Importovanie nákladov zo súborov vo formáte CSV

Aktualizované 5/3/26 uverejnené Katarzyna

Kto môže používať túto funkciu?

Funkcia je dostupná pre všetkých používateľov platforiem Trans.eu a CargoON, ktorí majú prístup k Importu CSV.

Importér umožňuje rýchle pridanie viacerých nákladov súčasne pomocou súboru CSV, XLS alebo XLSX. Môžete sa rozhodnúť, ako sa budú náklady zverejňovať: na burze, vybraným dopravcom, prostredníctvom automatických pravidiel alebo na stálych trasách.

V tomto článku sa dozviete:

  • ako importovať náklady zo súboru CSV, XLS alebo XLSX,
  • ako prispôsobiť stĺpce (mapovanie údajov),
  • ako používať automatické dopĺňanie údajov.

Import nákladov

  1. Kliknite na Pridať náklad.
  2. Vyberte Importovať náklady z CSV.
  3. Pridajte pripravený súbor vo formáte CSV, XLS alebo XLSX (môžete použiť pripravenú šablónu).
  4. V kroku Prispôsobenie údajov o náklade skontrolujte, či sú všetky požadované polia správne priradené. Ak ich systém automaticky nepriradil, vyberte správne polia zo zoznamu. Kliknite na Pokračovať.
  5. V sekcii Parametre publikácie vyberte režim publikácie:
  • Burzy - uveďte, na ktorú burzu (napr. Burza Trans.eu, súkromné burzy) majú byť ponuky nákladov zaslané. Vyplňte požadované údaje (príjemca, dátum platby, kontaktná osoba).
  • Vybraným - frachty pôjdu priamo k určeným dopravcom. Vyplňte požadované údaje (príjemca, dátum platby, kontaktná osoba),
  • Automatické pravidlá - systém zverejní náklady podľa vopred nakonfigurovaných pravidiel.
  • Stále trasy - importér môže priradiť náklad k existujúcej stálej trase.
Ak v súbore uvediete: identifikátor trasy, office_id príjemcu a evidenčné číslo vozidla, systém priradí náklad k stálej trase a automaticky prijme ponuku.
Každá Stála Trasa má priradený jedinečný identifikátor trasy. Je to systémový kód, ak k nemu nemáte prístup, kontaktujte správcu vašej spoločnosti alebo osobu zodpovednú za konfiguráciu Stálych Trás.
  • Pracovná kópia - importované náklady sa uložia ako pracovné kópie a budú vyžadovať manuálne zverejnenie v module Náklady → Pridané.

Ak chcete zverejniť náklady rôznymi spôsobmi, odznačte možnosť Všetky náklady zverejniť v rovnakom režime.

  1. Po dokončení importu dostanete upozornenie a zhrnutie importu nákladov.
  2. Všetky úspešne importované náklady nájdete v module Náklady na karte Pridané.

Automatické prijímanie publikácií na Stálych trasách

Ak zadáte identifikátor trasy a office_id príjemcu, ponuka bude odoslaná určenému dopravcovi. Môže ho prijať manuálne alebo bude prijatý automaticky po čase uvedenom v zmluve (silent confirmation).

Ak navyše zadáte evidenčné číslo vozidla, systém okamžite: 

  • prijme náklad,
  • vytvorí a potvrdí objednávku,
  • uloží evidenčné číslo do detailov.

Objednávka je potom pripravená na ďalšie spracovanie 

Mapovanie slovníkových hodnôt

Mapovanie hodnôt umožňuje automaticky prevádzať údaje z vášho súboru na hodnoty platné na platforme.

Vďaka tomu systém pri ďalších importoch sám rozpozná zadanú hodnotu a použije správne priradenie.

  1. Kliknite na avatar v pravom hornom rohu.
  2. Prejdite na: Nastavenia → Import nákladov.
  3. Otvorte kartu Mapovanie slovníkových hodnôt.
  4. Kliknite na Pridať slovníkovú hodnotu.

