Обслуговування заявок в ролі замовника

Оновлено 25/6/24 опубліковано Ania

Хто може скористатися цією функцією?

Ця функція доступна користувачам продуктової лінійки CargoON та лінійки для експедиторів (TFF - Trans for Forwarders).

З цієї статті ви дізнаєтеся, як керувати всім процесом: від створення та прийняття пропозиції вантажу до додавання та виконання транспортної заявки.

Що таке Visibility Status? Цей функціонал підтримує цифровий обіг інформації та документів на Платформі, завдяки якому обидві сторони транзакції на постійній основі обмінюються інформацією про хід виконання транспортної заявки. Обробка заявки від початку до кінця відбувається в єдиній системі, завдяки чому контрагенти мають швидкий і легкий доступ до всієї інформації про статус заявки, її деталі та супровідні документи - докази перевезення.
Додавання пропозиції вантажу - дізнайтеся більше.
Додавання заявки на Платформу - дізнайтеся більше.

Опрацювання заявок з продуктом Visibility Status

Після того, як вантаж буде прийнятий на Платформі, перейдіть до модуля заявки, де ви можете додати умови заявки або запросити попередню інформацію у вашого підрядника.

На Платформі ви можете скоротити цей процес за допомогою додаткової опції Автоматичної відправки заявок - дізнайтеся більше.
В процесі реалізації заявки статуси будуть змінюватися, щоб ви могли відстежувати, на якій стадії знаходиться заявка.
  1. У меню зліва виберіть модуль Заявки
  • у списку на вкладці Поточні/Надіслані (в залежності від продуктової лінійки) натисніть на заявку зі статусом У підготовці.

​

  1. У вікні деталей заявки ви можете вибрати потрібну опцію:

Опція 1

Додайте умови заявки - ви можете одразу заповнити всю необхідну інформацію в заявці.

  • Потім натисніть кнопку Надіслати заявку.

Опція 2

Попросіть попередню інформацію - означає, що перед тим, як надіслати умови заявки, ви можете попросити підрядника надати інформацію на ваш вибір, наприклад, реєстраційний номер транспортного засобу. Ця опція дає замовнику впевненість у тому, що заявку буде виконано перевізником, а не субпідрядником. Попередня перевірка дає більшу безпеку.

  • Вкажіть початкову інформацію, яку ви хочете отримати від підрядника, пересуваючи повзунок.
  • Виберіть замовника, а потім натисніть кнопку Надіслати запит.

​

  • У модулі Заявки у вкладці Поточні/Відправлені (в залежності від продуктової лінійки) заявка з'явиться в списку зі статусом Очікує попередню інформацію, у вікні з деталями заявки, у вкладці Історія змін буде доступна вся інформація

​

  1. Після того, як підрядник заповнить і надішле початкову інформацію, статус заявки зміниться на Заповнити умови заявки.
  • У вікні з деталями заявки вся інформація буде доступна на вкладках Умови заявки та Історія змін.

  1.  Заповніть умови заявки та надішліть її виконавцю.

  • Статус заявки зміниться на Очікує підтвердження.

  1. Якщо ваш підрядник прийме і заповнить умови заявки, статус зміниться.
  • Статус Очікує на вказання дат операції означає, що в пропозиції вказані занадто великі часові рамки, замовник зі свого боку повинен вказати точні дати і час.
  • Натисніть на опцію - Редагувати дати операції.

  • Уточніть дані у вікні, а потім натисніть кнопку "Зберегти".

  1. Якщо виконавець додасть дати і час операції, статус заявки зміниться.
  • Очікує на вказання даних перевезення, якщо ваш підрядник не заповнив дані в заявці, тобто дані про транспортний засіб, дані про водія.

У вікні деталей заявки ви побачите додаткову вкладку "Деталі перевезення", де в режимі реального часу буде відображатися інформація про етап заявки, а також вкладку "Історія змін", де ви знайдете всю необхідну інформацію.

  • Очікує на початок, якщо всі необхідні дані будуть заповнені в заявці підрядником.

  1. Статус заявки зміниться на " В дорозі на завантаження", це станеться за 30 хвилин до заявленого раніше часу завантаження.

​

  1. Статус На завантаженні означає, що підрядник підтвердив, що прибув на місце завантаження.

  1. Як тільки завантаження завершиться, наш підрядник вирушить у дорогу, статус заявки зміниться на "У процесі реалізації".

​

  1. Статус "На розвантаженні" означає, що наш підрядник підтвердив, що прибув на місце розвантаження.

  1. Статус Очікує необхідні документи означає, що виконавець повинен додати документи, які вимагалися в умовах заявки.
  • Якщо в умовах заявки не вимагалися додаткові документи, статус заявки одразу ж змінюється на наступний.
  • На вкладці Деталі перевезення статус заявки змінюється на Завершено.

  1. Статус Підтвердити реалізацію означає, що виконавець додав необхідні документи, які ви знайдете у вікні з деталями заявки на закладці Вкладення, або ж документи не вказані, а перевезення просто закінчилося.
  2. Натисніть зелену кнопку "Підтвердити реалізацію заявки".

  1. Після підтвердження статус заявки змінюється на "Завершено".

Крім того, на вкладці Історія змін ви знайдете всю інформацію, що стосується подій в заявці.

Обслуговування заявки без продукту Visibility Status

Процес обробки заявки, описаний вище, а саме кроки 1-6 є такими самими (як і для продукту з увімкненим продуктом Visibility Status). Якщо ви не увімкнули продукт, ви не матимете доступу до детальної інформації, див. детальний опис нижче.

  1. Після того, як всі дані будуть заповнені, заявка буде чекати на початок
  • Якщо у вас не увімкнено Visibility Status, у вкладці "Деталі перевезення" ви побачите інформацію про відсутність доступу до підсумків і статусу заявки, доступних тільки для користувачів продукту Visibility Status.
  • На цьому етапі не буде доступна інформація, вже зібрана і розкрита в рамках вашої продуктової лінійки (за винятком даних про виконання самого перевезення і розрахунків за замовленням).

  1. Вкладення, додані підрядником, будуть недоступні.

  1. На вкладці історії змін інформація, яка вже була зібрана і розкрита в рамках вашого продуктового плану, буде недоступна (за винятком даних про виконання самого перевезення і розрахунків за замовленням).

Наскільки корисним був цей матеріал?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)