Модул Фактури

Обновено 2/8/21 от Nadezhda Efimova

Издаване на фактури, корекции и дебитни известия, мониторинг на плащанията - всички тези функции са налични на едно място. Издаването на фактура за предоставената услуга никога не е било толкова лесно. Защо? В тази статия ще научите, наред с други неща, как да направите това само с един клик.

Настройки на фактури

Преди да започнете да издавате фактури през платформата, изберете най-удобния формат за номериране на фактури, корекции и дебитни известия. Определете ДДС ставките, единици, причини за дебитните известия или предложения за фактури за продажба.

Как да го направите?

  • отидете на „Повече“ в горния десен ъгъл
  • изберете "Настройки" от списъка

В раздел "Формати за номериране" изберете подходящия за вас формат

  • кликнете "Редактиране" до определения елемент
  • изберете номериране
  • потвърдете, като кликнете върху „Запазване“

В раздел "Речници" дефинирайте всички елементи, които ще използвате при издаване на гореспоменатите документи.

Издаване на фактури

Фактурата може да бъде издадена по два начина:

  1. Въз основа на системна заявка, създадена в платформата от поръчителя.
  2. Без заявка, като сами попълните всички данни.

Първият метод е много по-бърз. Има обаче една особеност - транзакцията трябва да бъде приета в платформата. Благодарение на това, когато поръчателят генерира заявка в системата, ще можете да издадете фактура само с едно щракване (всички данни ще бъдат извлечени автоматично от заявката). За да издадете фактура по заявка, създадена в системата:

  • изберете модул "Фактури" от менюто
  • кликнете върху "Повече" в горния десен ъгъл
  • от списъка изберете „Добавяне на фактура от поръчка“
  • в списъка филтрирайте системната заявка, за която искате да издадете фактураo
  • изберете подходящия елемент и кликнете върху „Добавяне на фактура“
Ако вашият контрагент не издава заявки през платформата, той може да промени решението си, след като прочете тази статия, която показва колко е лесно и колко ще оптимизира както неговата, така и вашата работа.

Другият метод изисква попълване на данни от самите вас. За тази цел, докато сте в модула „Фактури“:

  • кликнете върху „Добавяне на фактура“ в горния десен ъгъл
  • попълнете задължителните полета
  • "Запазване" или "Издаване на фактура"

Управление на фактури

В модул "Фактури" има четири раздела

  1. Корекции
  2. Дебитни известия
  3. Плащания

В раздел "Фактури от продажби" ще намерите елементи със следните статуси

  • За издаване (въз основа на заявки през системата, издадени за вашата компания и подготвени за издаване, създадени от вас)
  • В подготовка (използва се, когато фактура е създадена автоматично и липсват някои необходими данни)
  • Издадени
  • Коригирани
Запомнете! Можете да използвате ФИЛТРИ, за да улесните управлението на тези елементи.

За елементи със статус „За издаване“ можете да извършите следните действия от менюто „с три точки“:

  • Издаване на фактура
  • Редактиране или изтриване на фактура

Наясно сме, че данните от заявките не винаги съответстват с данните за фактурите. По този начин имате възможност да редактирате фактури, преди да ги издадете. След като кликнете върху „Редактиране на фактура“ до даден елемент:

  • извършете промените
  • изберете "Запазване" или "Издаване на фактура"

За елементи със статус „Издадени“ можете да изтегляте, визуализирате, редактирате или коригирате фактури, като използвате менюто с "три точки“.

Важно: Когато редактирате фактура, която вече е издадена, тя ще се появи отново в раздел "Фактури от продажби“ със статус "За издаване“

Когато кликнете върху който и да е елемент от списъка на раздел „Фактури от продажби“, ще се диалогов пророзец със следните подраздели:

  • подробности
  • контрагенти
  • плащания
  • прикачени файлове
В "Прикачени файлове“ можете да видите копие на системната заявка (създадена от поръчващата страна в платформата). Тук можете също да добавите свои собствени прикачени файлове.

Раздел "Корекции“ включва всички фактури, които са коригирани или са подготвени от Вас за коригиране.

Как да откажете издаването на фактура?

За да откажете издаването:

  • отидете на раздел "Фактури от продажби"
  • филтрирайте фактурата като изберете статус "Издадени"
  • кликнете на "Повече" в диалоговия прозорец отдясно
  • ‘"Отмяна на издаването"
Анулирането на издаването освобождава номера, който ще бъде използван за друга фактура.

Как да коригирате фактура?

За да коригирате фактура:

  • отидете в раздел "Фактури от продажби"
  • филтрирайте фактурата, която сте издали
  • изберете "Коригиране на фактура“ от менюто с "три точки“
  • коригирайте данните, които желаете
  • "Запазване" или "Издаване на фактура"

Разделът "Дебитни известия“ е място с всички дебитни известия, издадени от вас и тези, които сте запазили за издаване.

Как да добавите дебитно известие?

За да добавите дебитно известие:

  • кликнете върху "Повече" в горния десен ъгъл
  • от списъка изберете "Добавяне на дебитно известие"
  • попълнете всички задължителни полета
  • "Запазване" или "Издаване на известие"

"Плащания“ е последният раздел в модула. Всяка фактура, издадена в платформата, създава нов елемент там, който ви позволява да регистрирате и наблюдавате плащанията.

Как да регистрирате плащане на фактурата?

Това може да стане по два начина:

  1. Метод
  • Кликнете върху произволен елемент от списъка в раздел "Плащания"
  • Изберете "Добавяне на плащане" в диалоговия прозорец
  • Въведете платената сума и "Потвърдете"

Знаем, че контрагентите понякога извършват плащане на вноски. Ето защо въведохме опцията за редактиране на извършеното плащане, така че да можете да следите остатъка от сумата по издадената от вас фактура:

  • Кликнете върху произволен елемент от списъка в раздел "Плащания“
  • Изберете "Редактиране" в диалоговия прозорец
  • Въведете платената до момента сума и "Потвърдете"
  1. Метод
  • отидете на раздел "Фактури от продажби"
  • изберете съотвения елемент със старус "Издаден"
  • отидете на "Плащания" в диалоговия прозорец отдясно
  • кликнете върхи "ДОБАВИ ПЛАЩАНЕ"
  • въведете платената сума
  • кликнете върху „Потвърждаване“

Как да добавя плащане без да е издадена фактура в платформата?

В раздел "Плащания“ все пак можете да се регистрирате и наблюдавате плащания за предоставени услуги. В резултат на това ще можете да контролирате всички неизплатени плащания.

Как да го направите?

  • кликнете на "Повече" в горния десен ъгъл
  • от списъка изберете "Добавяне на плащане"
  • попълнете данните и "Потвърдете"
Използвайте раздел "Плащания“, за да преглеждате и регистрирате всички извършени плащания.


Колко полезен беше този материал?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)