Gestion des réservations et créneaux horaires
Mis à jours 27/11/23
par
Katarzyna
- Comment ajouter des créneaux horaires pour le transporteur ?
- Travailler avec des créneaux horaires flexibles
- Gestion des réservations
- Ajouter une réservation en tant qu'expéditeur
- Modifier une réservation
- Modifier l'heure de réservation avec la fonctionnalité "glisser-déposer"
- Remarques supplémentaires dans le formulaire de réservation et un créneau horaire
Qui peut utiliser cette fonction ? Fonction disponible pour les utilisateurs de CargoON avec le Dock Scheduler et avec accès au module Créneaux horaires. |
Grâce à cet article, vous apprendrez à :
- ajouter un créneau horaire,
- ajouter, supprimer et modifier une réservation pour un transporteur,
- gérer un créneau horaire flexible.
Le système est basé sur l'automatisation des opérations d'entrepôt et se concentre sur l'optimisation des processus du côté de l'expéditeur.
Comment ajouter des créneaux horaires pour le transporteur ?
Un créneau horaire permet au transporteur de réserver la date et l'heure de la réservation du véhicule.
- Cliquez sur Plus, puis ajoutez un créneau horaire.
- Remplissez les données requises - précisez la plage horaire, le type d'opération, le TransId du transporteur, un entrepôt disponible dont vous souhaitez partager l'horaire, le lieu de chargement et de déchargement.
- Vous pouvez ajouter plusieurs tranches horaires identiques en même temps. Modifiez simplement la valeur dans le champ Numéro des créneaux horaires.
Une réservation dans votre entrepôt sera également créée automatiquement sur la base d'une commande existante dans le module Commandes. Si
- lors d'une Commande, votre entrepôt se trouve dans un point de déchargement ou de chargement,
- il y a un créneau horaire disponible dans l'entrepôt à la date sélectionnée de la Commande.
Lorsque ces deux conditions sont remplies, dans la colonne Créneau horaire (module Commandes), apparaîtra un symbole indiquant l'ajout réussi du créneau horaire, tandis que le transporteur recevra un e-mail l'informant qu'il a été ajouté
Si l'itinéraire pour la même commande consiste en plus d'un emplacement étant votre entrepôt en même temps, alors la commande créera automatiquement un créneau horaire pour chacun de ces entrepôts
Sélectionnez l'icône à trois tirets, accédez à Créneaux horaires :
Sélectionnez Filtres, entrez les paramètres de recherche, cochez la case Afficher les résultats expirés et cliquez sur Afficher les résultats.
Travailler avec des créneaux horaires flexibles
Lors de la création d'un nouvel entrepôt, il est maintenant plus facile de définir un temps de fonctionnement par défaut. Réglez l'heure de l'unité, ce qui vous permettra de l'utiliser de manière flexible lors de la planification future :
- temps de fonctionnement individuel pour un nouveau créneau horaire
- temps de fonctionnement individuel pour une réservation.
Cliquez sur Plus et Ajouter un entrepôt. Dans la configuration du créneau, vous verrez la méthode modifiée de réglage du temps de fonctionnement.
- par défaut, le temps de fonctionnement est réglé sur la même valeur que le temps de fonctionnement de base,
- si vous souhaitez modifier ce temps et l'adapter aux besoins individuels du transporteur - les options étendues incluent l'unité de temps (créneau), dans ce cas : 15 min.
Dans le formulaire d'ajout d'un nouveau créneau horaire, vous pouvez trouver l'option de définir un temps de fonctionnement spécifique (entre parenthèses, il y a des informations sur le temps par défaut que vous avez défini lors de la création de l'entrepôt).
De même, dans le formulaire de pré-réservation, vous trouverez un temps de fonctionnement modifiable :
Gestion des réservations
- Une fois qu'une pré-réservation est effectuée par le transporteur ou l'expéditeur à une date donnée, elle apparaîtra dans le planning.
- Cliquez sur le symbole à trois points pour :
- Confirmer l'arrivée,
- Refuser le chargement (indiquer la raison du refus)
- Modifier la date et le lieu de réservation,
- Modifier les données (coordonnées du chauffeur et du véhicule, ainsi que les remarques de l'expéditeur- visibles par le transporteur, ou les commentaires internes - visibles par les collaborateurs uniquement).
- Supprimer la réservation (action irréversible)
- Cliquez sur la réservation choisie pour afficher ses détails.
Ajouter une réservation en tant qu'expéditeur
Vous pouvez également ajouter vous-même une réservation à votre emploi du temps. Cliquez simplement sur le calendrier pour sélectionner une date disponible.
Remplissez ensuite le formulaire d'ajout de réservation - remplissez les champs obligatoires dans la section Données de base et cliquez sur Enregistrer.
Modifier une réservation
Il est possible de modifier les réservations sans les supprimer.
Le Transporteur sera informé de toute modification que vous apporterez par une notification sur la Plateforme et par e-mail.
- Dans le module Créneaux horaires, dans la réservation que vous souhaitez modifier, cliquez sur l'icône à trois points et sélectionnez Modifier la date et le lieu de réservation.
- Dans la fenêtre Modifier la réservation, vous pouvez modifier les éléments suivants :
- quai,
- moment de l'opération,
- date avec l'option calendrier déroulant,
- heure de la réservation.
- Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer.
- La réservation apparaîtra dans le Créneau horaire à l'heure nouvellement spécifiée, à la fois de votre côté et du côté du Transporteur.
Modifier l'heure de réservation avec la fonctionnalité "glisser-déposer"
Il est possible de modifier l'heure de réservation en la déplaçant avec la souris dans le calendrier de réservation.
- Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la réservation dont vous souhaitez modifier l'heure. Faites glisser et déposez la réservation à l'endroit souhaité. Les espaces libres sont surlignés en vert.
Cliquez ensuite sur le bouton Déplacer la réservation pour confirmer l'opération.
La réservation peut également être déplacée vers la page suivante du calendrier :
Si vous changez d'avis et décidez de revenir à la durée d'opération précédente, la durée de la réservation ne sera pas rétablie dans son état initial.
- Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées dans le tiroir avec les détails et l'historique de la réservation.
- Vous pouvez prolonger la durée de réservation à l'intérieur d'un même quai :
Vous pouvez déplacer une réservation différée, mais n'oubliez pas qu'elle doit se terminer après l'heure actuelle. Vous pouvez modifier l'état d'une réservation jusqu'au statut en attente.
Le transporteur peut déplacer des réservations à l'intérieur d'un créneau horaire.
Remarques supplémentaires dans le formulaire de réservation et un créneau horaire
- remarques dans le formulaire de réservation
- Si vous souhaitez enregistrer des informations internes importantes concernant une réservation, vous pouvez le faire dans la fenêtre Ajouter une réservation, dans la section Autres données, dans le champ Remarques internes (non visibles pour le transporteur). Une fois les informations saisies, cliquez sur Enregistrer.
- remarques dans un créneau horaire
- Si vous souhaitez fournir des informations supplémentaires à un transporteur, vous pouvez les ajouter lors de la création d'une plage horaire. Ajoutez votre remarque dans le formulaire Ajouter une plage horaire, dans le champ Remarque de l'expéditeur (votre entreprise). Une fois les informations saisies, cliquez sur Enregistrer.
