Beheer van vrachtaanbiedingen onderhandelingen - opdrachtgever
Wie kan van deze functie gebruik maken? De functie is beschikbaar voor gebruikers van het productlijn Trans For Forwarders (TFF) en CargoON van het Trans.eu Platform |
n dit artikel leert u:
- hoe u contactpersonen voor onderhandelingen kunt aanwijzen
- hoe u onderhandelingen kunt monitoren en voeren
- hoe u onderhandelingen kunt overnemen
- hoe u de onderhandelingsgeschiedenis kunt gebruiken
Aanwijzen van Contactpersonen voor Onderhandelingen
Een van de belangrijkste elementen van effectief onderhandelingsbeheer is het juiste aanwijzen van personen die verantwoordelijk zijn voor het contact met vervoerders:
- Selectie van contactpersonen tijdens het publiceren van vracht: Wanneer u een nieuwe vrachtaanbieding publiceert, heeft u de mogelijkheid om specifieke contactpersonen uit uw bedrijf aan te wijzen. Alleen deze aangewezen personen kunnen onderhandelen over de prijs en voorwaarden met de vervoerder.
- Mogelijkheid om uw eigen naam uit te schakelen: Als de persoon die de vracht publiceert, kunt u uw naam uit de lijst met contactpersonen verwijderen. Hierdoor zullen vervoerders niet rechtstreeks contact met u opnemen over deze aanbieding, en de onderhandelingen zullen worden gevoerd door andere personen uit uw bedrijf die u heeft aangewezen. Als u zichzelf uitschakelt en anderen aanwijst, zal de naam van de eerste geselecteerde persoon zichtbaar zijn in de aanbiedingslijst.
- Meerdere onderhandelaars voor één aanbieding: U kunt meerdere contactpersonen aanwijzen voor één vrachtaanbieding. In dit geval kan de vervoerder kiezen met wie van deze personen hij wil onderhandelen.
- Bewerken van contactpersonen na publicatie: Het wijzigen van contactpersonen is mogelijk in de module Vrachten, in het tabblad Toegevoegd. U kunt dit op twee plaatsen doen:
-In de aanbiedingslijst, in de kolom Medewerker;
-Na het klikken op de geselecteerde aanbieding en het uitvouwen van de weergave van aanvullende informatie, in het tabblad Details, in de sectie Contactpersonen.
Monitoren en Voeren van Onderhandelingen
Het Trans.eu Platform maakt effectief monitoren en voeren van onderhandelingen mogelijk:
Parallelle onderhandelingen: U kunt parallel onderhandelingen voeren over dezelfde aanbieding met meer dan één vervoerder. Elk van de aangewezen contactpersonen kan onafhankelijk onderhandelen met vervoerders.
Zichtbaarheid van onderhandelingen binnen het bedrijf:
- In de module Vrachten, in het tabblad Toegevoegd, vindt u uw gepubliceerde aanbiedingen.
- Na het klikken op de geselecteerde aanbieding, in het tabblad Onderhandelingen, ziet u twee secties:
-Mijn onderhandelingen: hier vindt u prijsaanbiedingen die u van vervoerders heeft ontvangen. Vanaf dit niveau kunt u onderhandelen met alle geïnteresseerde vervoerders.
-Andere onderhandelingen: hier ziet u aanbiedingen die iemand anders uit uw bedrijf heeft ontvangen. U kunt op deze sectie klikken om te zien wie anders uit uw bedrijf onderhandelt over de vracht en welke vervoerders aanbiedingen hebben ingediend. Het is belangrijk dat andere onderhandelaars kunnen zien wie er onderhandelt en tegen welk tarief, maar ze kunnen de gesprekken en onderhandelingsvoorwaarden van anderen niet zien.
Privacy van onderhandelingen: Personen uit uw bedrijf die niet als contactpersonen zijn aangewezen, kunnen niet zien wie met wie onderhandelt tijdens de onderhandelingen.
