Импортиране на товари от CSV файл

Обновено 5/3/26 от Katarzyna

Кой може да използва тази функция?

Функцията е достъпна за всички потребители на платформите Trans.eu и CargoON, които имат достъп до CSV Freight Importer.

Импортерът ви позволява бързо да добавяте няколко товара едновременно, като използвате CSV, XLS или XLSX файл. Можете да решите как товарите ще бъдат публикувани: на борсата, до избрани превозвачи, чрез автоматични правила или до постоянни маршрути.

В тази статия ще научите:

  • как да импортирате товари от CSV, XLS или XLSX файл,
  • как да съпоставяте колони (съпоставяне на данни),
  • как да използвате автоматично попълване на данни.

мпортиране на товари

  1. Кликнете върху Добавяне на товар.
  2. Изберете Импортиране на товари от CSV.
  3. Добавете подготвения файл в CSV, XLS или XLSX формат (можете да използвате готов шаблон).
  4. В стъпката Съпоставяне на данни за товара проверете дали всички задължителни полета са правилно зададени. Ако системата не ги е съпоставила автоматично, изберете правилните полета от списъка. Кликнете върху Продължи.
  5. В секцията Параметри на публикацията изберете режим на публикуване:
  • Борси - посочете на коя борса (напр. Борса Trans.eu, частни борси) трябва да отидат офертите за товари. Попълнете необходимите данни (получател, срок на плащане, лице за контакт).
  • До избрани - товарите ще отидат директно до посочените превозвачи. Попълнете необходимите данни (получател, срок на плащане, лице за контакт),
  • Автоматични правила - системата ще публикува товари според предварително конфигурирани правила.
  • Постоянни маршрути - импортерът може да присвои товар към съществуващ постоянен маршрут.
Ако в файла посочите: идентификатор на маршрута, office_id на получателя и регистрационен номер на превозното средство, системата ще съпостави товара с постоянен маршрут и автоматично ще приеме офертата.
Всеки постоянен маршрут има уникален идентификатор на маршрута. Това е системен код, ако нямате достъп до него, моля, свържете се с вашия фирмен отговорник или лицето, отговорно за конфигурирането на постоянни маршрути.
  • Работно копие - импортираните товари ще бъдат запазени като работни копия и ще изискват ръчно публикуване в модула Товари → Добавени.

Ако искате да публикувате товари по различни начини, премахнете отметката от опцията Публикувай всички товари в един и същ режим.

  1. След като импортирането приключи, ще получите известие и обобщение на импортирането на товара.
  2. Всички успешно импортирани товари можете да намерите в модула Товари в раздела Добавени.

Автоматично приемане на публикации към постоянни маршрути

Ако предоставите идентификатор на маршрута и office_id на получателя, офертата ще бъде изпратена до посочения превозвач. Той може да го приеме ръчно или ще бъде прието автоматично след времето, посочено в договора (тихо потвърждение).

Ако допълнително посочите регистрационния номер на превозното средство, системата веднага: 

  • ще приеме товара,
  • ще създаде и потвърди заявка,
  • ще запише регистрационния номер в детайлите.

Заявката вече е готова за по-нататъшна обработка 

Съпоставяне на речникови стойности

Съпоставянето на стойности ви позволява автоматично да преобразувате данни от вашия файл в стойности, използвани в платформата.

Благодарение на това, при следващи импорти, системата ще разпознае посочената стойност и ще приложи правилното задаване.

  1. Кликнете върху аватар в горния десен ъгъл.
  2. Отидете на: Настройки → Импортиране на товари.
  3. Отворете раздела Съпоставяне на речникови стойности.
  4. Кликнете върху Добавяне на речникова стойност.

Попълнете полетата:

  • Категория на данните за товара – изберете от списъка (напр. тип на каросерията),
  • Намери – въведете стойност от вашия файл,
  • Замени с – изберете стойност, използвана в системата.
  1. Кликнете върху Запазване.

Отсега нататък системата автоматично ще променя посочената стойност по време на всеки следващ импорт. Въведените стойности ще бъдат запазени за всички служители във вашата фирма.

Форматът на датата има съпоставяне по подразбиране. Можете да го редактирате, но промяната му презаписва съществуваща стойност (не създава нов речников елемент).

Съпоставяне по време на импортиране

Можете също да добавите съпоставяне директно по време на импортиране на файл:

  1. В стъпката Обобщение на импортирането кликнете върху стойността, която искате да промените.
  2. Изберете подходяща стойност от списъка.
  3. Запазете като речникова стойност.

Промяната ще бъде запазена и ще се прилага и при бъдещи импорти.

