Імпорт вантажів із файлу CSV

Оновлено 5/3/26 опубліковано Katarzyna

Хто може скористатися цією функцією?

Функція доступна для всіх користувачів Платформи Trans.eu та CargoON, які мають доступ до Імпортера вантажів CSV.

Імпортер дозволяє швидко додавати кілька вантажів одночасно за допомогою файлу CSV, XLS або XLSX. Ви можете вирішити, як вантажі будуть публікуватися: на біржі, обраним перевізникам, за допомогою автоматичних правил або на постійних маршрутах.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • як імпортувати вантажі з файлу CSV, XLS або XLSX,
  • як налаштувати стовпці (відображення даних),
  • як використовувати автозаповнення даних.

мпорт вантажів

  1. Натисніть Додати вантаж.
  2. Виберіть Імпортувати вантажі з CSV.
  3. Додайте підготовлений файл у форматі CSV, XLS або XLSX (ви можете скористатися готовим шаблоном).
  4. На кроці Налаштування даних вантажу перевірте, чи всі обов'язкові поля заповнені правильно. Якщо система не заповнила їх автоматично, виберіть потрібні поля зі списку. Натисніть Продовжити.
  5. У розділі Параметри публікації виберіть режим публікації:
  • Біржі - вкажіть, на якій біржі (наприклад, Біржа Trans.eu, приватні біржі) мають бути розміщені пропозиції вантажів. Заповніть обов'язкові дані (одержувач, термін оплати, контактна особа).
  • До обраних - вантажі надійдуть безпосередньо до обраних перевізників. Заповніть обов'язкові дані (одержувач, термін оплати, контактна особа),
  • Автоматичні правила - система публікуватиме вантажі відповідно до попередньо налаштованих правил.
  • Постійні маршрути - імпортер може призначити вантаж існуючому постійному маршруту.
Якщо у файлі ви вкажете: ідентифікатор маршруту, office_id одержувача та реєстраційний номер транспортного засобу, система зіставить вантаж із постійним маршрутом і автоматично прийме пропозицію.
Кожен Постійний Маршрут має унікальний ідентифікатор маршруту. Це системний код, якщо у вас немає до нього доступу, зверніться до менеджера вашої компанії або особи, відповідальної за налаштування Постійних Маршрутів.
  • Робоча копія - імпортовані вантажі будуть збережені як робочі копії та вимагатимуть ручної публікації в модулі Вантажі → Додані.

Якщо ви хочете публікувати вантажі по-різному, зніміть опцію Публікувати всі вантажі в одному режимі.

  1. Після завершення імпорту ви отримаєте сповіщення та підсумок імпорту вантажів.
  2. Усі успішно імпортовані вантажі можна знайти в модулі Вантажі на вкладці Додані.

Автоприйняття в публікаціях на Постійні маршрути

Якщо ви вкажете ідентифікатор маршруту та office_id одержувача, пропозиція буде надіслана обраному перевізнику. Він може прийняти її вручну або вона буде прийнята автоматично через час, вказаний у контракті (silent confirmation).

Якщо ви також вкажете реєстраційний номер транспортного засобу, система негайно: 

  • прийме вантаж,
  • створить і підтвердить заявку,
  • запише реєстраційний номер у деталях.

Заявка готова до подальшої обробки 

Відображення словникових значень

Відображення значень дозволяє автоматично перетворювати дані з вашого файлу на значення, що використовуються на платформі.

Завдяки цьому під час наступних імпортів система самостійно розпізнає вказане значення та застосує правильне призначення.

  1. Натисніть аватар у верхньому правому куті.
  2. Перейдіть до: Налаштування → Імпорт вантажів.
  3. Відкрийте вкладку Відображення словникових значень.
  4. Натисніть Додати словникове значення.

Заповніть поля:

  • Категорія даних вантажу – виберіть зі списку (наприклад, тип кузова),
  • Знайти – введіть значення з вашого файлу,
  • Замінити на – виберіть значення, що використовується в системі.
  1. Натисніть Зберегти.

Відтепер система автоматично змінюватиме вказане значення під час кожного наступного імпорту. Введені значення будуть збережені для всіх співробітників вашої компанії.

Формат дати має відображення за замовчуванням. Ви можете редагувати його, але зміна перезаписує існуюче значення (не створює новий елемент у словнику).

Відображення під час імпорту

Ви також можете додати відображення безпосередньо під час імпорту файлу:

  1. На кроці Підсумок імпорту натисніть значення, яке потрібно змінити.
  2. Виберіть відповідне значення зі списку.
  3. Зберегти як словникове значення.

Зміна буде збережена та застосовуватиметься також під час майбутніх імпортів.