Overname van onderhandelingen door een andere medewerker van het bedrijf
Het onderhandelingsbeheersysteem is ontworpen om flexibel te reageren op verschillende situaties.
Overname van onderhandelingen door een andere persoon uit het bedrijf: Het mechanisme voor het overnemen van onderhandelingen stelt personen die zijn aangewezen om onderhandelingen te voeren en die over de juiste bevoegdheden beschikken (van bedrijven TFF en CargoON), in staat om onderhandelingen over te nemen die door andere gebruikers zijn gestart.
Bevoegdheden kunnen worden gewijzigd door naar de module Mijn bedrijf > Beheer medewerker > Accountinstellingen te gaan en de optie aan te vinken: Overname van onderhandelingen van collega's.
Varianten van overname:
- De overname kan plaatsvinden met uitsluiting van de vorige onderhandelaar (bijvoorbeeld wanneer een onervaren medewerker ongunstige onderhandelingen voor het bedrijf voerde en een meer ervaren persoon het overneemt, waarbij de eerste medewerker wordt uitgesloten van het verdere proces).
- De tweede variant is overname zonder uitsluiting (bijvoorbeeld wanneer de onderhandelaar zijn werkdag beëindigt of om onvoorziene redenen niet kan doorgaan, en als de overnemende persoon het gesprek niet beëindigt, kan de oorspronkelijke onderhandelaar het voortzetten).
Overname van onderhandelingen
- In de module Vrachten, in het tabblad Toegevoegd, vindt u de gepubliceerde aanbieding waarvan u de onderhandelingen wilt overnemen.
- Na het klikken op de geselecteerde aanbieding, in het tabblad Onderhandelingen, gaat u naar de sectie Andere onderhandelingen. Hier ziet u wie anders uit uw bedrijf onderhandelt over de vracht en welke vervoerders aanbiedingen hebben ingediend.
- klik op de knop Onderhandelingen overnemen.
- neem een beslissing of u de gebruiker uit uw bedrijf wilt uitsluiten van verdere onderhandelingen of hem alleen tijdelijk wilt vervangen.
Melding van overname: Als de onderhandelingen die u voerde worden overgenomen door een andere persoon, ontvangt u hiervan een melding.
Overname van eigen onderhandelingen: Als u wilt stoppen met het voeren van onderhandelingen, kunt u niet de persoon aanwijzen die het van u overneemt. U kunt alleen uzelf uitschrijven uit de lijst met contactpersonen, waardoor de onderhandelingen die al aan de gang zijn, worden beëindigd.
Onderhandelingsgeschiedenis
Na het beëindigen van onderhandelingen biedt het Trans.eu Platform toegang tot hun geschiedenis:
- Beschikbaarheid van voorwaarden na acceptatie: Na het accepteren van een aanbieding zijn de overeengekomen voorwaarden openbaar beschikbaar voor alle medewerkers van uw bedrijf.
- Privacy van niet-geaccepteerde aanbiedingen: Alle andere aanbiedingen, ingediend door andere contactpersonen die niet hebben gewonnen, blijven privé.
Aanbiedingen die een vervoerder hebben gevonden, vindt u in het tabblad Geaccepteerd in de module Vrachten.
Aanbiedingen waarvan de publicatie niet succesvol was, gaan naar het tabblad Archief in de module
Details van de geschiedenis:
- In het tabblad Onderhandelingen van de geaccepteerde aanbieding ziet u wie de aanbieding heeft gewonnen samen met de prijs - deze informatie is beschikbaar voor alle medewerkers van uw bedrijf.
- In de sectie Mijn onderhandelingen vindt u al uw onderhandelingen. Klik op het klokpictogram om het gedetailleerde verloop van uw onderhandelingen te zien.
- In de sectie Andere onderhandelingen ziet u onderhandelingen die worden gevoerd door andere contactpersonen uit uw bedrijf, maar hun details blijven privé.
U kunt ook het gedetailleerde verloop van uw onderhandelingen met vervoerders zien vanuit de messenger, door het gesprek te openen en op het klokpictogram te klikken.
