Імпорт вантажів із файлу CSV

Оновлено 23/10/24 опубліковано Jakub

Хто може скористатися цією функцією?

Ця функція доступна всім користувачам платформ Trans.eu і CargoON.

Імпорт вантажів за допомогою файлів значно скорочує і спрощує вашу роботу. Завдяки додатковим функціям, таким як співставлення значень словників, ви зможете швидко і ефективно адаптувати значення файлів до значень, що підтримуються Платформою Trans.eu. Завдяки цьому вам не доведеться виправляти їх при кожному імпорті, значення будуть замінені автоматично.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • як імпортувати вантажі на платформу Trans.eu за допомогою файлів .csv, .xls або .xlsx
  • як зіставити значення словника
Імпорт вантажів крок за кроком. Дізнайтеся, як імпортувати вантажі з файлів .csv, .xls, .xlsx

38 STEPS

1. From Add freight, go to Import freight from CSV.

Step 1 image

2. Previously, this was the freight import window. The process itself is simple and clear, but it requires the preparation of a file in a specific format and according to a specific template.

Step 2 image

3. This often comes down to manual work, and this type of operation is associated with large expenditures of time or personnel, generating unnecessary costs.

Step 3 image

4. In order to meet the expectations of our existing and future customers, we offer you a refreshed Smart Freight Importer.

Step 4 image

5. Thanks to a flexible approach to the format and syntax of the file, we streamline the process of posting a large number of freight. In addition, we are adding some features that will have a positive impact on the efficiency of operational employees.

Step 5 image

6. On the window frame, in the upper right corner, we pull out the link to Help, available at every stage of the process, where by means of an instructional article we will guide you step by step through the new process of importing freight.

Step 6 image

7. In addition to the CSV format, our Smart Importer will also support XLS and XLSX formats, adapting to all TMS systems available on the market.

Step 7 image

8. Uploading the file, now fully automatically, will take you to the next step – Matching freight data.

Step 8 image

9. This is how Smart Freight Importer behaves if the uploaded file matches a previously supported .csv file template or a file mapping you have stored. We will talk about file mapping in a later section.

Step 9 image

10. The Smart Importer window will behave in the following way if the uploaded file does not conform to the previously supported .csv file template or has a completely different syntax (e.g. different column names and/or a different column order).

Step 10 image

11. In the left-hand panel, there is a checklist of mandatory freight parameters to be adjusted, which are the minimum necessary to post/save imported freight.

Step 11 image

12. Clicking on a specific column, for example ‘Date Z’, will allow you to assign the data contained in it to the appropriate parameter on the platform side, in this particular case, the mandatory parameter, i.e. ‘Date of loading’.

Step 12 image

13. The mapped column and the corresponding position on the checklist will be highlighted in green.

Step 13 image

14. A file mapped as required activates the Save as Template option.

Step 14 image

15. In the Save Template window, all you have to do is give the template a unique name and then save it.

Step 15 image

16. The saved template will appear in the top left corner on the list of match templates and will be available to all users in the company.

Step 16 image

17. Smart Importer always, as a first step after reading the file, if possible, attempts to auto-match with one of the stored templates.

Step 17 image

18. The next step is the Import Summary.

Step 18 image

19. A significant convenience is the ability to make changes for individual freight parameters directly in the freight import window.

Step 19 image

20. This is particularly useful if the imported file contains errors.

Step 20 image

21. Filtering the list using the option Show only freights with errors will allow you to quickly correct them.

Step 21 image

22. For example, clicking on a specific active field will bring up a window that allows you to make changes in the area of specific freight parameters.

Step 22 image

23. In the window that opens, by clicking on the field, you can also make changes to the postal code, city, street and number.

Step 23 image

24. In the Import Summary, you also have the option to map your values supported by the Trans.eu Platform.

Step 24 image

25. Confirm saving the values with the Save dictionary value button.

Step 25 image

26. The mapped value will appear in the Settings in the Freight import module.

Step 26 image

27. The exception is the date format, for which the default mapping is applied. It is editable but does not create another dictionary value, instead it overwrites the existing one.

Step 27 image

28. In the refreshed version of Importer, there is now a step for posting freights, where you can post all freights in the same way.

Step 28 image

29. The default option enabled: Publish all freights in the same mode allows you to publish loads in a specific mode available to the client.

