Réservations et créneaux horaires reçus

Mis à jours 23/2/24 par Katarzyna

Qui peut utiliser cette fonction ?

Cette fonction est accessible aux utilisateurs de la gamme de produits pour affréteurs (TFF - Trans for Forwarders) et transporteurs (TFC - Trans for Carriers) ayant accès au module Réservations.

À partir de cet article, vous saurez :

  • ce que contient le module Réservations
  • comment faire une réservation dans un créneau horaire reçu
  • comment partager une réservation avec le chauffeur dans l'application Loads4DRIVER

Le module Réservations fait partie du Dock Scheduler, un système de gestion des créneaux horaires (réservations) et des horaires de chargement et de déchargement. Si vous recevez un créneau horaire ou une réservation du donneur d'ordre, ce module sera également activé sur votre compte.

Lorsque vous recevez pour la première fois un créneau horaire ou une réservation de la part de l'expéditeur, vous êtes invité dans le module Réservations à accepter les conditions générales de Dock Scheduler.
  1. Allez dans le module Réservations.

Le module se compose de trois onglets :

  • Créneaux horaires - liste des créneaux horaires qui vous sont attribués par l'expéditeur
  • Mes réservations - une liste des réservations qui vous sont attribuées ou sélectionnées par vous dans le créneau horaire alloué
  • Planning - vue du planning journalier de vos plages horaires et réservations

Gestion de la disposition des colonnes
Dans l'onglet Réservations, vous pouvez gérer la disposition des colonnes comme vous le souhaitez - choisir quelles colonnes seront affichées et dans quel ordre. Dans le coin supérieur droit du tableau, cliquez sur le symbole des 3 points pour sélectionner les colonnes qui vous intéressent.

Si vous souhaitez modifier l'ordre des colonnes affichées, faites-les glisser à l'endroit souhaité

Réservation dans le créneau horaire attribué

Lorsque vous recevrez un nouveau créneau horaire, nous vous en informerons :

  • par e-mail en précisant le créneau horaire,
  • via une notification sur la Plateforme Trans.eu.
    1. Dans l'onglet Créneaux horaires, cliquez sur le bouton Ajouter une réservation.
      Si vous cliquez sur la plateforme dans la notification d'un nouveau créneau horaire, vous accéderez directement aux détails de la réservation. Si vous souhaitez ajouter une réservation par le biais de l'e-mail que vous recevez, cliquez sur le lien Ajouter une réservation qui s'y trouve.
    1. Dans le formulaire d'ajout d'une réservation, sélectionnez la date et l'heure de la réservation.
      Vous pouvez également sélectionner le quai (n'importe quel quai est sélectionné par défaut).

    Cliquez sur Suivant.
    1. À l'étape suivante, ajoutez les détails du véhicule et du conducteur. Cliquez sur Ajouter une réservation.
    Vous pouvez ne pas ajouter le numéro du véhicule et ajouter la réservation sans le numéro. L'état de la réservation devient alors : données complètes. Votre espace dans l'entrepôt sera réservé, mais tant que vous n'aurez pas complété les données avec le numéro du véhicule, la réservation ne sera pas confirmée.

    Vous pouvez modifier la réservation avec le statut Données complètes dans les onglets Réservations et Créneau Horaire.
    La réservation a été ajoutée. Elle se trouve dans les onglets Réservations et Créneau Horaire. Dans ces onglets, vous pouvez également vérifier les changements de statut de vos réservations.

Cliquez sur la notification pour accéder au créneau horaire. Vous pouvez également le faire dans l'e-mail reçu. Il vous suffit de cliquer sur le lien Réserver.

  1. Vous serez redirigé vers le tiroir du créneau horaire. Vérifiez les détails et cliquez sur le bouton Ajouter une réservation.
  1. Sélectionnez l'heure de la réservation qui vous convient et cliquez sur Suivant.

  1. Remplissez les détails du véhicule et du chauffeur. Une fois terminé, cliquez sur Ajouter une réservation.

La réservation avec le statut Données complètes peut être modifiée dans les onglets Réservations et Créneau Horaire.

Changement des réservations et des créneaux horaires effectués par l'expéditeur

Lorsque l'expéditeur apporte des modifications à un créneau horaire ou à une réservation, vous recevrez une notification par e-mail et sur la Plateforme.

La nouvelle date de réservation apparaîtra automatiquement dans l'onglet Calendrier.

