Gestion des pièces jointes dans les réservations et créneaux horaires par l'expéditeur

Mis à jours 21/2/24 par Katarzyna

Qui peut utiliser cette fonction ?

Fonction accessible aux utilisateurs de la gamme de produits CargoON et à ceux qui disposent du produit Dock Scheduler et d'un accès au module Créneaux Horaires.

Grâce à cet article, vous apprendrez comment :

  • activer l'ajout de pièces jointes dans un modèle de réservation,
  • ajouter et gérer les pièces jointes dans les réservations,
  • ajoutez et gérez les pièces jointes dans des créneaux horaires.

Pièces jointes dans le modèle de réservation de base

Pour pouvoir ajouter des pièces jointes aux réservations et aux créneaux horaires, cette fonction doit être sélectionnée dans un modèle de réservation pour l'entrepôt concerné.

Le modèle de réservation est un formulaire à remplir par le transporteur au moment de la réservation. Les données et paramètres à compléter sont indispensables pour l'expéditeur.
La Plateforme fournit le modèle de base (par défaut). L'option d'ajout de pièces jointes y est définie par défaut.
  1. Accédez au module Horaires.

  1. Cliquez sur votre avatar, puis allez dans Paramètres.

  1. Sélectionnez Horaires. Dans l'onglet Modèles de réservation, cliquez sur Aperçu à côté du modèle : Basique

  1. Dans la section Pièces jointes, l'option permettant à l'expéditeur et au transporteur d'ajouter des pièces jointes est déjà cochée.

Activer les pièces jointes dans un modèle de réservation

Lors de la création d'un nouveau modèle de réservation, vous devez définir vous-même l'option permettant d'ajouter des pièces jointes.

  1. Allez dans le module Horaires, cliquez sur votre avatar et sélectionnez Paramètres.

  1. Dans la fenêtre Paramètres, sélectionnez l'onglet Horaires et les modèles de réservation. Cliquez sur Ajouter un modèle.

  1. Complétez les détails de la réservation. Dans la section Pièces jointes, vous pouvez sélectionner :
  • des options permettant à l'expéditeur et au transporteur d'ajouter des pièces jointes,
  • la possibilité pour l'expéditeur d'ajouter uniquement des pièces jointes,
  • la possibilité pour le transporteur d'ajouter uniquement des pièces jointes.

Les pièces jointes dans les modèles peuvent être activées uniquement de manière facultative.

Cliquez sur Enregistrer le modèle de réservation une fois que vous avez rempli le modèle.

Ajouter des pièces jointes aux réservations

Les pièces jointes peuvent être téléchargées lors de l'ajout ou de la modification d'une réservation.

Exemple - Lorsque l'expéditeur et le transporteur peuvent ajouter des pièces jointes

  1. Dans le planning, sélectionnez une date disponible et cliquez dessus pour ajouter une réservation.
  1. Dans la fenêtre d'ajout de réservation, la section avec les pièces jointes se trouve tout en bas. Pour ajouter des pièces jointes, faites glisser des fichiers ou sélectionnez l'option cliquer.

  1. Les fichiers téléchargés se trouvent en bas de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez ajouter plus d'un fichier. La taille totale des fichiers ne doit pas dépasser 30 Mo.
Toutes les extensions de fichiers sont prises en charge.
Les pièces jointes sont triées de la plus récente à la plus ancienne.

  1. Cliquez sur la réservation ajoutée pour voir ses détails. Sélectionnez l'onglet Pièces jointes.

Les fichiers téléchargés se trouvent dans la section Pièces jointes de l'expéditeur (votre entreprise). Vous pouvez les télécharger en cliquant sur le symbole de la flèche.

La réservation a été envoyée au transporteur qui a également la possibilité d'ajouter des pièces jointes.
Les pièces jointes ajoutées par le transporteur sont stockées dans la fenêtre de réservation sous l'onglet Pièces jointes, dans la section Pièces jointes du transporteur.

Lorsque seul l'expéditeur est autorisé à ajouter des pièces jointes dans les paramètres d'un modèle de réservation, le transporteur peut voir et télécharger vos pièces jointes mais n'est pas autorisé à ajouter les siennes.
De même, si vous autorisez uniquement l'opérateur à ajouter des pièces jointes, vous pouvez les voir et les télécharger, mais vous ne pouvez pas ajouter vos propres pièces jointes.

Ajouter des pièces jointes lors de la modification d'une réservation

Des pièces jointes peuvent être ajoutées à la réservation pendant sa modification.

  1. Dans la fenêtre contenant les détails de la réservation, sélectionnez Plus et Modifier les données.

  1. Dans la fenêtre Modifier la réservation, vous pouvez :
  • Ajouter des pièces jointes
  • téléchargez vos pièces jointes (en cliquant sur l'icône flèche)
  • télécharger les pièces jointes du transporteur (en cliquant sur l'icône flèche)
  • supprimez vos pièces jointes (en cliquant sur l'icône poubelle)

Lors de la suppression d'un fichier, une fenêtre contextuelle apparaît pour confirmer l'action.

Si des problèmes surviennent lors du téléchargement de fichiers, vous serez averti par un message.

Ajouter des pièces jointes dans une créneau horaire

  1. Dans le module Horaires, cliquez sur Plus et sélectionnez : Ajouter un créneau horaire.

  1. La section Pièces jointes se trouve au bas du modèle.
  1. Une fois les pièces jointes téléchargées, cliquez sur Enregistrer.

  1. Les pièces jointes que vous avez ajoutées sont disponibles dans la fenêtre de détails de la réservation sous l'onglet Pièces jointes.
    Si le transporteur ajoute ses pièces jointes, elles seront affichées au même endroit.

Lorsque vous cliquez sur le nom du fichier, il s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.


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