Импорт грузов из файла CSV

Updated 23/10/24 by Jakub

Кто может использовать эту функцию?

Эта функция доступна всем пользователям Trans.eu и CargoON.

Импорт грузов с помощью файлов значительно сокращает и упрощает работу. Благодаря дополнительным функциям, таким как сопоставление значений словарей, вы сможете быстро и эффективно адаптировать значения файлов к значениям, поддерживаемым Платформой Trans.eu. Благодаря этому вам не придется исправлять их при каждом импорте, значения будут автоматически заменены.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как импортировать грузы на платформу Trans.eu с помощью файлов .csv, .xls или .xlsx
  • как сопоставить значение словаря
Импорт грузов шаг за шагом. Узнайте, как импортировать грузы из файлов .csv, .xls, .xlsx

38 STEPS

1. From Add freight, go to Import freight from CSV.

Step 1 image

2. Previously, this was the freight import window. The process itself is simple and clear, but it requires the preparation of a file in a specific format and according to a specific template.

Step 2 image

3. This often comes down to manual work, and this type of operation is associated with large expenditures of time or personnel, generating unnecessary costs.

Step 3 image

4. In order to meet the expectations of our existing and future customers, we offer you a refreshed Smart Freight Importer.

Step 4 image

5. Thanks to a flexible approach to the format and syntax of the file, we streamline the process of posting a large number of freight. In addition, we are adding some features that will have a positive impact on the efficiency of operational employees.

Step 5 image

6. On the window frame, in the upper right corner, we pull out the link to Help, available at every stage of the process, where by means of an instructional article we will guide you step by step through the new process of importing freight.

Step 6 image

7. In addition to the CSV format, our Smart Importer will also support XLS and XLSX formats, adapting to all TMS systems available on the market.

Step 7 image

8. Uploading the file, now fully automatically, will take you to the next step – Matching freight data.

Step 8 image

9. This is how Smart Freight Importer behaves if the uploaded file matches a previously supported .csv file template or a file mapping you have stored. We will talk about file mapping in a later section.

Step 9 image

10. The Smart Importer window will behave in the following way if the uploaded file does not conform to the previously supported .csv file template or has a completely different syntax (e.g. different column names and/or a different column order).

Step 10 image

11. In the left-hand panel, there is a checklist of mandatory freight parameters to be adjusted, which are the minimum necessary to post/save imported freight.

Step 11 image

12. Clicking on a specific column, for example ‘Date Z’, will allow you to assign the data contained in it to the appropriate parameter on the platform side, in this particular case, the mandatory parameter, i.e. ‘Date of loading’.

Step 12 image

13. The mapped column and the corresponding position on the checklist will be highlighted in green.

Step 13 image

14. A file mapped as required activates the Save as Template option.

Step 14 image

15. In the Save Template window, all you have to do is give the template a unique name and then save it.

Step 15 image

16. The saved template will appear in the top left corner on the list of match templates and will be available to all users in the company.

Step 16 image

17. Smart Importer always, as a first step after reading the file, if possible, attempts to auto-match with one of the stored templates.

Step 17 image

18. The next step is the Import Summary.

Step 18 image

19. A significant convenience is the ability to make changes for individual freight parameters directly in the freight import window.

Step 19 image

20. This is particularly useful if the imported file contains errors.

Step 20 image

21. Filtering the list using the option Show only freights with errors will allow you to quickly correct them.

Step 21 image

22. For example, clicking on a specific active field will bring up a window that allows you to make changes in the area of specific freight parameters.

Step 22 image

23. In the window that opens, by clicking on the field, you can also make changes to the postal code, city, street and number.

Step 23 image

24. In the Import Summary, you also have the option to map your values supported by the Trans.eu Platform.

Step 24 image

25. Confirm saving the values with the Save dictionary value button.

Step 25 image

26. The mapped value will appear in the Settings in the Freight import module.

Step 26 image

27. The exception is the date format, for which the default mapping is applied. It is editable but does not create another dictionary value, instead it overwrites the existing one.

Step 27 image

28. In the refreshed version of Importer, there is now a step for posting freights, where you can post all freights in the same way.

