changes for individual freight parameters directly in the freight import window.

Step 19 image

20. This is particularly useful if the imported file contains errors.

Step 20 image

21. Filtering the list using the option Show only freights with errors will allow you to quickly correct them.

Step 21 image

22. For example, clicking on a specific active field will bring up a window that allows you to make changes in the area of specific freight parameters.

Step 22 image

23. In the window that opens, by clicking on the field, you can also make changes to the postal code, city, street and number.

Step 23 image

24. In the Import Summary, you also have the option to map your values supported by the Trans.eu Platform.

Step 24 image

25. Confirm saving the values with the Save dictionary value button.

Step 25 image

26. The mapped value will appear in the Settings in the Freight import module.

Step 26 image

27. The exception is the date format, for which the default mapping is applied. It is editable but does not create another dictionary value, instead it overwrites the existing one.

Step 27 image

28. In the refreshed version of Importer, there is now a step for posting freights, where you can post all freights in the same way.

Step 28 image

29. The default option enabled: Publish all freights in the same mode allows you to publish loads in a specific mode available to the client.

Step 29 image

30. Unchecking this option opens up new possibilities. A freight list appears with the option to select multiple items from the list.

Step 30 image

31. You can then choose one of the posting modes available to the client.

Step 31 image

32. Embedded here is the option to save imported freight as a draft copy, which will invariably be subject to manual posting.

Step 32 image

33. Moving on, you will see the corresponding posting modes assigned to each freight in the list.

Step 33 image

34. By clicking Import freight, you start both the import process and the posting or draft copy process, which can continue in the background.

Step 34 image

35. Until now, the ongoing freight import process prevented all users of a given company from starting another import until the current one was completed, all the while taking up valuable time. The new version of the Importer solves this problem.

Step 35 image

36. You will receive a notification when the import is complete. By clicking it, you will be taken to the Summary.

Step 36 image

37. The Freight Import Summary appears.

Step 37 image

38. Finally, the imported freights are added to the list of Added Freights with appropriate statuses.

Step 38 image

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2306929/importer-fracht-w---EN-2

​Импортиране на товар и данни

​​Подробно описание на наличните полета във файла Importer data

Отворете със стрелката до бутона Добавете на товари, след което изберете Импортиране на товари от CSV.

  1. Качете вашия файл и преминете към следващата стъпка.

  1. В стъпката за Съпоставяне на данни за товари можете лесно да коригирате стойностите от вашия файл към стойностите, изисквани от платформата Trans.eu. Вграденият речник ще ви помогне бързо да посочите кое поле на платформата отговаря на вашата колона във файла.
Датите и часовете са представени в местното време на мястото на товарене и разтоварване. Всеки потребител вижда едни и същи дати и часове за даден товар, независимо от часовата зона.

В Обобщение на импортирането можете да видите подробна информация.

  • Пример 1
  1. Всички товари ще бъдат импортирани. Щракнете Напред, за да отидете на Параметрите на публикацията.

  • Пример 2

  1. Ще бъдат импортирани само разпознати товари. В таблицата ще получите информация при кой от товарите е възникнала грешката. Можете да коригирате грешни стойности директно в прозореца за импортиране и да щракнете върху Напред, за да отидете на Параметрите на публикацията.

  1. Попълнете Дата на плащане, Получатели и Лица за контакт и след това потвърдете с бутона Импортиране на товари.
Ако искате да публикувате товари по различни начини, премахнете отметката от опцията Публикуване на всички товари в същия режим.

Можете да публикувате всички импортирани товари в същия режим, всеки поотделно, или да изберете няколко от тях.

Можете да публикувате товари от файл в автоматични правила. Изберете Правила за автоматично публикуване и Импортиране на товари.

Статусът на импортиране ще бъде видим в платформата.

Щракнете върху иконата на звънец, за да проверите всички известия.

Ще получите известие, когато импортирането приключи.

Ще видите и обощението.

  • Пример 3

  1. Няма да бъдат импортирани товари. Коригирайте файла си и опитайте отново.

  • Пример 4

  1. Неправилен файлов формат. Моля, проверете файла си и опитайте отново.

Моля обърнете внимание

- Не забравяйте, че не е възможно да добавите един и същ файл няколко пъти.
- Използването на функцията в противоречие с правилника (напр. дублиране на оферти) може да доведе до отмяна на възможността за импортиране на оферти.

Картографиране на речникови стойности

В Обобщението на импортирането можете да използвате опцията за картографиране на стойностите на вашите колони.

  1. Щракнете върху съответното поле и изберете стойност от списъка.
  1. Потвърдете запазването на стойността, като натиснете бутона Запазване на речниковата стойност.

Промяната важи за всички файлове, импортирани в бъдеще, където, ако дадена стойност бъде разпозната, тя автоматично ще бъде заменена с избраната стойност от речника.

Картографираната стойност ще се появи в Настройки в модул Импортиране на товари.

Тук можете да редактирате, изтривате или добавяте речникови стойности.

Изключение прави форматът на датата, който използва картографирането по подразбиране. Може да се редактира, но не създава друга речникова стойност, а презаписва съществуващата.

Въведените стойности ще бъдат записани във фирмения акаунт, което означава, че базата данни от речникови стойности е споделена и всеки служител може да ги добавя.

Колко полезен беше този материал?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)