Vyplňte polia:

  • Kategória údajov o náklade – vyberte zo zoznamu (napr. typ nadstavby),
  • Nájsť – zadajte hodnotu z vášho súboru,
  • Nahradiť – vyberte hodnotu platnú v systéme.
  1. Kliknite na Uložiť.

Odteraz bude systém automaticky nahrádzať zadanú hodnotu pri každom ďalšom importe. Zadané hodnoty sa uložia pre všetkých zamestnancov vo vašej spoločnosti.

Formát dátumu má predvolené mapovanie. Môžete ho upraviť, ale jeho zmena prepíše existujúcu hodnotu (nevytvorí novú položku v slovníku).

Mapovanie počas importu

Mapovanie môžete pridať aj priamo počas importovania súboru:

  1. V kroku Zhrnutie importu kliknite na hodnotu, ktorú chcete zmeniť.
  2. Vyberte príslušnú hodnotu zo zoznamu.
  3. Uložiť ako slovníkovú hodnotu.

Zmena sa uloží a použije sa aj pri budúcich importoch.

Všetky uložené mapovania nájdete v: Nastavenia → Import nákladov → Mapovanie slovníkových hodnôt

Tu môžete:

  • upraviť existujúce hodnoty,
  • odstrániť ich,
  • pridať nové.

Automatické dopĺňanie údajov

Automatické dopĺňanie umožňuje nastaviť predvolené hodnoty, ktoré systém automaticky vyplní pri importe nákladov.

Vďaka tomu nemusíte zakaždým zadávať rovnaké údaje do súboru.

  1. Kliknite na avatar v pravom hornom rohu.
  2. Prejdite na: Nastavenia → Import nákladov.
  3. Otvorte kartu Automatické dopĺňanie údajov.
  4. Kliknite na Pridať predvolené údaje.
  5. Vyplňte polia:
    • Kategória údajov o náklade – vyberte pole, ktoré sa má automaticky vyplniť (napr. evidenčné číslo vozidla)
    • Vyplniť ako – zadajte predvolenú hodnotu,
    • Pre šablónu prispôsobenia – vyberte, či sa má nastavenie vzťahovať na predvolené prispôsobenie alebo na konkrétnu šablónu uloženú v importéri.
  6. Kliknite na Uložiť.

Odteraz systém automaticky vyplní zadané pole pri importe súborov.

Ak je pole v súbore prázdne, systém ho automaticky vyplní vopred definovanou predvolenou hodnotou.

FAQ

Ktoré polia sú pri importe nákladov povinné?

Popis polí si môžete pozrieť v súbore Údaje importéra

Prečo neboli importované všetky náklady?

Importér nákladov spracováva iba správne rozpoznané náklady. Ak sa v niektorom z nich vyskytne chyba, zobrazí sa v tabuľke so zhrnutím importu. Nesprávne hodnoty môžete opraviť priamo v okne importéra a potom prejsť do sekcie Parametre publikácie.

Čo znamená správa „Žiadny náklad nebude importovaný“?

To znamená, že importér nerozpoznal žiadnu položku v súbore ako platný náklad. Opravte údaje v súbore (napr. požadované polia a formáty) a skúste ich znova importovať.

Môžem importovať rovnaký súbor viackrát?

Systém neumožňuje viackrát pridať rovnaký súbor. Ak chcete importovať znova, vykonajte zmeny v súbore (napr. uložte ho pod iným názvom alebo aktualizujte údaje) a potom ho znova importujte.

Ovplyvňuje časové pásmo používateľa zobrazené dátumy a časy?

Nie. Dátumy a časy sa zobrazujú podľa miestneho času miesta nakládky a vykládky. Všetci používatelia vidia rovnaké hodnoty bez ohľadu na časové pásmo, v ktorom sa nachádzajú.

