Správa rezervací

Aktualizované 22/10/24 podle Katarzyna

Kdo může tuto funkci používat?

Funkce je k dispozici uživatelům produktové řady CargoON, kteří mají produkt Dock Scheduler a přístup k modulu Schedules (Plány).

Z článku se dozvíte:

  • Jak spravovat rezervace,
  • jak přidat rezervaci pro dopravce,
  • jak upravit a odstranit rezervaci.

Modul Plány (Dock Scheduler) je systém pro správu rezervací a časových intervalů a plánů nakládky a vykládky ve skladu. Systém zahrnuje automatizaci skladových operací a zaměřuje se na optimalizaci procesů na straně odesílatele.

Rezervace vytvořená z časového slotu

Po vytvoření časového slotu a výběru data a času pro rezervaci dopravcem nebo odesílatelem se do plánu přidá předběžná rezervace.

Další informace o časových slotech naleznete v části Správa časových slotů.
  1. Přejděte do plánu skladu a vyhledejte předběžnou rezervaci.

Předběžná rezervace znamená, že dopravce vybral datum a čas rezervace, ale neuvedl číslo vozidla. Rezervace není potvrzena, dokud dopravce nevyplní rezervační formulář s číslem vozidla.
  1. Klikněte na ikonu tří teček:
  • Změňte datum a místo rezervace,
  • upravit podrobnosti,
  • smazat rezervaci.

Pokud nechcete provést žádnou z těchto akcí, počkejte, až dopravce doplní údaje o vozidle do rezervace.

  1. Jakmile dopravce zadá údaje o vozidle, změní se stav rezervace na Potvrzeno. Klikněte na ikonu tří teček:
  • Potvrdit příjezd,
  • Odmítnout nakládku (uveďte důvod odmítnutí),
  • Změňte datum a místo rezervace (datum, čas, dok nebo typ služby),
  • Upravit údaje (údaje o řidiči a vozidle i poznámky odesílatele - viditelné pro dopravce, nebo interní poznámky - viditelné pouze pro spolupracovníky, přílohy).
  • Smazat rezervaci (nevratná akce)
  1. Kliknutím na konkrétní rezervaci zobrazíte její podrobnosti.
    V okně s podrobnostmi můžete potvrdit příjezd vozidla - Potvrdit příjezd - nebo upravit podrobnosti, přidat komentáře nebo odmítnout nakládku. Tyto akce naleznete po kliknutí na tlačítko Více.

Přidání rezervace jako odesílatel

Rezervaci můžete do plánu přidat také sami.

  1. Přesuňte kurzor myši na volný termín v plánu a klikněte na něj
    .
  1. Chcete-li přidat rezervaci, vyplňte údaje ve formuláři.
  • Externí referenční číslo - nepovinné pole. Číslo můžete přidat později nebo změnit pomocí možnosti upravit rezervaci.
  • Typ operace - nakládka nebo vykládka.
  • Dopravce - vyberte ze seznamu.
  • Typ operace - výchozí doba operace je nastavena automaticky, ale můžete ji změnit.
  • Číslo vozidla - povinné pole.
  • Číslo návěsu
  • Údaje o řidiči - můžete přidat i druhého řidiče.
  • Interní poznámky (nejsou viditelné pro dopravce ) - zde můžete zadat příslušné informace pro zaměstnance vaší společnosti.
  • Přílohy - přidejte všechny důležité dokumenty.
Jak s přílohami zacházet, se dozvíte v části Manipulace s přílohami.

Po vyplnění údajů klikněte na tlačítko Uložit.

Po vytvoření rezervace bude dopravci zasláno oznámení.

Správa rezervací

Po potvrzení rezervace můžete potvrdit a změnit její stav v rámci plánu výběrem ikony tří teček vedle rezervace nebo v okně s podrobnostmi rezervace.

  1. Kliknutím na vybranou rezervaci otevřete okno.
  • Připravená rezervace čeká na potvrzení příjezdu vozidla na místo uskladnění.
  • Po potvrzení příjezdu můžete nakládku/vykládku odmítnout nebo ji zahájit.
  • Po dokončení operace nakládku/vykládku dokončete.
  • Když vozidlo opustí místo skladu, zvolte stav Potvrdit odjezd.

