Orders verwerken als opdrachtgever
bijgewerkt 19/3/24
door
Ania
Wie kan deze functie gebruiken? Functie beschikbaar voor gebruikers van de CargoON productlijn en expediteurs (TFF - Trans for Forwarders) |
In dit artikel leer je hoe je het hele proces afhandelt, van het publiceren en accepteren van een vrachtaanbieding tot het toevoegen en uitvoeren van een transportorder.
Wat is Visibility Status?
Het is een functionaliteit die de digitale stroom van informatie en documenten op het platform ondersteunt, waardoor beide partijen bij de transactie in realtime informatie kunnen uitwisselen over de voortgang van de transportopdracht.
De end-to-end afhandeling van de order vindt plaats in één systeem, waardoor aannemers snel en eenvoudig toegang hebben tot alle informatie over de status van de order, de details en gerelateerde documenten - vervoersbewijzen.
Het is een functionaliteit die de digitale stroom van informatie en documenten op het platform ondersteunt, waardoor beide partijen bij de transactie in realtime informatie kunnen uitwisselen over de voortgang van de transportopdracht.
De end-to-end afhandeling van de order vindt plaats in één systeem, waardoor aannemers snel en eenvoudig toegang hebben tot alle informatie over de status van de order, de details en gerelateerde documenten - vervoersbewijzen.
Een vrachtaanbieding toevoegen
- Voeg vracht toe met de groene knop
- Vul het vrachtformulier in
Voorbeeld van een vrachtofferte:
Voertuigeisen: carrosserietype - kiepwagen, capaciteit - 15 ton
Als de vrachtaanbieding de capaciteit en het totale gewicht van het voertuig specificeert bijv. voertuigcapaciteit: 15 t, in de ladingdetails, totaal gewicht: 12 t, tarief per ton: 100 EUR, geschatte vrachtwaarde: 1200 EUR
- Vracht publiceren met de groene knop
- De gepubliceerde vrachtaanbieding met de status Wachten op aanbiedingen wordt op het tabblad Toegevoegd van de Vrachtmodule geplaatst.
- De status Selecteer vervoerder betekent dat er iemand op je aanbieding heeft gereageerd. Klik op het aanbod in de lijst om een venster met details te openen.
- Beslis of je het aanbod wilt accepteren, afwijzen of de onderhandelingen wilt beëindigen
- Accepteer het aanbod met de groene knop
- Zodra de vrachtaanbieding is geaccepteerd, verschijnt deze op het tabblad Geaccepteerd van de Vrachtmodule.
Orderverwerking met Visibility Status
Zodra de vracht is geaccepteerd op het platform, kan de order worden ingevuld en verzonden naar de aannemer.
- Selecteer de module Opdrachten in het linkermenu
- klik op het tabblad Actief (als u de productlijn CargoON hebt) op de order met de status Opdrachtvoorwaarden instellen en verzenden
- klik op het tabblad Verzonden (als u de productlijn voor expediteurs hebt - TFF - Trans for Forwarders) op de order met de status Opdrachtvoorwaarden instellen en verzenden
- klik op de knop Aanvraagvoorwaarden toevoegen
- Vul de opdrachtvoorwaarden in
- Hier kun je de vereiste documenten selecteren die de aannemer in een later stadium moet bijvoegen
- Klik op de groene knop Verzenden voor aanvaarding
Statussen veranderen naarmate je opdracht wordt verwerkt, dus je kunt bijhouden in welk stadium je opdracht zich bevindt.
- Zodra de bestelling is verzonden, wordt deze weergegeven in de lijst met opdrachten op het tabblad Actief/verzonden (afhankelijk van de productlijn die je hebt) met de status In afwachting van aanvaarding.
- Wanneer je aannemer de opdrachtvoorwaarden aanvaardt en voltooid, verandert de status.
- De status In afwachting van data van werkzaamheden betekent dat het tijdsbestek dat in de offerte is gespecificeerd te lang is; de opdrachtgever moet de exacte data en tijden specificeren.
- Er verschijnt een extra tabblad (Transportdetails) in het venster met orderdetails, waar informatie over de status van de order voortdurend wordt bijgewerkt.