De même, si l'expéditeur supprime une réservation ou un créneau horaire, nous vous en informerons par un message e-mail et une notification sur la Plateforme :

Lorsque vous cliquez sur la notification, un message s'affiche :

Rechercher et filtrer dans les listes de plages horaires et de réservations

Dans les deux onglets - Plages horaires et Mes réservations - vous pouvez trouver rapidement les informations recherchées en utilisant l'outil de recherche et les filtres.

  1. L'outil de recherche fonctionne immédiatement, c'est-à-dire que lorsqu'une partie d'un mot-clé est saisie, il filtre les plages horaires et les réservations qui incluent la phrase dans l'une des colonnes : quai, entrepôt, numéro de véhicule et de semi-remorque, chauffeur.

  1. Pour filtrer les plages horaires ou les réservations souhaitées, cliquez sur le bouton FILTRES, sélectionnez vos critères de filtrage et cliquez sur Afficher les résultats.

  1. Les filtres introduits seront visibles sous le champ de recherche. Cliquez sur le symbole "x" à côté du filtre pour supprimer ce critère de filtrage.

Partager une réservation avec le chauffeur dans l'application Loads4DRIVER

Souhaitez-vous partager automatiquement les détails de la réservation avec vos chauffeurs ? Cette option est disponible dès maintenant. Il garantit que vos chauffeurs disposent des données nécessaires à portée de main pour effectuer les réservations.

Les détails du conducteur peuvent être ajoutés de deux manières :
1) lors de la création d'une réservation dans l'onglet Créneau horaire
2) en modifiant les détails d'une réservation existante sous l'onglet Mes réservations

Uzupełnij dane awizacji
  1. Remplissez les coordonnées de votre chauffeur : nom complet et numéro de téléphone avec l'indicatif régional correct.
  2. Cochez Partage des données de réservation dans l'application Loads4DRIVER.
  3. Si vous souhaitez que le chauffeur reçoive un SMS, cochez également l'option Envoyer un SMS.
  4. Confirmez les données saisies en cliquant sur le bouton Ajouter une réservation (ou Enregistrer les modifications si vous avez déjà modifié une réservation existante).

Votre chauffeur devrait recevoir un SMS le redirigeant pour télécharger l'application TransTask sur son téléphone avec un code à usage unique pour accéder à la réservation.

Pièces jointes dans les réservations et les créneaux horaires

L'expéditeur peut activer l'ajout de pièces jointes dans les paramètres du modèle de réservation. Selon les paramètres, les pièces jointes peuvent être ajoutées par :

  • l'expéditeur et le transporteur,
  • uniquement l'expéditeur,
  • uniquement le transporteur.

Les pièces jointes ajoutées par l'expéditeur se trouvent dans la fenêtre des détails de la réservation.

  1. Cliquez sur l'icône de la cloche, puis sur la notification de la nouvelle réservation.
  1. Dans la fenêtre des détails de la réservation, sélectionnez l'onglet Pièces jointes.

Les pièces jointes ajoutées par l'expéditeur se trouvent dans la section Pièces jointes de l'expéditeur. Après avoir cliqué sur le nom du fichier, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Si vous souhaitez télécharger une pièce jointe, cliquez sur la flèche.
  1. Vous pouvez ajouter vos pièces jointes dans le mode d'édition de la réservation. Cliquez sur Plus, puis sur Modifier les données.

  1. Vous pouvez ajouter des pièces jointes tout en bas du formulaire de modification de la réservation. Pour ajouter des pièces jointes, faites glisser les fichiers ou sélectionnez Cliquer.

Vous pouvez ajouter plus d'un fichier. La taille totale de tous les fichiers ne doit pas dépasser 30 Mo.
Toutes les extensions de fichiers sont prises en charge. Les pièces jointes sont classées de la plus récente à la plus ancienne.
  1. Vous trouverez les fichiers téléchargés dans la section Pièces jointes du transporteur (Votre entreprise). Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Les pièces jointes sont divisées en deux sections :
- Pièces jointes de l'expéditeur - vous pouvez les télécharger ou accéder à l'aperçu,
- Pièces jointes du transporteur (votre entreprise) - vous pouvez les supprimer, les télécharger ou accéder à l'aperçu.
  1. Après avoir enregistré les modifications, vous trouverez tous les fichiers ajoutés dans la fenêtre des détails de la réservation, dans l'onglet Pièces jointes.

Si l'expéditeur mentionne dans le modèle de réservation qu'il est le seul à pouvoir ajouter des pièces jointes, vous ne pourrez pas ajouter vos propres fichiers dans la fenêtre d'édition de la réservation.

Pour les réservations dans des créneaux horaires, vous pouvez ajouter des pièces jointes de la même manière que pour les réservations normales.


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