Step 28 image

29. The default option enabled: Publish all freights in the same mode allows you to publish loads in a specific mode available to the client.

Step 29 image

30. Unchecking this option opens up new possibilities. A freight list appears with the option to select multiple items from the list.

Step 30 image

31. You can then choose one of the posting modes available to the client.

Step 31 image

32. Embedded here is the option to save imported freight as a draft copy, which will invariably be subject to manual posting.

Step 32 image

33. Moving on, you will see the corresponding posting modes assigned to each freight in the list.

Step 33 image

34. By clicking Import freight, you start both the import process and the posting or draft copy process, which can continue in the background.

Step 34 image

35. Until now, the ongoing freight import process prevented all users of a given company from starting another import until the current one was completed, all the while taking up valuable time. The new version of the Importer solves this problem.

Step 35 image

36. You will receive a notification when the import is complete. By clicking it, you will be taken to the Summary.

Step 36 image

37. The Freight Import Summary appears.

Step 37 image

38. Finally, the imported freights are added to the list of Added Freights with appropriate statuses.

Step 38 image

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2306929/importer-fracht-w---EN-2

Импорт грузов на Платформу Trans.eu с помощью файлов .csv, .xls или .xlsx

Подробное описание полей доступно в файле Данные импортера.

Разверните стрелку возле кнопки Добавить груз и выберите Импорт груза из CSV.

  1. Добавьте подготовленный файл и перейдите к следующему шагу.

  1. На шаге Настройки данных груза вы можете легко настроить значения из вашего файла в соответствии с значениями, требуемыми Платформой Trans.eu. В этом вам поможет встроенный словарь, который позволит быстро определить, какое поле на Платформе описывает вашу колонку в файле.

Даты и время отображаются в местном времени места загрузки и разгрузки. Каждый пользователь видит одинаковые даты и время для данного груза независимо от того, в каком часовом поясе он находится.

В итоге импорта – будет доступна подробная информация.
  • Пример 1
  1. Все грузы будут импортированы. Перейдите к Параметры публикации.

  • Пример 2
  1. Будут импортированы только признанные грузы, в таблице вы получите информацию о том, в каком грузе произошла ошибка. Вы можете вернуться к предыдущему шагу, исправить файл и добавить его снова или перейти к Параметрам публикации.

  1. Заполните срок оплаты, видимость предложения и контактных лиц, а затем подтвердите с помощью кнопки Импортировать грузы
Если вы хотите публиковать грузы разными способами, снимите флажок Все грузы публиковать в одном режиме.

Вы можете опубликовать импортируемые грузы в одном режиме, каждый по отдельности или выбрать несколько.

Вы можете опубликовать грузы из файла к автоматическим правилам. Выберите Автоматические правила и Импорт груза.

Статус импорта будет виден на Платформе

Все уведомления доступны под значком звонка

Когда импорт будет завершен, вы получите уведомление

И итог

  • Пример 3
  1. Ни один груз не будет импортирован. Проверьте файл и повторите попытку.

  • Пример 4
  1. Неверный формат файла. Проверьте файл и повторите попытку.

Помните!

- Нельзя добавить один и тот же файл CSV несколько раз.
- Использование функции, не в соответствии с нормами (например, дублирование предложений), может привести к отмене импорта предложений.

Сопоставление значений словаря

В итоге импорта у вас есть возможность сопоставить значения столбцов.

  1. Нажмите на соответствующее поле и выберите из списка.

  1. Подтвердите сохранение значения с помощью кнопки Сохранить значение словаря.

Это изменение применяется ко всем файлам, импортируемым в будущем, где, если значение распознано, оно будет автоматически преобразовано в выбранное значение из словаря.

Сопоставленное значение появится в настройках в модуле Импорт грузов.

Здесь можно редактировать, удалять или добавлять значения словаря.

Исключение составляет формат даты, для которого используется сопоставление по умолчанию. Его можно редактировать, но он не создает новое значение словаря, а перезаписывает существующее.

Введенные значения будут сохранены в аккаунте компании, а это означает, что база данных значений словарей является общей и любой сотрудник может их добавлять.

How did we do?

UP!
Powered by HelpDocs (opens in a new tab)