Усі збережені відображення можна знайти в: Налаштування → Імпорт вантажів → Відображення словникових значень

Там ви можете:

  • редагувати існуючі значення,
  • видаляти їх,
  • додавати нові.

Автозаповнення даних

Автозаповнення дозволяє встановити значення за замовчуванням, які система автоматично заповнюватиме під час імпорту вантажів.

Завдяки цьому вам не потрібно щоразу вводити одні й ті самі дані у файлі.

  1. Натисніть аватар у верхньому правому куті.
  2. Перейдіть до: Налаштування → Імпорт вантажів.
  3. Відкрийте вкладку Автозаповнення даних.
  4. Натисніть Додати дані за замовчуванням.
  5. Заповніть поля:
    • Категорія даних вантажу – виберіть поле, яке потрібно заповнити автоматично (наприклад, реєстраційний номер транспортного засобу)
    • Заповнити як – введіть значення за замовчуванням,
    • Для шаблону відповідності – виберіть, чи має налаштування стосуватися відповідності за замовчуванням або конкретного шаблону, збереженого в імпортері.
  6. Натисніть Зберегти.

Відтепер система автоматично заповнюватиме вказане поле під час імпорту файлів.

Якщо у файлі поле порожнє, система автоматично заповнить його заздалегідь визначеним значенням за замовчуванням.

FAQ

Які поля є обов'язковими при імпорті вантажів?

Опис полів можна перевірити у файлі Дані імпортера

Чому не всі вантажі були імпортовані?

Імпортер вантажів обробляє лише правильно розпізнані вантажі. Якщо в одному з них виникає помилка, ви побачите інформацію в таблиці підсумку імпорту. Ви можете виправити неправильні значення безпосередньо у вікні імпортера, а потім перейти до розділу Параметри публікації.

Що означає повідомлення "Жоден вантаж не буде імпортовано"?

Це означає, що імпортер не розпізнав жодної позиції у файлі як правильного вантажу. Виправте дані у файлі (наприклад, обов'язкові поля та формати), а потім спробуйте імпортувати його знову.

Чи можу я імпортувати один і той самий файл кілька разів?

Система не дозволяє додавати один і той самий файл кілька разів. Якщо ви хочете виконати імпорт знову, внесіть зміни у файл (наприклад, збережіть його під іншою назвою або оновіть дані), а потім імпортуйте знову.

Чи впливає часова зона користувача на відображення дати та часу?

Ні. Дата і час відображаються відповідно до місцевого часу завантаження та розвантаження. Усі користувачі бачать однакові значення незалежно від часового поясу, в якому вони знаходяться.

Що станеться, якщо у файлі відсутні обов'язкові дані?

Система повідомить про помилки в підсумку імпорту. Вантажі з відсутніми або неправильними даними не будуть імпортовані.

Чи можу я публікувати вантажі в різних режимах в одному файлі?

Так. Для цього зніміть опцію Публікувати всі вантажі в одному режимі та виберіть режим публікації окремо для кожної позиції.

Що станеться, якщо система не зіставить вантаж із постійним маршрутом?

Вантаж не буде прийнято автоматично. Він буде збережений як робоча копія і вимагатиме ручного редагування та публікації.

Що станеться, якщо я не вкажу реєстраційний номер?

Вантаж може бути імпортований, але не буде автоматично прийнятий у режимі Постійні маршрути.

Чи є відображення та автозаповнення спільними для всіх співробітників?

Так. Налаштування зберігаються на рівні компанії та застосовуються до всіх користувачів.

Що таке шаблон відповідності в імпортері?

Шаблон відповідності зберігає спосіб призначення стовпців із файлу полям у системі. Завдяки цьому під час наступного імпорту вам не потрібно буде знову налаштовувати ті самі стовпці.

Чи можу я мати кілька шаблонів?

Так. Ви можете зберігати різні шаблони відповідності та використовувати їх залежно від типу файлу.

Чи працює автозаповнення для конкретного шаблону?

Під час додавання даних за замовчуванням ви можете вказати, чи мають вони стосуватися відповідності за замовчуванням або конкретного шаблону.

Додатковий посібник

Smart імпортер вантажів

38 STEPS

1. З рівня Додати вантаж перейдіть до опції: Імпортувати вантажі з CSV.

2. Раніше так виглядало вікно імпорту вантажів. Сам процес простий і зрозумілий, але вимагає підготовки файлу в конкретному форматі та відповідно до певного шаблону.

3. Це часто зводиться до ручної роботи, і такого роду операції вимагають великих витрат часу або робочої сили, що створює непотрібні витрати.

4. Відповідаючи на очікування наших нинішніх і майбутніх клієнтів, ми надаємо оновлений Smart Імпортер вантажів.