Flexibilní správa stavu rezervace

Tato možnost je dostupná pro uživatele s následujícími rolemi:

Full access, Dock Scheduler manager, Warehouse manager, Freight management, Order management.

Flexibilní správa stavu rezervace umožňuje jakoukoli změnu ve stavu potvrzené rezervace. Toto je užitečné v případě chyb, změn a jiných problémů.

Změna stavu není možná v případě předrezervace.

  1. Změna stavu rezervace:
  • Klikněte na rezervaci pro zobrazení jejích detailů.
  • Klikněte na Změnit hned vedle stavu rezervace.
  • Vyberte status, který chcete změnit, z rozbalovacího seznamu.

Příklad: Status rezervace "Odjezd" ("Departure") je změněn na: "Probíhá nakládka" ("Loading in progress")

Všechny provedené změny jsou uložené v záložce Historie rezervace (Booking history).
Dopravce je informován o změnách v reálném čase v rezervaci na své straně v Dock Scheduler.

  1. V okně detailu rezervace, pod tlačítkem Více, najdete následující možnosti:

Odmítnout náklad (Loading refusal) a Smazat rezervaci (Delete booking) - obě možnosti jsou dostupné v každém stavu rezervace.

  1. Můžete změnit stav rezervace minulého data. Zvolte Rezervace (All bookings) z horního menu, a pak pomocí filtru nastavte datové rozmezí, které Vás zajímá.

Příklad:

Pro změnu stavu rezervace jsme zvolili rezervaci od 17.05.2024 se stavem "Nenaloženo" ("Not loaded"). Tento jsme změnili v detailech rezervace kliknutím na "Změnit" ("Change") na status "Odjezd" ("Departure").

Po změně v detailu rezervace se změna promítne také v seznamu rezervací:

Úprava rezervace

Rezervace lze upravovat, aniž by bylo nutné je mazat.

O všech provedených změnách bude dopravce informován prostřednictvím oznámení na platformě a e-mailem.

Čas rezervace můžete upravit ručně nebo použít funkci Drag & Drop (Přetáhni a pusť) popsanou v poslední části tohoto článku.
  1. V modulu Plány klikněte na ikonu tří teček v rezervaci, kterou chcete upravit, a vyberte možnost Změnit datum a místo rezervace.

  1. V okně Upravit rezervaci můžete změnit následující údaje:
  • dok,
  • čas operace,
  • datum - pomocí rozevíracího seznamu kalendáře,
  • čas rezervace.

  1. Po provedení změn klikněte na tlačítko Uložit.
  1. Rezervace se v jízdním řádu objeví v novém zadaném čase, a to jak na vaší straně, tak na straně dopravce.
Pokud ve zvoleném termínu nejsou k dispozici žádné volné časy rezervace, budete na to upozorněni přímo v okně úprav.

Pokud ve vybraný den nejsou žádna volná místa, budete o tom informováni přímo v okně úprav.
Rezervaci nebo časový interval můžete odstranit. Dopravce bude informován e-mailem a na platformě. Smazání rezervace je nevratný akt.

Úprava času rezervace pomocí funkce Drag & Drop

Čas rezervace můžete upravit přetažením myší v rozvrhu rezervací.

  1. Klikněte levým tlačítkem myši na rezervaci, jejíž čas chcete změnit. Přetáhněte rezervaci na požadované místo. Volná místa jsou zvýrazněna zeleně.
    Poté operaci potvrďte kliknutím na tlačítko Přesunout rezervaci.

Rezervace lze také přesunout na další stránku rozvrhu:

Pokud přesunete rezervaci do volného časového intervalu, který je kratší než rezervace, její čas se automaticky zkrátí. Pokud si to rozmyslíte a rozhodnete se vrátit k předchozímu běžícímu času, čas rezervace se nevrátí do původního stavu.

  1. Všechny změny se automaticky uloží do zásuvky s podrobnostmi a historií rezervací.
  1. V doku můžete prodloužit dobu rezervace:
Přesun rezervace mimo provozní dobu skladu nebo doku není možný. To není možné ani v případě zablokovaných nebo vypnutých doků. Pozdější rezervace můžete přesunout, ale nezapomeňte, že musí skončit později než v aktuálním čase. Stav rezervace můžete měnit až do stavu Nevyřízeno včetně.

Dopravce může přesouvat rezervace v rámci časového intervalu.

Byl tento materiál užitečný?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)