Управление на резервациите

Обновено 2/6/26 от Katarzyna

Кой може да използва тази функция?

Функция, достъпна за потребители от продуктовата линия CargoON , които притежават продукта Dock Scheduler и имат достъп до модула Schedules .

От статията ще научите:

  • как да управлявате резервациите,
  • как да добавя резервация за превозвач,
  • как да редактирате и изтриете резервация.

Модулът „Графици“ (Dock Scheduler) е система за управление на резервации и времеви слотове, както и графика за товарене и разтоварване във вашия склад.
Системата включва автоматизация на складовите операции и се фокусира върху оптимизиране на процесите от страна на изпращача.

Резервация, създадена от времеви интервал

Когато създадете времеви интервал и превозвачът или изпращачът избере дата и час за резервация, към вашия график се добавя предварителна резервация .

Научете повече за времевите слотове в статията „Управление на времеви слотове“ .
  1. Отидете в графика на склада си, за да намерите предварителната резервация.

Предварителната резервация показва, че превозвачът е избрал дата и час за резервацията, но не е предоставил номер на превозното средство. Резервацията не се потвърждава, докато превозвачът не попълни формуляра за резервация с номера на превозното средство.
  1. Кликнете върху иконата с три точки, за да:
  • промяна на датата и мястото на резервацията,
  • редактиране на данни,
  • изтриване на резервация.

Ако не желаете да извършите някое от горните действия, изчакайте превозвачът да добави данните за превозното средство към резервацията.

  1. След като превозвачът въведе данните за превозното средство, статусът на резервацията ще се промени на Потвърдено . Кликнете върху иконата с три точки, за да:
  • Потвърдете пристигането си,
  • Отказ от товарене (посочете причина за отказа)
  • Промяна на датата и мястото на резервация (дата, час, док или вид операция),
  • Редактиране на данни (данни за водача и превозното средство, както и забележки на изпращача - видими за превозвача, или вътрешни коментари - видими само за колеги, прикачени файлове).
  • Изтриване на резервация (необратимо действие)
  1. Кликнете върху конкретна резервация, за да видите подробностите за нея.
    В прозореца с подробности можете да потвърдите пристигането на превозното средство - Потвърдете пристигане - или да редактирате данните, да добавите коментари или да откажете товарене. Можете да намерите тези действия, като щракнете върху бутона Още .

Добавяне на резервация като изпращач

Можете също така сами да добавите резервация към графика си.

  1. В модула „Графици“ щракнете върху бутона „Добавяне на резервация“ .
  1. Попълнете данните във формуляра, за да добавите резервация.
  • Външен референтен номер - незадължително поле. Можете да добавите номера по-късно или да го промените, като използвате опцията за редактиране на резервация.
  • Док - задължително поле. Изберете стойност от списъка.
  • Вид операция - товарене или разтоварване.
  • Превозвач - изберете от списъка.
  • Време на работа - времето на работа по подразбиране се задава автоматично, но може да бъде променено.
  • Дата на резервация - след избор на док, тук ще се покаже почасовият график за избрания ден.
  • Номер на превозно средство - задължително поле.
  • Номер на полуремарке

  • Пълно име на шофьора (и други допълнителни данни според настройките на шаблона за резервация ) - можете да добавите и втори шофьор.
  • Пренасочване - опцията е автоматично активирана, което ви позволява да пренасочите резервацията към следващите превозвачи. Тя може да бъде изключена.
  • Бележки на изпращача (Вашата компания)
  • Вътрешни бележки (невидими за превозвача) - тук можете да въведете съответната информация за служителите на вашата компания.
  • Прикачени файлове - качете всички важни документи тук.
Научете как да активирате опцията за добавяне на прикачени файлове в статията: Работа с прикачени файлове .

След като попълните подробностите, щракнете върху Запазване .

Когато бъде създадена резервация, превозвачът ще получи известие и първоначалната резервация ще се появи във вашия график.

Можете също да добавите резервация, като задържите курсора на мишката върху налична дата в графика и кликнете върху нея.

Управление на резервациите

След като резервацията бъде потвърдена, можете да потвърдите и промените нейния статус от графика, като изберете иконата с три точки до резервацията или в прозореца с подробности за резервацията.

  1. Кликнете върху избраната резервация, за да отворите прозореца.
  • Подготвената резервация очаква потвърждение за пристигането на превозното средство на склада.
  • След потвърждение на пристигането, можете да откажете товарене/разтоварване или да започнете товарене/разтоварване.
  • След като операцията приключи, завършете товаренето/разтоварването.
  • Когато превозното средство напусне складовата зона, изберете статуса „Потвърждаване на отпътуване“ .

Определяне на мястото за товарене и разтоварване

Ако сте посочили само местоположението на операцията в склада при създаването на времевия слот, можете да добавите и адреса на втората операция след първоначалната резервация на превозвача.