Всички запазени съпоставяния можете да намерите в: Настройки → Импортиране на товари → Съпоставяне на речникови стойности

Там можете:

  • редактирате съществуващи стойности,
  • да ги изтривате,
  • да добавяте нови.

Автоматично попълване на данни

Автоматичното попълване ви позволява да зададете стойности по подразбиране, които системата автоматично ще попълва по време на импортиране на товари.

Благодарение на това не е нужно да въвеждате едни и същи данни във файла всеки път.

  1. Кликнете върху аватар в горния десен ъгъл.
  2. Отидете на: Настройки → Импортиране на товари.
  3. Отворете раздела Автоматично попълване на данни.
  4. Кликнете върху Добавяне на данни по подразбиране.
  5. Попълнете полетата:
    • Категория на данните за товара – изберете поле, което да се попълва автоматично (напр. регистрационен номер на превозното средство)
    • Попълване като – въведете стойност по подразбиране,
    • За шаблон за съпоставяне – изберете дали настройката да се отнася за съпоставяне по подразбиране или за конкретен шаблон, запазен в импортер.
  6. Кликнете върху Запазване.

Отсега нататък системата автоматично ще попълва посоченото поле по време на импортиране на файлове.

Ако полето е празно във файла, системата автоматично ще го попълни с предварително дефинирана стойност по подразбиране.

ЧЗВ

Кои полета са задължителни при импортиране на товари?

Можете да проверите описанието на полетата във файла Данни за импортер

Защо не всички товари са импортирани?

Импортерът на товари обработва само правилно разпознати товари. Ако възникне грешка в някой от тях, ще видите информация в таблицата с обобщение на импортирането. Можете да коригирате неправилни стойности директно в прозореца на импортер и след това да продължите към секцията Параметри на публикацията.

Какво означава съобщението „Няма да бъдат импортирани товари“?

Това означава, че импортерът не е разпознал нито един елемент във файла като валиден товар. Поправете данните във файла (напр. задължителни полета и формати) и след това опитайте да ги импортирате отново.

Мога ли да импортирам един и същ файл няколко пъти?

Системата не позволява многократно добавяне на един и същ файл. Ако искате да извършите повторно импортиране, направете промени във файла (напр. запазете го под различно име или актуализирайте данните) и след това го импортирайте отново.

Влияе ли часовата зона на потребителя върху показваните дати и часове?

Не. Датите и часовете се показват според местното време на мястото на товарене и разтоварване. Всички потребители виждат едни и същи стойности, независимо от часовата зона, в която се намират.

Какво ще се случи, ако във файла липсват задължителни данни?

Системата ще информира за грешки в обобщението на импортирането. Товарите с липсващи или неправилни данни няма да бъдат импортирани.

Мога ли да публикувам товари в различни режими в един файл?

Да. За да направите това, премахнете отметката от опцията Публикувай всички товари в един и същ режим и изберете режим на публикуване отделно за всеки елемент.

Какво ще се случи, ако системата не съпостави товара с постоянен маршрут?

Товарът няма да бъде приет автоматично. Ще бъде запазен като работно копие и ще изисква ръчно редактиране и публикуване.

Какво ще се случи, ако не посоча регистрационен номер?

Товарът може да бъде импортиран, но няма да бъде приет автоматично в режим Постоянни маршрути.

Общи ли са съпоставянето и автоматичното попълване за всички служители?

Да. Настройките се запазват на ниво фирма и важат за всички потребители.

Какво представлява шаблонът за съпоставяне в импортер?

Шаблонът за съпоставяне запазва начина на задаване на колони от файл към полета в системата. Благодарение на това при следващия импорт не е необходимо да съпоставяте отново едни и същи колони.

Мога ли да имам няколко шаблона?

Да. Можете да запазите различни шаблони за съпоставяне и да ги използвате в зависимост от типа файл.

Дали автоматичното попълване работи за конкретен шаблон?

Когато добавяте данни по подразбиране, можете да посочите дали те трябва да се отнасят за съпоставяне по подразбиране или за конкретен шаблон.

Допълнителен урок

Интелигентен импортер на товари

38 STEPS

1. От Добавяне на товар отидете на опцията: Импортиране на товари от CSV.

2. Преди това прозорецът за импортиране на товари изглеждаше така. Самият процес е прост и ясен, но изисква подготовка на файла в конкретен формат и според определен шаблон.

3. Това често се свежда до ръчна работа и този вид операции изискват много време или персонал, генерирайки ненужни разходи.

4. За да отговорим на очакванията на нашите настоящи и бъдещи клиенти, ние предоставяме актуализиран Smart Importer на товари.