Step 29 image

30. Unchecking this option opens up new possibilities. A freight list appears with the option to select multiple items from the list.

Step 30 image

31. You can then choose one of the posting modes available to the client.

Step 31 image

32. Embedded here is the option to save imported freight as a draft copy, which will invariably be subject to manual posting.

Step 32 image

33. Moving on, you will see the corresponding posting modes assigned to each freight in the list.

Step 33 image

34. By clicking Import freight, you start both the import process and the posting or draft copy process, which can continue in the background.

Step 34 image

35. Until now, the ongoing freight import process prevented all users of a given company from starting another import until the current one was completed, all the while taking up valuable time. The new version of the Importer solves this problem.

Step 35 image

36. You will receive a notification when the import is complete. By clicking it, you will be taken to the Summary.

Step 36 image

37. The Freight Import Summary appears.

Step 37 image

38. Finally, the imported freights are added to the list of Added Freights with appropriate statuses.

Step 38 image

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2306929/importer-fracht-w---EN-2

Імпорт вантажів на Платформу Trans.eu за допомогою файлів .csv, .xls або .xlsx

Детальний опис полів доступний у файлі Дані імпортера.

Розгорніть стрілку біля кнопки Додати вантаж і виберіть Імпорт вантажу з CSV.

  1. Додайте підготовлений файл і перейдіть до наступного кроку.

  1. На кроці Налаштування даних вантажу ви можете легко налаштувати значення з вашого файлу відповідно до значень, що вимагаються Платформою Trans.eu. У цьому вам допоможе вбудований словник, який дозволить швидко визначити, яке поле на Платформі описує вашу колонку у файлі.

Дати і час відображаються в місцевому часі місця завантаження і розвантаження. Кожен користувач бачить однакові дати і час для даного вантажу, незалежно від того, в якому часовому поясі він знаходиться.

У підсумку імпорту - буде доступна детальна інформація.
  • Приклад 1
  1. Усі вантажі будуть імпортовані. Перейдіть далі до Параметри публікації.

  • Приклад 2
  1. Будуть імпортовані лише визнані вантажі, у таблиці ви отримаєте інформацію про те, в якому вантажі сталася помилка. Ви можете повернутися до попереднього кроку, виправити файл і додати його знову або перейти далі до Параметрів публікації.

  1. Заповніть термін оплати, видимість пропозиції та контактних осіб, а потім підтвердіть за допомогою кнопки Імпортувати вантажі
Якщо ви хочете публікувати вантажі різними способами, зніміть прапорець Усі вантажі публікувати в одному режимі.

Ви можете опублікувати імпортовані вантажі в одному режимі, кожен окремо або вибрати декілька.

Ви можете опублікувати вантажі з файлу до автоматичних правил. Виберіть Автоматичні правила та Імпортувати вантажі.

Статус імпорту буде видно на Платформі

Усі сповіщення доступні під піктограмою дзвоника

Коли імпорт буде завершено, ви отримаєте сповіщення

Та підсумок

  • Приклад 3
  1. Жоден вантаж не буде імпортовано. Перевірте свій файл і повторіть спробу.

  • Приклад 4
  1. Неправильний формат файлу. Перевірте свій файл і повторіть спробу.

Пам'ятайте!

- Неможливо додати один і той же файл CSV декілька разів.
- Використання функції, не згідно нормам (наприклад, дублювання пропозицій), може призвести до скасування можливості імпорту пропозицій.

Зіставлення значень словника

У Підсумку імпорту у вас є можливість зіставити значення стовпців.

  1. Натисніть на відповідне поле і виберіть значення зі списку.

  1. Підтвердіть збереження значення за допомогою кнопки Зберегти значення словника.

Ця зміна застосовується до всіх файлів, імпортованих у майбутньому, де, якщо значення буде розпізнано, воно буде автоматично перетворено на вибране значення зі словника.

Зіставлене значення з'явиться в Налаштуваннях в модулі Імпорт вантажів.

Тут ви можете редагувати, видаляти або додавати значення словника.

Винятком є формат дати, для якого використовується зіставлення за замовчуванням. Його можна редагувати, але він не створює нове значення словника, а перезаписує існуюче.

Введені значення будуть збережені в обліковому записі компанії, а це означає, що база даних значень словників є спільною і будь-який співробітник може їх додавати.

Наскільки корисним був цей матеріал?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)