Importeren van vrachten uit een CSV-bestand

bijgewerkt 23/10/24 door Jakub

Wie kan deze functie gebruiken?

De functie is beschikbaar voor alle gebruikers van het Trans.eu-platform en CargoON.

Het importeren van vrachten met behulp van bestanden verkort en stroomlijnt het werk aanzienlijk. Dankzij extra functionaliteiten, zoals het mappen van woordenboekwaarden, kunt u uw waarden in het bestand snel en effectief aanpassen aan de waarden die worden ondersteund door het Trans.eu Platform. Hierdoor hoeft u ze niet elke keer te corrigeren bij volgende importen, de waarden veranderen automatisch.

In dit artikel leert u het volgende:

  • hoe vracht importeren in het Trans.eu platform met behulp van een .csv, .xls of .xlsx bestand
  • hoe een woordenboek waarde in kaart brengen

Vracht importeren stap voor stap. Leert hoe u vracht importeert uit een .csv-, .xls- of .xlsx-bestand.

38 STEPS

1. From Add freight, go to Import freight from CSV.

Step 1 image

2. Previously, this was the freight import window. The process itself is simple and clear, but it requires the preparation of a file in a specific format and according to a specific template.

Step 2 image

3. This often comes down to manual work, and this type of operation is associated with large expenditures of time or personnel, generating unnecessary costs.

Step 3 image

4. In order to meet the expectations of our existing and future customers, we offer you a refreshed Smart Freight Importer.

Step 4 image

5. Thanks to a flexible approach to the format and syntax of the file, we streamline the process of posting a large number of freight. In addition, we are adding some features that will have a positive impact on the efficiency of operational employees.

Step 5 image

6. On the window frame, in the upper right corner, we pull out the link to Help, available at every stage of the process, where by means of an instructional article we will guide you step by step through the new process of importing freight.

Step 6 image

7. In addition to the CSV format, our Smart Importer will also support XLS and XLSX formats, adapting to all TMS systems available on the market.

Step 7 image

8. Uploading the file, now fully automatically, will take you to the next step – Matching freight data.

Step 8 image

9. This is how Smart Freight Importer behaves if the uploaded file matches a previously supported .csv file template or a file mapping you have stored. We will talk about file mapping in a later section.

Step 9 image

10. The Smart Importer window will behave in the following way if the uploaded file does not conform to the previously supported .csv file template or has a completely different syntax (e.g. different column names and/or a different column order).

Step 10 image

11. In the left-hand panel, there is a checklist of mandatory freight parameters to be adjusted, which are the minimum necessary to post/save imported freight.

Step 11 image

12. Clicking on a specific column, for example ‘Date Z’, will allow you to assign the data contained in it to the appropriate parameter on the platform side, in this particular case, the mandatory parameter, i.e. ‘Date of loading’.

Step 12 image

13. The mapped column and the corresponding position on the checklist will be highlighted in green.

Step 13 image

14. A file mapped as required activates the Save as Template option.

Step 14 image

15. In the Save Template window, all you have to do is give the template a unique name and then save it.

Step 15 image

16. The saved template will appear in the top left corner on the list of match templates and will be available to all users in the company.

Step 16 image

17. Smart Importer always, as a first step after reading the file, if possible, attempts to auto-match with one of the stored templates.

Step 17 image

18. The next step is the Import Summary.

Step 18 image

19. A significant convenience is the ability to make changes for individual freight parameters directly in the freight import window.

Step 19 image

20. This is particularly useful if the imported file contains errors.

Step 20 image

21. Filtering the list using the option Show only freights with errors will allow you to quickly correct them.

Step 21 image

22. For example, clicking on a specific active field will bring up a window that allows you to make changes in the area of specific freight parameters.

Step 22 image

23. In the window that opens, by clicking on the field, you can also make changes to the postal code, city, street and number.

Step 23 image

24. In the Import Summary, you also have the option to map your values supported by the Trans.eu Platform.

Step 24 image

25. Confirm saving the values with the Save dictionary value button.

Step 25 image

26. The mapped value will appear in the Settings in the Freight import module.

Step 26 image

27. The exception is the date format, for which the default mapping is applied. It is editable but does not create another dictionary value, instead it overwrites the existing one.

Step 27 image

28. In the refreshed version of Importer, there is now a step for posting freights, where you can post all freights in the same way.

Step 28 image

29. The default option enabled: Publish all freights in the same mode allows you to publish loads in a specific mode available to the client.

Step 29 image

30. Unchecking this option opens up new possibilities. A freight list appears with the option to select multiple items from the list.