Čo sa stane, ak v súbore chýbajú požadované údaje?

Systém vás upozorní na chyby v zhrnutí importu. Náklady s chýbajúcimi alebo nesprávnymi údajmi nebudú importované.

Môžem v jednom súbore zverejniť náklady v rôznych režimoch?

Áno. Ak to chcete urobiť, zrušte výber možnosti Všetky náklady zverejniť v rovnakom režime a vyberte režim publikácie samostatne pre každú položku.

Čo sa stane, ak systém nepriradí náklad k stálej trase?

Náklad nebude automaticky prijatý. Uloží sa ako pracovná kópia a bude vyžadovať manuálnu úpravu a publikáciu.

Čo sa stane, ak nezadám evidenčné číslo?

Náklad môže byť importovaný, ale nebude automaticky prijatý v režime Stále trasy.

Je mapovanie a automatické dopĺňanie spoločné pre všetkých zamestnancov?

Áno. Nastavenia sa ukladajú na úrovni spoločnosti a platia pre všetkých používateľov.

Čo je šablóna prispôsobenia v importéri?

Šablóna prispôsobenia ukladá spôsob priradenia stĺpcov zo súboru k poliam v systéme. Vďaka tomu pri ďalšom importe nemusíte znova prispôsobovať rovnaké stĺpce.

Môžem mať viacero šablón?

Áno. Môžete uložiť rôzne šablóny prispôsobenia a používať ich v závislosti od typu súboru.

Funguje automatické dopĺňanie pre konkrétnu šablónu?

Pri pridávaní predvolených údajov môžete určiť, či sa majú vzťahovať na predvolené prispôsobenie alebo na konkrétnu šablónu.

Ďalší návod

Smart importér nákladov

38 STEPS

1. Z úrovne Pridať náklad prejdite na možnosť: Importovať náklady z CSV.

2. Predtým takto vyzeralo okno importu nákladov. Samotný proces je jednoduchý a prehľadný, ale vyžaduje prípravu súboru v konkrétnom formáte a podľa určenej šablóny.

3. To často vedie k manuálnej práci a tento druh operácií je spojený s vysokými časovými alebo personálnymi nákladmi, ktoré generujú zbytočné náklady.

4. V snahe splniť očakávania našich súčasných a budúcich klientov poskytujeme aktualizovaný Smart Importer nákladov.

5. Vďaka flexibilnému prístupu k formátu a syntaxe súborov zefektívňujeme proces publikovania veľkého množstva nákladov. Okrem toho pridávame niekoľko funkcií, ktoré pozitívne ovplyvnia efektivitu prevádzkových zamestnancov.

6. Na rám okna, v pravom hornom rohu, umiestnime odkaz na Pomoc, ktorý je dostupný v každej fáze procesu, kde vás v inštruktážnom článku krok za krokom prevedieme novým procesom importu nákladov.

7. Náš Smart Importer okrem formátu CSV podporuje aj formáty: XLS a XLSX, prispôsobujúci sa všetkým dostupným systémom TMS na trhu.

8. Načítanie súboru vás automaticky presunie na ďalší krok - Prispôsobenie údajov o náklade.

9. Takto sa bude správať Smart Importer nákladov, ak bude načítaný súbor kompatibilný s predtým podporovanou šablónou súboru .csv alebo mapovaním súboru, ktoré ste si zapamätali. O mapovaní súborov si povieme neskôr.

10. Takto sa bude správať okno Smart Importera, ak bude načítaný súbor nekompatibilný s predtým podporovanou schémou .csv alebo bude mať úplne inú syntax (napr. iné názvy stĺpcov a/alebo iné poradie stĺpcov).

11. Na ľavom paneli sa nachádza kontrolný zoznam povinných parametrov nákladu, ktoré sú minimálnym požiadavkom na zverejnenie/uloženie importovaných nákladov.