5. Благодарение на гъвкавия подход към формата и синтаксиса на файла, ние подобряваме процеса на публикуване на голямо количество товари. Освен това добавяме няколко функции, които ще имат положителен ефект върху ефективността на оперативните служители.

6. В горния десен ъгъл на прозореца, достъпен на всеки етап от процеса, ще намерите връзка към Помощ, където в статия с инструкции ще ви преведем стъпка по стъпка през новия процес на импортиране на товари.

7. Нашият Smart Importer ще поддържа освен CSV формат и формати: XLS и XLSX, адаптирайки се към всички налични на пазара TMS системи.

8. Зареждането на файла автоматично ще ви отведе до следващата стъпка - Съпоставяне на данни за товара.

9. Така ще се държи Smart Importer, ако зареденият файл е съвместим с предварително поддържан .csv файлов шаблон или съпоставяне на файл, запазено от вас. Ще говорим за съпоставяне на файлове по-късно.

10. Така ще се държи прозорецът на Smart Importer, ако зареденият файл не е съвместим с предварително поддържан .csv шаблон или има напълно различен синтаксис (напр. различни имена на колони и/или различна последователност на колоните).

11. В левия панел има контролен списък с задължителни параметри за съпоставяне на товари, които представляват минималното изискване за публикуване/записване на импортирани товари.

12. Кликването върху конкретна колона, например "Дата от", ще ви позволи да присвоите данните, съдържащи се в нея, към съответния параметър от страната на платформата, в този конкретен случай, задължителен параметър, който е "Дата на товарене".

13. Съпоставената колона и съответната позиция в контролния списък ще бъдат маркирани в зелено.

14. Съпоставен файл според изискванията активира опцията Запазване като шаблон.

15. В прозореца за запазване на шаблона е достатъчно да зададете уникално име на шаблона и след това да го запазите.

16. Запазеният шаблон ще се появи в горния ляв ъгъл в списъка с шаблони за съпоставяне и ще бъде достъпен за всички потребители във фирмата.

17. Smart Importer винаги, първо след зареждане на файл - ако е възможно - се опитва автоматично да съпостави към един от запазените шаблони.

18. Следващата стъпка е Обобщение на импортирането.

19. Значително удобство е възможността за въвеждане на промени за конкретни параметри на товара директно в прозореца за импортиране на товари.

20. Това е особено полезно, когато импортираният файл съдържа грешки.

21. Филтрирането на списъка с избраната опция Показване само на товари с грешки ще помогне за бързото им коригиране.

22. Например, като кликнете върху конкретно активно поле, ще отворите прозорец, който ви позволява да правите промени в областта на конкретни параметри на товара.

23. В отворения прозорец, като кликнете върху дадено поле, можете също да правите промени, свързани с пощенски код, град, улица и номер.

24. В Обобщение на импортирането можете също да съпоставите вашите стойности поддържани от платформата Trans.eu.

25. Потвърдете запазването на стойността с бутона Запазване на речникова стойност.

26. Съпоставената стойност ще се появи в Настройки в модула Импортиране на товари.

27. Изключение прави формата на датата, за който се използва съпоставяне по подразбиране. Той може да бъде редактиран, но не създава друга речникова стойност, а презаписва съществуваща.

28. В актуализираната версия на Импортер се появи стъпка за публикуване на товари, където можете да публикувате всички товари по един и същи начин.

29. Опцията по подразбиране: Публикуване на всички товари в един и същ режим ви позволява да публикувате товари в конкретен режим, наличен за възложителя.

30. Премахването на отметката от тази опция активира нови възможности. Появява се списък с товари с възможност за избор на няколко елемента от списъка.

31. За които след това можете да изберете един от режимите на публикуване, налични за възложителя.

32. Тук е вградена опцията за запазване на импортирани товари като работно копие, което винаги ще подлежи на ръчно публикуване.

33. Продължавайки, по този начин в списъка ще видите режимите на публикуване, зададени за конкретни товари.

34. Кликването върху Импортиране на товари стартира както процеса на импортиране, така и публикуването или създаването на работно копие, което може да продължи във фонов режим.

35. Досега текущият процес на импортиране на товари попречи на всички потребители на дадена фирма да започнат друго импортиране, докато текущото не приключи, губейки ценно време. Новата версия на импортер решава този проблем.

36. След като импортирането приключи, ще получите известие. Кликвайки върху него, ще бъдете отведени до обобщението.

37. Ще се появи Обобщение на импортирането на товари.

38. Финално импортираните товари отиват в списъка с добавени товари със съответните статуси.

https://www.iorad.com/player/2306900/Smart-importer-fracht-w

Колко полезен беше този материал?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)