Step 30 image

31. You can then choose one of the posting modes available to the client.

Step 31 image

32. Embedded here is the option to save imported freight as a draft copy, which will invariably be subject to manual posting.

Step 32 image

33. Moving on, you will see the corresponding posting modes assigned to each freight in the list.

Step 33 image

34. By clicking Import freight, you start both the import process and the posting or draft copy process, which can continue in the background.

Step 34 image

35. Until now, the ongoing freight import process prevented all users of a given company from starting another import until the current one was completed, all the while taking up valuable time. The new version of the Importer solves this problem.

Step 35 image

36. You will receive a notification when the import is complete. By clicking it, you will be taken to the Summary.

Step 36 image

37. The Freight Import Summary appears.

Step 37 image

38. Finally, the imported freights are added to the list of Added Freights with appropriate statuses.

Step 38 image

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2306929/importer-fracht-w---EN-2

Vrachtimport en importeer gegevens

Een gedetailleerde beschrijving van de velden die beschikbaar zijn in het importeer bestand.

Vouw de pijl uit naast de knop Vrachten toevoegen en selecteer dan Vrachten importeren uit CSV.

  1. Upload uw bestand en ga naar de volgende stap.

  1. In de stap Vrachtgegevens matchen kunt u eenvoudig de waarden uit uw bestand aanpassen aan de waarden die het Trans.eu Platform vereist. Het ingebouwde woordenboek is handig om snel aan te geven welk veld op het platform overeenkomt met de kolom in het bestand.
Data en tijden worden weergegeven in de lokale tijd van de laad- en loslocatie. Elke gebruiker ziet dezelfde datums en tijden voor een bepaalde vracht, ongeacht hun tijdzone.

In het Import Overzicht ziet u gedetailleerde informatie.

  • Voorbeeld 1
  1. Alle vrachten worden geïmporteerd. Klik op Volgende om naar Publicatie Parameters te gaan.

  • Voorbeeld 2

  1. Alleen erkende vrachten worden geïmporteerd. In de tabel vindt u informatie over welke vracht de fout is opgetreden. U kunt verkeerde waarden direct in het importvenster corrigeren en op Volgende klikken om naar Publicatie Parameters te gaan.

  1. Vul de Datum van betaling, Ontvangers en Contactpersonen in en bevestig met de knop Vracht importeren.
Als u freights op verschillende manieren wilt publiceren, verwijder dan het vinkje bij Alle freights in dezelfde modus publiceren.

U kunt alle geïmporteerde vrachten in dezelfde modus publiceren, elk afzonderlijk, of er verschillende selecteren.

U kunt vrachten uit een bestand publiceren naar automatische regels. Selecteer Automatische publicatieregels en Vracht importeren.

De importstatus is zichtbaar op het platform.

Klik op het belpictogram om alle meldingen te controleren.

U ontvangt een melding wanneer het importeren is voltooid.

U ziet ook de samenvatting.

  • Voorbeeld 3

  1. Er worden geen vrachten geïmporteerd. Corrigeer uw bestand en probeer het opnieuw.

  • Voorbeeld 4

  1. Onjuist bestandsformaat. Controleer uw bestand en probeer het opnieuw.

Let op

-  Het is niet mogelijk om hetzelfde bestand meerdere keren toe te voegen.
- Het gebruik van de functie in strijd met de voorschriften (bijv. het dupliceren van aanbiedingen) kan leiden tot intrekking van de mogelijkheid om aanbiedingen te importeren.

Woordenboekwaarden in kaart brengen

In het overzicht Importeren kun je de optie gebruiken om uw kolomwaarden in kaart te brengen.

  1. Klik op het betreffende veld en selecteer een waarde in de lijst.
  1. Bevestig het opslaan van de waarde door op de knop Woordenboekwaarde opslaan te drukken.

De wijziging is van toepassing op alle bestanden die in de toekomst worden geïmporteerd, waarbij een bepaalde waarde automatisch wordt vervangen door de geselecteerde woordenboekwaarde.

De gemapte waarde wordt weergegeven in Instellingen in de module Vracht importeren.

Hier kunt u woordenboekwaarden bewerken, verwijderen of toevoegen.

De uitzondering is de datumnotatie, die de standaardtoewijzing gebruikt. Het is bewerkbaar, maar maakt geen andere woordenboekwaarde aan, maar overschrijft de bestaande.

De ingevoerde waarden worden opgeslagen op de bedrijfsaccount, wat betekent dat de database met woordenboekwaarden gedeeld wordt en dat elke werknemer ze kan toevoegen.

Heeft de leerstof geholpen?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)