Orders afhandelen als aannemer
bijgewerkt 19/3/24
door
Ania
Wie kan deze functie gebruiken? Functie beschikbaar voor gebruikers van de productlijnen Trans for Carriers (TFC) en Trans for Forwarders (TFF). |
In dit artikel leer je hoe je het hele proces afhandelt van het accepteren van een vrachtaanbieding en het uitvoeren van een transportorder.
Een vrachtaanbieding accepteren
- Zoek in de module Ladingen zoeken een aanbieding die bij je vloot past, klik op de aanbieding in de lijst om de details te zien
- Als de vrachtaanbieding aan je eisen voldoet, klik je op de groene knop Accepteren.
- Zodra de vrachtaanbieding is geaccepteerd, wordt deze verplaatst naar het tabblad In onderhandeling en bekeken van de module Ladingen zoeken.
- Als de opdrachtgever het aanbod uiteindelijk accepteert, verschijnt de vracht op het tabblad Geaccepteerd van de module Ladingen zoeken.
- In het detailvenster van de aanbieding wordt de informatie weergegeven: Aanbod geaccepteerd.
Opdrachtafhandeling
De volgende stap is het verzenden van de opdracht met de voorwaarden ingevuld door de opdrachtgever.
- Selecteer de module Opdrachten in het menu.
- klik onder het tabblad Actief (als je de productlijn voor vervoerders hebt - TFC - Trans for Carriers) op de order met de status Voorwaarden accepteren
- onder het tabblad Ontvangen (als u de productlijn expediteurs - TFF - Trans for Forwarders heeft) klikt u op de order met de status Accepteer voorwaarden
- Klik op de groene knop Zie voorwaarden en maak kennis met de voorwaarden.
- Vul de opdracht in:
- voer bestuurders- en voertuiggegevens in
- je kunt ook de emissieklasse van het voertuig opgeven
- om de veiligheid te verhogen, kunt u een extra identificatiecode invoeren - een "trefwoord" dat de chauffeur zal opgeven wanneer hij aankomt op de laad- of losplaats
- klik op de groene knop Bevestig de voorwaarden
Er verschijnt een extra tabblad (Transportgegevens) in het venster met alle gedetailleerde informatie over de bestelling. Deze informatie is beschikbaar voor opdrachtgevers die toegang hebben tot het DOE-product.
Zonder toegang krijgen ze geen actuele informatie over de status en uitvoering van de opdracht.
Zonder toegang krijgen ze geen actuele informatie over de status en uitvoering van de opdracht.
- Als het tijdsbestek dat in de offerte is opgegeven langer is dan 3 uur, verschijnt de status - Wacht op start data, waarbij de exacte datum en tijd moeten worden opgegeven uit de beschikbare datums en tijden voor het tijdsbestek.
- Klik op de knop Bewerk opdracht data
- geef data en tijden op
- Sla op met de groene knop
- De status In afwachting van transportgegevens betekent dat er informatie ontbreekt in de order, dat wil zeggen de voertuig- en chauffeursgegevens die moeten worden verstrekt.
- Klik op de groene knop Transportgegevens invullen - voer de gegevens in en sla ze op.
- Zodra de informatie is opgeslagen, verandert de status in Wachten op start.
- De orderstatus verandert in Op weg naar laden, dit gebeurt 30 minuten voor de eerder opgegeven laadtijd.
- Bevestig aankomst voor laden met de groene knop.
- voer de datum en tijd van de gebeurtenis in
- je kunt ook het gewicht invoeren (optioneel veld)
- sla op met de groene knop Bevestigen
- Zodra de gegevens zijn opgeslagen, verandert de bestelstatus in Wordt geladen.
- Bevestig het laden met de groene knop
- voer de tijd in waarop het laden voltooid moet zijn
- je kunt ook het gewicht invoeren (optioneel veld)
- opslaan met de groene knop Bevestigen
Gewichtsrecords zijn een essentieel element voor opdrachten die per ton worden afgerekend, omdat ze kunnen worden gebruikt om de uiteindelijke waarde van de opdracht te bepalen.
- De volgende stap na het laden is de uitvoering van de opdracht. Er verschijnt een nieuwe status - Onderweg.
- Gebruik de groene knop om Aankomst voor lossen te bevestigen.
- voer de aankomsttijd voor het lossen in
- je kunt ook het gewicht van het voertuig invoeren (optioneel veld)
- Er verschijnt een nieuwe status in de order - Bij het lossen.
- alle informatie is beschikbaar in het tabblad Transportdetails
- Bevestig het lossen met de groene knop
- Bevestig de voltooiing van het lossen.
- voer de tijd in waarop het lossen voltooid moet zijn
- je kunt ook het gewicht invoeren (optioneel veld)
- geef aan of er claims zijn ingediend tijdens het lossen. Zo ja, beschrijf wat ze waren
- opslaan met de groene knop Bevestigen
- De status Voltooi de vereiste documenten betekent dat u de documenten moet uploaden die door de besteller worden vereist in de verzonden bestelvoorwaarden.
- onder het tabblad Transportdetails verandert de taakstatus in Voltooid
- upload de documenten op het tabblad Bijlagen
- Zodra de documenten zijn toegevoegd, verandert de status van de opdracht in - Wachten op bevestiging.
- Als de opdrachtgever geen toegang heeft tot het DoE-product, is dit de laatste status die je te zien krijgt. De transportstatus verandert in voltooid.
- Als de opdrachtgever toegang heeft tot het DoE-product, ziet u de volgende statussen van de opdracht
Wat is Visibility status?
Het is een functionaliteit die de digitale stroom van informatie en documenten op het Platform ondersteunt, waardoor beide partijen bij de transactie in realtime informatie kunnen uitwisselen over de voortgang van de transportorder.
De end-to-end afhandeling van de order vindt plaats in één systeem, waardoor aannemers snel en eenvoudig toegang hebben tot alle informatie over de status van de order, de details en gerelateerde documenten - vervoersbewijzen.
Het is een functionaliteit die de digitale stroom van informatie en documenten op het Platform ondersteunt, waardoor beide partijen bij de transactie in realtime informatie kunnen uitwisselen over de voortgang van de transportorder.
De end-to-end afhandeling van de order vindt plaats in één systeem, waardoor aannemers snel en eenvoudig toegang hebben tot alle informatie over de status van de order, de details en gerelateerde documenten - vervoersbewijzen.
- Als de orderuitvoering is bevestigd door de opdrachtgever, verandert de status in Order voltooid.
- In het tabblad Transportdetails vind je informatie over de uitvoering van de bestelling.
- Alle informatie over de ordergebeurtenissen is ook te vinden op het tabblad Wijzigingsgeschiedenis. Klik op het pijlpictogram om meer details te zien.