Можете също да редактирате предварително добавен адрес (с изключение на адреса на операцията, присвоен на вашия склад).

  1. Отворете избраната резервация.
  2. Кликнете върху „Още“ и изберете „Промяна на датата и мястото на резервацията“ .
  3. Попълнете липсващия адрес (или редактирайте съществуващия).
  4. Кликнете върху Запазване на промените .

💡Всяка промяна на адреса задейства уведомление до превозвача.
Всички промени се запазват в историята на резервациите и времевите интервали.
Ако резервацията е създадена въз основа на поръчка, адресите се извличат директно от поръчката и не могат да бъдат редактирани.

Гъвкаво управление на статуса на резервацията

Тази опция е достъпна за потребители със следните роли:

Пълен достъп, мениджър на планировчик на докове, мениджър на склад, управление на товари, управление на поръчки.

Гъвкавото управление на статуса на резервацията позволява всяка промяна в статуса на потвърдена резервация. Това е полезно в случай на грешки, промени или други проблеми.

Промяна на статуса не е възможна в случай на предварителна резервация.

  1. За да промените състоянието на резервацията:
  • Кликнете върху резервацията, за да видите подробностите за нея.
  • Кликнете върху „Промяна“ до състоянието на резервацията.
  • Изберете състоянието, което искате да промените, от падащия списък.

Пример : Статусът на резервацията „Отпътуване“ е променен на: „Зареждане в процес“

Всички направени промени се запазват в раздела „История на резервациите“ .
Превозвачът е информиран за промените в реално време в резервацията от неговата страна на Dock Scheduler.

  1. В прозореца с подробности за резервацията, под бутона „Още“ , ще намерите следните опции:

Зареждане на отказ и Изтриване на резервация - и двете опции са налични за всеки статус на резервация.

  1. Можете да промените състоянието на резервацията с минала дата. Изберете „Резервации“ от горното меню, след което задайте диапазона от дати, който ви интересува, като използвате филтъра.

Пример:

За да променим статуса на резервацията, избрахме резервацията от 17 май 2024 г. със статус „Не е заредена“. След като кликнахме върху резервацията в прозореца с подробности, променихме статуса на „Отпътуване“.

След промяна на прозореца с подробности, състоянието на резервацията също се промени в списъка:

Редактиране на резервация

Възможно е да редактирате резервации, без да ги изтривате.

Превозвачът ще бъде информиран за всички промени, които направите, чрез известие на Платформата и по имейл.

Можете да редактирате часа за резервация ръчно или да използвате функцията „Плъзгане и пускане“, описана в последния раздел на тази статия.
  1. В модула „Графици“ щракнете върху иконата с три точки в резервацията, която искате да редактирате, и изберете „Промяна на датата и мястото на резервацията“.

  1. В прозореца „Редактиране на резервация“ можете да промените следното:
  • док,
  • време на работа,
  • дата - използвайки опцията за падащо меню в календара,
  • време за резервация.

  1. След като промените са направени, щракнете върху Запазване .
  1. Резервацията ще се появи в Графика в новопосоченото време, както от ваша страна, така и от страна на превозвача.
Ако няма налични часове за резервация за избраната дата, ще бъдете уведомени за това директно в прозореца за редактиране.

Ако няма свободни слотове за избрания ден, ще бъдете уведомени за това директно в прозореца за редактиране.
Можете да изтриете резервация или часови интервал. Превозвачът ще бъде уведомен за това по имейл и на Платформата. Изтриването на резервацията е необратимо действие .

Редактиране на часа за резервация с функцията „плъзгане и пускане“

Възможно е да редактирате часа за резервация, като го преместите с мишката в графика за резервации.

  1. Щракнете с левия бутон на мишката върху резервацията, за която искате да промените часа. Плъзнете резервацията до желаното място. Свободните места са маркирани в зелено.
    След това щракнете върху бутона „Преместване на резервация“, за да потвърдите операцията.

Резервацията може да бъде преместена и на следващата страница от графика:

Ако преместите резервация в свободен слот, който е по-кратък от резервацията, времето ѝ автоматично ще бъде съкратено. Ако промените решението си и решите да се върнете към предишното време на операцията, времето на резервацията няма да бъде възстановено в първоначалното си състояние.

  1. Всички промени се запазват автоматично в чекмеджето с подробностите и историята на резервациите.
  1. Можете да удължите времето за резервация в рамките на даден док:
Не е възможно да се премести резервация извън работното време на склад или док. Това също не е възможно за блокирани или деактивирани докове.
Можете да преместите отложени резервации, но не забравяйте, че те трябва да приключат по-късно от текущия час.
Можете да промените състоянието на резервация до и включително състояние „В очакване“ .

Превозвачът може да премести резервации в рамките на определен времеви интервал.

Колко полезен беше този материал?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)