Додавання та перевірка вкладених файлів

Оновлено 10/11/26 опубліковано Ania

Хто може використовувати цю функцію?

Функція доступна всім користувачам платформ Trans.eu та CargoON .

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • як вказати необхідні документи та їхню форму при додаванні заявки
  • як перевірити отримані документи
  • як прийняти або відхилити документи

При додаванні нової заявки ви можете вказати, які документи ви хочете отримати від підрядника після реалізації заявки і в якій формі: електронна версія, оригінал або обидві.

Додавання заявки замовником

  1. Заповніть форму заявки:
  • поля, позначені зірочкою, є обов'язковими для заповнення
  • у розділі Необхідні документи оберіть документи, які має надати підрядник, та їхню форму: електронні, оригінали або обидві.
  1. Відправте заявку.

Прийняття заявки підрядником

  1. Ознайомтеся з умовами заявки і прийміть рішення. У розділі Необхідні документи ви бачите, які документи і в якій формі потрібно надати. Заявку можна прийняти або відхилити.
  2. Після того, як ви приймете умови, заявка змінить свій статус на В дорозі на завантаження.

Ви можете простежити всю історію заявки у вікні деталей заявки на вкладці Історія змін

Надсилання документів підрядником

  1. Після того, як розвантаження буде виконано і підтверджено, статус заявки зміниться на:
  • Зі сторони замовника - Очікує на необхідні документи.
  • Зі сторони підрядника - Заповнити необхідні документи.
  1. Щоб додати документи, у вікні деталей заявки виберіть вкладку Вкладення, а потім Відсутні. Документи згруповані за транспортом. Розгорніть транспорт.
    • Поруч із потрібним документом виберіть іконку: Додати файл для електронної версії або Підтвердити доставку оригіналу для оригіналу.

  • Тип документа, його форма та транспорт вже вибрані. Для електронної версії виберіть файл. За бажанням ви можете додати опис.
  • Виберіть Надіслати.

  1. Додане вкладення буде видно на вкладці Додані з інформацією Вкладення очікує на перевірку Замовником.

Перевірка документів замовником

  1. Перейдіть у вікно деталей заявки, щоб перевірити документи.
  2. Виберіть вкладку Вкладення, а потім Очікують. Документи згруповані за транспортом.
  3. Відкрийте електронне вкладення, щоб завантажити його, а потім перевірте документ.

Прийняття вкладення замовником

  1. Після позитивної перевірки прийміть документ за допомогою зеленої іконки. Для оригіналу відкриється вікно підтвердження: ви підтверджуєте, що документ повний, читабельний і відповідає умовам заявки. Можна додати Додаткова примітка для контрагента. Виберіть Підтвердити документ.

  1. Після затвердження документ перейде на вкладку Перевірено.

  1. Після того, як додатки будуть прийняті, статус заявки зміниться на - Підтвердити реалізацію:
    • Зі сторони замовника - Підтвердити реалізацію
    • Зі сторони підрядника - Очікує на підтвердження

  1. Щоб завершити процес заявки, натисніть Підтвердити реалізацію, статус заявки зміниться на Завершено (також у підрядника).

Відхилення вкладення замовником

  1. У разі відхилення виберіть червону іконку. Вкажіть причину відхилення, введіть пояснення та виберіть Відхилити оригінал.

  1. Підрядник отримає повідомлення (під іконкою дзвіночка) про те, що вкладення було відхилено. Особа, яка додала документ, і контактна особа заявки також отримають повідомлення в месенджері.

  1. Причина відхилення та пояснення видно в деталях заявки: вкладка Вкладення, потім Перевірені. Щоб їх побачити, виберіть іконку документа.

  1. В історії змін також буде інформація про відхилення вкладеного файлу .

Додавання додаткових документів підрядником

Замовник і Підрядник можуть додати інші документи до заявки, натиснувши кнопку Додати вкладення і дотримуючись інструкцій.

  1. Якщо ви бажаєте додати додаткові документи, перейдіть на вкладку Вкладення і натисніть Додати вкладення.

  1. Виберіть Електронний додаток або Оригінальний додаток і тип документа.
  2. За бажанням додайте опис і виберіть Надіслати.

  1. В історії змін з'явиться інформація про доданий документ.

Наскільки корисним був цей матеріал?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)