- Als de aannemer data en tijdstippen voor de operaties heeft opgegeven, verandert de status van de opdracht in:
- In afwachting van transportgegevens - als je opdrachtnemer geen gegevens in de opdracht heeft opgegeven, bijv. voertuiggegevens of chauffeursgegevens.
- Wachten op start - als alle benodigde gegevens door de opdrachtnemer in de opdracht zijn verstrekt.
- De orderstatus verandert in Op weg naar laden, dit gebeurt 30 minuten voor de eerder opgegeven laadtijd.
- De status Op weg naar laden betekent dat de aannemer de aankomst op de laadplaats heeft bevestigd.
- Na het laden begint onze aannemer aan de reis, de status van de bestelling verandert in Onderweg
- De status Bij lossen betekent dat de aannemer de aankomst op de losplaats heeft bevestigd
- De status Wachten op vereiste documenten betekent dat de aannemer nu de documenten moet uploaden die vereist werden door de bestelvoorwaarden.
- Als er geen bijkomende documenten vereist waren door de voorwaarden van de opdracht, verandert de status van de opdracht onmiddellijk in de volgende status
- In het tabblad Transportdetails verandert de status van de opdracht in Voltooid
- De status In afwachting van acceptatie betekent dat de opdrachtnemer de vereiste documenten heeft toegevoegd, die je kunt vinden in het venster Opdrachtdetails onder het tabblad Bijlagen, of dat er geen documenten zijn geüpload en dat de zending gewoon is voltooid.
- Bevestig de levering met de groene knop
- Na de bevestiging wordt de status van de bestelling gewijzigd in Voltooid.
- Je kunt ook alle informatie over de bestelgebeurtenissen vinden op het tabblad Wijzigingen in de geschiedenis. Klik op het pijlpictogram om meer details te zien.
Orderverwerking zonder Visibility Status product
Zodra de vracht is geaccepteerd op het Platform (het proces wordt beschreven in het artikel hierboven), moet de bestelling worden ingevuld en verzonden naar de aannemer.
- Selecteer de module Opdrachten in het linkermenu
- onder het tabblad Actief (als je de CargoON productlijn hebt), klik op de order met de status Opdrachtvoorwaarden instellen en verzenden
- onder het tabblad Verzonden (als je de productlijn voor expediteurs hebt - TFF - Trans for Forwarders) klik je op de order met de status Instellen en verzenden ordervoorwaarden
- klik op de knop Aanvraagvoorwaarden toevoegen
- Vul de opdrachtvoorwaarden in
- Hier kun je de vereiste documenten selecteren die de aannemer in een later stadium moet bijvoegen
- Klik op de groene knop Verzenden voor aanvaarding
- Zodra de opdracht is verzonden, is deze zichtbaar in de lijst met opdrachten op het tabblad Actief/verzonden (afhankelijk van de productlijn die je hebt) met de status In afwachting van acceptatie.
- Wanneer je aannemer de opdrachtvoorwaarden aanvaardt en vervolledigt, verandert de status.
- De status In afwachting van data van werkzaamheden betekent dat het tijdsbestek dat in de offerte is gespecificeerd te lang is; de opdrachtgever moet de exacte data en tijden specificeren
- Als de aannemer data en tijdstippen voor de operaties heeft opgegeven, verandert de status van de opdracht in:
- In afwachting van transportgegevens - als je opdrachtnemer geen gegevens in de opdracht heeft opgegeven, bijv. voertuiggegevens of chauffeursgegevens.
- Zodra alle gegevens zijn verstrekt, staat de opdracht klaar om te worden gestart.
- Als je geen toegang hebt tot Visibilty status, wordt op het tabblad Transportdetails de informatie weergegeven dat je geen toegang hebt tot het overzicht en de status: Deze status is alleen beschikbaar voor abonnees van het product Visibility status
- de informatie die al is verzameld en gedeeld als onderdeel van uw productplan is in dit stadium niet beschikbaar (met uitzondering van de gegevens over de zending zelf en de uitvoering van de bestelling)
- Door de aannemer toegevoegde bijlagen zijn niet beschikbaar.
- Het tabblad Wijzigingsgeschiedenis bevat niet de informatie die al is verzameld en gedeeld als onderdeel van uw productplan (met uitzondering van gegevens over de verzending zelf en de uitvoering van de opdracht).