5. Завдяки гнучкому підходу до формату та синтаксису файлів ми покращуємо процес публікації великої кількості вантажів. Крім того, ми додаємо кілька зручностей, які позитивно вплинуть на ефективність оперативних співробітників.

6. У верхньому правому куті вікна ми розміщуємо посилання на Довідку, доступну на кожному етапі процесу, де в інструкції крок за кроком ми проведемо вас через новий процес імпорту вантажів.

7. Наш Smart Імпортер, окрім формату CSV, також підтримує формати: XLS і XLSX, адаптуючись до всіх доступних на ринку систем TMS.

8. Завантаження файлу автоматично перенесе вас до наступного кроку - Налаштування даних вантажів.

9. Так буде працювати Smart Імпортер вантажів, якщо завантажений файл буде відповідати раніше підтримуваному шаблону файлу .csv або збереженому вами відображенню файлу. Про відображення файлу ми розповімо пізніше.

10. Так буде виглядати вікно Smart Імпортера, якщо завантажений файл не відповідатиме раніше підтримуваному шаблону .csv або матиме зовсім інший синтаксис (наприклад, інші назви стовпців та/або інший порядок стовпців).

11. У лівій панелі розміщено контрольний список обов'язкових параметрів вантажів, які є мінімально необхідними для публікації/збереження імпортованих вантажів.

12. Натискання на певний стовпець, наприклад, під назвою "Дата З", дозволить призначити дані, що містяться в ньому, відповідному параметру на платформі, в даному випадку обов'язковому параметру "Дата завантаження".

13. Відображений стовпець і відповідна позиція в контрольному списку будуть виділені зеленим кольором.

14. Файл, відображений відповідно до вимог, активує опцію Зберегти як шаблон.

15. У вікні збереження шаблону достатньо лише вказати унікальну назву для шаблону, а потім зберегти його.

16. Збережений шаблон з'явиться у верхньому лівому куті в списку шаблонів відповідності та буде доступний для всіх користувачів у даній компанії.

17. Smart Імпортер завжди, в першу чергу після завантаження файлу - якщо це можливо - намагається автоматично налаштуватися на один із збережених шаблонів.

18. Наступним кроком є Підсумок імпорту.

19. Значною перевагою є можливість вносити зміни до окремих параметрів вантажів безпосередньо у вікні імпорту вантажів.

20. Це особливо корисно, коли імпортований файл містить помилки.

21. Фільтрація списку за допомогою опції Показати лише вантажі з помилками дозволить швидко їх виправити.

22. Наприклад, натиснувши на певне активне поле, ви викличете вікно, яке дозволяє вносити зміни до певних параметрів вантажу.

23. У викликаному вікні, натиснувши на певне поле, ви також можете вносити зміни до поштового індексу, міста, вулиці та номера.

24. У Підсумку імпорту ви також можете відображати свої значення підтримувані Платформою Trans.eu.

25. Підтвердіть збереження значення натисканням Зберегти словникове значення.

26. Відображене значення з'явиться в Налаштуваннях в модулі Імпорт вантажів.

27. Винятком є формат дати, для якого використовується відображення за замовчуванням. Воно підлягає редагуванню, але не створює нового словникового значення, а перезаписує існуюче.

28. В оновленій версії Імпортера з'явився крок публікації вантажів, де всі вантажі можна публікувати однаково.

29. За замовчуванням увімкнена опція: Публікувати всі вантажі в одному режимі дозволяє публікувати вантажі в конкретному режимі, доступному для замовника.

30. Вимкнення цієї опції відкриває нові можливості. З'являється список вантажів з можливістю вибору кількох позицій зі списку.

31. Для яких ви можете вибрати один із режимів публікації, доступних для замовника.

32. Тут розміщено опцію збереження імпортованих вантажів у вигляді робочої копії, яка завжди підлягатиме ручній публікації.

33. Далі ви побачите відповідні режими публікації, призначені для окремих вантажів у списку.

34. Натиснувши Імпортувати вантажі, ви розпочнете процес імпорту, публікації або створення робочої копії, який може тривати у фоновому режимі.

35. Раніше процес імпорту вантажів, що триває, не дозволяв усім користувачам даної компанії розпочати наступний імпорт до завершення поточного, що займало багато часу. Нова версія імпортера вирішує цю проблему.

36. Після завершення імпорту ви отримаєте сповіщення. Натиснувши на нього, ви перейдете до підсумку.

37. З'явиться Підсумок імпорту вантажів.

38. Нарешті імпортовані вантажі потрапляють до списку Доданих вантажів з відповідними статусами.

https://www.iorad.com/player/2306900/Smart-importer-fracht-w

Наскільки корисним був цей матеріал?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)