12. Kliknutím na konkrétny stĺpec, napríklad s názvom „Dátum Z“, môžete priradiť údaje v ňom obsiahnuté k príslušnému parametru na strane platformy, v tomto konkrétnom prípade k povinnému parametru, ktorým je „Dátum nakládky“.

13. Zmapovaný stĺpec a príslušná položka v kontrolnom zozname budú zvýraznené zelenou farbou.

14. Súbor zmapovaný podľa požiadaviek aktivuje možnosť Uložiť ako šablónu.

15. V okne ukladania šablóny stačí zadať jedinečný názov šablóny a potom ju uložiť.

16. Uložená šablóna sa zobrazí v ľavom hornom rohu v zozname šablón prispôsobenia a bude dostupná pre všetkých používateľov v danej spoločnosti.

17. Smart Importer sa vždy najprv pokúsi automaticky prispôsobiť jednej z uložených šablón po načítaní súboru, ak je to možné.

18. Ďalším krokom je Zhrnutie importu.

19. Významným vylepšením je možnosť vykonávať zmeny pre jednotlivé parametre nákladu priamo v okne importu nákladu.

20. To je užitočné najmä vtedy, keď importovaný súbor obsahuje chyby.

21. Filtrovanie zoznamu pomocou možnosti Zobraziť iba náklady s chybami umožňuje ich rýchlu opravu.

22. Napríklad kliknutím na konkrétne aktívne pole sa otvorí okno, ktoré umožňuje vykonávať zmeny v oblasti zadaných parametrov nákladu.

23. V otvorenom okne môžete kliknutím na dané pole vykonať aj zmeny týkajúce sa PSČ, mesta, ulice a čísla.

24. V Zhrnutí importu máte tiež možnosť mapovať svoje hodnoty podporované platformou Trans.eu.

25. Potvrďte uloženie hodnoty kliknutím na Uložiť slovníkovú hodnotu.

26. Zmapovaná hodnota sa zobrazí v Nastaveniach v module Import nákladov.

27. Výnimkou je formát dátumu, pre ktorý sa používa predvolené mapovanie. Môže byť upravený, ale nevytvára ďalšiu slovníkovú hodnotu, ale prepíše existujúcu.

28. V aktualizovanej verzii Importéra sa objavil krok publikovania nákladov, kde môžete všetky náklady zverejniť rovnakým spôsobom.

29. Predvolene povolená možnosť: Všetky náklady zverejniť v rovnakom režime vám umožňuje publikovať náklady v konkrétnom režime dostupnom pre objednávateľa.

30. Zrušením tejto možnosti sa otvoria nové možnosti. Zobrazí sa zoznam nákladov s možnosťou výberu viacerých položiek zo zoznamu.

31. Pre ktoré potom môžete vybrať jeden z režimov publikovania dostupných pre objednávateľa.

32. Tu sa nachádza možnosť uložiť importované náklady ako pracovnú kópiu, ktorá bude vždy podliehať manuálnemu zverejneniu.

33. Pokračovaním sa na zozname zobrazia príslušné režimy publikovania priradené k jednotlivým nákladom.

34. Kliknutím na Importovať náklady sa spustí proces importu a publikovania alebo vytvárania pracovnej kópie, ktorý môže pokračovať na pozadí.

35. Doteraz prebiehajúci proces importu nákladov zabránil všetkým používateľom danej spoločnosti začať ďalší import, kým sa aktuálny nedokončil, čo zaberalo drahocenný čas. Nová verzia importéra tento problém rieši.

36. Po dokončení importu dostanete upozornenie. Kliknutím naň sa dostanete na zhrnutie.

37. Zobrazí sa Zhrnutie importu nákladov.

38. Nakoniec sa importované náklady dostanú na zoznam Pridaných nákladov s príslušnými stavmi.

https://www.iorad.com/player/2306900/Smart-importer-fracht-w

Bol tento materiál užitočný?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)